El mundo se reduce a un ritmo asombroso. Desde una perspectiva corporativa,

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2 El mundo se reduce a un ritmo asombroso. Desde una perspectiva corporativa, los viajes globales, Internet, la alta tecnología y las comunicaciones personales inalámbricas han borrado las fronteras nacionales como nunca ocurrió antes. A menudo, el lugar donde una empresa termina y otra comienza hoy se delinea más en los contratos y las costumbres que en las nociones tradicionales de nosotros y ellos, o locales y extraterritoriales. n Para los auditores internos, el mundo del comercio global y sus fronteras difusas puede hacer que el anticuado enfoque de auditoría de control de casillas sea casi imposible, y más aún cuando se trata del enfoque más reciente que utilizan para evaluar los procesos de gobierno y de gestión de riesgos. La fluidez de los lazos que obliga a las organizaciones a su red de proveedores externos, organizaciones afiliadas y Auditorías sin fronteras Ya sea que las asignaciones laborales se desarrollen localmente o extraterritorialmente (offshore), los auditores internos están trabajando para estar a la altura de los desafíos de un ámbito de trabajo global siempre en expansión. Russell A. Jackson Escritor independiente I n t e r n a l A u d i t o r F E B R E R O

3 contratistas puede hacer que los lazos de ayer parezcan rígidos y obvios, sin embargo esos lazos aún existen y se deben abordar cuando los departamentos de auditoría realizan las evaluaciones de riesgos. La falta de fronteras precisas exige a los auditores internos abordar una serie de riesgos nuevos, que se suman a sus responsabilidades cada vez más numerosas. n Incluso, de la misma manera que se observa un cambio continuo en cuanto a qué constituye exactamente el término interno (desde la perspectiva de la auditoría interna), los desarrollos en la profesión permiten cada vez más que las actividades que se realizan fuera de su territorio y de territorios próximo (near-shore) sean factibles. Por ejemplo, los auditores internos actualmente tienen mejor acceso a la alta dirección, y esta a su vez confía en las opiniones de sus auditores para tomar decisiones estratégicas inteligentes. Ya sea que esto provenga como resultado Ilustración realizada por sean yates/yacinski design, llc FEBRERO 2008 Internal Auditor

4 de la mayor visibilidad que tienen muchos estudios de auditoría a raíz del incremento de la cantidad de regulaciones gubernamentales o debido a otros factores, este dominio de los auditores, recientemente descubierto, les permite ejercer su impacto sobre los contratos con las empresas externas o de territorios cercanos antes de que estos sean escritos. Eso es un asunto clave, así lo destacan los expertos de auditoría interna. Además, el uso de cláusulas dirigidas y más generalmente centradas en el derecho a auditar de los contratos de tercerización está en aumento y esto ofrece a los departamentos de auditoría interna un acceso externo para obtener los datos específicos y el personal que necesitan para realizar sus auditorías, aún cuando los detalles específicos de ese acceso no se hayan enumerado originalmente en los contratos en cuestión. Pero a pesar de estos desarrollos y los desafíos de llevar a cabo las asignaciones en el exterior, la naturaleza del trabajo de auditoría sigue mayormente siendo la misma. Esencialmente, los auditores internos convierten los datos en información y consejos. Los cambios ocurridos en las fronteras nacionales que deben cruzar y los tipos de lenguajes contractuales con los que deben cumplir no cambian eso. Ubicación estratégica Existen diferencias cuando se trata de auditar operaciones realizadas fuera del territorio, observa Naohiro Mouri, director gerente, auditor del área Asia-Pacífico, en las oficinas de Tokio de la firma de servicios financieros jp Morgan. Entre estas, cuestiones regulatorias locales que pueden ser considerablemente distintas de las vigentes en el país de origen, así como también estilos de comunicación y prácticas de empleo y mano de obra locales diferentes, manifestó Mouri. También, agrega que una estructura de gobierno local que difiere de la estructura del país de origen de la empresa puede tener una influencia significativa en la construcción del control interno local. La respuesta de jp Morgan: Tenemos equipos de auditoría interna locales en nuestros países ubicados fuera del