Manual de Procedimientos. Subdirección de Finanzas

Transcripción

1 Manual de Procedimientos septiembre 2014

2 Manual de Procedimientos Elaboró Presentó Validó Titular de la Unidad Administrativa Titular de la Dependencia o Entidad María Guadalupe Ruiz Durazo Secretaria de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 02/09/2014.

3 Contenido I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los procedimientos - Listado de Procedimientos

4 Introducción El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas en la del Instituto, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal. Contempla la red de procesos, la lista maestra de documentos, registro histórico así como los procedimientos desarrollados. Cabe señalar que este documento se actualiza en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura de la Subdirección, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. 1

5 Objetivo del Manual Documentar la serie de procedimientos necesarios que se siguen para dar cumplimiento a cada una de las principales funciones de la, y de la misma manera tener una forma ordenada de operar y dar certeza a los empleados y derechohabientes del trabajo que actualmente se realiza en la Subdirección. 2

6 RED DE PROCESOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Fecha de Hojas Elaboración 07/08/2013 Hoja 1 de 3 Código de la Red 63-FIN-RP/Rev.02 No. Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 01 Trámite de pago Trámite apegado a tramites requisitos fiscales y autorizados normativos. No. Trámites Ingresados/Número de Trámites Comprometidos Todas las Unidades Administrativas de ISSSTESON, Auditores Internos y Externos, OCDA 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 02 Elaboración de tramites Estados Financieros autorizados Mensuales y Anuales Consolidados Estados Financieros Fecha Real de cierre-fecha Programada de Cierre Unidades Administrativas de ISSSTESON, Auditores Internos y Externos, OCDA 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 03 Registro Presupuestal tramites autorizados de Compromisos Número de Compromiso Presupuestal No. Trámites de Pago Ingresados para Pago/No. de Compromisos Presupuestales Registrados. Unidades Administrativas de ISSSTESON, Beneficiarios de los Compromisos Presupuestales (proveedores) 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 04 Fincar y Captar los tramites Ingresos por Concepto autorizados de Cuotas, Aportaciones y Recuperaciones Ingreso Captado por medio de Retención No. Retenciones Pagadas/No. Retenciones Recibidas Gobierno del Estado, Organismos e Instituciones Públicas y Unidades Administrativas de ISSSTESON. 3

7 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 05 Pago a Pensionados tramites autorizados Jubilados Pago a Pensionados y Jubilados Efectuados No. Pagos Efectuados/ Total de Numero de Pensionados y Jubilados Derechohabiente s Pensionados y Jubilados y Unidades Administrativas de ISSSTESON 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 06 Liquidación de tramites Servicios por autorizados Honorarios y Subrogaciones Médicas Cheques Emitidos por Pago de Servicios por Honorarios y Subrogados Devolución de Documentación de Localidades: No. de Localidades que Envían su Documentación en el Tiempo Establecido/No. de Localidades que se les Solicita que Envíen su Documentación Los Prestadores de servicios subrogados y Unidades Administrativas de ISSSTESON 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 07 Pago a Proveedores y tramites autorizados Trámites Diversos Liquidación de Compromisos de ISSSTESON Duración del Trámite de Firma de Cheques: Día en que se Reciben los Cheques Firmados-Día en que se Enviaron a Firma Derechohabiente s, Proveedores, Médicos, Laboratorios, Hospitales (Propios y Subrogados), Farmacias, Empleados y Unidades Administrativas de ISSSTESON 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 08 Cobro de los Ingresos tramites por concepto de autorizados Cuotas, Aportaciones y Recuperaciones a los Organismos Públicos Incorporados al Instituto Ing. Captados por Concepto de Cuotas, Aportaciones y Recuperaciones de los Organismos Directos Nominas Recibidas/ Nominas Programadas de Organismos Directos Públicos Incorporados Organismos Incorporados 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 09 Captación de Recursos tramites por Diversos autorizados Conceptos Recursos Captados Efectivo total recibido por conceptos de pagos directos-efectivo total depositado en la cuenta concentradora de ISSSTESON por concepto de pagos directos recibidos Todos los Derechohabiente s, Prestadores de Servicio y Unidades Administrativas de ISSSTESON. 4

8 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 10 Gestión de Recursos tramites autorizados financieros Programación de pagos No. de Pagos Realizados/Pagos Programados Todas la Unidades Administrativas de ISSSTESON, Prestadores de Servicios, Proveedores y Derechohabiente s. 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 11 Visita de verificación a tramites Organismos afiliados al autorizados régimen del Instituto Cierre de expediente de la verificación No. de Visitas realizadas/visitas programadas Organismos y H. Ayuntamientos afiliados al Instituto 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 12 Cálculo de omisión de tramites autorizados cuotas y aportaciones Cálculo de omisión de cuotas y aportaciones. Número de cálculos de omisión de cuotas y aportaciones elaborados y entregados/ número de cálculos de omisión de cuotas y aportaciones solicitados. Trabajadores ó organismos afiliados a ISSSTESON. 2.1 C 3 02 Autorización, tramite de pago y gestion financiera De Soporte Subdirector de Finanzas No. de tramites Porcentaje de 13 Trámite de Pago de tramites Servicios Médicos autorizados Subrogados Compromiso y registro contable en el sistema del trámite de pago de los servicios médicos subrogados. Trámite registrados efectivamente/trámites ingresados para pago. Subdirección de Servicios Médicos. Catálogo de Macroprocesos Catálogo de Facultades Elaboró Revisó Validó 1 Atención a la Salud 2 Prestación de Servicios Sociales y Económicas 3 Planeación, Programación y Presupuesto A B C D Prestaciones Económicas Servicios de Salud Administración Institucional Vivienda Vanessa Silva Sesteaga Enlace de Auditorias de la Subdirección de Finanzas C.P. Francisco Javier Caraveo Rincón Jefe de Unidad de Planeación e Innovación Institucional Ricardo Esqueda Ávila Quiroga Subdirector de Finanzas de ISSSTESON 5

