Introducción a Excel

Transcripción

1 webpage: pedro 16 de agosto de 2013

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3 Nombrar Celdas y Rangos En Excel se pueden utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Se pueden crear nombres descriptivos para representar celdas, rangos de celdas.

4 Nombrar Celdas y Rangos Un nombre es una abreviación con significado que facilita la comprensión del propósito de una referencia de celda, una constante, una fórmula, o una tabla que puede ser difícil de comprender a primera vista.

5 Nombrar Celdas y Rangos Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y utilizar. Nombre definido Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una fórmula o una constante. Puede crear su propio nombre definido, aunque Excel en ocasiones lo hace automáticamente, por ejemplo cuando se establece un área de impresión. Nombre de tabla Es una recopilación de datos sobre un tema concreto que están almacenados en filas y columnas. Excel crea un nombre de tabla de Excel predeterminado Tabla1, Tabla2, etc. Este nombre puede ser cambiado para que tenga más significado.

6 Nombrar Celdas y Rangos Ambito de un nombre Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo concreta (nivel de hoja de cálculo local) o el libro completo (nivel de libro global). El ámbito de un nombre es la ubicación dentro del cual el nombre es reconocido sin cualificación.

7 Nombrar Celdas y Rangos Ambito local Si el nombre presupuesto1, su ámbito es Hoja1, este nombre si no está cualificado, sólo se reconoce en Hoja1, pero no entras hojas mientras no cuente con cualificación. Para utilizar el nombre en otra hoja de cálculo, se cualifica si lo precede al nombre de la hoja de cálculo: Hoja1!presupuesto1

8 Nombrar Celdas y Rangos Ambito Global Si el nombre presupuesto1, su ámbito es el libro, este nombre se reconocerá en todas las hojas de cálculo del libro, pero no en otros libros.

9 Nombrar Celdas y Rangos Un nombre debe ser único en su ámbito. Excel no permite que se defina un nombre que no sea único en su ámbito. Sin embargo, es posible utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos. Incluso es posible definir el mismo nombre para el nivel global, aunque una vez más el ámbito es único. Excel de forma predeterminada aplica una mayor prioridad al nivel de hoja de cálculo local sobre el nivel de libro global.

10 Definir y especificar nombres Se puede especificar un nombre mediante: El cuadro de Nombre de la barra de fórmulas Es la mejor forma de crear un nombre de nivel libro para un rango seleccionado. Creación de un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente a partir de rótulos existentes de filas y columnas mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo. Cuadro de diálogo Nuevo nombre Es lo mejor que se puede utilizar cuando se desea más flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo para especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o para crear un comentario de nombre (longitud máxima 255 caracteres). De forma predeterminada, los nombres utilizan referencias de celda absolutas.

11 Definir y especificar nombres Auditar nombres Busque un área con dos columnas en blanco en la hoja de cálculo (nombre y descripción). Seleccione una celda que será la esquina superior izquierda de la lista. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Utilizar en la fórmula, en Pegar y, a continuación, en el cuadro de diálogo Pegar nombres, haga clic en Pegar lista.

12 Definir y especificar nombres Reglas de sintaxis de los nombres A continuación se enumeran las reglas de sintaxis que necesita conocer para crear y modificar nombres. Caracteres válidos El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter subrayado ( ) o una barra invertida (\). el resto de los caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. Nota: Se pueden utilizar los caracteres en minúsculas y mayúsculas C, c, R o r como nombre definido.

13 Definir y especificar nombres Referencias de celda no permitida Los nombres no pueden ser idénticos a una referencia de celda, como Z$100 o RLC1. Los espacios no son válidos Use el carácter subrayado ( ) y el punto (.) como separadores de palabra. Longitud del nombre Un nombre puede contener hasta 255 caracteres. Distinción entre mayúsculas y minúsculas Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula en los nombres.

14 Nombrar Celda

15 Nombrar Rango

16 Ejercicios propuestos Para la asignación de nombres, utilizar el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. - Ejercicio 1.

17 Ejercicios propuestos Para la asignación de nombres, utilizar el administrador de nombres. Libre asignación de nombres. - Ejercicio 1. - Ejercicio 2. - Ejercicio 3. - Ejercicio 4.

18 Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel. Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de una hoja de cálculo que tienen formato de tabla. Al usar las características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

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20 Elementos de la Tabla Una tabla puede incluir los siguientes elementos: - Fila de encabezado. - Filas con bandas. - Columnas calculadas. - Fila de totales. - Controlador de tamaño.

21 Administrar datos de tabla Características de tablas que se pueden usar para administrar datos de tabla. - Ordenar y filtrar. - Aplicar formato a los datos de la tabla. - Insertar y eliminar filas y columnas. - Usar una columna calculada. - Mostrar y calcular totales de datos. - Garantizar la integridad de datos.

22 La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

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25 Las opciones de validación de datos se encuentran en la pestaña Datos y grupo Herramientas de datos

26 Importancia de la validación de datos La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.