Guía de ayuda a la planificación de la formación en TICs

Transcripción

1 Guía de ayuda a la planificación de la formación en TICs

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3 1888 Guía de ayuda a 1 la planificación de la formación en TICs

4 SPRI, Sociedad para la Promoción y Reconversión Industrial, S.A. ISBN Depósito legal BI

5 Índice 1 0. INTRODUCCIÓN Descripción del procedimiento INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA Objetivos Cuestionario de formación básica de la empresa Plan general del estudio NIVEL DE DIGITALIZACIÓN DE LA EMPRESA Descripción GRUPOS DE DEMANDA Definición de grupos de demanda Clasificación de grupos de demanda DIMENSIÓN ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN (DEI) Objetivos Cuestionario DEI Resultados... 26

6 5EXPLOTACIÓN DE LA BASE DE DATOS Descripción GRUPO A Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO B Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO C Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO D Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO E Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO F Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO G Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO H Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO I Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa GRUPO J Necesidades Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa. 37

7 Índice 6FILTRADO DE CONTENIDOS DESCRIPCIÓN PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN DESCRIPCIÓN GUÍAS DE EVALUACIÓN Grupo de demanda A Grupo de demanda B Grupos de demanda C, D, E Grupos de demanda F, G, H Grupos de demanda I, J CONCLUSIONES Anexos A.1. Procedimiento de diagnóstico del nivel de digitalización A.2. Base de datos de oferta formativa A.3. Ejemplo práctico de aplicación de la guía de ayuda a la planificación de la formación en TICs... 79

8 Introducción 1

9 Introducción 1 El constante proceso de cambio en el que está inmersa la empresa ha provocado la necesidad de un aprendizaje continuo, no sólo de conceptos sino también de capacidades y habilidades para el desempeño de nuevas actividades y la asunción de nuevas responsabilidades. El problema de las empresas en la sociedad de la información es el de adoptar retos estratégicos sin tener en cuenta si la organización, como un todo, es capaz de entender, asimilar y disponer de los conocimientos, valores y habilidades que le permitan luchar por lograr los objetivos marcados. La falta de estas capacidades o simplemente la falta de apoyos provocan dudas estratégicas en todos los niveles de la empresa. Son todavía muy pocas la organizaciones que antes de afrontar una estrategia realizan un diálogo entre los agentes relacionados para analizar las diferentes implicaciones, ventajas, riesgos, etc. Ante la aparición de nuevas formas de gestión y las nuevas tecnologías de la información y comunicación (en adelante NTIC) se hace patente un desconocimiento de las aplicaciones existentes, beneficios, utilizaciones potenciales, etc. Dudas estratégicas como pueden ser la implantación de un sistema integrado, del teletrabajo o el desarrollo de una plataforma de comercio electrónico pueden condicionar el devenir de una empresa. La orientación óptima del desarrollo de actividades formativas se centra en la consecución del mapa de conocimientos básicos de la organización que en el ámbito de este documento se identifica como mapa de oferta formativa de la empresa y no únicamente en la respuesta a una necesidad puntual. De este modo, una capacitación integral de la empresa posibilitará la consecución de retos y objetivos de mayor dimensión. Desgraciadamente, son muchas las empresas de nuestro entorno que desconocen esta realidad, por lo que sus esfuerzos se ven adulterados por su énfasis en el día a día. El objetivo de esta guía es el de servir de ayuda para la identificación de las necesidades formativas en el ámbito de las tecnologías de la información y las comunicaciones, en las empresas, así como la selección y planificación de las acciones adecuadas que sirvan para dar respuesta a dichas necesidades. 9

10 0.1 Descripción del procedimiento El desarrollo de la formación que desde este documento quiere promoverse tiene los siguientes objetivos: Referirse a la empresa en su conjunto, a través de las personas de las que depende la toma de decisión en negocios y en el área técnica. Facilitar una progresiva adopción de las soluciones, para ir evaluando y resolviendo los impactos de los cambios organizativos inherentes al proceso. Ser muy personalizable como forma de generar un alto interés en la resolución de un problema o en el diseño de una oportunidad para la empresa interesada. El procedimiento para la correcta utilización de este documento viene explicado paso a paso a continuación: I. Información básica de la empresa PASO 1 II. Nivel de digitalización de la empresa PASO 2 CUESTIONARIO DE INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA PLAN GENERAL DEL ESTUDIO CUESTIONARIO DE NIVEL DE DIGITALIZACIÓN Se trata del comienzo de todo el proceso y tiene como objeto que el consultor tome contacto con la realidad de la empresa y, entre el consultor y el personal de la empresa, quede fijado el objetivo que ésta persigue con el plan de formación. Se adjunta un cuestionario destinado a facilitar el conocimiento de los datos relevantes de la empresa que serán utilizados con diferentes fines posteriormente. El resultado de la fase será la obtención del plan general del estudio. El objetivo en este segundo paso es identificar en cuál de los niveles de digitalización considerados se encuentra la empresa. La empresa se encontrará en uno de los cuatro primeros niveles, siendo el quinto el nivel óptimo de digitalización que la PYME puede alcanzar. NIVEL DE DIGITALIZACIÓN DE LA EMPRESA III. Grupo de demanda PASO 3 PLAN GENERAL DEL ESTUDIO GRUPO DE DEMANDA NIVEL DE DIGITALIZACIÓN Con la información recogida en el plan general del estudio y conociendo su nivel de digitalización, el consultor procede en este paso a identificar a cuál de los diez grupos de demanda pertenece la PYME. Los grupos de demanda son colectivos homogéneos que agrupan a las empresas en función de sus necesidades formativas. Estos grupos de demanda ofrecen una serie de áreas sobre las que deberá incidir la formación. 10

