PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS ÍNDICE 1. OBJETO ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL... 2

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1 PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE INSTALACIÓN E INTEGRACIÓN DE HERRAMIENTAS DE TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE EXPEDIENTES DEL SENADO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS ÍNDICE 1. OBJETO ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL DETALLE DE LOS SERVICIOS QUE SE REQUIEREN INSTALACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INTEGRACIÓN CON LOS SISTEMAS DEL SENADO DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS FORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EQUIPO DE TRABAJO LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN ENTREGA Y CESIÓN DEL DERECHO DE EXPLOTACIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL GARANTÍA, SOPORTE Y MANTENIMIENTO PLAN DEL PROYECTO Y PLAZO DE REALIZACIÓN... 7

2 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es la adjudicación del contrato de servicios para la instalación e integración de herramientas de tramitación electrónica de expedientes administrativos en el Senado. Asimismo, se incluye el desarrollo de dos procedimientos de distinta complejidad utilizando las herramientas instaladas, de conformidad con lo previsto en el presente pliego y en el de cláusulas administrativas particulares. 2. ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL El Senado pretende abordar un proyecto de gestión de documentos y expedientes electrónicos de manera integral, según se contempla en el Plan Informático y de Comunicaciones , aprobado por la Mesa de la Cámara en su reunión del día 23 de febrero de Este proyecto persigue la eliminación paulatina del papel y la tramitación electrónica de los expedientes, desde la fase de captura e incorporación de los documentos electrónicos al gestor, hasta el archivo de expedientes electrónicos, incluyendo la gestión documental asociada a todo el ciclo de vida de los documentos y de los expedientes. Los objetivos del proyecto se adaptan a lo previsto por la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que impone a éstas la obligación de disponer de un registro administrativo electrónico general, de ordenar los procedimientos a través de expedientes electrónicos y de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados. Asimismo, la citada ley incorpora a la fase de iniciación, ordenación, instrucción y finalización del procedimiento el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos. Para la realización de este proyecto se han evaluado las distintas alternativas existentes para la tramitación electrónica de expedientes, buscando una opción que cumpliese como mínimo los siguientes requisitos funcionales: - Disponibilidad de un escritorio de tramitación desde el que los usuarios puedan gestionar sus expedientes. - Posibilidad de gestión de expedientes reglada basada en flujos (workflows), así como gestión no reglada de expedientes. - Incluir tanto la gestión documental como la fase de archivado de los expedientes electrónicos: creación de documentos y expedientes electrónicos cumpliendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), foliado, políticas de conservación, cuadro de clasificación, etc. 2

3 Asimismo, se han tenido en cuenta los siguientes requisitos tecnológicos de la solución: - Integración con el gestor documental del Senado: Alfresco. - Integración con el sistema de firma electrónica del Senado, basado en la - Posibilidad de integración futura con un sistema de portafirmas electrónico. - Disponibilidad del código fuente (Open Source) para su posible mantenimiento y evolución por parte del Senado. - Adaptación a la estrategia tecnológica para desarrollo de aplicaciones en el Senado: Tecnologías Java, JSF, Spring, Hibernate, Maven, etc. Tras la evaluación de las soluciones disponibles, se considera que la solución G-ONCE es la que mejor se adapta a las necesidades de tramitación electrónica de expedientes en el Senado. En este contexto se pretende instalar esta solución, así como desarrollar las integraciones necesarias con los sistemas existentes: gestor documental, gestor de identidades, servicios de firma, digitalización certificada, envío de comunicaciones y framework de desarrollo de aplicaciones. Una vez instalada, se realizará con ella el desarrollo de dos procedimientos electrónicos de distinta complejidad, lo que permitirá comprobar su correcto funcionamiento. 3. DETALLE DE LOS SERVICIOS QUE SE REQUIEREN Se requieren los servicios de instalación e integración de las herramientas de tramitación electrónica, así como el desarrollode dos procedimientos electrónicos sobre ellas, según se detalla en los apartados siguientes. El Senado proporcionará al adjudicatario el código fuente de los productos a instalar (todos ellos son de código abierto). La entrega deberá incluir el código fuente de todos los módulos, integraciones y adaptaciones a medida desarrollados por el contratista. 3.1 INSTALACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS El servicio incluirá la instalación completa y operativa de los siguientes componentes de la Plataforma G-ONCE en los tres entornos del Senado (Desarrollo, Preproducción y Producción): - Escritorio de tramitación G-TM: Permite al usuario realizar la gestión de los diferentes expedientes o trámites. 3

