SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y AUTOCONTROL

Transcripción

1 MODELO: GESTION DE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO DOCUMENTO DE TRABAJO: GESTION PARA EL EMPRENDIMIENTO Y EL EMPRESARISMO Objetivo del Documento de Trabajo: Establecer actividades de asesoría y acompañamiento, que contribuyan a la identificación de oportunidades de negocios y estructuración de ideas y proyectos empresariales, con el fin de hacerlos viables de conformidad con el Procedimiento GEE-P-001 Gestión para el del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol de la Dirección General Responsables: Subdirector de Centro Coordinador Misional Líder de Alcance: Este Documento de Trabajo inicia con la sensibilización hacia el emprendimiento y finaliza con la elaboración y presentación del informe de gestión y plan de mejoramiento a la Dirección Regional Generalidades : 1. La prestación del servicio de asesoría para formulación de planes de negocio en EL centro de formación se realizará a través de 2. Cuando por solicitud expresa del o desinterés del mismo, se suspenda o se dé por concluida la prestación del servicio de asesoría, el gestor a cargo debe elaborar un acta de cierre en la que se detallen las causas del cese de la actividad y el estado de avance del servicio, y en caso que este se reanude posteriormente, se debe levantar igualmente un acta que haga formal el reinicio de labores tomando como punto de partida el acta de cierre. 3. El desarrollo de las actividades de este Documento de Trabajo debe cumplir con los requisitos establecidos por el Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autoncontrol 4. El líder regional de emprendimiento y empresarismo organiza el equipo de trabajo a su cargo, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Coordinador del Grupo de, Empresarismo y Fondo Emprender de la Dirección General según los roles establecidos para asegurar la adecuada prestación del servicio. 5. Los gestores de emprendimiento deben asegurar la prestación el servicio, dentro de los horarios de atención establecidos por la entidad y de acuerdo a las necesidades de los usuarios 6. Periódicamente los líderes regionales de y Empresarismo, darán informe de las acciones de acuerdo a las directrices definidas por la Coordinación del Grupo de, Empresarismo y Fondo Emprender de la Dirección General. 7. Cuando se trate de poblaciones vulnerables, éstas deben ser remitidas por el orientador del centro a las unidades de emprendimiento o por las personas encargadas de dar atención a dicha población, luego de determinar que realmente la persona está interesada en los servicios de la misma. 8. La Coordinación Nacional de, Empresarismo y Fondo Emprender realizará el seguimiento mensual a los indicadores de acuerdo al avance del plan de acción presentado por cada regional, el cual podrá ser ajustado según disposiciones de la Dirección General en aras de asegurar la Mejora Continua y la satisfacción de los usuarios de las Unidades de. 9. Se realizarán visitas de acompañamiento por parte del equipo de, Empresarismo y Fondo Emprender de la Dirección General para brindar apoyo, evaluar acciones e integrar cambios para el buen funcionamiento de las Unidades. 10. Para fortalecer la ejecución de la asesoría en la formulación de planes de negocio, el gestor de emprendimiento asignado podrá solicitar el apoyo técnico al centro de formación que corresponda; para FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 1 de 7

2 tal fin el subdirector de centro debe asignar un instructor especializado y aprendices según la necesidad de la asesoría y del servicio. 11. El grupo de gestores Staff debe dar soporte y acompañamiento a las acciones de este Documento de Trabajo con el fin de asegurar los resultados esperados del mismo, de acuerdo a las actividades establecidas en los perfiles contractuales para el gestor administrativo, gestor de financiación y gestor de puesta en marcha. Definiciones y Términos: Emprendedor: Persona con capacidad de innovar; entendida esta como la capacidad de generar bienes y servicios de una forma creativa, metódica, ética, responsable y efectiva (Ley 1014 de 2006, fomento a la cultura del emprendimiento). : Manera de pensar y actuar orientada hacia la creación de riqueza. Es una forma de pensar, razonar y actuar centrada en las oportunidades, planteada con visión global y llevada a cabo mediante un liderazgo equilibrado y la gestión de un riesgo calculado, su resultado es la creación de valor que beneficia a la empresa, la economía y la sociedad (Ley 1014 de 2006, fomento a la cultura del emprendimiento). Fondo emprender: Cuenta independiente y especial adscrita al SENA y administrada por esta entidad, creada por la ley 789 de Plan de negocio: Documento escrito que define claramente los objetivos de un negocio y describe los métodos que van a emplearse para alcanzar los objetivos (Ley 1014 de 2006, fomento a la cultura del emprendimiento). Documentos Asociados DTGEE-F001- Sensibilización al DTGEE-F002- Acta de Compromiso y Confidencialidad DTGEE-F003- Informe de Asesoría/Tutoría DTGEE-F004- Acta de inasistencia o suspensión de la atención DTGEE-F005- Certificación de viabilidad del plan de negocio. DTGEE-F006-M-11Formato Identificación e iniciativas de perfiles para ideas empresariales de negocio DTGEE-F007- Guía de negocios para es DTGEE-F008- Actas seguimiento de proyectos aprobados por fondo emprender. DTMC-F002-M-07 Evaluación Asesoría Planes Negocio (publicado en el Documento de Trabajo Medición y Control ) GEE-F-001 Formato Inscripción al servicio de Asesoría (SIGA DG) GEE-F-002 Formato Registro de Asesoría (SIGADG) GEE-F-003 Formato de Programación de asesorías (SIGADG) Normatividad Ley 344 de 1996 Ley 789 de 2002 Ley 1014 de 2006, fomento a la cultura del emprendimiento FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 2 de 7