9 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Trámite de pago 63-FIN-P01/Rev.04 FECHA DE EMISIÓN: 07/01/2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar que la documentación de los trámites, cumpla con los requisitos aplicables para su registro contable y su pago correspondiente. II.- ALCANCE A todas las Unidades Administrativas de ISSSTESON. III.- DEFINICIONES Volante contable: Documento de la afectación contable realizada que genera un compromiso de pago. ISSSTESON (Instituto): Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. SII: Sistema Inteligente ISSSTESON. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Manual de Organización. Julio 2013 Manual de Procedimientos. Julio 2013 SII: Sistema Inteligente ISSSTESON. V.- POLITICAS Registrar trámites de pago de los departamentos del Instituto, en un plazo no mayor a dos días después de la fecha de recepción en éste departamento. Se registrará la operación contable sólo de la documentación que cumpla con los requisitos establecidos para su pago. Sólo se recibirá en ventanilla los documentos de trámite que cuenten con firmas de autorización. Para recibir facturas electrónicas se requiere de la autorización de la Secretaria de Hacienda para la emisión de dichas facturas. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FIN-P01-F01/Rev.04 Nombre del Formato/Instructivo Contra recibo 63-FIN-P01-F02/Rev.04 VALIDACIÓN INTERNA DEL TRÁMITE DE PAGO 63-FIN-P01-F03/Rev.04 OFICIO DE DOCUMENTACIÓN RCHAZADA 63-FIN-P01-F04/Rev.04 VOLANTE CONTABLE 63-FIN-P01-F05/Rev.04 ENTREGA DE PÓLIZAS DE ARCHIVO VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FIN-P01-A01/Rev.04 Nombre Diagrama de flijo 6

10 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de Documentación. 1.1 Responsable de Ventanilla del Departamento Recibe la documentación para trámite de pago de los diferentes departamentos del Instituto (en ocasiones, se recibe relación anexa de trámites). 1.2 Revisa que la documentación recibida cumpla con requisitos fiscales (factura original, RFC, domicilio) y firmas de autorización. Si en la recepción se encuentra que la documentación está incompleta 1.3 Regresa a la persona que llevo el trámite Si la documentación está completa 1.4 Expide contra recibo al interesado del cual entrega original y resguarda la copia. 1.5 Llena el formato de validación interna del trámite de pago en la parte correspondiente a ventanilla. 1.6 Turna documentación, copia de contra recibo y formato de validación interna a encargada del ejercicio de presupuesto de egreso, para que asigne número de folio de compromiso. 2 Recepción de Trámites para el Ejercicio de Presupuesto de Egresos. 2.1 Responsable de Ventanilla del Departamento Recibe de encargada del ejercicio del presupuesto de egresos, copia de contra recibo (si es el caso relación anexa) y archiva. Si el trámite no cumple con los requisitos 2.2 Recibe documentación de trámite y elabora oficio de documentación rechazada. 2.3 Turna oficio para autorización de jefe de departamento. 2.4 Jefe de Departamento de Contabilidad 2.5 Encargada de ventanilla del Departamento Recibe oficio, revisa, firma y turna a encargada de ventanilla. Entrega oficio de documentación rechazada al departamento correspondiente. Si el Trámite cumple con los requisitos Contra recibo Formato de validación interna del trámite de pago Oficio de documentación rechazada 3 Registro Contable. 3.1 Responsable de los registros contables de los compromisos Recibe de encargada del ejercicio del presupuesto de egresos, documentación y formato de validación interna del trámite de pago, con número de folio de compromiso asignado. 3.2 Revisa que la documentación concuerde con los requisitos y los datos registrados en el Sistema. Si detecta alguna anomalía en la documentación 3.3 Regresa a encargada del ejercicio del presupuesto de egreso, para la cancelación del presupuesto y a su vez a encargada de ventanilla para que elabore oficio de documentación rechazada. 7

11 No se detecta alguna anomalía 3.4 Responsable de los registros contables de los compromisos Ingresa en Sistema Inteligente de ISSSTESON, con número de folio de compromiso y asigna el registro contable que deberá llevar cada cheque que se expida, emite e imprime el volante contable de compromiso presupuestal. 3.5 Turna según trámite a secretaria de contabilidad ó auxiliar contable correspondiente la documentación, para revisión del registro contable. 3.6 Auxiliar Contable 1 Recibe, revisa registro contable, elabora póliza de diario turna a auxiliar contable Auxiliar Contable 2 Revisa que el trámite éste registrado en pasivo en el Sistema, llena y firma formato validación interna del trámite de pago en la parte correspondiente de responsable de registros. 3.8 Turna formato y documentación de trámite a secretaría del departamento Contabilidad. 3.9 Secretaría del Departamento de Contabilidad Recibe documentación revisa que esté el registro contable de los compromisos en pasivo, volante y anexos Sella de recibido, saca copia sólo de la factura y orden de servicio Turna a jefe del departamento de Contabilidad. 4 Autorización 4.1 Jefe del Departamento de Contabilidad 4.2 Secretaria del Departamento De Contabilidad Revisa y autoriza el registro de los volantes contables, turna a secretaria del departamento. 5 Recepción de cheque 5.1 Jefe del Departamento de Contabilidad Entrega los volantes contables al área de archivo provisional, para su resguardo, hasta el momento de su pago. Recibe del departamento de Control de Fondos, original de talón de cheque, copia de los cheques y pólizas elaboradas. 5.2 Envía auxiliar contable, la información, para que se cotejen las copias de los cheques con el reporte de egresos (esa información la toma de SII). 6 Archivo de Trámite 6.1 Auxiliar Contable Coteja la documentación (copias de los cheques y pólizas) y entrega al encargado del archivo provisional. 6.2 Encargado de Archivo Provisional del Departamento Anexa la documentación correspondiente a cada egreso. 6.3 Turna al encargado del archivo general del departamento las pólizas de egresos con su respectiva documentación. 6.4 Encargado de Archivo Provisional del Departamento Recibe pólizas y documentación forma los legajos y archiva de manera permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Volante Contable Formato de entrega de pólizas para archivo 8

