SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE INSTRUCTIVOS

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1 Código P-6.3-UI-01 Fecha de emisión: Versión Nº 2 Reemplaza a: Página 1 de 7 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD GERENCIA TÉCNICA PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD CON EQUIPOS INFORMÁTICOS, MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y RESPALDO DE INFORMACIÓN CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: P-6.3-UI-01 FECHA DE EMISIÓN: TOTAL DE PÁGINAS: VERSIÓN Nº: REEMPLAZA A: REVISION TÉCNICA: FECHA: MANUAL DE INSTRUCTIVOS 03 de octubre de (siete) 2 02 de agosto de 2010 Waldo Mielmick Encargado Unidad de Informática REVISIÓN DE CALIDAD: FECHA: APROBACIÓN: FECHA: Paula Araya L. Coordinador de Calidad José Gómez Ll Objetivos. Este procedimiento tiene por objetivo definir el control y mantenimiento de equipos, de redes y el respaldo de la información, asegurar el correcto uso y responsabilidades de los equipos informáticos y electrónicos que están a cargo del personal de Constructora GHG S.A., tales como computadores, monitores, impresoras, computadores portátiles, equipos de comunicación, que preste servicios al personal y pertenezca a Constructora GHG S.A. 2. Campo de aplicación Unidad de Informática conformado por y Gerencia Técnica tiene relación directa con todas las áreas de Constructora GHG S.A.

2 Página 2 de 7 3. Referencias Manual de Calidad 4. Definiciones No hay 5. Descripción Los equipos a los que hace alusión este procedimiento, son todos aquellos indispensables para que Constructora GHG S.A. pueda realizar eficazmente las actividades que le permitan lograr sus objetivos, entre otros, equipos computacionales, impresoras, etc. y todo equipo o medio de apoyo necesario para una buena Administración de Obra. 5.1 Mantenciones y Reparaciones El mantenimiento de los equipos con que cuenta Constructora GHG S.A. se lleva a cabo según las necesidades de los usuarios de la Empresa, ocurre de acuerdo a las fallas y/o desperfectos que los usuarios comuniquen al, de acuerdo a lo indicado en el punto del presente Procedimiento Todos los equipos cuentan con una ficha técnica, en la cual, el Administrador de redes, lleva el registro de los mantenimientos o reparaciones. Dicho registro Ficha Técnica se encuentra disponible Online en una base de datos que contiene el listado de obras y los

3 Página 3 de 7 equipos que hay en cada una de ellas, así también el detalle de los traslados y el responsable del equipo. En esta base de datos quedan registrados los mantenimientos complejos que se le efectúan al equipo. Definiremos como mantenimiento importante a todo mantenimiento efectuado, que contemple el formateo completo del equipo o el cambio de alguno de sus componentes, por ejemplo memorias, fuentes de poder, discos duros, etc El mantenimiento es realizado por la Unidad de Informática. Cuando algún equipo presenta una falla, esta debe ser informada mediante correo electrónico al con copia al Gerente Técnico, el cual programará la visita según carga de trabajo y gravedad de la falla, en dicha visita la Unidad de Informática podrá revisar el equipo en cuestión y aprovechar de instalar algún software, hardware u otro equipo de comunicación que se requiera en la Obra u Oficina El mantenimiento del equipo puede ser simple o complejo. En cualquiera de los dos casos, el Administrador de redes realiza una cotización de los componentes a reemplazar (si es que se requieren nuevos componente) y solicita el VºBº del Gerente Técnico El entrega el presupuesto aprobado al Gerente de Administración y Finanzas para la emisión del cheque Con el cheque en su poder, el adquiere el componente nuevo y realiza el reemplazo Si el equipo tiene desperfectos de funcionamiento de fácil reparación, lleva a cabo el mantenimiento en Obra u Oficina, es decir en el lugar de trabajo del equipo Si el equipo presenta un desperfecto complejo, el Administrador de redes lo traslada a su oficina, ubicada en Oficina Central, donde efectúa el mismo procedimiento descrito en los párrafos anteriores. La reparación puede demorar varios días, realizado el mantenimiento, lo regresa a obra. 5.2 Reemplazo de Equipos PC: Si realizadas las mantenciones y/o reparaciones el equipo no tiene arreglo se procede a darlo de baja, recuperando las piezas que no estén obsoletas y eliminando el resto. Scanner e Impresora: Se realizan mantenciones y/o reparaciones cuando el usuario lo solicite, si el problema no tiene solución se procede a dar de baja al equipo. Fotocopiadora: Secretaria de Gerencia esta encargada de solicitar mantenimiento de la fotocopiadora al distribuidor autorizado cuando está presente fallas, hasta cumplir la vida útil de 7 años, fecha en la cual se solicita reemplazo. Red Interna: El Administrador de redes mantiene la red interna, asegurándose que la configuración de los equipos permanezca libre de virus y ataques externos y que exista conexión fluida entre los equipos e internet. 5.3 Respaldo de Información El respaldo de la información se ejecutará a través de un software cliente el que será instalado por la Unidad de Informática en los equipos computacionales destinados para fines laborales de Constructora GHG S.A. El respaldo de la información se realizará a intervalos de 24 horas desde cualquier lugar donde se disponga de una conexión a Internet. En aquellos casos excepcionales donde no se cuente con internet se le debe solicitar a la Unidad de Informática realizar el respaldo por otro medio.