3 Decreto 934 de 2003 Decreto 249 de 2004 Acuerdo 007 de 2011 (vigente), por el cual se modifica el Acuerdo 004 de 2009; Acuerdo 0007 de 2005 Por el cual se establece el reglamento interno del Fondo Emprender y se derogan los Acuerdos números 007y 0015 de Términos de referencia convocatoria fondo emprender Guía para el desarrollo de planes de negocio FONADE - Instructivos SIIF. NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTC ISO 19011:2002, Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o ambiental. - NTC ISO 19011:2012, Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión. - NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos - NTC OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 3 de 7

4 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO INICIO INICIO 1. Realizar sensibilización hacia el emprendimiento 2.Recibir y orientar solicitudes de los usuarios 3. Aplicar herramientas para identificación del perfil 4. Asignar personal e Inscribir el servicio de asesoría. A 1. Iniciar con la sensibilización y promoción de los servicios de las unidades de emprendimiento. Los gestores/asesores de emprendimiento, realizan en los centros de formación y entidades externas que lo permitan, charlas y/o actividades para informar, promover y motivar a los asistentes a participar en los servicios que ofrece, dejando registro de los listados de participantes. Cuando los usuarios llegan por primera vez, la primera interacción con los gestores, debe tener este enfoque de sensibilización y se debe dejar el debido registro de la actividad en la herramienta destinada para tal fin. 2 Realizar orientaciones por parte de los gestores/gestores de emprendimiento de acuerdo con los requerimientos de los usuarios, y brindar la información básica del servicio con el fin de determinar el tipo de asesoría a prestar: Información y/o Consultas en General sobre emprendimiento. Asesoría para crear Unidad Productiva Fortalecimiento de Unidades Productivas procedentes del Programa de Jóvenes Rurales Emprendedores Asesoría para creación de empresa (Asesoría en formulación de Plan de Negocio) Convocatorias Fondo Emprender u otras fuentes de financiación Formular proyectos para apoyos de sostenimiento o validación de etapa productiva de aprendices Apoyo Técnico en un área específica u otra asesoría. Finalmente un encargado de la recepción en la Unidad, toma registro de la atención prestada en el medio dispuesto para tal fin. Si el usuario requiere servicios diferentes a la asesoría y acompañamiento para emprendimiento, se direcciona a la dependencia o servicio respectivo, de lo contrario continua con la actividad 3 3 Determinar por parte del gestor/asesora cargo si el usuario realmente está interesado en tomar algún servicio de la Unidad, aplica las herramientas para identificar el perfil del y determinar el avance de la idea o plan de negocio.el encargado de aplicar las herramientas debe remitir el concepto al gestor líder de, por medio electrónico o físico; y dependiendo de los resultados del mismo, se debe enfocar la asesoría a actividades que permitan fortalecer sus competencias as si es necesario. 4 Realizar por parte del líder de de cada Centro de Formación, la orientación de la idea de negocio, el nivel de avance de la misma, el perfil de los gestores y la disponibilidad de los mismos, asigna una persona para que asesore la idea de negocio. Esta persona asignada hace la Inscripción del usuario al servicio de asesoría, en el formato de Inscripción al servicio de asesoría.de aquí en adelante el usuario Emprendedor Emprendedor DTGEE-F001- M-11 Formato Sensibilizació n al Emprendimie nto - DTGEE-F003- Informe de Asesoría/Tuto ría Concepto del perfil (herramienta virtual GEE-F-001 Inscripción al servicio de Asesoría (SIGADG) FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 4 de 7