12 Elaboró: Revisó: Aprobó: C.P. Alma Gpe. Castro Berreyez / Enlace del Departamento de Contabilidad L.E. Fernando Chapetti S. / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad C.P. Magdalena Sánchez Briseño / Jefe del Departamento de Contabilidad SIP-F02/REV.01 9

13 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Trámite de pago Hoja 1 de 1 63-FIN-P01/Rev.04 Fecha de elaboración: 07/01/ :27:53a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Contra recibo Responsable de Ventanilla del Departamento de Contabilidad 2 Validación interna del Responsable de Ventanilla trámite de pago del Departamento de Contabilidad 3 Oficio de documentación Responsable de Ventanilla rechazada del Departamento de Contabilidad 4 Volante Contable Responsable de registros contables de los compromisos 5 Entrega de pólizas para archivo Encargada del Archivo Provisional del Departamento de Contabilidad Tiempo Resguardo Ubicación Papel 1 año Archivo del Responsable de Ventanilla Papel 1 año Archivo de la Oficina del Departamento de Contabilidad Papel 1 año Archivo de la Oficina del Departamento de Contabilidad Electrónico 4 años Archivo de la Oficina del Departamento de Contabilidad Papel 5 años Archivo de la Oficina del Departamento de Contabilidad Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 10

14 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Trámite de pago 63-FIN-P01/Rev.04 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 En el momento de recibir la documentación en ventanilla se expide el contrarecibo correspondiente? 2 Se revisó que la documentación recibida cumpla con los requisitos fiscales y las firmas de autorización correspondientes? 3 Para asignar un registro contable se revisó que la documentación comprobatoria concuerde con los requisitos? 4 Se coteja la información contenida en el reporte de egresos con los cheques recibidos? 5 Al formar los legajos con documentación para el archivo, la información está completa? 11 SIP-F04/REV.01

15 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Elaboración de Estados Financieros Mensuales y Anuales Consolidados 63-FIN-P02/Rev.03 FECHA DE EMISIÓN: 07/01/2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Generar y resguardar los estados financieros que presentan la posición financiera del Instituto. II.- ALCANCE A todas las Unidades Administrativas de ISSSTESON. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. SII: Sistema inteligente ISSSTESON. Estados financieros consolidados: Son reportes financieros que muestran los activos, pasivos y patrimonio, ingresos, gastos y la utilidad o pérdida del Instituto y FOVISSSTESON, a la fecha y/o período determinado. Balance general: Reporte financiero que muestra activos, pasivos y patrimonio del Instituto a una fecha determinada. Estados de resultados: Reporte financiero que muestra los ingresos, gastos y la utilidad o pérdida de un período determinado del Instituto. Balanza de comprobación: Reporte contable que muestra saldos de las cuentas a nivel mayor (sin mostrar subcuentas) al inicio del ejercicio, los movimientos acumulados anuales, saldo del mes anterior, los movimientos del mes y el saldo acumulado final en un período determinado. Libro diario: Reporte contable que muestra los movimientos y saldos de cada cuenta, subcuenta contable en un período determinado, indicando fecha y el tipo de número de póliza de cada movimiento registrado. Relaciones de saldos: Reporte contable que muestra saldos iníciales concentrado de recargos, y abonos y saldos finales de cada cuenta y subcuenta referido a un período determinado. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Manual de Organización. Julio 2013 Manual de Procedimientos. Julio FIN-P01-F01/REV.00 Contrarecibo (Procedimiento 63-FIN-P01/REV.01 Tramite de pago). 63-FIN-P01-F05/REV.00 Entrega de pólizas para archivo (Procedimiento 63-FIN-P01/REV.01 Trámite de pago). Sistema inteligente ISSSTESON (SII). V.- POLITICAS Registro correcto y oportuno de las operaciones financieras del Instituto el día 07 del siguiente mes. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FIN-P02-F01/Rev.03 Nombre del Formato/Instructivo PÓLIZA 63-FIN-P02-F02/Rev.03 ESTADO DE POSICIÓN FINANCIERO CONSOLIDADO VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FIN-P02-A01/Rev.03 Nombre Elaboración de Estados Financieros Mensuales y Anuales Consolidados. 12

