ANEXO 1 ACTIVIDADES SUSTANTIVAS DEL PROCESO ESTANDARIZADO DE OPERACIÓN DEL FONDO DE SUSTENTABILIDAD

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Ignacio Flores Valenzuela
hace 6 años
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1 ANEXO 1 ACTIVIDADES SUSTANTIVAS DEL PROCESO ESTANDARIZADO DE OPERACIÓN DEL FONDO DE SUSTENTABILIDAD 1. Proceso estandarizado de operación. El Fondo de Sustentabilidad Energética cuenta con un Proceso Estandarizado de Operación (PEO), el cual determina de manera general, los procesos y actividades que realiza para conseguir su propósito. El PEO inicia con el proceso de Convocatoria. Durante éste, los esfuerzos se enfocan en la generación y publicación de convocatorias que, durante el proceso de Solicitud, permitirán a la comunidad científico-tecnológica, armar equipos, integrar documentos y presentar propuestas de proyectos que satisfagan las necesidades convocadas. Durante el proceso de Evaluación se revisa el mérito científico-tecnológico, la pertinencia, los impactos esperados y la relevancia de las propuestas presentadas, lo cual permite seleccionar aquellas que recibirán apoyo por el Fondo. En el proceso de Formalización se concreta la relación formal entre el Sujeto de Apoyo (quien llevará a cabo el proyecto) y el Fondo, se otorga el apoyo económico e inicia la vida del proyecto. A lo largo de la ejecución del proyecto se llevan a cabo las actividades de Seguimiento, en ellas se da acompañamiento al desarrollo del proyecto, se evalúan los resultados generados y se asesora en el correcto desempeño para asegurar impactos exitosos. Una vez concluido el proyecto se realiza el Finiquito y se da paso a la Medición de Impacto. Asimismo, el Fondo de Sustentabilidad Energética realiza otros procesos de soporte que involucran actividades tales como las dirigidas a los órganos colegiados (sesiones de Comisión de Evaluación, de Comité Técnico y de Administración, etc.), así como actividades de difusión, promoción, planeación y diseño de estrategias, evaluación de programas, etc. Que permiten llevar a cabo de forma óptima el PEO. 2. Actividades sustantivas por proceso. A continuación se presentan de manera enunciativa más no limitativa, las principales acciones sustantivas que se llevan a cabo en el Fondo de Sustentabilidad. Todas estas actividades se llevan a cabo con insumos y dirección de las autoridades del Fondo:

2 Proceso de Convocatoria Elaboración e Integración de las Bases, Términos de Referencia y documentación que resulte necesaria para la publicación de las Convocatorias y el apoyo a los proponentes (hojas de captura, modelos de propuesta financiera, cartas de adhesión, guías de usuario para la captura en el Sistema Informático de Administración de Proyectos del CONACYT (SIAP)). Preparación y puesta en marcha del SIAP de CONACYT para la recepción de las propuestas. Publicación de los documentos de convocatoria y apertura de la convocatoria. Proceso de Solicitud Atención a proponentes interesados en participar en las convocatorias. Preparación y coordinación de talleres de aclaración de dudas sobre las convocatorias. Monitoreo de las propuestas ingresadas al Sistema. Cierre de sistema y finalización del proceso de recepción de solicitudes. Emisión de estadísticas de cierre de convocatoria. Proceso de evaluación Revisión de cumplimiento de requisitos mínimos establecidos en la convocatoria. Preparación de la carpeta y presentación, de la información ejecutiva de las propuestas recibidas para la Comisión de Evaluación. Invitación y envío de carpeta a los miembros de la Comisión de Evaluación. Coordinación de la sesión de la Comisión de Evaluación. Revisión y firma de acuerdos de la sesión de la Comisión de Evaluación. Búsqueda de evaluadores para los grupos de evaluación. Contacto e invitación a los participantes en los grupos de evaluación detallada. Coordinación de los grupos de evaluación detallada. Integración de resultados derivados del proceso de evaluación detallada. Preparación de la carpeta y presentación, de los resultados de la evaluación detallada para la Comisión de Evaluación. Invitación y envío de carpeta a los miembros de la Comisión de Evaluación. Exposición de motivos sobre las propuestas y resultados derivados de la evaluación detallada en la sesión de la Comisión de Evaluación. Análisis de resultados del proceso de evaluación y recomendación al Comité de la Comisión de Evaluación.