11 IV. Dimensión estratégica de la información PASO 4 CUESTIONARIO DE DIMENSIÓN ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN DIMENSIÓN ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN PLAN GENERAL DEL ESTUDIO El siguiente paso consiste en definir cómo afecta la dimensión estratégica de la información a la PYME. La dimensión estratégica de la información es un factor que analiza la cantidad de información que la empresa debe manejar en función de cuatro variables (número de clientes, número de proveedores, número de productos y número de centros operativos/estructura organizativa). Para definir este factor, el consultor deberá cumplimentar el cuestionario de dimensión estratégica de la información y analizar la información obtenida conjuntamente con el plan general del estudio. V. Explotación de la base de datos de oferta formativa PASO 5 El siguiente paso consiste en obtener de la base de Datos de oferta formativa los contenidos correspondientes al grupo de demanda de la empresa. GRUPO DE DEMANDA La base de datos de oferta formativa que se entrega en formato digital está organizada en base a los grupos de demanda. Las acciones formativas recomendadas para CONTENIDOS GENERALES cada uno de los grupos de demanda se obtienen por niveles (directivo, operativo y técnico). VI. Filtrado de contenidos PASO 6 DIMENSIÓN ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN FILTRADO DE LOS CONTENIDOS PLAN GENERAL DEL ESTUDIO Una vez se han obtenido los contenidos generales, la labor del consultor se centrará en filtrar esos contenidos de acuerdo a las características particulares de la PYME. Mientras el grupo de demanda ha servido en el paso anterior para obtener los contenidos generales, el plan general del estudio y la dimensión estratégica de la información servirán en este paso para filtrar estos contenidos y obtener el Mapa de oferta formativa. Los resultados obtenidos, tras el filtrado de los contenidos resultantes de la explotación de la base de datos de oferta formativa, deberán ser debidamente estructurados por el consultor, de modo que la formación quede planificada de acuerdo a las necesidades de la PYME, según los objetivos fijados y dentro del plazo temporal estimado. El consultor, basándose en la información obtenida al analizar la dimensión estratégica de la información y el plan general del estudio, deberá planificar la formación adaptando los resultados y dando lugar al mapa de oferta formativa adaptado a la empresa. 11

12 A continuación se ofrece un gráfico global del conjunto de fases que hay que llevar a cabo para llegar al mapa de oferta formativa: MAPA DE OFERTA FORMATIVA PASO 1 INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA PASO 2 NIVEL DE DIGITALIZACIÓN PASO 3 GRUPO DE DEMANDA PASO 4 DIMENSIÓN ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN PASO 5 EXPLOTACIÓN DE LA BASE DE DATOS PASO 6 FILTRADO DE CONTENIDOS MAPA - OFERTA FORMATIVA Una vez llegados a este punto, el consultor estará en disposición de planificar la formación adecuada a las necesidades de la empresa y su posterior evaluación (ver apartados 7 y 8 de esta guía). El Anexo-3 recoge un ejemplo práctico de aplicación de este procedimiento, el cual servirá para ilustrar al consultor a la hora de utilizar esta guía de ayuda a la planificación de la formación en TICs. 12

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14 1 Información básica de la empresa

15 Información Objetivos de básica la Guía de la empresa Objetivos El objetivo a la hora de obtener la información básica de la empresa es concretar y consensuar los objetivos y características del plan de formación a fin de garantizar que la PYME entienda, asuma e interiorice las razones por las que le es conveniente realizar este estudio y determinar el alcance del trabajo (personas involucradas, responsable por parte de la PYME, plazo temporal en el que se extiende el plan de formación, etc.). Además será necesario identificar los datos generales de la empresa tales como razón social, sector de actividad, etc. El consultor contará con ayuda del personal de la empresa y se valdrá, en caso de ser necesario, de documentación de la PYME que el personal pueda suministrarle. A continuación se recoge el cuestionario de información básica de la empresa que puede servir de guía al consultor para realizar esta labor. 1.2 Cuestionario de información básica de la empresa A. Información general de la empresa: Razón social Dirección Teléfono Fax Página Web Sector de actividad (industrial distribución servicios) Año de creación de la empresa Forma jurídica/evolución Reparto de capital (%) Cifra de facturación Evolución de la facturación Beneficios/pérdidas Estrategia de la empresa (costes diferenciación especialización) 15

16 B. Información sobre el personal de la empresa B.1. Datos del máximo responsable de la empresa Nombre Puesto/cargo que ocupa Teléfono Años en el cargo B.2. Datos del personal de la empresa Número de trabajadores Evolución histórica Categoría profesional Trabajadores de planta Personal administrativo Cuadros intermedios Técnicos/ingenieros Cuadros directivos/gerente Grado de cualificación medio C. Áreas de interés de la empresa C.1. Ha realizado acciones formativas en la empresa los últimos 2 años? En que área? Estrategia/gestión general Finanzas/contabilidad Marketing/ventas Producción/calidad Tecnologías de la información Idiomas Otros C.2. A quién iban dirigidas estas acciones formativas? Trabajadores de planta Personal administrativo Cuadros intermedios Técnicos/ingenieros Cuadros directivos/gerente C.3. En caso de no haber realizado acciones formativas, por qué razón? Falta de tiempo Falta de presupuesto Inadecuación de la oferta formativa Otras razones 16