territorio, indica Mouri. Trabajan con los auditores del país de origen, que cubren los procesos que están relacionados y que se ven afectados por los procesos externos. Es más, agrega, la gerencia de auditoría regional y la de auditoría del país de origen participan en los procesos de planificación, ejecución y elaboración de informes de la empresa. Norman Marks, vicepresidente, auditor interno de Business Objects sa (una empresa global de software d e i n t e l i g e n c i a d e n e g o c i o s d e usd 1,5 mil millones cuyas oficinas centrales conjuntas se encuentran próximas a París y en San José, California) comprende la nueva realidad sobre qué constituye una empresa local y qué no, justamente porque él lo vive a diario. De hecho, más del 50% de los empleados de su organización responden a un gerente de un país diferente. Business Objects tiene varias relaciones de tercerización y de relaciones con terceros, incluido un centro de servicios financieros e x t e r n o s d e D u b l í n, I r l a n d a, y centros de desarrollo de producto en Bangalore, India, y Shanghai, China. Desarrollamos y vendemos nuestro software de inteligencia de negocios en todo el mundo y tenemos oficinas comerciales en la mayoría de las ciudades, manifiesta Marks. Al igual que muchas empresas globales, hemos ubicado a nuestros auditores internos en lugares estratégicos del mundo debido a una serie de razones. El costo es un factor, tal como, la I n t e r n a l A u d i t o r F E B R E R O

5 A u d i t o r í a s s i n f r o n t e r a s proximidad a la gerencia y al lugar en donde se realizarán las auditorías. Por ejemplo, explica Mark, en la alta dirección, uno de sus objetivos p r i m a r i o s e s s i t u a r a l p e r s o n a l cerca de sus clientes, por ello, puede ocurrir que a los líderes regionales se los coloque en oficinas centrales regionales, como París o San José. Sin embargo, en Asia, el equilibrio de la dotación de personal puede verse afectada por el costo, con una cantidad desproporcionada con respecto a dónde se realizará el trabajo. Para Marks, esas consideraciones son parte simplemente de la tarea de hacer negocios en una economía una empresa y evaluar sus riesgos, en comparación, son trabajos de todos los tiempos. Riesgos externos Jeff Perkins, un veterano con seis años de experiencia en auditorías realizadas tanto fuera como cerca del territorio, está inmerso de manera similar en la realidad del negocio global actual. Como vicepresidente y auditor interno de la firma mundial TransUnion llc de Chicago, participa en casi todos los tipos de afiliaciones corporativas a través de cinco países diferentes. Algunos de los vínculos corporativos de TransUnion con otras empresas, informa Perkins, se somos socios, aún cuando no sea verdaderamente el caso. Las empresas contratadas que manejan las operaciones extraterritoriales o de territorios cercanos no participan en el flujo de ingresos de la empresa contratante, ni en el riesgo de la reputación de la marca, ni tampoco en el riesgo de pérdidas financieras, a excepción de lo que esté especificado en el contrato. En cuanto al marco de supervisión del crédito de consumidor, los límites organizacionales y la indemnización financiera, cuanto más cantidad de procesos la empresa confía a terceros, m á s d i f u s a s s e r á n l a s l í n e a s d e delimitación, comenta Perkins. Las empresas contratadas que manejan las operaciones realizadas fuera del territorio o de territorios cercanos no participan en el flujo de ingresos de la empresa contratante, ni en el riesgo de la reputación de la marca, ni tampoco en el riesgo de pérdidas financieras, salvo lo que esté especificado en el contrato. global en aumento, y representan una extensión de lo que los auditores han venido realizando desde un principio. Las organizaciones hacen negocios globalmente, entonces qué tiene de particular realizar el trabajo de auditoría interna a escala global?, pregunta Mark. Como empresa global, uno audita los lugares donde están los riesgos. En realidad, agrega Mark, los desafíos que enfrenta cuando audita operaciones realizadas fuera del territorio o en territorios cercanos, internacionalmente tienden a ser muy similares a los tipos de desafíos que deben afrontar las empresas cuando directamente abren y luego auditan las oficinas de sucursales locales o en el extranjero. Tercerización o fuera del territorio son términos contemporáneas de la