16 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de Documentación. 1.1 Ventanilla Recibe la documentación de cada una de las operaciones de egresos e ingresos de los distintos departamentos del ISSSTESON. Se recibe por dos vías: 1.2 Recibe en Ventanilla trámites para pagos directos. 1.3 Secretaria del Departamento de Contabilidad Recibe documentación diversa, turna documentación a jefe de departamento. 2 Distribución de la Documentación: 2.1 Jefe del Departamento de Contabilidad 2.2 Secretaria de Departamento De Contabilidad Recibe, revisa documentación y turna a secretaria para su distribución correspondiente Saca copia y turna documentación al auxiliar contable. 2.3 Auxiliar Contable Firma copia de documentación y turna a Secretaria 2.4 Secretaria de Departamento de Contabilidad Recibe copia de documentación firmada y archiva. 3 Elaboración e Impresión de los Estados Financieros. 3.1 Auxiliar Contable Captura las pólizas de diario en el Sistema, imprime póliza y anexa la documentación comprobatoria. 3.2 Solicita formato de entrega de pólizas para archivo, vacía información y resguarda copia. 3.3 Entrega original de formato y documentación anexa al responsable del archivo general del departamento para que forme los legajos para su archivo permanente. 3.4 Secretaria del Departamento de Contabilidad 3.5 Jefe del Departamento de Contabilidad. Recibe documentación de las unidades administrativas correspondientes los cierres contables. Efectúa el cierre contable consolidado e imprime los estados financieros consolidados. FIN DEL PROCEDIMIENTO Póliza Estado de posición financiero Consolidado Elaboró: Revisó: Aprobó: C.P. Alma Gpe. Castro Berreyez / Enlace del Departamento de Contabilidad L.E. Fernando Chapetti S. / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad C.P. Magdalena Sánchez Briseño / Jefe del Departamento de Contabilidad SIP-F02/REV.01 13

17 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Elaboración de Estados Financieros Mensuales y Anuales Consolidados 63-FIN-P02/Rev.03 Hoja 1 de 1 Fecha de elaboración: 07/01/ :29:19a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo Tiempo Resguardo Ubicación 1 Póliza Auxiliar contable Electrónico 5 años Archivo de la oficina del Departamento de Contabilidad 2 Estado de posición Jefe del Departamento de Financiero consolidado Contabilidad Papel 5 años Archivo de la oficina del Departamento de Contabilidad Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 14

18 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Elaboración de Estados Financieros Mensuales y Anuales Consolidados 63-FIN-P02/Rev.03 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 El estado de resultados y el balance general se presentaron a la H. Junta Directiva? 2 Las pólizas fueron capturadas en el SII y se le anexo la documentación comprobatoria? 3 Se entregó al responsable del archivo general del departamento las pólizas para que forme los legajos para su archivo permanente? 15 SIP-F04/REV.01

19 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Registro Presupuestal de Compromisos 63-FIN-P03/Rev.02 FECHA DE EMISIÓN: 04/09/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar un estricto control del registro presupuestal de los compromisos adquiridos por ISSSTESON para realizar los pagos correspondientes en tiempo y forma. II.- ALCANCE A todas las Unidades Administrativas de ISSSTESON III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. SII: Sistema inteligente de ISSSTESON. Control presupuestal: Dar suficiencia presupuestal a los compromisos de pago del ISSSTESON. Suficiencia presupuestal: Saldo disponible en la partida presupuestal. Partida presupuestal: Es la separación que identifica el tipo de gasto. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Manual de Organización. Julio 2013 Manual de Procedimientos. Julio FIN-P01-F02/REV.00 Formato de validación interna del trámite de pago (Procedimiento 63-FIN-P01/REV.01 Trámite de Pago). SII: Sistema inteligente ISSSTESON. V.- POLITICAS Toda documentación que origine un compromiso presupuestal deberá reunir todos los requisitos fiscales, administrativos y presupuestales, para proceder a su trámite de registro. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo N/A VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FIN-P03-A01/Rev.02 Nombre Registro Presupuestal de Compromisos 16

20 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de la documentación. 1.1 Encargado del módulo presupuestal Recibe de parte del Encargado de la Ventanilla del Departamento de Contabilidad, toda la documentación que genera un formato de validación interna de trámite de Pago de ISSSTESON. 2 Verificación de la información. 2.1 Verifica que la documentación tenga la autorización del Subdirector del área que generó el compromiso. 3 Verificación de partida. 3.1 Encargado del módulo presupuesta Verifica que la partida presupuestal sea la correcta y pone un sello de control presupuestal para dar su visto bueno. Si el trámite son facturas de proveedores. Sello de control presupuestal 3.2 Asistente de área presupuestal Verifica y valida presupuestalmente el formato de validación interna del trámite de pago el caso de proveedores del almacén general y servicios generales. 3.3 Envía al módulo de control presupuestal, la documentación. 4 Registro Presupuestal. 4.1 Encargado del módulo presupuestal 5 Registro Contable. Procede a registrar en el sistema el trámite de pago, generando un número de compromiso presupuestal. 5.1 Turna la documentación y formato de validación interna del trámite de pago al Departamento de Contabilidad para su registro contable. FIN DEL PROCEDIMIENTO Número de compromiso presupuestal Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. José Luis Paredes Salazar / Enlace del Departamento de Ingresos y Control P L.E. Fernando Chapetti S. / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad C.P. Luz del Carmen Rosas Otero / Jefe del Departamento de Ingresos y Control SIP-F02/REV.01 17

21 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Registro Presupuestal de Compromisos Hoja 1 de 1 63-FIN-P03/Rev.02 Fecha de elaboración: 04/09/ :28:01p.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Numero de compromiso Encargado del módulo presupuestal presupuestal 2 Sello de control Encargado del módulo presupuestal presupuestal Tiempo Resguardo Ubicación Electrónico 1 año Servidor de la Unidad de la Informática Papel 5 años Departamento de Ingresos y COntrol Presupuestal Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 18