17 C.4. Cuáles de las siguientes áreas considera claves para el éxito de su empresa? Clasifique del 1 al 7: Estrategia/gestión general Finanzas/contabilidad Marketing/ventas Producción/calidad Tecnologías de la información Gestión de calidad Servicio postventa/servicio de asistencia técnica C.5. Conoce los siguientes términos relacionados con las NTIC? ERP / CRM Intranet / extranet e-commerce CAD / CAM / CAE PDM d d d Gestión del conocimiento Teletrabajo SAT / telemanteniemiento No Algo Medio Bastante Sí 1.3 Plan general del estudio Como resultado de este cuestionario y tras su análisis, el consultor obtendrá el plan general del estudio. A continuación se describe la estructura que este plan debe tener. I. Objetivos Es el apartado donde se recoge el grado de implicación de la empresa con el proyecto y, por lo tanto, las probabilidades de éxito del mismo. II. Alcance En función del grado de implicación de la empresa, el proyecto será más o menos ambicioso y el consultor definirá la amplitud del alcance del mismo. III. Datos generales de la empresa Estos datos se obtendrán mediante el cuestionario de información básica de la empresa y sirven para que el consultor tome contacto con la realidad de la empresa. Se trata de información que será de gran utilidad en el futuro del proyecto. 17

18 2 1Nivel de digitalización de la empresa

19 Nivel de digitalización de la empresa Descripción Existen varios mecanismos que pueden considerarse válidos para obtener el nivel de digitalización de la empresa, por lo que no resulta imprescindible la utilización de un procedimiento en concreto. Resultará igualmente válido un procedimiento específico como otros procedimientos más generales que traten este tema en concreto. Junto a este documento se adjunta un procedimiento de diagnóstico exclusivo para la identificación del nivel de digitalización de la empresa. (Ver Anexo 1), aunque podrá emplearse la guía de Autodiagnóstico para PYMES en la utilización de las TICs editada por SPRI. De forma general se establecen cinco niveles de digitalización que reflejan la progresiva adopción de NTIC por parte de cualquier empresa. NIVEL V digitalización NIVEL IV transacción Servicios electrónicos compartidos Actividades remotas Aplicaciones integradas NIVEL III interacción NIVEL II información Formalizar intercambios Correo Web Comunicaciones INTERNET Aplicaciones no integradas NIVEL I ofimática Ordenadores, ofimática y comunicaciones básicas Nivel inicial, denominado ofimática. Se trata de un nivel básico en el que la empresa únicamente dispone de ordenadores, ofimática y comunicaciones básicas, sin disponer de ningún tipo de aplicaciones. Los niveles intermedios, segundo y tercero, se diferencian principalmente en la formalización de intercambios. Mientras en el segundo nivel, nivel información, los intercambios no están formalizados, el nivel tres, nivel interacción, supone una formalización apoyada en medios digitales. En ambos casos la empresa dispone de aplicaciones aisladas y de acceso a internet. Los niveles superiores de transacción y digitalización suponen estados avanzados en los que las empresas cuentan con aplicaciones integradas y procesos digitalizados en mayor o menor medida. Muy pocas empresas se encuentran en el nivel cuatro de digitalización, mientras el nivel cinco queda reservado a excepciones puntuales y puede considerarse el nivel objetivo. Tras la aplicación del procedimiento de diagnóstico digital, el consultor habrá logrado posicionar a la empresa en uno de los cinco niveles de digitalización mencionados, encontrándose ahora en disposición de abordar el tercer paso de esta guía. 19

20 Grupos de demanda

21 Grupos de demanda Definición de grupos de demanda Un grupo de demanda puede definirse como el conjunto de PYMEs con un mismo nivel de digitalización y que además cumplen con otras características comunes. En el nivel más bajo de digitalización, por ejemplo, las PYMEs formarán parte de uno u otro nivel de demanda en función de la sensibilidad empresarial en nuevas tecnologías de la información y comunicación (NTIC), en niveles intermedios será el sector/actividad lo que determinará el grupo de demanda y en niveles superiores de digitalización lo hará el tipo de estrategia buscada. Si bien cada grupo de demanda reúne a un grupo de PYMEs con similares características, es lógico pensar que las necesidades formativas de las PYMEs situadas en un grupo de demanda serán las mismas, así como diferentes de las necesidades de otros grupos. Es decir, el grupo de demanda al que pertenece una PYME determinará en gran medida sus necesidades formativas. 3.2 Clasificación de grupos de demanda El objetivo es determinar el grupo de demanda en que estaría posicionada la PYME en función de las variables analizadas hasta ahora. Para ello se utilizarán los documentos obtenidos anteriormente, es decir, el nivel de digitalización de la PYME y el plan general del estudio. La primera diferenciación que se realiza a la hora de determinar los grupos de demanda es por el nivel de digitalización. Así, teniendo en cuenta los cuatro primeros niveles de digitalización, se diferencia entre el nivel más bajo, nivel I, los niveles intermedios, niveles II y III, y el nivel más alto, nivel IV. La razón de esta clasificación se debe a que PYMEs con las mismas características digitales tendrán las mismas demandas y necesidades en relación a las NTIC. El quinto nivel de digitalización es el nivel objetivo a alcanzar y, por lo tanto, no se considera en los grupos de demanda. Dentro del grupo de PYMEs situadas en el nivel de digitalización I, denominado ofimático, el factor que determina el grupo de demanda es la sensibilidad de la dirección de la empresa hacia las NTIC. Por un lado encontramos PYMEs con una mentalidad poco abierta a nuevos métodos de trabajo, a la incorporación de nuevas tecnologías y con poca o ninguna visión de las posibilidades que se les ofrecen. La principal causa de que existan PYMEs que se encuadren dentro de este grupo está en la mentalidad del dueño o gestor de la empresa, por lo que será ahí donde habrá que influir para que la empresa avance en la digitalización. 21

