SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CIERRE ADMINISTRATIVO DE OBRA PR-GA-28

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GA-28 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre de 2008 Primera Edición ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Fabrizzio Oviedo P. Gerente de Administración Rodrigo González R. Responsable Dirección Fernando Miguel F. Gerente General

2 1.- OBJETIVO Efectuar el proceso de cierre administrativo para las distintas obras en ejecución según la metodología y pautas que aseguren un efectiva liquidación de documentación y trámites de orden administrativo que surgieron del desarrollo de la obra en las áreas de contabilidad, bodega, adquisición, recursos humanos entre otros departamentos de apoyo a la ejecución de la obra. 2.- ALCANCE Este Procedimiento es aplicable a todas las obras en ejecución de Constructora LFM Ltda. 3.- RESPONSABILIDADES Gerente de Operaciones Supervisar los cierres administrativos de obras de la constructora. Administrador de Obra Validar el cierre administrativo de las obras bajo su ejecución. Jefe de Abastecimiento y Proveedores Confirmar el último folio de orden de compra emitido por la obra y anular las pendientes. Confirmar los cierres de créditos de proveedores generados a través de oficina central y comprobar el cierre de los obtenidos en obra. Administrativo de Obra Entrega de Carpetas de Vida de todos los trabajadores que estuvieron en la obra, adjuntando su último finiquito por cierre de faena. Informe de trámites laborales pendientes según trabajador, licencias médicas, obtención de cargas familiares, créditos sociales, préstamos particulares u otras situaciones que se hallan sin respuesta. Documentación de control de asistencias, control de cargos, u otro relacionado a responsabilidad del personal de la obra. Devolución de los fondos por rendir o cajas chicas. Emisión de informe de deudas con proveedores y subcontratistas. Cierre de créditos con proveedores de materiales o servicios. Devolución de documentación tributaria como guías de despacho, facturas, u otras, correspondiendo las copias de aquellas utilizadas y los originales de las no usadas. Entrega de último certificado obtenido de la Inspección del Trabajo del lugar de la obra. Devolución de los talones de formularios no utilizados. Devolución de documentación tributaria y legal de la empresa como RUT, declaraciones juradas, poderes notariales, que generen relaciones comerciales, establecer contratos, entre otras. Página 2 de 6

3 Bodeguero Entrega de inventario de materiales y equipos de bodega y envío de estos a bodega central. Devolución de equipos en arriendo. Retiros de equipos en mantención y redestinarlos según sean de arriendo o propios. Envío de los Informes de Cuenta Corriente de los Subcontratistas activos al cierre. Gerente de Administración y Finanzas Fiscaliza el cumplimiento de las responsabilidades del administrativo de obra y el bodeguero a través de auditoría de documentación, inventario de materiales y equipos, y otros medios de confirmación del proceso de cierre. 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios PR-GA-15. Procedimiento de Bodega PR-GA-16. Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-17. Procedimiento de Rendición de Gastos PR-GA-18. Procedimiento de Contratación y Finiquito Personal PR-GA-19. Procedimiento de Remuneraciones PR-GA-20. Procedimiento de Gestión y Control de Recurso Humano PR-GA-21. Procedimiento de Pago de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-25. Procedimiento de Facturación a Cliente PR-GA-26. Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27. Procedimiento de Mantención Máquinas y Equipos PR-GA-29. Procedimiento de Subcontrato PR-GA-30. Procedimiento de Planificación y Programación de Obra PR-GO-34. Procedimiento de Instalación de Faena PR-OA-35. Procedimiento de Ejecución y Control de Obras PR-GO-36. Procedimiento de Control Técnico de Obras PR-GO-37. Procedimiento de Control Administrativo de Obras PR-GO-38. Procedimiento de Término de Obras PR-GO TERMINOLOGIA TÉRMINO Liquidación de Obra DEFINICIÓN Cierre del proceso de una obra en sus distintas áreas, por ejemplo administrativa, operativa, técnica u otras. Página 3 de 6