22 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Registro Presupuestal de Compromisos 63-FIN-P03/Rev.02 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se verificó que el formato de validación interna del trámite de pago tenga la autorización del Subdirector del área que generó el compromiso? 2 Se verificó que la partida presupuestal asignada en cada trámite sea la correcta? 3 Todos los trámites que tienen una partida presupuestal asignada cuentan con el sello de visto bueno? 4 Se verifica presupuestalmente el caso de los proveedores del almacén general y servicios generales? 5 Se registró en el sistema el trámite de pago? 6 El formato de validación Interna de trámite de pago cuenta con un número de compromiso presupuestal? 19 SIP-F04/REV.01

23 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Fincar y Captar los Ingresos por Concepto de Cuotas, Aportaciones y Recuperaciones 63-FIN-P04/Rev.03 FECHA DE EMISIÓN: 13/09/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Recabar los ingresos por concepto de cuotas, aportaciones y recuperaciones de los Organismos afiliados, para su correcta aplicación en los términos y condiciones que establece el Instituto. II.- ALCANCE Gobierno del Estado y Organismos Públicos Incorporados. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. FOVISSSTESON: Fondo para la Vivienda del ISSSTESON. Retención: Aplicar el pago de las obligaciones adquiridas con el ISSSTESON a los Organismos. Liquidación: Total a pagar por concepto de cuotas, aportaciones recuperaciones. Organismos públicos incorporados: Las Entidades de la Administración Pública Estatal, los Municipios de la Entidad y los Organismos o Instituciones que se incorporen al régimen de seguridad social que regula la Ley 38. Libro maestro de registros: Libreta donde se controla recepción y entrega de documentos. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Manual de Organización. Julio 2013 Manual de Procedimientos. Julio 2013 Convenios entre el Gobierno del Estado, los Organismos e Instituciones Públicas y Ayuntamientos y el ISSSTESON. Cédula de liquidación de cuotas, aportaciones y recuperaciones de los Organismos Públicos Incorporados. Sistema de Recibos V.- POLITICAS La obtención de los ingresos se recibirá por medio de la Oficina de Contabilidad Gubernamental de Gobierno del Estado en base a la retención de nóminas y recibos en que figuren los descuentos, dentro de los diez días siguientes a la recepción. 20

24 VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FIN-P04-F01/Rev.00 Nombre del Formato/Instructivo Calendario de recepción de nóminas e ingresos. 63-FIN-P04-F02/Rev FIN-P04-F03/Rev.00 Cuadro de liquidación de cuotas aportaciones y recuperaciones de los Organismos y H. Ayuntamientos. Concentrado de retención 63-FIN-P04-F04/Rev.00 Solicitud de pago 63-FIN-P04-F05/Rev.00 Oficio de entrega de documentación. 63-FIN-P04-F06/Rev.00 Envío de la información (memorándum) 63-FIN-P04-F07/Rev.00 Relación de cheques entregados a Control de Fondos 63-FIN-P04-F08/Rev FIN-P04-F09/Rev.00 Detalle del calendario de recepción de ingreso por compromiso de pago RESUMEN DE LIQUIDACIÓN 63-FIN-P04-F10/Rev.00 Oficio de retención 63-FIN-P04-F11/Rev.00 Cálculo de retención de H. Ayuntamientos 63-FIN-P04-F12/Rev.00 Control de número de ingresos 63-FIN-P04-F13/Rev.00 Desglose de liquidación VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FIN-P04-A01/Rev.03 Nombre Diagrama de flujo 21

25 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Elaboración de Calendario. 1.1 Jefe del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal y Asesor del Departamento Establece un calendario para la recepción de nóminas e ingresos de los Organismos Públicos incorporados entre el Departamento de Ingresos y la Oficina de Contabilidad Gubernamental Elaboración del Detalle del Calendario Recepción de ingreso. 2.1 Jefe del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Elabora un detallado del calendario de recepción, en donde se específica el ingreso proyectado y los compromisos de pago. 3 Recepción de Nóminas 3.1 Secretaria del Departamento Recibe reportes de desglose de deducciones de cuotas, aportaciones y recuperación del Organismo (Cédula de liquidación de cuotas, aportaciones y recuperaciones). 4 Elaboración de cobranza. 4.1 Encargado de Elaborar la Cobranza Elabora el cuadro de liquidación de cuotas, aportaciones y recuperación. 4.2 Elabora el concentrado de retención. Nota: para el caso de los H. Ayuntamientos, se utiliza el formato de cálculo de retención. 4.3 Solicita a la un número de oficio para cada retención. 4.4 Solicita folio a la Secretaria del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal para elaborar solicitud de pago y concentrado de retención. 4.5 Remite solicitud de pago y oficio de retención, para verificación y antefirma a la Jefatura del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal y firma del Subdirector de Finanzas y una vez firmados se envían a la Oficina de Contabilidad Gubernamental del Gobierno del Estado. 5 Emisión de Orden de Pago 5.1 Entrega al Departamento de Contabilidad y de Informática de Gobierno del Estado, concentrado de retención, oficios y solicitud de pago original. 6 Envío de Información para Registro Contable. 6.1 Jefe del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Remite copia de concentrado de retención, y solicitud de pago para su registro, al Departamento de Contabilidad 6.2 Encargado de Archivo Remite copia de los reportes e información electrónica de deducciones por recuperación de prestaciones económicas, así como padrón alfabético a los Departamentos de Afiliación y Vigencia de Derechos, Créditos y FOVISSSTESON. 7 Recepción y Registro del Cheque. Calendario de recepción de nómina e ingresos Detalle del calendario de recepción de ingresos por compromiso de pago. Cuadro de liquidación de cuotas, aportaciones y recuperación y resumen de liquidación. Concentrado de retención y Cálculo de retención de H. Ayuntamientos Oficio de retención Solicitud de pago Oficio de entrega de documentación Envío de información (memorándum) 22

