U N I V E R S I D AD N AC I O N AL AU T Ó N O M A D E M É X I C O. C O N T R O L D E E M I S I Ó N Elaboró Revisó Autorizó. C.P. Paula Aguirre Rosales

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1 U N I V E R S I D AD N AC I O N AL AU T Ó N O M A D E M É X I C O STEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LAS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS PROCEDIMIENTO OPERATIVO PAGO A PROVEEDORES C O N T R O L D E E M I S I Ó N Elaboró Revisó Autorizó Nombre C.P. Elizabeth Zamora Coronado C.P. Paula Aguirre Rosales Ing. Leopoldo Silva Gutiérrez Función REPRESENTANTE DEL GRUPO DE TRABAJO REPRESENTANTE DE LA SUBCOMIÓN TÉCNICA REPRESENTANTE DE LA COMIÓN TÉCNICA CLAVE DE DOCUMENTO: PPO 0107 REVIÓN: 4 EMIÓN: Agosto de OBJETIVO Establecer los lineamientos y las actividades para gestionar el pago a proveedores de bienes y servicios, conforme a los tiempos y mecanismos establecidos institucionalmente. 2.0 ALCANCE La gestión del pago a proveedores y acreedores. 3.0 LINEAMIENTOS 3.1 Para gestionar el pago a proveedores se considerará lo establecido en la circular DGFI/006/2002, y para el pago a proveedores se aplicará lo establecido en la Circular de fecha 15/10/2014, emitida por el Patronato Universitario, la Contraloría y la Tesorería de la UNAM, a través de la Dirección General de Control Presupuestal e Informática (DGCPI) y la Dirección General de Finanzas (DGFI), o en las disposiciones vigentes. 3.2 Será responsabilidad del Secretario o Jefe de unidad administrativa llevar en el sistema contable presupuestal correspondiente y en los controles internos que la entidad o dependencia considere pertinentes, el registro y control de los pagos, la suficiencia presupuestal autorizada y los compromisos adquiridos con los proveedores. 3.3 Los Responsables de los procesos de Servicios generales, Bienes y suministros, y en su caso, Personal o cualquier otra Unidad Responsable de la entidad o dependencia que reciba y verifique la entrega de bienes y servicios conforme a los requisitos establecidos en la solicitud u orden de trabajo correspondiente, podrán solicitar el pago a proveedor, si la documentación comprobatoria está completa y cumple con lo establecido en el anexo de la Circular CONT/003/2015 o en la disposición vigente. 3.4 El registro y actualización de datos de proveedores y contratistas se realizará con base en los lineamientos establecidos en la Circular CONT/003/2015 o en la disposición vigente. 3.5 En caso de que para el pago a proveedores se requiera del visto bueno de entidades centralizadoras, en cumplimiento a requisitos normativos, se considerará el tiempo que éstas tardan en dar dicho visto bueno, lo cual impacta en los tiempos de pago al proveedor. 3.6 El pago a proveedores de proyectos del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), se realizará por medio de chequera y su manejo atenderá a las disposiciones establecidas para tales proyectos; en el caso de proyectos tutelados por la Dirección General de Asuntos del Personal Académico (DGAPA), se sujetará a lo establecido en los Reglamentos, Manuales, Lineamientos y Circulares emitidas para tal efecto por la propia DGAPA, siguiendo lo declarado en el PPO 0111 Procedimiento operativo de Control de proyectos. 3.7 En caso de que el pago se realice con cheque y el proveedor sea persona moral, éste deberá acreditar al cobrador que recoge los cheques expedidos a su favor ante las cajas de la DGFI, mediante una copia de su acta constitutiva, señalando al representante legal y una carta poder a nombre de la persona que faculta para tal fin, con fotocopia de la identificación oficial de ambos. Y para personas físicas, con identificación oficial. Página 1 de 5