4 - Generador de formularios G-FORMS: Permite la generación de formularios dinámicos, almacenamiento de datos y posterior explotación de los mismos. - Gestor de documentos y expedientes G-EDE: Centraliza la gestión de expedientes electrónicos y documentos electrónicos, incluyendo los metadatos que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas de desarrollo. Incluye funciones de archivo electrónico. - Envío de comunicaciones: El sistema permitirá el envío de comunicaciones electrónicas utilizando la plataforma de correo electrónico y envío de SMSs del Senado. - Herramienta de administración PUA: Permite configurar cada uno de los componentes de G-ONCE de forma centralizada. 3.2 INTEGRACIÓN CON LOS SISTEMAS DEL SENADO Actualmente el Senado dispone de una infraestructura compuesta de un servidor vcenter y ocho hipervisores en 3 centros de datos. Se dispone de 3 clúster de alta disponibilidad compuestos de dos máquinas cada uno que albergan los servicios de la DMZ, Red Interna y Centro de respaldo. El backup de las máquinas virtuales se realiza con el producto de IBM Tívoli for virtual environments. Como base de datos el Senado utiliza Oracle Enterprise Edition, en diferentes versiones ( y ) que corren bajo AIX 6.1 en servidores Power 8 de IBM. El acceso a las aplicaciones se realiza mediante un sistema de autenticación única basada en el producto Oracle Single Sign-on sobre Oracle Internet Directory que delega la autenticación en el directorio activo de Microsoft. Las soluciones proporcionadas se deberán instalar en la plataforma de virtualización en X86 del Senado, basada en el hipervisor esxi de VMWare en su versión 6.0. Se deberán desarrollar las adaptaciones necesarias para integrar las herramientas instaladas con los siguientes sistemas del Senado: - Gestor documental: Todos los documentos y expedientes y sus metadatos, deberán almacenarse en el gestor documental Alfresco (5.1.x) - Gestor de identidades: La autenticación de los usuarios y su autorización (asignación de roles, etc.) deberá integrarse con el sistema de gestión de identidades del Senado. La asignación de roles a usuarios se realizará en el sistema de gestión de identidades del Senado, y su sincronización con las herramientas de la plataforma instalada se realizará automáticamente y sin necesidad de intervención manual. - Sistema de firma electrónica: La firma electrónica de documentos deberá integrarse con el sistema de firma electrónica del Senado, basado en la Se deberán contemplar como mínimo los siguientes niveles de firma: 4

5 o Con certificado digital o Con usuario y contraseña o Con usuario y contraseña, y validación con SMS. - Formularios desarrollados con el framework de aplicaciones del Senado: El sistema deberá integrarse no sólo con la solución G-FORMS, sino también con formularios desarrollados con el framework de desarrollo de aplicaciones del Senado, basado en tecnologías Spring, JSF e Hibernate. La integración deberá incluir la autenticación y autorización de usuarios. 3.3 DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS Una vez finalizada la instalación e integración de las herramientas, se desarrollarán dos procedimientos electrónicos sobre ellas en los tres entornos instalados: 1) Procedimiento de complejidad media, con las siguientes características aproximadas (los valores finales se concretarán durante la implantación): o Siete estados posibles del procedimiento. o Doce plantillas de documentos. o Ocho roles de usuarios implicados. o Desarrollo de algunos formularios con G-FORMS y otros con el framework de desarrollo de aplicaciones del Senado. o Permitir el envío de comunicaciones electrónicas en forma de y/o SMSs en ciertos estados del procedimiento. o Permitir anexar documentación a los expedientes mediante digitalización certificada de los documentos existentes en papel, integración con los componentes de digitalización certificada y firma del Senado (se probará con los tres niveles de firma disponibles). o Permitir el archivado de los expedientes que cumplan con una serie de criterios. Gestión de los expedientes archivados desde la herramienta GEDE, integración con el cuadro de clasificación, definición de políticas de conservación. 2) Procedimiento de complejidad baja, con las siguientes características aproximadas (los valores finales se concretarán durante la implantación): o Podrá ser un procedimiento independiente, o una ampliación del procedimiento anterior para un caso concreto de tramitación. o Seis estados posibles del procedimiento. o Cinco plantillas de documentos. o Cuatro roles de usuarios implicados. o Desarrollo de formularios con G-FORMS. 5