22 Al otro lado tenemos aquellas PYMEs que tienen una mentalidad de mejora, de progreso y abiertas a la introducción de cambios y nuevas tecnologías. Así, aparecen los dos primeros grupos de demanda: Grupo A: Baja sensibilidad al valor de las NTIC para el negocio. Grupo B: Expectativa al valor de las NTIC para el negocio. Entre las empresas situadas en los niveles II y III de digitalización aparece el factor actividad como aspecto esencial a la hora de determinar el grupo de demanda. Así se hace una clara diferenciación entre empresas incluidas en cada una de las siguientes actividades: servicios, distribución e industria. En base a este factor diferencial, los tres grupos de demanda dentro del nivel II de digitalización son los siguientes: Grupo C: Empresas de servicios Grupo D: Empresas de distribución Grupo E: Empresas industriales Así mismo, para empresas situadas en el nivel de digitalización III diferenciaremos tres nuevos grupos de demanda en base al factor actividad: Grupo F: Empresas de servicios Grupo G: Empresas de distribución Grupo H: Empresas industriales A partir del nivel IV de digitalización, las NTIC no son ya meros instrumentos o herramientas facilitadoras, sino que redefinen los negocios existentes y crean otros nuevos, constituyéndose en auténtico elemento motor de la estrategia empresarial. En este sentido, el factor que determinará el grupo de demanda de las PYMEs será el tipo de estrategia buscada y que el consultor extraerá tras valorar el plan general del estudio obtenido como resultado del Paso 2. Los dos grupos dentro de este IV nivel serán: Grupo I: Búsqueda de ventajas competitivas basadas en NTIC Grupo J: Integración cadena valor 22

23 La siguiente tabla recoge el grupo de demanda correspondiente a la empresa objeto de análisis en función del nivel de digitalización y de la información extraída del plan general del estudio: Nivel I + Plan General del Estudio Baja sensibilidad valor de las NTIC Expectativa valor de las NTIC Nivel II + Plan General del Estudio Servicios Distribución Industrial Nivel III + Plan General del Estudio Servicios Distribución Industrial Nivel IV + Plan General del Estudio Integración cadena valor Búsqueda ventajas competitivas Grupo A Grupo B Grupo C Grupo D Grupo E Grupo F Grupo G Grupo H Grupo I Grupo J

24 4 Dimensión estratégica de la información (DEI)

25 Dimensión estratégica de la información (DEI) Objetivos El objetivo es definir la situación de la empresa respecto a las variables que forman el factor dimensión estratégica de la información: número de productos, número de clientes, número de proveedores y número de centros operativos/organización de la empresa. A continuación se recoge un cuestionario que el consultor puede utilizar para definir la influencia del factor dimensión estratégica de la información en la empresa. De este cuestionario se pretenden obtener características que, junto con el nivel de digitalización de la PYME y el plan general del estudio, determinarán las necesidades de formación de la PYME, por lo que las respuestas se deberán ajustar lo más posible a la realidad. Todo desajuste irá en contra de los intereses de la empresa. 4.2 Cuestionario DEI A. CLIENTES A.1. Número total de clientes A.2. Número de clientes habituales A.3. Número de ofertas (comercialización) A.4. Número de transacciones (pedidos recibidos) A.5. Existencia de clientes internacionales A.6. Dependencia de los clientes: Imponen, tecnológicamente, las pautas a seguir? B. PROVEEDORES B.1. Número total de proveedores B.2. Número de proveedores habituales B.3. Número de referencias que se compran B.4. Número de presupuestos solicitados B.5. Número de transacciones (pedidos realizados) B.6. Existencia de proveedores internacionales B.7. Dependencia de los proveedores: Imponen tecnológicamente las pautas a seguir? C. PRODUCTOS C.1. Número de productos que la empresa fabrica y comercializa C.2. % de estandarización de productos comercializados 25

26 D. CENTROS OPERATIVOS / ORGANIZACIÓN D.1. Número de centros operativos D.2. Cuál es la organización interna de la empresa (centros de coste, etc.) 4.3 Resultados La dimensión estratégica ejerce de factor personalizador para cada empresa, de forma que necesidades formativas peculiares sean igualmente tenidas en cuenta. Cada una de las cuatro variables de las que está formado el factor dimensión estratégica de la información (clientes, proveedores, productos y centros operativos/organización de la empresa) tendrá influencia y serán, por lo tanto, origen de nuevas necesidades formativas en caso de implicar el manejo de un volumen de información elevado para la empresa. A continuación se exponen los criterios a utilizar para poder evaluar si cada una de las cuatro variables que engloba el factor dimensión estratégica de la información genera la necesidad de manejar grandes cantidades de información. Existen algunos indicadores considerados clave para cada una de las variables, mientras que otros indicadores servirán de apoyo. Clientes Existe una serie de componentes que influyen sobre la cantidad de información que la empresa debe manejar en relación con sus clientes. Dentro de estos componentes, los más importantes son las que hacen ver el volumen de transacciones (pedidos/ofertas) que la empresa debe manejar. Independientemente del número de clientes habituales o totales de la empresa o de su carácter nacional o internacional, para ayudar a comprender la complejidad de la información que se maneja, resultan especialmente significativos los indicadores que miden el grado de actividad en relación con sus clientes. En caso de que estos indicadores identifiquen la necesidad de manejar grandes volúmenes de información, la variable se convertirá en fuente de nuevas demandas formativas para la empresa. El número de clientes totales y habituales de la empresa, además de para comprender la complejidad de la información que se maneja, puede ser útil para analizar el grado de dependencia de la empresa hacia sus clientes, pues esto puede igualmente ser fuente de nuevas demandas formativas derivadas de imposiciones por parte de los clientes. Proveedores Al igual que ocurre con los clientes, existen muchos componentes relacionados con los proveedores cuyo alto grado puede suponer nuevas demandas formativas. Sin embargo, el número de proveedores es el indicador clave en este apartado, siendo éste, apoyado por otros indicadores de menor relevancia, el que indique la cantidad de información que la empresa debe manejar respecto a sus proveedores. Productos Independientemente de si se trata de una empresa que fabrica/transforma gran cantidad de productos, el indicador más importante de esta variable es el número de productos que la empresa comercializa. Una empresa que no fabrique ningún producto puede dedicarse a la comercialización de un elevado número de ellos y, por lo tanto, demandar una formación específica, relacionada con la necesidad de gestión de carteras voluminosas y por tanto con necesidades específicas de sistemas soporte. 26