2 3.8 Los pagos entre entidades y dependencias universitarias se realizarán a través de transferencias electrónicas, solicitadas por oficio ante la Contaduría General, según establece la Nota informativa S/N del 4 de junio de 2012 de la Contaduría General de la UNAM. 3.9 En caso de pago a aerolíneas y agencias de viajes autorizadas, las SyUA s realizarán el pago por medio de papeletas de boletos de avión debidamente requisitadas, las cuales serán entregadas en forma directa a las mismas. 4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES USUARIO/UNIDAD RESPONSABLE 1. Entrega al Responsable del proceso de Presupuesto la solicitud de pago a proveedores, con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) impreso, firmado o sellado y con la fecha de recepción, así como los archivos electrónicos en formato XML y PDF. 2. Revisa que la documentación soporte cumpla con los requisitos establecidos, en su caso, solicita al usuario o Unidad Responsable que la complemente. 3. Verifica que el pago al proveedor corresponda a una solicitud previamente autorizada por el Secretario o Jefe de la unidad administrativa y para la cual se otorgó visto bueno de suficiencia presupuestal. 3.1 En caso de que la solicitud de pago a proveedores no haya sido previamente autorizada, verifica suficiencia presupuestal y solicita autorización del Secretario o Jefe de la unidad administrativa para, en su caso, gestionar el pago. 4. Verifica que el proveedor se encuentre registrado en el Padrón de proveedores y contratistas de la UNAM y que sus datos se encuentren actualizados, en la siguiente dirección electrónica: En caso de que el proveedor no se encuentre registrado o sus datos no estén actualizados, se lo notifica al proveedor para que haga el registro o actualización correspondiente. 5. Elabora la Forma múltiple, realiza la afectación de los recursos financieros en el sistema contable y la imprime. 6. Valida el archivo XML, a través de su depósito en la Bóveda Fiscal del Portal web y obtiene contra recibo de Recepción de CFDI s, conforme a lo establecido en la circular DGCPI/006/ Integra los documentos declarados en el anexo de la Circular CONT/003/2015, según el trámite de pago a realizar, así como el contra recibo de Recepción de CFDI s, y entrega para firma al Secretario o Jefe de unidad administrativa. SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA 8. Valida y autoriza mediante su firma y la firma del Titular de la entidad o dependencia, la documentación comprobatoria y justificativa del gasto y lo turna al Responsable del proceso de Presupuesto. 8.1 En caso de que el monto del pago a proveedor sea menor a $ 213,000.00, la Forma múltiple puede ser autorizada por la persona que el Titular de la entidad o dependencia designe en su lugar. 9. Verifica que la documentación se encuentre completa y con las firmas correspondientes. 10. Ingresa la Forma múltiple con la documentación soporte a la Unidad de Proceso Administrativo (UPA) correspondiente y obtiene el contra-recibo como comprobante del trámite realizado. Página 2 de 5

3 11. Revisa el resultado del trámite por medio del Sistema de Información de la Administración Universitaria (AU) en el sitio En caso de rechazo, canjea en la UPA el contra-recibo por la Forma múltiple con la documentación soporte y realiza la corrección para su reingreso; regresa a la actividad Verifica en el AU la realización de la transferencia, en su caso, entrega el contra-recibo correspondiente al proveedor y recaba la firma de recibido. Nota: El proveedor recibe de la UPA la notificación de transferencia realizada en su cuenta registrada. 13. Registra en el sistema contable el cambio de estatus de recursos comprometidos a recursos ejercidos, el número de contra-recibo, cheque o número de transferencia y la fecha de entrega. 14. Registra en los controles internos el tiempo de trámite para pago al proveedor. Termina procedimiento. Página 3 de 5