profesión en el mundo de Marks, mientras auditar el cumplimiento de asemejan a los de las operaciones locales propias; otros recorren toda la gama y varían desde operaciones no propias de territorios cercanos a operaciones realizadas fuera del territorio, y también a operaciones realizadas fuera del territorio de nuestra propiedad. L u e g o a g r e g a q u e T r a n s U n i o n terceriza los típicos procesos de oficina de operaciones, incluidos el centro de llamadas, la mesa de ayuda de tecnología informática y determinadas funciones de programación informática. Las líneas que delimitan las divisiones de nuestra propiedad en el exterior, y las operaciones extraterritoriales y de territorios cercanos cada vez se vuelven más difusas, manifiesta Perkins. De hecho, de tanto en tanto, cuando le digo a alguien Usted debe recordar que es un proveedor, esa persona puede responderme no, Una serie de cuestiones marca la diferencia entre auditar actividades realizadas fuera del territorio y de territorios cercanos y auditar solamente operaciones locales diarias, indica Perkins, pero en realidad esas actividades no cambian sustancialmente en su naturaleza a medida que el mundo se achica, simplemente se vuelven más comunes. Señala que un riesgo comercial es la distancia geográfica, otro es el entorno político en un territorio externo. También se presenta el riesgo inherente a las actividades de auditoría que se manifiestan bajo los distintos esquemas regulatorios de los países y su entorno cultural. Perkins agrega que incluso pueden existir riesgos asociados con el entorno legal en los centros ubicados en el exterior. Si intentamos demandar a alguien en el exterior, destaca, tenemos que respetar F E B R E R O I n t e r n a l A u d i t o r

6 las leyes del país donde se cometió el fraude, aún si es una empresa local. Al mismo tiempo, Perkins señala que hay nuevas tecnologías de proceso disponibles, incluidos desarrollos de aseguramiento de calidad y controles de supervisión para detectar fraudes desarrollados internamente por el departamento de auditoría que han sido diseñados específicamente para las operaciones realizadas fuera del territorio. Destaca que los auditores internos se sienten cada vez más cómodos al tomar los tipos de decisiones que se requieren para realizar con éxito las auditorías de operaciones tercerizadas. Su equipo, por ejemplo, antes de firmar los contratos, efectúa una evaluación cultural informal de las regiones de origen y la postura empresarial de los potenciales contratados, además del proceso de diligencia debida de realizar como mínimo dos reuniones de personal, por ejemplo. El idioma es otro desafío, pero este es cada vez más fácil de superar dado que gran parte de los negocios en el mundo se realizan en idioma inglés. Además destaca que la noción de diferencia cultural no es exclusiva del comercio internacional. Existe también entre Connecticut, Texas y California. Esas son simplemente cuestiones con las que uno debe lidiar, indica Marks y observa que la asistencia idiomática, por ejemplo, generalmente es un fácil de asegurar. Un lugar en la mesa Los auditores internos responden a los cambios que se les presentan haciendo uso de una variedad de tácticas: algunas ya han sido probadas y resultan verdaderas, otras se usan más comúnmente. Muchos departamentos de auditoría interna, rendimiento en el inicio de las tratativas que intentar revisar prácticas existentes más tarde en el proceso de acuerdo. Es por eso que las compañías inteligentes dan cabida a auditoría interna y sus opiniones cuanto antes sea posible en el proceso de contratación. La gerencia de la empresa otorga un alto grado de confiabilidad a las opiniones de nuestros departamentos de auditoría interna durante la fase de diligencia debida de las diversas relaciones potenciales, agrega Perkins. Nuestras opiniones han impulsado a la gerencia a no trabajar en determinados países o regiones, o con ciertos proveedores. Además, destaca Perkins, los resultados provenientes del trabajo continuo de auditoría ha contribuido a que la empresa revise las decisiones y estrategias comerciales con respecto a actividades realizadas fuera del territorio. El equipo de auditoría Los departamentos de auditoría interna han buscado y han logrado un lugar importante en la mesa de planificación de muchas empresas, y deben esforzarse para aprovechar esa preponderancia floreciente a fin de asegurarse