27 Además del número de productos, resulta igualmente significativo el grado de estandarización de los productos que se fabrican/transforman. Cuanto mayor sea el grado de personalización que la empresa ofrece en sus productos (llegando al caso extremo de fabricación a medida), aumentará la cantidad de información que es necesaria manejar. Resulta especialmente destacable el caso de las empresas industriales, las cuales en caso de fabricar un gran número de productos personalizados o fabricar productos a medida (bajo plano, etc.) demandarán formación relacionada con el diseño y fabricación de los mismos. Centros operativos/organización de la empresa El número de centros operativos es equiparable a la organización interna de la empresa en la medida en que disponer de centros distribuidos o estar organizada por centros de coste tiene, respecto al grado de información a manejar, similares implicaciones. Por este lado resulta sencillo diferenciar si esta variable es fuente de demandas específicas, pues en caso de disponer de centros distribuidos o estar organizada por centros de coste, la empresa demandará formación concreta para dar solución a los problemas que esto plantea. Sin embargo, resulta igualmente necesario tener en cuenta la red comercial y de distribuidores de la empresa, pues pese a que puede no ser personal de la empresa (representantes, etc.), influye directamente en la organización de la empresa y puede ser fruto de nuevas demandas formativas

28 5 Explotación de la base de datos

29 Explotación de la base de datos Descripción Una vez que se ha determinado el grupo de demanda en que está incluida la PYME, se procederá a localizar en la base de datos las acciones formativas recomendadas que correspondan a dicho grupo de demanda. Los contenidos que se obtienen están estructurados en tres niveles: directivo, operativo y técnico. Para conocer más en detalle como está estructurada la base de datos y los criterios seguidos para su confección, revisar el anexo 2. El formato digital en el que se entrega la base de datos hace posible realizar búsquedas y clasificar el mismo en función del nivel en la empresa y del grupo de demanda según el consultor considere óptimo, por lo que este trabajo resulta sencillo y supone un ahorro importante de tiempo. Debe tenerse en cuenta que puede darse el caso de que no existan acciones formativas dirigidas a un nivel de la empresa para un determinado grupo de demanda (por ejemplo no existen contenidos a nivel técnico para el grupo de demanda A ya que la formación en este caso irá dirigida únicamente a los niveles directivos), mientras que en otros casos ocurrirá que para cada nivel y cada grupo de demanda se señalen varios contenidos. A continuación se presenta un resumen de las necesidades comunes de las empresas que pertenecen a cada uno de los grupos de demanda y el enfoque que deben tener los contenidos obtenidos al explotar la base de datos. 5.2 Grupo A Nivel I de digitalización. Baja sensibilidad del valor de las NTIC para el negocio Necesidades Las empresas situadas dentro del grupo de demanda A se caracterizan por partir del nivel de digitalización más bajo y por no tener expectativas de mejora en este aspecto a corto plazo. Las empresas incluidas en este grupo demandarán sensibilización y formación, entendida como información acerca de las posibilidades existentes en el mercado y de las ventajas que éstas supondrían para evolucionar en su negocio, ya que el desconocimiento es su mayor barrera. Pese a que el propio gestor o dueño no demandará formación ni información, resulta necesario enseñarle las ventajas que obtendrá por el avance en la digitalización de su empresa, para lo que seminarios y casos reales de empresas similares se antojan como la mejor solución. 29

30 Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa La empresa cuenta con un nivel directivo o responsable que no está muy sensibilizado respecto a las posibilidades que las NTIC le ofrecen para la mejora de la competitividad de su negocio y, por lo tanto, normalmente no realiza acciones formativas ni adopta ninguna solución tecnológica. Los contenidos estarán orientados a la sensibilización sobre gestión NTIC. Intentar pasar directamente a explicar las herramientas, aplicaciones, etc., existentes sería contraproducente al no atacar el problema real de este caso. Se trata, probablemente, del paso más difícil a dar en el proceso de digitalización de una empresa. El máximo responsable de la misma, siendo reacio a la adopción de NTIC, no permite a la empresa avanzar en la digitalización. Siendo un problema de mentalidad, la labor a realizar está más relacionada con la concienciación y sensibilización, mientras que una vez superado este primer grupo de demanda, las necesidades formativas estarán relacionadas con herramientas o aplicaciones en concreto. Respecto a las posibles necesidades particulares de una empresa, no son destacables en este primer grupo de demanda, pues en caso de que el máximo responsable tuviera algún interés, probablemente habría avanzado, aunque sólo fuera levemente, en la digitalización de su empresa. 5.3 Grupo B Nivel I de digitalización. Expectativa de valor de las NTIC para el negocio Necesidades Estando dispuesto a avanzar en la digitalización de la empresa y sin saber hasta qué punto espera llegar, formación/información y posibles ayudas se convierten en los puntos clave para impulsar el proceso. Las subvenciones son un importante incentivo, pues tratándose de PYMEs con recursos escasos y que hasta el momento no han invertido prácticamente ningún dinero en la digitalización de la empresa, conseguir y justificar internamente el dinero a emplear en esta labor puede ser el principal problema con el que se encuentren. Mediante la ayuda económica a través de subvenciones se puede lograr arrancar una serie de proyectos en este sentido que sirvan para abrir los ojos de las ventajas que se obtienen y comenzar un camino hacia la digitalización de la empresa. Además de subvenciones, la formación/información también será un elemento clave, ayudando a la toma de las mejores decisiones y en caso de desconocer las nuevas tecnologías aplicables, un punto de partida necesario para cualquier PYME Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Teniendo en cuenta la gran diferencia existente entre el grupo de demanda anterior y éste respecto a la percepción de las NTIC como una posible fuente de ventajas competitivas, se tratará de un grupo al que hay que dedicar un gran esfuerzo. Empresas que se encuentran en este grupo pueden ser empresas que hayan cambiado recientemente de máximo responsable y conozcan las ventajas que las NTIC pueden aportarles o empresas que cuentan con un responsable que, aunque aprecia las posibilidades existentes, tenga ciertas barreras para avanzar en la digitalización de su empresa: rechazo por la novedad, desconfianza en la madurez de la tecnología, falta de presupuesto, etc. 30