4 5.0 DIAGRAMA DE FLUJO PAGO A PROVEEDORES USUARIO/UNIDAD RESPONSABLE SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA INICIO 1 ENTREGA LA SOLICITUD DE PAGO A PROVEEDORES CON EL CFDI IMPRESO Y FIRMADO, CON LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS EN FORMATO XML Y PDF 2 REVISA QUE LA DOCUMENTACIÓN CUMPLA CON LOS REQUITOS ESTABLECIDOS, EN SU CASO SOLICITA QUE SE COMPLEMENTE 3 VERIFICA QUE EL PAGO AL PROVEEDOR CORRESPONDA A UNA SOLICITUD PREVIAMENTE AUTORIZADA Y CON VO.BO. DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL 3.1 VERIFICA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y SOLICITA AUTORIZACIÓN DEL SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA LA SOLICITUD ESTA PREVIAMENTE AUTORIZADA? 4 VERIFICA QUE EL PROVEEDOR SE ENCUENTRE REGISTRADO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DE LA UNAM 4.1 TIFICA AL PROVEEDOR PARA QUE REALICE EL REGISTRO CORRESPONDIENTE EL PROVEEDOR SE ENCUENTRA REGISTRADO? 5 ELABORA LA FORMA MÚLTIPLE, REALIZA LA AFECTACIÓN DE LOS RECURSOS EN EL STEMA CONTABLE Y LA IMPRIME 6 VALIDA EL ARCHIVO XML A TRAVÉS DE SU DEPÓTO EN LA BÓVEDA FISCAL Y OBTIENE CONTRA RECIBO DE RECEPCIÓN DE CFDI S 7 INTEGRA LOS DOCUMENTOS DECLARADOS EN EL ANEXO DE LA CIRCULAR CONT/003/ 2015, ASÍ COMO EL CONTRA RECIBO DE RECEPCIÓN DE CFDI s 8 VALIDA Y AUTORIZA MEDIANTE SU FIRMA Y FIRMA DEL TITULAR LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO 9 VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRE COMPLETA Y CON LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES EL PAGO ES MER A $213,000.00? 10 INGRESA LA FORMA MÚLTIPLE CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE A LA UPA Y OBTIENE CONTRA-RECIBO 8.1 LA FORMA MÚLTIPLE PUEDE SER AUTORIZADA POR LA PERSONA QUE EL TITULAR DEGNE EN SU LUGAR REVISA EL RESULTADO DEL TRÁMITE POR MEDIO DEL AU CANJEA EN LA UPA EL CONTRA- RECIBO POR EL FORMATO ADMINISTRATIVO Y CORRIJE EL TRÁMITE ESTÁ RECHAZADO? 12 VERIFICA EN EL AU LA REALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA, EN SU CASO, ENTREGA EL CONTRA-RECIBO AL PROVEEDOR Y RECABA FIRMA 13 REGISTRA EN EL STEMA CONTABLE EL ESTADO DE LOS RECURSOS EJERCIDOS, EL NÚMERO DE CONTRA-RECIBO, CHEQUE O TRANSFERENCIA 14 REGISTRA EN LOS CONTROLES INTERS EL TIEMPO DE PAGO AL PROVEEDOR TÉRMI 6.0 GLOSARIO Unidad Responsable: Es la entidad, dependencia o subdependencia que se identifica dentro de la estructura orgánica de la Institución. Bóveda Fiscal: Sistema automático para el depósito, validación, administración y almacenamiento de los CFDI s que soportan las operaciones de erogaciones, reembolsos y comprobaciones de los gastos realizados por las entidades y dependencias. 7.0 REFERENCIAS Circular DGFI/006/2002. Circular de fecha 15/10/2014 emitida por el Patronato Universitario, la Contraloría y la Tesorería de la UNAM, a través de la DGCPI y la DGF. Página 4 de 5

5 Circular CONT/003/2015. Nota informativa S/N del 4 de junio de 2012 de la Contaduría General de la UNAM. PPO 0111 Procedimiento operativo de Control de proyectos. 8.0 REGISTROS DE CALIDAD Forma múltiple Copia de contra-recibo de Recepción de CFDI s Copia de contra-recibo de trámite realizado ante la UPA Copia de cheque CFDI (archivos electrónicos en formato XML y PDF) Sistema de Información de la Administración Universitaria (AU) Sistema contable de la entidad o dependencia 9.0 CONTROL DE CAMBIOS Revisión Fecha Motivo del Cambio 0 mayo, 2005 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad 1 marzo, 2006 Adecuación en función de la Operación del Área 2 octubre, 2008 Actualización de documentos 3 mayo, 2011 Adecuación por prácticas administrativas 4 agosto, 2016 Actualización de la operación 10.0 ANEXO No aplica. Página 5 de 5

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