APOYO CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA FECHADEAPROBACIÓN: CÓDIGO: CPU-PRC12

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1 1. OBJETIVO: Establecer las actividades para definir los controles necesarios que permitan la correcta sensibilización y publicación de información de interés para usuarios y servidores públicos, utilizando los medios de comunicación internos, para que se apropien del contenido y hagan eco de ellos y, así, sensibilizar datos informativos, contenidos de los programas y demás información que se requiera dar a conocer. 2. DEFINICIONES: Campañas de comunicación interna: son herramientas y mecanismos de comunicación diseñados para los funcionarios, contratistas y colaboradores de la CGN, con el propósito de dar a conocer los programas y proyectos que se adelanten al interior de la entidad, como por ejemplo PIGA, GEL, SGC, COPASO, RIESGOS, MECI, etc. Comunicación organizacional: es el campo de actuación de la comunicación que busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades desde el punto de vista de la adecuada articulación de acciones y esfuerzos para lograr el propósito misional. Este es un campo fundamental, pues de su acertado manejo dependen las señales que la entidad envía hacia la sociedad, señales que, inevitablemente, revierten sobre su imagen y condicionan sus márgenes de credibilidad. Intranet: red informática circunscrita a la comunicación interna de los servidores públicos de la CGN. Una Intranet es un conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien definido dentro de una organización. Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización Medios de comunicación internos: los medios de comunicación interna dentro de una organización son muy diversos. La elección de unos u otros depende del desarrollo de la estrategia de comunicación que la empresa tenga prevista; así como también el grado de

2 penetración que cada uno de los canales ha logrado alcanzar en el público interno, mediante el accionar estratégico de los responsables del manejo de las comunicaciones; mantener una red de medios internos requiere de un uso intensivo de los tres recursos principales: tiempo, recurso humano y financiero. Sensibilización: dotar de sensibilidad o despertar sentimientos morales, estéticos, etc. Formato digital: es un estándar que define la manera en que está codificada la información en un archivo. Información: es lo que se obtiene del procesamiento de datos, es el resultado final de interés para entidades, usuarios y servidores públicos, entre otros. Pantalla: medio visual estratégicamente expuesto en la entidad para exponer información de interés. Pantallazo: captura de pantalla, es una imagen tomada por una computadora o un teléfono inteligente para capturar los elementos vistos en el monitor u otro dispositivo de salida visual. Publicación: difusión o comunicación de información para que sea conocida. Publicación Ocasional: difusión o comunicación de información expuesta de manera temporal en las pantallas. Publicación Permanente: difusión o comunicación de información expuesta de manera definitiva o sin fecha de terminación de publicación definida. Publicación Actualización: difusión o comunicación de información reemplazando una del mismo propósito ya existente. Líder del proceso: Persona que tiene la autorización de publicar información y es la responsable del contenido de la misma. 3. MARCO LEGAL: Ley 1450 del 16 de junio de 2011 Por medio del cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo , artículos 55, 56 y 58 relacionados con el derecho de

3 todas las personas de acceder a la información y comunicaciones, dentro de los límites establecidos por la constitución y las leyes. Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano. NORMA INTERNACIONAL ISO Sistema de Gestión de la Calidad NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 Gestión de la calidad en el sector público NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Política de Comunicación de la CGN Política editorial y de actualización de contenidos en el Portal (web, CHIP, BDME, Intranet) de la Contaduría General de la Nación Plan de Comunicación Pública 5. DOCUMENTOS ANEXOS: Ayuda Memoria

4 6. PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 2 Enviar solicitud diligenciada y analizarla El proceso que presente la necesidad de implementar una campaña de sensibilización, debe realizar la solicitud por medio de la mesa de servicio CA Service Desk Manager a Comunicación Pública. Nota: Si es necesario para la campaña el uso de las pantallas se debe entregar en los formatos digitales de correcta reproducción permitidos por las pantallas. Ejemplo: Presentaciones creadas en Power Point con diapositivas tamaño Presentación pantalla (16:9) y convertidas o guardadas como tipo Video Windows Media. Contando con un máximo de tres días hábiles para ser publicada. El proceso de comunicación pública evalúa, valida y verifica la pertinencia de los contenidos. Revisión y aprobación Si existen observaciones se devuelve al de contenidos proceso solicitante con las consideraciones registradas para que se realicen las correcciones y de nuevo se revise. Líderes de los procesos Prensa Comunicación pública Mesa de servicio CA Service Desk Manager Correo Electrónico

5 N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 3 Convocar a reunión para aprobar la estrategia de comunicación Se cita a reunión al proceso que requiere la campaña, con el fin de estructurar y aprobar la estrategia de comunicación propuesta. Nota: Cada estrategia que se implemente depende del presupuesto y los recursos financieros con que se cuente. Prensa Ayuda Memoria 4 Se prepara la implementación de la estrategia de comunicación. Se adelantan todas las actividades tendientes a la preparación de la estrategia de comunicación por parte del proceso de Comunicación Pública. Profesional Universitario Contratista Técnico Prensa. Se ejecuta la estrategia planeada en la reunión y/o se realiza la publicación en pantallas y/o en los medios de comunicación internos de la entidad, 5 Ejecución y Publicación Como soporte o evidencia útil para los usuarios se enviará un correo electrónico certificando fecha y veracidad de lo realizado. Comunicación pública Correo Electrónico Nota: Si el medio para sensibilizar son las pantallas se solicitada de acuerdo a los parámetros expuestos en la nota del ítem numero 1.

6 N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Procesos de la CGN 6 Actualización o retiro de información obsoleta Se realiza el retiro de publicaciones una vez sean consideradas obsoletas y se realiza actualización periódica de las expuestas. Profesional Universitario Contratista Técnico Prensa Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.

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