31 Empresas que se encuentran en este grupo de demanda tienen un gran potencial de mejora en cuanto a la digitalización de la empresa, por lo que resulta muy importante que reciban una formación adecuada en este primer momento. Esta formación debe servirles para conocer las posibilidades existentes pero, al mismo tiempo, debe hacerles ver el proceso de evolución lógico, evitando intentos de avanzar demasiado rápido que pueden llegar a frenar el posible recorrido por una mala experiencia. Los contenidos estarán enfocados hacia la información y capacitación sobre gestión NTIC. Siendo éste un enfoque común a todas las empresas de este grupo de demanda, se trata de un grupo en el que puede haber muchos intereses por parte de la empresa por formarse en NTIC que afecten directamente a áreas concretas de la empresa (sobre todo los procesos básicos de mayor coste administrativo). Es aquí donde la labor del consultor resulta importante a la hora de traducir los intereses generales de la empresa recogidos en el plan general del estudio, en formación útil y lógica para la empresa y su situación. 5.4 Grupo C Nivel II de digitalización. Empresas de servicios Necesidades En este grupo de demanda se incluyen las empresas cuya especialización resulta intensiva en servicios y que cuentan ya con ciertos medios digitales que podría decirse constituyen el primer paso para avanzar en la digitalización. Las demandas estarán inicialmente relacionadas con las relaciones internas y, más concretamente, la demanda de herramientas que faciliten el intercambio interno de documentación. Esta primera demanda servirá, probablemente, como punto de partida de posteriores demandas. Una vez que la empresa cuenta con correo electrónico, la formalización de los intercambios internos de información será el preámbulo de los intercambios con agentes externos. Independientemente de factores que sí pueden influir en empresas que se dediquen a otro tipo de actividad, una de las siguientes demandas de una empresa de servicios de nivel II estará orientada al intercambio de información con clientes y proveedores. El punto crítico de las empresas de servicios es el trato con sus clientes, por lo que probablemente la demanda venga relacionada con mejorar este trato con los clientes más que con los proveedores. Respecto a demandas específicas estrechamente ligadas con la actividad productiva de este tipo de empresas, siendo empresas que venden intangibles, demandarán algún tipo de solución que les permita el manejo estandarizado de la documentación que generan y utilizan. También podría ser interesante algún tipo de solución que les permita una gestión avanzada de documentación o mecanismos para compartir conocimiento Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Las PYMEs situadas en este nivel de digitalización contarán por el hecho de incluirse en este grupo, con una serie de contenidos comunes a todas ellas y orientadas hacia la formalización de intercambios internos, la formalización de intercambios externos y la mejora de los procesos clave. Además, para este grupo de demanda deberán tenerse en cuenta las variables de la dimensión estratégica de la información con el fin de filtrar los resultados extraídos de la base de datos, según se realiza en 31

32 el paso 6 del procedimiento. De este modo, si una empresa de servicios situada en este nivel cuenta con un número de productos elevado existirá otro enfoque en los contenidos orientado hacia el manejo estandarizado de la documentación. Del mismo modo, si es elevada la variable número de clientes, siempre haciendo referencia a la dimensión estratégica de la información, destacará el enfoque hacia la gestión de clientes, mientras que si es considerable el número de proveedores el enfoque estará orientado con gestión de proveedores. En caso de tratarse de una PYME con centros distribuidos, existirá otro enfoque relacionado con gestión interna de la información, buscando el que los diferentes centros estén coordinados y compartan información. Hay que aclarar que estos enfoques no son excluyentes al no serlo las variables de la dimensión estratégica que los generan. Finalmente, las inquietudes de la PYME servirán para identificar enfoques de contenidos adicionales que personalicen el modelo al caso concreto de cada empresa. 5.5 Grupo D Nivel II de digitalización. Empresas de distribución Necesidades Las empresas a las que hace referencia este grupo de demanda, son iguales a las del grupo C en cuanto a medios digitales, pero con la diferencia de que de alguna forma su actividad resulta intensiva en distribución. En este nivel de digitalización, factores como el nº de clientes, nº de productos o nº de proveedores, son factores condicionantes de la dimensión de la oportunidad tecnológica para las empresas de distribución. Las empresas incluidas en esta actividad, debido al servicio que ofrecen a sus clientes, necesitarán controlar la información clave del negocio como rutas, vendedores, transporte, plazas, etc. así como gastos y rentabilidad de las operaciones individuales. Esto puede ser origen de determinadas demandas específicas. Existen otras demandas que serán, en cierta forma, similares a las de las empresas de servicios en lo que se refiere a la satisfacción de las necesidades de realizar intercambios de información con los clientes. Finalmente, teniendo en cuenta que muchos de los empleados de la empresa estarán desplazados y desplazándose continuamente por el trabajo en sí, existirán necesidades para mejorar las comunicaciones internas de los empleados. Estas necesidades estarán relacionadas con movilidad y transmisión de información al momento Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Los enfoques principales de los contenidos estarán relacionados con la gestión de la información crítica del negocio, comunicación con los empleados desplazados y coordinación de los mismos. Las variables de la dimensión estratégica de la información indican los enfoques más específicos para cada grupo. En este caso, si el número de clientes es alto, existirá otro enfoque de contenidos relacionado 32