3 Recolección de firmas para acuerdos de recomendación al Comité de la sesión de la Comisión de Evaluación. Proceso de formalización Preparación y envío de notificación de proyecto aprobado al Proponente. Preparación, contacto e invitación a la sesión de ajustes del Plan General del Proyecto. Coordinación y realización de la sesión de ajustes con el proponente. Revisión del expediente legal y administrativo del proyecto. Coordinación y firma del Convenio de Asignación de Recursos. Coordinación con la fiduciaria para la instrucción de pago de la primera ministración previa petición del Sujeto de Apoyo. Gestión del pago de la primera ministración al Sujeto de Apoyo. Proceso de seguimiento Preparación, contacto e invitación a reuniones de arranque de los proyectos. Coordinación y ejecución de reuniones de arranque de los proyectos. Seguimiento de las actividades y avance de los proyectos. Contacto permanente con los Sujetos de Apoyo. Asesoría y retroalimentación al desempeño y avance de los proyectos para asegurar el cumplimiento de sus objetivos y potenciar sus resultados. Preparación y convocatoria de reuniones de seguimiento. Coordinación y realización de reuniones de seguimiento. Orientación a Sujetos de Apoyo para cambios o ajustes en los proyectos. Coordinación para implementación oficial de ajustes en los proyectos ante instancias del Fondo. Revisión y seguimiento a la entrega oportuna de los informes técnico y administrativo del proyecto por etapa. Contacto e invitación de evaluadores para conformación de grupos de evaluación de los proyectos por etapa. Coordinación de la evaluación de los informes técnico y financiero de los proyectos por etapa. Integración de los resultados de la evaluación técnica y financiera por etapa. Identificación de oportunidades y vinculación durante el desarrollo de los proyectos. Aprovechamiento y difusión de resultados parciales. Seguimiento y coordinación de las actividades de cierre del proyecto. Coordinación de la evaluación de los informes técnico y financiero de cierre de los proyectos.

4 Proceso de finiquito Revisión complementaria técnica y financiera final del proyecto. Preparación de actas finiquito de los proyectos. Coordinación de firma de actas finiquito. Medición de Impacto Seguimiento periódico a los productos o entregables resultados de los proyectos. Levantamiento de información sobre impactos ex post. Integración de resultados de evaluación ex post. Actividades relacionadas con las sesiones del Comité Técnico y de Administración (CTyA) Planeación y organización de la sesión de CTyA en fecha recomendada por la Presidencia del Fondo. Revisión del estatus de los acuerdos en trámite del CTyA. Elaboración e integración de la carpeta para sesión del CTyA y todos los materiales de soporte. Elaboración de la presentación para la sesión del CTyA. Elaboración de las propuestas de acuerdos. Para las sesiones ordinarias, elaboración e integración de los informes del Secretario Técnico y el Secretario Administrativo. Contacto e invitación a los miembros del CTyA para su participación en la sesión. Envío de la carpeta de la sesión a los miembros del CTyA. Organización y logística de las sesiones del CTyA. Realización de las sesiones de CTyA. Elaboración del acta de la sesión y recabado de firma de acuerdos. Actividades relacionadas con las sesiones de la Comisión de Evaluación (CEVAL) Planeación y organización de la sesión de la CEVAL en fecha recomendada por ST. Revisión del estatus de los acuerdos de la CEVAL. Elaboración e integración de la carpeta para sesión de la CEVAL y todos los materiales de soporte. Elaboración de la presentación para la sesión de la CEVAL conforme a insumos provistos por ST. Elaboración de las propuestas de acuerdos.

5 Contacto e invitación a los miembros de la CEVAL para su participación en la sesión. Organización y logística de las sesiones de la CEVAL Realización de las sesiones de la CEVAL. Elaboración del acta de la sesión y recabado de firma de acuerdos. Otras actividades Control de expedientes y de información. Organización, coordinación y realización de presentaciones y eventos de difusión. Atención a requerimientos de información de la ciudadanía, así como de las instituciones de fiscalización y/o vigilancia. Control y actualización del SIAP.

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