de que el flujo de información continúe. TransUnion. A menudo, de esta manera se limitan los hechos y los datos que circundan a la seguridad o la postura ética de la empresa. En el caso de que sólo existan tendencias comerciales, la empresa contratante debe confiar en sus propias evaluaciones criteriosas. La auditoría interna siempre ha sido una profesión basada en el riesgo, continúa Perkins. Existen marcos y metodologías consistentes que emplean los auditores internos, pero su forma de aplicación varía considerablemente según la empresa y la industria. La flexibilidad, entonces, es clave para auditar las operaciones realizadas fuera del territorio o de territorios cercanos. El desafío más grande es la diferencia horaria, señala Marks. Tengo personas trabajando en todo el mundo, por consiguiente, a menudo debo de hecho, se involucran, en primer lugar, en la auditoría de operaciones extraterritoriales participan en las auditorías de operaciones realizadas fuera del territorio incluso antes de comenzar realmente a trabajar la auditoría de ese lugar. A veces, esas intervenciones modifican los términos del contrato eventual o ponen un alto en el acuerdo. Existen muchas ventajas al obtener la participación del departamento de auditoría interna anticipadamente en el proceso de revisar los borradores de los contratos, las mediciones de rendimiento y los acuerdos de nivel de servicio así como para establecer los requisitos de control interno y auditoría, explica Perkins. Es menos costos establecer el tono correcto que debe imperar en los controles internos y en las expectativas de interna trabaja estrechamente con otras funciones corporativas, incluidas las secciones de asuntos legales, de cumplimiento y seguridad. Los departamentos de auditoría interna han buscado y han logrado un lugar importante en la mesa de planificación de muchas empresas y deben esforzarse para aprovechar esa preponderancia floreciente a fin de asegurarse de que el flujo de información continúe, explica Bethany Hetland, vicepresidenta senior, auditora interna de Allianz of America, una división con base en Norteamérica de una compañía alemana dedicada a actividades bancarias, administración de bienes y seguros. El rol estratégico de la auditoría interna proporciona más valor que nunca, manifiesta Hetland. La función de auditor debe tener su participación I n t e r n a l A u d i t o r F E B R E R O

7 A u d i t o r í a s s i n f r o n t e r a s desde la fase inicial de diligencia debida y continuar en las etapas de contratación e implementación de la actividad realizada fuera del territorio. Y agrega que los departamentos de auditoría interna pueden proporcionar recomendaciones sobre cómo elaborar el contrato de manera correcta desde el inicio. Pero, deben asegurarse de que su opinión se escuche verdaderamente. Esto implica un cambio de mentalidad y determinadas personas en algunas organizaciones aún no ven que el departamento de auditoría interna cuente con esa capacidad. Algunos todavía ven a la auditoría interna como si fuera un agente de policía. Los líderes de la empresa que Hetland dirige buscan las opiniones de auditoría interna y administración de riesgo porque ven a estos departamentos como socios comerciales, señala la vicepresidente. Allianz ha tercerizado algunos elementos de su infraestructura informática a una compañía que divide el trabajo entre varios centros internacionales. Dado que los tercerizamos, en realidad, esos procesos ya no son de nuestra propiedad, pertenecen al proveedor, agrega Hetland. Desde la perspectiva de auditoría interna, debemos asegurarnos d e q u e A l l i a n z y e l p r o v e e d o r cumplan con el contrato porque no tenemos ese control. Hetland agrega que el rol clave de la auditoría interna es asegurarse de que los ejecutivos involucrados en el proceso de contratación sean plenamente conscientes de todos los riesgos existentes. En consideración de ese objetivo, el departamento de auditoría interna revisa los contratos de operaciones realizadas fuera del territorio y de territorios cercanos para asegurarse de que se realicen en base a una clara comprensión de cómo funcionará finalmente la relación. La contratación es una de las piezas fundamentales, señala Hetland. Derecho a efectuar la auditoría Tony DeVincentis, segundo socio gerente de servicios de auditoría interna en la oficina de Deloitte & Touche llp de Jericho, Nueva York, manifiesta