4 Página 4 de 7 Cuando se requiera recuperar la información, el solicitante debe dar aviso al Administrador de Redes, quien repondrá dicha información a través de cualquier medio de almacenamiento digital disponible (CD,DVD, pendrive, Internet, etc.) 5.4 Inventario El responsable del inventario y control de los equipos con que cuenta Constructora GHG S.A. es el, el cual se encuentra en el link Los equipos en inventario son detallados a continuación: Equipo Computacional de escritorio: CPU, detalle de componentes y Monitor Notebook Impresoras Todo equipo perteneciente a Constructora GHG S.A. debe contar con un código único y estar debidamente inventariado, además, estará a cargo de un responsable o permanecerá en un lugar destinado por el. El responsable queda definido en la Ficha de Cargo, ver anexo 9.1 Cada vez que el equipo cambie de responsable, en la Ficha de Cargo debe realizarse el descargo y cargo correspondiente. Cuando el departamento de RR.HH lo requiera, el deberá entregar copia de Ficha de Cargo. Está ficha tiene por finalidad evitar daños por mal uso y/o daños intencionados en los equipos, que pudiesen ser causados por el responsable. Todos los equipos informáticos cuentan con un sello adhesivo inviolable, que asegura la integridad del equipo. Si este sello es roto accidentalmente, se debe dar aviso inmediato a la Unidad de Informática, desde el cual se enviará a personal autorizado para revisar el equipo y reponer el sello. 5.5 Responsabilidades Administrador de Red: Es el responsable del mantenimiento y reemplazo de los equipos informáticos con que cuenta oficina central y las distintas obras de Constructora GHG S.A., además, está encargado de velar por el buen funcionamiento de la red interna y de la asesoría en la adquisición de los equipos óptimos para el desempeño de los funcionarios y del respaldo de la información critica que maneja Constructora GHG S.A. Además es el enlace directo entre el asesor externo y Constructora GHG S.A., siendo responsable de canalizar la información y controlar la unidad de informática. Gerente Técnico: Es el responsable de aprobar y seleccionar la cotización más favorable en cuanto a calidad y costo para efectuar la compra óptima de equipos o insumos informáticos, así como también verificar el cumplimiento de los requerimientos usuarios (mantenciones y reparaciones). Gerencia Técnica en conjunto con la unidad de informática, decide la distribución de los equipos informáticos y electrónicos. En el caso de necesitar un equipo o programar una reserva de equipos para una determinada obra, se debe enviar un mail a con copia a Gerente Técnico. Personal de Constructora GHG S.A: Todos los equipos de computación que se encuentren en Oficina Central o en Obra, deben estar bajo la responsabilidad de personal de Constructora GHG S.A. Cuando se entregue cualquier equipo al, éste debe firmar una Ficha de Cargo en la que se detallarán sus características y que quedará bajo custodia del. Es de responsabilidad del usuario exigir al el respaldo de información. Si se hace necesaria una reparación o mantenimiento, se debe dar aviso al, quedando absolutamente prohibida la intervención no autorizada.