33 con gestión de clientes, mientras que si la importancia reside en el número de proveedores, estará relacionado con la gestión de proveedores. En el paso 6 del procedimiento, al igual que ocurre en el caso anterior, las inquietudes de la PYME servirán para identificar enfoques de contenidos adicionales que personalicen el modelo al caso concreto de cada empresa. 5.6 Grupo E Nivel II de digitalización. Empresas industriales Necesidades Este grupo de demanda incluye a las empresas cuya actividad es intensa en el plano industrial y que son similares a las de los dos grupos anteriores en cuestión de aplicaciones y comunicaciones. Una empresa industrial que se encuentra en el segundo nivel de digitalización demandará, sobre todo, soluciones NTIC para áreas concretas de su empresa, sin pensar en integraciones, etc., que llegarán según vaya avanzando en el nivel de digitalización. Por esta razón, dependiendo de las características concretas de la PYME industrial, las demandas serán diferentes. Sin embargo existe una serie de factores comunes a todas las empresas industriales, que supondrá demandas genéricas como control de stocks/proveedores, de pedidos y facturación, organización de la producción, etc Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Las PYMEs tendrán una serie de contenidos comunes que vienen dados de acuerdo a su nivel de digitalización y en función de su sector. Estos contenidos estarán orientados hacia planificación y gestión de la producción, gestión comercial, y gestión de pedidos. Si además se tienen en cuenta las variables de la dimensión estratégica, como procede en el Paso 6, y una o varias de ellas suponen un factor determinante o crítico para la empresa, esto generará nuevos enfoques de contenidos para la PYME. Así, para la PYME cuyo número de productos sea alto se generarán contenidos enfocados hacia el diseño e ingeniería de productos. Ocurrirá lo mismo para el caso de las empresas que trabajen bajo pedido, aunque no cuenten con un gran número de productos. Si la PYME cuenta con un alto número de clientes, destacarán los contenidos enfocados hacia la gestión de clientes, y hacia la gestión de proveedores si ocurre lo mismo con el número de proveedores. En caso de contar con centros distribuidos, la mejora de la comunicación interna/agilidad movimiento información serán los enfoques de los nuevos contenidos. Una vez más, las inquietudes de la PYME servirán para identificar enfoques de contenidos adicionales a la base de datos que personalicen el modelo al caso concreto de cada empresa. 33

34 5.7 Grupo F Nivel III de digitalización. Empresas de servicios Necesidades En este grupo de demanda se incluyen las PYMEs con un nivel de digitalización III y además con una especialización intensiva en servicios. Dentro de las PYMEs que se dedican a las actividades de servicios, la formalización de las relaciones exteriores y la optimización del trabajo interno serán, independientemente de cualquier otro factor, las soluciones más demandadas. En este sentido y, teniendo en cuenta que una PYME de este grupo tendrá ejecutivos de viaje, existe la necesidad de mantener en constante contacto a los comerciales con las oficinas centrales. La empresa demandará soluciones que permitan el acceso a la información común como información de ventas, detalles de clientes, etc. Además, buscando agilizar la relación con los clientes, se generan necesidades relacionadas con la apertura hacia el exterior de la empresa. La empresa necesitará mostrar su oferta al mercado y por ello puede surgir la necesidad de utilizar internet aplicada a la relación con clientes. El objetivo último será que la relación con los clientes pueda realizarse de forma totalmente digital e incluso on-line, avanzando mediante soluciones intermedias que permitan avanzar poco a poco Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Los contenidos que corresponderán a las PYMEs de este grupo de demanda estarán enfocados a la integración de aplicaciones y bases de datos/sistemas de información integrados, coordinación interna/intranet, y trabajo a distancia / teletrabajo. Si en el Paso 6 del análisis de la dimensión estratégica de la información resulta que el número de clientes, el número de proveedores o el número de productos es considerado alto, la empresa intentará ofrecer de forma abierta algún servicio relacionado con la variable destacada. En cualquier caso se trata de cosas que no son excluyentes y una empresa puede estar interesada en las posibilidades que internet ofrece para mejorar la relación con los clientes o con los proveedores y procesos, basándose en el uso de páginas web avanzadas que ofrezcan posibilidades de apertura al exterior de los procesos críticos. 34