que emplea una significativa cantidad de tiempo con los clientes y sus relaciones con los terceros externos. Con frecuencia, centra la atención en ahorro de costos o recuperación de ingresos que a su vez da como resultado centrarse en el riesgo del contrato. Cree firmemente en la necesidad de asegurarse de que exista una cláusula de derecho a auditar en cualquier c o n t r a t o q u e s e c e l e b r e c o n u n proveedor, socio o cliente y las califica como críticas. Además, destaca que los auditores internos deben verificar que tales cláusulas sean lo suficientemente sólidas como para permitirles realizar su trabajo adecuadamente y formarse las conclusiones necesarias, enfatiza que los auditores internos deben tener la oportunidad de ofrecer sus opiones tan anticipadamente en el proceso como sea posible. La contratación se efectúa a través del departamento legal y la unidad de negocios relacionada. Pero los auditores internos debe tener un lugar en la mesa donde se crean esos acuerdos contractuales puesto que ellos aportan una perspectiva diferente a la de los demás equipos, señala DeVincentis. Declaración de Normas de Auditoría (sas) N.º 70 del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados: L a s o r g a n i z a c i o n e s d e s e r v i c i o constituyen una herramienta de uso cada vez mayor en los acuerdos de operaciones realizadas en el exterior y de territorios cercanos, especialmente cuando se utilizan junto con la cláusula de derecho a auditar. Si una empresa de Estados Unidos subcontrata a otra más grande de ee. uu. que tiene operaciones en el exterior, es probable que esa Terminología de las operaciones realizadas en el exterior Hans Spoel, director ejecutivo de servicios de auditoría corporativos de la empresa de telecomunicaciones Alcatel-Lucent sa de París, destaca que un problema cuando se analiza el rol de la auditoría interna en la deslocalización extraterritorial y de territorios cercanos radica en la consistencia de la misma terminología. No existe realmente un entendimiento internacional común sobre qué significa exactamente operaciones realizadas fuera del territorio. Dónde finaliza la deslocalización extraterritorial y dónde comienza la tercerización? señala el expansivo ejecutivo. Desde esta visión, la terminología de las operaciones realizadas en el exterior implica trasladar el trabajo a esos lugares del mundo más beneficiosos en cuanto a costos, pero que a su vez pueden presentar riesgos importantes con respecto a administración de contratos, protección de propiedad intelectual, controles de exportaciones, temas de privacidad y seguridad y estructuras de impuestos. Por otra parte, el concepto de deslocalización a territorios cercanos significa trasladar el trabajo a sitios del mundo que sean más beneficiosos en costos y que presenten muchos menos riesgos de esos tipos, si los hubiere. El término best-shoring (mejor deslocalización) es trasladar el trabajo a un proveedor que luego decidirá dónde colocarlo en función del mejor rendimiento contractual y la opción in-shoring (cuando las empresas extranjeras aumentan sus inversiones y crean puestos de trabajo) consiste en establecer un centro de servicios compartidos en un lugar externo a fin de proporcionar la prestación del proceso de manera centralizada para todas las unidades de negocio de la empresa. Spoel agrega que Alcatel-Lucent participa en la mayoría de estos escenarios. Esa realidad ha realzado el rol de auditoría interna en cuanto a destacar los riesgos asociados y liderar los esfuerzos necesarios para mitigar tales riesgos. El departamento de auditoría interna realiza esa tarea, agrega Spoel, al seguir involucrado en todo el proceso de contratación que subyace detrás del acuerdo de deslocalización de las operaciones realizadas en el exterior (o de territorios cercanos, de best-shoring o de in-shoring) durante las revisiones de la planificación, implementación y posimplementación del proyecto. La participación del departamento de auditoría interna en esas diversas etapas asegura la mejora continua del proceso y desarrolla relaciones positivas con las unidades de negocio y con los demás grupos participantes, manifiesta Spoel. F E B R E R O I n t e r n a l A u d i t o r