26 7.1 Jefe del Departamento de Ingresos y Control Presupuesta 7.2 Encargado de Elaborar Cobranza 7.3 Jefe del Dpto. de Ingresos y Control Presupuestal 7.4 Encargado de Elaborar Cobranza Recibe de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado original de la orden de pago correspondiente al trámite de liquidación de acuerdo al calendario de recepción de ingresos establecidos, turna a encargado de elaborar cobranza. Recibe Orden de pago, le saca tres copias, archiva una copia en expediente llamado Ingreso del mes, otra en expediente Recursos estatales recibidos y resguarda última copia. Recibe del Departamento de Control de Fondos, copia del cheque correspondiente al ingreso recibido por concepto de cuotas, aportaciones y recuperaciones, y a su vez entrega el Original de Orden de pago. Turna a Encargado de elaborar cobranza. Saca dos copias a la copia de cheque recibido, archiva una copia en el expediente llamado Ingreso del mes, otra en expediente Recursos estatales recibidos y resguarda una copia. 7.5 Toma de formato control de número de Ingresos, el número correspondiente para realizar el detallado de liquidación en el Sistema de recibos. 7.6 Captura en el sistema de recibos por concepto de cuotas, aportaciones y recuperaciones de los Organismos retención de liquidación de la orden de pago que corresponde al cheque recibido. 7.7 Envía relación original y copia de control de número de ingresos correspondiente a la liquidación recibida, al Departamento de Control de Fondos, y recibe copia con sello de recibido, para la impresión y firma del recibo oficial. 7.8 Recibe del Departamento de Control de Fondos, una vez hecho el depósito del cheque en el banco, y la captura de la liquidación; original y copia del recibo oficial correspondiente al ingreso del cheque recibido por concepto de cuotas, aportaciones y recuperaciones y se registra en el libro maestro. 8 Entrega de Recibo Oficial. 8.1 Secretaria del Departamento Entrega original de recibo oficial a la persona responsable por parte del Organismo afiliado como comprobación los cuales nos firman de recibido y se registra en el libro maestro. FIN DEL PROCEDIMIENTO Copias de Orden de Pago Desglose de liquidación Control de número de ingresos Libro maestro 23

27 Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. José Luis Paredes Salazar / Enlace del Departamento de Ingresos y Control P L.E. Fernando Chapetti S. / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad C.P. Luz del Carmen Rosas Otero / Jefe del Departamento de Ingresos y Control P SIP-F02/REV.01 24

28 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Fincar y Captar los Ingresos por Concepto de Cuotas, Aportaciones y Recuperaciones 63-FIN-P04/Rev.03 Hoja 1 de 2 Fecha de elaboración: 13/09/ :17:48a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo Tiempo Resguardo Ubicación 1 Calendario de recepción de nóminas e ingresos Titular del Departamento Electrónico 1 año Archivo y Equipo de Cómputo del Titular del Dpto. 2 Detalle del calendario de Titular del Departamento Electrónico 1 año Archivo y Equipo de Recepción de Ingresos por Compromisos de Pago 3 Cuadro de liquidación de Encargado de elaborar cuotas aportaciones y cobranza recuperación 4 Resumen de liquidación Encargado de elaborar cobranza 5 Concentrado de Encargado de elaborar retención cobranza 6 Cálculo de retención de Encargado de elaborar H. Ayuntamientos cobranza 7 Oficio de retención Encargado de Archivo del Departamento 8 Solicitud de pago Encargado de elaborar cobranza 9 Oficio de entrega de Encargado del Archivo del documentación Departamento 10 Memorándum de envío Encargado del Archivo del de información Departamento 11 Libro Maestro de Secretaria del Registro Departamento Cómputo del Titular del Dpto. Electrónico 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Electrónico 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Electrónico 2años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Papel 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Electrónico 1 año Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Electrónico 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Electrónico 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Electrónico 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Papel 1 año Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Disposición final 25

29 12 Relación de cheques Encargado de elaborar entregados a Control de cobranza Fondos 13 Desglose de ingresos Encargado de elaborar cobranza 14 Control de número de Encargado de elaborar ingresos cobranza Electrónico 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal Papel 5 años Servidor Gral. Situado en la Unidad de Informática de las Oficinas Generales del ISSSTESON. Papel 2 años Archivo del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 26

30 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Fincar y Captar los Ingresos por Concepto de Cuotas, Aportaciones y Recuperaciones 63-FIN-P04/Rev.03 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se elaboró el Calendario de recepción de nómina e ingresos? 2 Se elaboró el cuadro de liquidación de cuotas, aportaciones y recuperaciones? 3 En el caso de los H. Ayuntamientos se utilizó el formato indicado? 4 Se elaboró el formato de solicitud de pago? 5 Se envió la información para su registro contable? 6 Se verificó el registro de firma de recibido del responsable del Organismo en el libro maestro? 27 SIP-F04/REV.01