35 5.8 Grupo G Nivel III de digitalización. Empresas de distribución Necesidades Dentro de las PYMEs que se dedican a las actividades de distribución y que han alcanzado un nivel de digitalización III, las demandas estarán relacionadas con la gestión de clientes y la distribución. La gestión de clientes abarca toda la información relativa a los clientes: información general, presupuestos, pedidos, seguimiento de envíos, facturación y pago, etc. La empresa necesitará ofrecer este servicio a sus clientes de forma abierta (internet), lo que probablemente supondrá integrar determinadas aplicaciones aisladas hasta ese momento. En relación a la distribución, destacan la planificación de envíos, depósitos de distribución, optimización de rutas, etc. Las empresas de distribución pueden verse de alguna forma obligadas a contar con alguna utilidad que les permita realizar una gestión de distribución y logística, y en función de ella elegir las rutas óptimas de reparto que les permitan ahorrar costes y ofrecer un servicio a precios más competitivos Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Las PYMEs situadas en este grupo de demanda tendrán ciertos contenidos coincidentes con las del grupo F ya que parte de sus necesidades irán en el mismo sentido, y por ello el enfoque de esos contenidos serán páginas web avanzadas/posibilidades de apertura de procesos críticos, integración de aplicaciones y bases de datos/sistemas de información integrados, coordinación interna/intranet, y trabajo a distancia/teletrabajo. Además, debido a necesidades específicas del sector, la gestión de distribución y logística es otro enfoque lógico que deberá ser tenido en cuenta. Si del análisis de la dimensión estratégica de la información que se aborda en el Paso 6 resulta que el número de clientes, proveedores o productos es alto, al igual que en el caso anterior, será ese el área que comprenda el proceso crítico de la empresa y el que la empresa intente ofrecer de forma abierta. En cualquier caso se trata de cosas que no son excluyentes y una empresa puede estar interesada en las posibilidades que internet ofrece para mejorar la relación con clientes o con proveedores. 5.9 Grupo H Nivel III de digitalización. Empresas industriales Necesidades Una vez alcanzado el nivel III de digitalización, en el que probablemente la empresa ha dado soluciones aisladas a sus problemas de diseño, producción, gestión comercial, gestión de pedidos y gestión de la 35

36 información relativa a clientes y proveedores, además de contar con alguna aplicación relativa a administración, la empresa buscará la integración de aplicaciones y apertura hacia el exterior. La integración de aplicaciones que en este nivel funcionan de forma aislada es algo que llegados a este punto surgirá como demanda natural. Una integración total de las aplicaciones supondría alcanzar un nivel de digitalización elevado, por lo que la empresa comenzará por la integración de determinadas aplicaciones relacionadas con el núcleo de su negocio. En este caso hablamos de la integración de la producción con la gestión y la administración como primer paso. Las demandas relacionadas con los clientes (independientemente del número) requerirán cierta integración de determinados sistemas volcados sobre la página web de la empresa. En caso de tratarse de la apertura hacia los proveedores, las empresas desearán realizar sus compras a través de la red y ligar sus demandas a la producción de la empresa, de forma que las necesidades generen pedidos de forma digital hacia sus proveedores Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Para las PYMEs situadas en el grupo H, PYMEs cuya actividad es intensa en el plano industrial y con un nivel de digitalización III, los contenidos estarán enfocados hacia páginas web avanzadas/posibilidades de apertura de procesos críticos, integración de aplicaciones y bases de datos/sistemas de información integrados, coordinación interna/intranet, y trabajo a distancia/teletrabajo. Si en el análisis de la dimensión estratégica de la información, a realizar en el Paso 6, resulta que el número de clientes, proveedores o productos es considerado alto, será ese el área que comprenda el proceso crítico de la empresa y el que la empresa intente ofrecer de forma abierta. En cualquier caso se trata de aspectos que no son excluyentes y una empresa puede estar interesada en las posibilidades que internet ofrece para mejorar la relación con los clientes o con los proveedores Grupo I Nivel IV de digitalización. Integración cadena valor Necesidades Las PYMEs situadas en el grupo I ya han digitalizado su proceso más crítico, aunque no está ligado con otras áreas de la empresa. Para formar parte de este grupo de demanda, se ha debido determinar que los intereses de la PYME están dirigidos hacia la integración de la cadena valor. Las empresas que tengan el objetivo de integrar su cadena de valor y digitalizarla en la medida de lo posible contarán con la integración de sus procesos como primera necesidad. Llegados a este nivel de digitalización la empresa cuenta con algún servicio digitalizado y abierto al exterior, pero también cuenta con otra serie de aplicaciones que no han sido integradas y que por lo tanto no están funcionando de la manera más eficiente posible. La integración de la totalidad de ellos es el objetivo final y por lo tanto sus necesidades irán encaminadas hacia ese fin. Las demandas concretas de las PYMEs que busquen integrar su cadena de valor serán, entre otras, integración del flujo de información proveedores empresa clientes, gestión de la calidad y gestión del conocimiento. 36

37 Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Los contenidos estarán enfocados hacia la integración del flujo de información proveedores empresa clientes, la gestión de calidad, la gestión del conocimiento y la cadena de valor virtual Grupo J Nivel IV de digitalización. Búsqueda ventajas competitivas Necesidades En este grupo de demanda están las PYMEs que aún contando con las mismas características digitales que las situadas en el grupo I, es decir, su proceso crítico está digitalizado, tienen otros intereses, estando enfocados estos hacia la búsqueda de ventajas competitivas. Independientemente de la actividad de la empresa, las supuestas ventajas competitivas de las empresas están siendo borradas por nuevos competidores que usan la tecnología para romper con lo establecido. Los conceptos de diferenciación y liderazgo en costes siguen siendo válidos, pero las nuevas tecnologías pueden suponer importantes avances en cualquiera de los dos casos. En este caso, las demandas de las PYMEs pueden ser más de solución a problemas concretos que se han identificado como claves en la empresa y fuentes de ventaja competitiva. La reducción de costes puede impulsarse mediante el uso de nuevas tecnologías que permitan a la empresa reducir desperdicios, ahorrar costes en compras y ventas, ahorrar tiempo, mejorar la productividad de las personas, etc. En búsqueda de la diferenciación, las PYMEs identificarán inicialmente qué factores serán claves en la obtención de esa diferenciación para, posteriormente, intentar mejorar su posición al respecto mediante el uso de nuevas tecnologías Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa Las contenidos correspondientes a este grupo de demanda estarán enfocados hacia la reducción de costes mediante la utilización de NTIC (compras, ventas, reducción de desperdicios, mejora de la productividad de las personas, etc.), y diferenciación: mejora del servicio al cliente, marketing personalizado. 37