6 o Permitir el envío de comunicaciones electrónicas en forma de y/o SMSs en ciertos estados del procedimiento. o Permitir el archivado de los expedientes que cumplan con una serie de criterios. Gestión de los expedientes archivados desde la herramienta GEDE, integración con el cuadro de clasificación, definición de políticas de conservación. El proveedor realizará la implantación completa de estos procedimientos. Esto incluye la realización previa, en colaboración con el personal del Senado, del análisis y la documentación funcional asociada a ambos procedimientos. También está incluida su puesta en marcha en producción con usuarios reales. 3.4 FORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN A la terminación de los trabajos, o durante el trascurso de los mismos si se considera necesario, se entregará toda la documentación que permita comprender la naturaleza del trabajo realizado, lo que incluirá la documentación técnica detallada de cada uno de los módulos del sistema, así como la documentación funcional y manuales de usuario de cada uno de los dos procedimientos desarrollados. Asimismo, se realizará la transferencia de conocimientos mediante consultoría presencial en el Senado que permita a los técnicos de la Cámara disponer de los componentes en funcionamiento permanentemente, así como desarrollar nuevos procedimientos sobre los componentes instalados. La oferta debe incluir, y será objeto de valoración, los servicios necesarios para probar adecuadamente los módulos desarrollados así como para transmitir al personal técnico del Senado todos los detalles de los trabajos realizados. Se deberá especificar el número de jornadas que se dedicarán a estas tareas. 4. EQUIPO DE TRABAJO Los licitadores detallarán en sus ofertas el equipo de trabajo propuesto para la adecuada realización de los trabajos requeridos. A tal efecto, deberán detallar los técnicos que se propongan (iniciales de nombre y dos apellidos), su cualificación y certificaciones, así como su experiencia, que será objeto de valoración, en proyectos de instalación y desarrollo de procedimientos sobre las herramientas solicitadas en este pliego. El contratista no podrá modificar la composición del equipo de trabajo inicialmente propuesto en su proposición técnica salvo con el consentimiento expreso del Senado o fuerza mayor. En caso de sustitución de personal, los nuevos integrantes del equipo deberán disponer de un perfil de cualificación técnica igual o superior a la de los técnicos inicialmente propuestos. 6

7 5. LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN La instalación de los tres entornos y su integración con los diferentes sistemas podrá realizarse desde las instalaciones del contratista, salvo los trabajos que por limitaciones técnicas deban realizarse presencialmente en las instalaciones del Senado. El plazo de ejecución será de cinco meses, como máximo, a partir de la fecha de formalización del contrato. 6. ENTREGA Y CESIÓN DEL DERECHO DE EXPLOTACIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL A la terminación de los trabajos el contratista deberá entregar el código fuente de todos los módulos desarrollados y adaptaciones realizadas, así como todas las librerías con las que se haya construido el sistema, que deberán estar libres de derechos de uso para este fin, lo que el contratista declarará en documento firmado. El contratista cederá en exclusiva, sin ninguna limitación de uso o disposición y a perpetuidad el uso de los derechos de explotación del software a favor del Senado, tanto del código fuente desarrollado como de las adaptaciones realizadas. 7. GARANTÍA, SOPORTE Y MANTENIMIENTO Los trabajos realizados deberán contar con una garantía de al menos un año, a contar desde la recepción de los mismos, durante el cual el contratista se compromete a realizar sin coste alguno las subsanaciones de los errores que se detecten en los programas objeto del contrato. Los licitadores deberán incluir en sus propuestas las características del soporte y mantenimiento que, en caso necesario, se comprometen a prestar durante el periodo de garantía (recepción de incidencias, tiempos de respuesta y resolución, etc.). Entre las características del soporte y mantenimiento se deberá indicar el número de jornadas de asistencia técnica ofertadas. Se valorarán las condiciones de garantía, soporte y mantenimiento ofrecidas por los licitadores. 8. PLAN DEL PROYECTO Y PLAZO DE REALIZACIÓN Los licitadores deberán entregar un Plan del proyecto que será objeto de valoración, con especificación de la solución ofrecida, las tareas que se han de realizar y la planificación detallada de las fases del proyecto, incluida la puesta en marcha en los tres entornos de las instalaciones del Senado y la formación necesaria para su personal técnico (a nivel de servicio de la plataforma e desarrollo de nuevos procedimientos). 7