8 empresa también utilice la declaración sas 70. Por otra parte, las empresas globales que muy probablemente aplique la declaración sas 70. Para una empresa de e e. u u. la tarea de auditar a una firma de subcontrataciones de terceros en otro país que no tenga una declaración sas 70 es comparable a auditar una compañía de terceros ubicada en Tucson, Arizona, tenemos que tener el derecho de auditar, destaca Hetland. Un lenguaje universal A pesar de las dificultades contractuales y de otros desafíos, los expertos acuerdan en que los auditores encargados de auditar acuerdos de operaciones realizadas dentro y fuera del territorio y de territorios cercanos cada vez más japonesa?, pregunta Marks. Pero, preguntas tales como Dónde realiza sus negocios?, Dónde se efectúa la fabricación de sus productos? y Dónde está su personal? resultan mejores. Hans Spoel, director ejecutivo de servicios de auditoría corporativos de la empresa de telecomunicaciones Alcatel-Lucent sa de París, acuerda con ese concepto. Alcatel-Lucent es una A pesar de las dificultades contractuales y de otros desafíos, los expertos acuerdan en que los auditores encargados de auditar acuerdos de operaciones realizadas dentro y fuera del territorio y de territorios cercanos cada vez más complejas puedan probablemente manejar casi cualquier situación que se les presente. que no tenga la declaración sas 70, salvo por el hecho de que hay que viajar, destaca Marks. Hetland combina la declaración sas 70 y la cláusula de derecho a auditar. Cuando realizamos un contrato con un proveedor, colocamos una cláusula de derecho a auditar porque la declaración sas 79 no es suficiente para cubrir todos los aspectos, incluido el cumplimiento amplio con la Ley Sarbanes-Oxley de ee. uu. de El grado de dificultad depende del proveedor. En muchos casos, asegurarnos de la inclusión de esa cláusula puede ser una verdadera lucha, agrega Hetland. La empresa hermana de su organización, Fireman s Fund, celebró una relación de tercerización hace aproximadamente un año, informa la ejecutiva, y ese proveedor puede a su vez tercerizar servicios aún más, pero el derecho a auditar de Fireman s Fund no se extiende a esas empresas que se contrataron secundariamente. Hemos tratado de mejorar el lenguaje del contrato para dejar en claro que si de alguna manera o forma es parte de nuestro negocio, complejas puedan probablemente manejar casi cualquier situación que se les presente. Los abogados, los contadores y otros profesionales tienen normas específicas del país en cuestión, señala Perkins, pero el título de auditor interno certificado es una designación válida en todo el mundo. Los auditores internos hablan un lenguaje universal. Es probable que haya marcos de control levemente diferentes, pero todos debemos seguir las mismas guías, normas y principios éticos profesionales proporcionados por el iia. Marks observa que, en realidad, los procesos para auditar las operaciones de campo de las oficinas y las operaciones extraterritoriales o de territorios cercanos deben ser idénticos, salvo por el costo del viaje. En todos ellos, existen gran parte de los mismos desafíos. Los auditores internos deben auditar a la velocidad del negocio y en los lugares en donde reside el riesgo del negocio. Desde la perspectiva de auditoría interna, lo que es importante no es la dirección de una organización. gm es una empresa americana? Toyota es una compañía organización global en el sentido de los negocios. Realmente, ya no tenemos más la noción de país de origen. Nuestro negocio se extiende a través de más de 130 países de todo el mundo, destaca Marks. Y el departamento de auditoría de su empresa refleja la organización misma cuyo personal está ubicado en todo el mundo, quienes (si bien no físicamente, sí a nivel organizacional y metodológico) todavía son parte de un servicio centralizado. La tarea que ellos realizan es gran medida consistente de una nación a otra, independientemente del tipo de contrato que vincule a las empresas que se auditan. El pasado es el presente, de excelencia en cuanto a rendimiento, a pesar del léxico de rápida evolución de las afiliaciones corporativas que desconocen las fronteras. Como se suele decir, cuánto más cambian las cosas, más permanecen iguales. Para hacer comentarios sobre este artículo, envíe un correo electrónico al autor a russell.jackson@theiia.org. El presente artículo de Internal Auditor, edición de febrero de 2008, publicado por el Instituto de Auditores Internos, se publicó con el permiso del editor. El artículo se tradujo del inglés a español. I n t e r n a l A u d i t o r F E B R E R O