31 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Pago a Pensionados Jubilados 63-FIN-P05/Rev.03 FECHA DE EMISIÓN: 07/01/2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar pago de la nómina de pensionados y jubilados, en el tiempo señalado en el calendario previsto. II.- ALCANCE Derechohabientes Jubilados y Pensionados. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales para los Trabajadores del Estado de Sonora. SII: Sistema Inteligente ISSSTESON. Equipo firmador de formas continuas: Equipo que sella las firmas autorizadas a los cheques. Pensión: Normales, caídas, complementarias, alimenticias. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Manual de Organización. Julio 2013 Manual de Procedimientos. Julio 2013 Boletín 53, sección XVI del 30 de Diciembre del 2010, Ley 38 de ISSSTESON. Reglamento Interior del Instituto Manual de Organización de ISSSTESON SII: Sistema Inteligente ISSSTESON. Formato de envío de correspondencia de correos de México V.- POLITICAS Todo cheque deberá ser entregado mediante identificación del beneficiario o en su defecto, a la presentación de una carta poder. El pago en ventanilla se hace en los días posteriores al calendario de pago previamente establecido. Los cheques foráneos no cobrados por el beneficiario, se recibirá en el Departamento de Control de Fondos sólo con la leyenda de cancelado, mediante oficio que aclare el motivo de su cancelación, lo anterior dentro de los siguientes 20 días a su recepción. En el caso de los cheques no reclamados en un lapso de 3 meses, se enviarán al Departamento de contabilidad para su cancelación. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FIN-P07-F01/Rev.03 Nombre del Formato/Instructivo Relación de cheques foráneos de pensionados y jubilados mensual. VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FIN-P07-A01/Rev.03 Nombre Diagrama de flujo 28

32 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de cheques y nómina. 1.1 Jefe del Departamento de Control de Fondos Recibe mediante oficio del Departamento de Pensiones y Jubilaciones la solicitud de entrega de cheques en blanco. 1.2 Entrega por medio de oficio al Departamento de Pensiones y Jubilaciones cheques en blanco, para la elaboración de la nómina de pensiones. 1.3 Recibe por medio de oficio, la nómina y los cheques correspondientes al mes a pagar. 1.4 Turna cheques al encargado de pago a pensionados y jubilados, para firma con equipo firmador de formas continuas. 1.5 Encargado de pago a pensionados y jubilados Recibe y separa los cheques para pago por localidades, ya sea foránea o local. Nómina foránea 2 Envío de nómina foránea Oficio de envío de cheques 2.1 Envía al Departamento de Servicios Generales, documentos (oficio, pensiones: normales, caídas, complementarias, alimenticias, relación de cheques foráneos de pensionados y jubilados mensual) por localidad; anexos: cheques, nóminas de pago y el formato de envío de correspondencia. 2.2 Recibe del Departamento de Servicios Generales copia de oficio con sello de recibido. 2.3 Recibe de las localidades: nóminas firmadas, cheques cancelados, oficio con motivo de cancelación de cheques. 2.4 Cruza de información de cheques enviados con cheques cancelados recibidos, elabora relación y turna a jefe del Departamento Control de Fondos Nómina Local Relación de cheques foráneos de Pensionados y Jubilados mensual Relación de cheques para cancelación 3 Distribución de nóminas y cheques 3.1 Elabora oficio de entrega de cheques y entrega Jefe de Departamento de Control de Fondos para autorización y firma. 3.2 Jefe de Departamento de Control de Fondos 3.3 Encargado de pago a pensionados y jubilados 4 Entrega del cheque Recibe oficio de entrega de cheques, lo firma y envía a Encargado de pago a pensionados y jubilados. Recibe oficio mediante el cual entrega las nóminas de pensión y cheques a los encargados de ventanillas para su entrega a los beneficiarios. Se dividen por rangos de números de pensión en diferentes ventanillas. 4.1 Encargado de ventanilla Verifica número de pensión y entrega el cheque correspondiente al pensionado y/o jubilado al momento de la entrega se firma la nómina, en las instalaciones de la Casa Club. Al finalizar el día Oficio de entrega de cheques 5 Recopilación de nóminas 29

33 5.1 Encargado de pago a pensionados y jubilados Recibe de los encargados de ventanilla las nóminas y cheques sobrantes al término del pago Pago en ventanilla del Departamento de Control de Fondos 6 Pago de los cheques sobrantes 6.1 Encargado de pago a pensionados y jubilados Entrega por medio de oficio los cheques sobrantes de Casa Club a ventanilla del Departamento de Control de Fondos de ISSSTESON y de ahí, se paga a pensionados y jubilados que no hubiesen acudido a la Casa Club en los 20 días posteriores al pago anteriormente establecidos. 6.2 Encargado de ventanilla Revisa nómina mensual para ubicar los cheques que cuentan con antigüedad de 3 meses que no fueron recibidos por derechohabientes, turna a encargado de pensionados y jubilados. 6.3 Encargado de pago a pensionados y jubilados 6.4 Jefe del Departamento de Control de Fondos Recibe, sella de cancelado el cheque, elabora relación para cheques cancelados y turna a jefe de Departamento para firma. Firma de autorizado y turna a secretaria. 6.5 Secretaria Elabora oficio de cheques cancelados, saca copia ( cheque ), y envía a Dpto. de Contabilidad 6.6 Recibe copia de documentos firmados y sellados de recibido por Departamento de Contabilidad y archiva. Pagos locales en domicilio por incapacidad total y permanente 7 Pagos a Pensionados y Jubilados incapacitados 7.1 Jefe del Departamento de Control de Fondos 7.2 Encargado de pago a pensionados y jubilados 7.3 Jefe del Departamento de Control de Fondos 7.4 Encargado de pago a pensionados y jubilados Recibe oficio por parte del Departamento de Pensiones y Jubilaciones solicitando cheques para pago en domicilio por discapacidad. Elabora oficio de entrega de nómina especial dirigido al Departamento de Pensiones y Jubilaciones, y envía a Jefe de Departamento para firma correspondiente. Recibe oficio firma y turna a encargado de pago a pensionados y jubilados. Recibe oficio y mediante el mismo, envía cheques y nómina especial al Departamento de Pensiones y Jubilaciones para pago en los domicilios de pensionados y jubilados. 7.5 Recibe del Departamento de Pensiones la nómina especial firmada de recibido. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio de entrega de cheques sobrantes Copia de Oficio y Cheque Oficio de Entrega de Nómina Especial Nomina Especial 30