4 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades El proceso de Cierre Administrativo de Obra implica llevar a buen fin todos los procesos administrativos que se han desarrollado en la ejecución de una obra que permitan el cumplimiento de las disposiciones legales, laborales y aquellas establecidas con el mandante Liquidación de Cierre de Recursos Humanos Existen distintos aspectos que el Jefe de Personal y el Administrativo de Obra deben procesar en el cierre de una obra con la finalidad de generar los informes pertinentes a las distintas instituciones relacionadas: Carpetas de Vida del Trabajador: se deben reunir todos los antecedentes de cada trabajador durante la obra, principalmente los relacionados con el contrato de trabajo y sus anexos, observaciones y amonestaciones respecto a su actuar en el trabajo, finalmente su último finiquito por cierre de faena o en el defecto que éste no halla sido concretado, la carta de aviso emitida a la Inspección del Trabajo del lugar de desarrollo de faena, ninguna carpeta debe ser presentada sin estos últimos documentos que finalizan la relación contractual con el trabajador. Informe de Pendientes: se debe generar un documento a través del registro Trámites Pendiente de Personal de Obra : FO28-GA-01, en el cual se señalarán todos los procesos que no se han concretado en la relación del trabajador con la empresa e instituciones, tales como préstamos pendientes de pago, deudas por cargos de responsabilidad, trámites ante la caja de compensación por presentación de licencias médicas, obtención de cargas familiares, créditos sociales u otras situaciones que se hallan sin respuesta. Libro de Control de Asistencia: se deben archivar y enviar a oficina central todos los libros de control de asistencia del período de ejecución de obra. Certificado Laboral: debe entregarse el certificado laboral al mandante para respaldar el último estado de pagado facturado, en caso de quedar pendiente se debe generar una carpeta de respaldo para que el responsable de la obra la utilice al momento de solicitarlo. Respaldo de Procesos de Cierre Mensual: devolver archivados según mes los respaldos de los procesos de cierre mensual de sueldos, las liquidaciones de sueldos firmadas, los comprobantes de anticipos u otro comprobante de entrega de dinero relacionado al trabajador Liquidación de Cierre de Administración y Bodega Existen distintos aspectos que el Administrativo de Obra o Bodeguero deberán liquidar en un proceso de cierre de una obra en las relaciones internas como la finalización de relaciones comerciales externas con Página 4 de 6

5 proveedores y subcontratistas, de tal modo que no existan omisiones ni pendientes que generen repercusiones económicas ni pérdidas de tiempo. Fondos por Rendir o Cajas Chicas: el proceso de la última rendición de gastos o caja chica será según el procedimiento normal, sin embargo, no se pedirá la reposición del monto sino que la diferencia de dinero no utilizada se depositará en cuenta corriente de la empresa. Proveedores y Subcontratistas: se emitirá un informe de deudas de proveedores y subcontratistas indicando el detalle de la factura pendiente de pago, fecha de vencimiento, monto y una propuesta de pago acordada. Además se cerrarán los créditos originados por la obra informándoles oficialmente por medio de carta al proveedor y se archivará la recepcionada por ella. Devolución de documentación tributaria y legal: se devolverán todos los documentos, utilizados y no utilizados, relacionados con la representación de la empresa: RUT, declaraciones juradas, poderes notariales y los formularios tributarios que permitan generar procesos comerciales como guías de despacho, facturas u otras. Devolución formularios: se devolverán todos los formularios no utilizados en la ejecución de obra que tengan relación con los procesos internos. Inventario de Bodega: se efectuará un inventario final de materiales y equipos de bodega el que deberá ser auditado por la oficina central, se generará análisis y se determinará responsabilidad de las partidas con diferencias importantes las que deberán ser consecuentes con las determinadas en los inventarios periódicos de la obra, posteriormente se devolverán los materiales a bodega central; en caso de que el costo asociados a esta devolución por transporte y otros sea mayor al costo del material se generará un remate de materiales según registro Liquidación de Materiales : FO28- GA-02, donde los ingresos obtenidos serán depositados en la cuenta corriente de la empresa o entregados al Gerente de Operaciones para que los utilice y rinda por proceso de cierre de faena. Equipos en arriendo: se devolverán todos los equipos en arriendo y se liquidarán los gastos para que sean facturados, deberá informarse a Contabilidad de los arriendos facturados pendientes de pago para que sean considerados en el presupuesto de pagos pendientes. Equipos en Mantención: se deberá coordinar el reingreso a la obra de los equipos nuestros en mantención externa, es fundamental este proceso para las obras en ciudades distintas de la oficina central para evitar pérdidas o costos en el despacho. Respecto a los equipos externos se deberán liquidar las responsabilidades de la mantención, si corresponde a la obra se deberá solicitar la factura por la mantención e informarla a Contabilidad de oficina central para registrarla en presupuesto de pagos. Finalmente en los equipos en mantención interna, si son de nuestra propiedad deberán ser devueltos a bodega central para su redestinación, si son de propiedad de externos se deberán devolver para que nos facturen los costos de recuperación si no han sido reparados. Página 5 de 6

6 Cuenta Corriente Subcontrato: se emitirán los Informes de Cuenta Corriente finales de los subcontratistas activos al cierre, de tal modo que se cierre el crédito por compras bajo nuestra responsabilidad y con cargo al Subcontratista, este deberá ser enviado a Contabilidad para la liquidación final de los Subcontratos. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO F028-GA-01 Trámites Pendientes de Personal de Obra F028-GA-02 Liquidación de Materiales TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION Ninguna Jefe de RRHH Hasta finalizar trámites / destrucción 3 ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Departamento de RRHH Departamento de Contabilidad Ninguna Jefe de Contabilidad meses Duración Faena / destrucción 3 meses 8.- ANEXOS No aplica. Página 6 de 6