5 Página 5 de 7 Está absolutamente prohibido trasladar, abrir, modificar o interferir los equipos, parcial o totalmente, tanto en software como en hardware, por todo personal, salvo en casos excepcionales, en los cuales se debe contar con autorización explícita y por escrito, del. 5.6 Software Se han identificado dos tipos de software relacionado con el producto, sistema operativo y aplicaciones, estos se encuentran almacenados en las oficinas del DataCenter de la empresa (oficina 214), dicho Sofware es administrado y distribuido por el Gerente Técnico en conjunto con la Unidad de Informática, tienen acceso a dicho Sofware el encargado de la Unidad, su ayudante y el Gerente Técnico. La distribución del Software se encuentra en forma electrónica en una planilla simple en el link donde se especifica el sistema operativo que posee el equipo y las aplicaciones que tiene instaladas. 6. Responsabilidades Mant. y reparaciones Respaldos Administración de sist. Administrador de redes X X X Asistente X X Gerente 7 Modificaciones Versión Ítem Motivo del cambio Fecha 0 Versión Inicial Varios Se incluye diagrama de flujo de mantenimiento. Se establece que solo los mantenimientos complejos serán registrados. Se revisan y se modifican algunos párrafos de mantenimiento para una mejor comprensión de estos. Se establece la periodicidad de los respaldos de Oficina Central y Obras en la región Metropolitana. En Inventario se agregan los Notebook. Se incluye donde se almacenan los software y como se registra la distribución de estos Se eliminan las tres posibles situaciones para la realización del Respaldo de la Información. Se modifica la modalidad de realizar los Respaldos de la Información. 8 Registros Nombre del registro: Código de Registro: Mantenido por: Lugar de almacenamiento: Clasificación: Acceso a: Tiempo de almacenamiento: Disposición: Planilla de Inventario de Equipos No aplica Encargado UI DataCenter Servidor WEB GHG Centro de gestión Gerentes, Encargado de la Unidad, Asistente Indefinido DIGITAL

6 Página 6 de 7 Nombre del registro: Código de Registro: Mantenido por: Lugar de almacenamiento: Clasificación: Acceso a: Tiempo de almacenamiento: Disposición: Planilla de Distribución de Software No aplica Encargado UI DataCenter Servidor WEB GHG Centro de gestión Gerentes, Encargado de la Unidad, Asistente Indefinido DIGITAL Nombre del registro: Código de Registro: Mantenido por: Lugar de almacenamiento: Clasificación: Acceso a: Tiempo de almacenamiento: Disposición: Ficha de cargo F-6.2-RRHH-03 Encargado UI Oficina Encargado UI Centro de gestión Gerentes, Encargado de la Unidad, Asistente 3 meses luego del finiquito Eliminación

7 Página 7 de 7 9. Anexos 9.1 ANEXO Nº 1, Ficha de Cargo. FICHA DE CARGO RECURSOS HUMANOS Código: F-6.2-RRHH-03 OBRA: NOMBRE: RUT: CARGO: DESCRIPCIÓN GENERAL ENTREGA DE VALOR FECHA DEVOLUCION FECHA Si los elementos no son devueltos al término de la relación laboral, el trabajador autoriza a Constructora GHG S.A. para que el valor correspondiente a estos sea descontado de su finiquito. Firma del Trabajador Firma Responsable Completar en caso de Finiquito El trabajador no adeuda cargos pendientes. Firma Responsable

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