34 Elaboró: Revisó: Aprobó: C. José Benigno Dusten López / Enlace del Departamento de Control de Fondos L.E. Fernando Chapetti S. / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad Ing. Marina del Grande Leyva / Jefe del Departamento de Control de Fondos SIP-F02/REV.01 31

35 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Pago a Pensionados Jubilados Hoja 1 de 1 63-FIN-P05/Rev.03 Fecha de elaboración: 07/01/ :03:53a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Oficio de envío de Jefe del Departamento de cheques Control de Fondos 2 Relación de cheques foráneos de pensionados y jubilados mensual Encargado de Pago a Pensionados y Jubilados 3 Relación de cheques Encargado de Pago a para cancelación Pensionados y Jubilados 4 Oficio de entrega de Encargado de Pago a cheques Pensionados 5 Oficio de entrega de Encargado de Pago a cheques sobrantes Pensionados 6 Copia de oficio y cheque Jefe del Departamento de Control de Fondos 7 Oficio de Entrega de Jefe del Departamento de Nómina Especial Control de Fondos 8 Nómina Especial Encargado de Pago a Pensionados Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Tiempo Resguardo Ubicación 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos 3 años Bóveda del Departamento de Control de Fondos Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 32

36 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Pago a Pensionados Jubilados 63-FIN-P05/Rev.03 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se recibieron los cheques y la nómina del Departamento de Pensiones? 2 Se enviaron al Departamento de Servicios Generales la relación de pagos por localidad? 3 Se entregaron las nóminas y cheques a los encargados de ventanilla? 4 Se verificó el número de pensión y entrega del cheque correspondiente al pensionado y jubilado? 5 Se entregaron por oficio los cheques sobrantes de Casa Club a ventanilla del Departamento de Control de Fondos? 6 Se recibió del Departamento de Pensiones nómina especial firmada de recibido? 33 SIP-F04/REV.01

37 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Liquidación de Servicios por Honorarios y Subrogaciones Médicas 63-FIN-P06/Rev.07 FECHA DE EMISIÓN: 02/10/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar los pagos de Servicios por Honorarios y Subrogaciones Médicas con base previamente elaborada por la Subdirección de Servicios Médicos. II.- ALCANCE en la programación Prestadores de servicios médicos subrogados. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. SII: Sistema Inteligente ISSSTESON. Servicios médicos subrogados: Servicios Médicos que se otorgan externamente a ISSSTESON. ISR: Impuesto Sobre la Renta. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B. O. No. 3, sección I, de fecha 11 de julio de Reglamento de ISSSTESON B.O. No. 26 Sección II del 1º de Abril del Manual de Organización de ISSSTESON. Manual de Procedimientos de ISSSTESON. SII: Sistema Inteligente del ISSSTESON. V.- POLITICAS Todo cheque deberá ser entregado mediante identificación de beneficiario o, en su caso, a la presentación de carta poder. Las Liquidaciones se elaboran en base a una cuenta que presenta el prestador de servicios de acuerdo a la atención de los derechohabientes. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo N/A VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FIN-P08-A01/Rev.07 Nombre Diagrama de flujo 34

38 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de programación de pagos. 1.1 Jefe del Departamento de Control de Fondos 1.1 Recibe de la la programación de pagos de los servicios por honorarios y subrogados proporcionados por la Subdirección de Servicios Médicos Incorpora la información obtenida de la programación de pagos al SII para su registro contable. 2 Elaboración de documentación para trámite de liquidación. 2.1 Encargado de la Elaboración de Cheques Elabora cheques, nóminas de pago, llenado de formatos de retención de impuestos (ISR) y elabora memorando de envío. 2.2 Turna la documentación y memorándum a Jefe del Departamento de Control de Fondos para Firma. 2.3 Jefe del Departamento de Control de Fondos 2.4 Encargado de la Elaboración de Cheques. 2.5 Jefe del Departamento de Control de Fondos Firma memorándum y turna a encargado de elaboración de cheques Recibe y envía cheques para firma y protección bancaria, así como, nómina de pago a la. Recibe los cheques firmados por el Director General y Subdirector de Finanzas y los turna a Encargado de envío de cheques para su entrega. Cheques. Nóminas de pagos. Formatos de retención ISR. Memorando de envío de documentación. 2.6 Elabora reporte mensual de cheques. Reporte mensual 3 Preparación para envío de cheques. 3.1 Encargado de envíos de Cheques Recibe los cheques y procede a armarlos con la documentación correspondiente (estados de cuenta, retenciones de impuestos, nómina y oficio de envío), para pago local y foráneo. 3.2 Envía al Departamento de Contabilidad. En el caso de foráneos 4 Envío de cheques para pago. Oficio de envío de cheques y estados de cuenta 4.1 Encargado de envíos de Cheques Envía al Departamento de Servicios Generales oficio de relación de pagos por localidad, verificación del envío y anexos: cheques, estados de cuenta, nóminas de pago, acuse de recibo de cheques y retenciones 5 Recepción de documentación de las localidades 5.1 Recibe de las localidades nóminas firmadas (con su debida comprobación) y procede a archivarlas 6 Pago. 6.1 Encargado de ventanilla Entrega el cheque al prestador del servicio o médicos, asegurándose de que la persona entregue copia de identificación oficial y firme de recibido el cheque, turna al encargado de envíos de cheques las nóminas firmadas para su resguardo. Oficio de relación de pagos por localidad. Acuse de recibo de cheques. Verificación de envío 35