5 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO A tomará el nombre de. 5. Programar el desarrollo de la asesoríaprocesar y analizar la información 6. Ejecutar la asesoría para la formulación del plan de negocio. 5 Inscribir al por parte del gestor/asesor de emprendimiento, teniendo en cuenta: 1. Los resultados del perfil, 2. El nivel de avance de la idea de negocio 3. La necesidad de financiación (términos de referencia, requisitos y tiempos para acceder a alguna fuente de financiación) 4. Demás aspectos que afecten el desarrollo de la asesoría en términos de tiempos, recursos físicos, económicos, técnicos y/o humanosplanea junto con el Emprendedor el desarrollo de la asesoría y la registra en el formato de programación de asesoría, haciendo énfasis en estructurar los componentes del plan de negocios, necesidades formación y fortalecimiento de competencias as y consecución de recursos económicos. 6 Verificar la Planeación de la asesoría, se procede con el desarrollo de la misma, registrando periódicamente los avances y ajustes necesarios. La trazabilidad del servicio se debe consignar en el formato de Registro de asesoría. Si el plan de negocio requiere financiación, el gestor/asesor de emprendimiento asignado, suministra la información correspondiente a las distintas fuentes de financiación acorde con la conveniencia del plan de negocio, teniendo en cuenta que si opta por alguna de ellas, el cumpla los requisitos exigidos por la fuente seleccionada y continuar en la actividad - DTGEE-F006- Identificación e iniciativas de perfiles para ideas empresariales de negocio - DTGEE-F007- Guía de negocios para es - GEE-F-003 Formato de Programación de asesorías (SIGADG) GEE-F-002 Registro de Asesoría - DTGEE-F002- Acta de Compromiso y Confidencialid ad - DTGEE- F003-M-11 Informe de Asesoría/Tuto ría B 7 Si la respuesta es afirmativa continuar con la actividad 8. Por el contrario, si cuenta con fondos propios y no requiere financiación, se procederá a desarrollar la asesoríacontinua en la actividad 9 FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 5 de 7

6 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO NO B 7 Plan requiere Recursos? SI 8 Orientar la presentación del Plan de Negocio para la consecución de recursos. 8 Realizar por parte del gestor/asesor de emprendimiento, acompañamiento y orientación al en la aplicación de la metodología establecida por la fuente de financiación seleccionada. Si la aprobación de recursos es rechazada y el lo determina, podrá buscar otra fuente para la obtención de recursos. En el caso de proyectos presentados al Fondo Emprender se requiere hacer el registro en la Plataforma y la reglamentación aplicable para su operación 9 Ejecutar por parte del Gestor de emprendimiento asignado, el cumplimiento de la programación prevista, si no se está cumpliendo, debe realizarse los ajustes necesarios para evitar cualquier desviación en el resultado esperado. 10 Se analiza y si cumple la ejecución continúa en la Actividad 11. Si incumple, pasa a la Actividad 6. Asesores/ Gestor de Asesores/ Gestor de - DTGEE-F003- Informe de Asesoría/Tuto ría - Formato DTGEE-F005- M-11 Certificación de viabilidad del plan de negocio. - DTGEE-F004- Acta de inasistencia o suspensión de la atención 9 Hacer seguimiento a la ejecución de la asesoría. 10 Se cumple la Ejecución? SI 11 Elaborar y presentar informe de gestión y plan de mejora a la DirecciónRegional FIN NO Act 6 11 Elaborar un acta o informe cuyo tema sea la terminación del servicio, señalando los logros alcanzados en el plan de negocio y recomendaciones para la puesta en marcha. Posteriormente envía acta por medio electrónico al Líder Regional de.como parte del cierre, se debe evaluar la calidad de la asesoría de acuerdo a los planes establecidos por la entidad o directrices de la Coordinación de emprendimiento, Empresarismo y Fondo Emprender FIN Asesores/ Gestor de Líder Regional de - DTGEE-F007- Guía de negocios para es - DTGEE-F008- Actas seguimiento de proyectos aprobados por fondo emprender. Aplicativo software - DTMC-F002- M-07 Evaluación Asesoría Planes Negocio FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 6 de 7

7 Control de los cambios Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 01 Mayo 30 de 2011 Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema Solicitado por Comité del SIMCI 02 Noviembre 30 de 2013 Se realiza el cambio de acuerdo a los Ajustes del Sistema Integrado de Gestión.. 03 Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa 04 Noviembre 11 de Se realiza por la Implementación del MSIG con base 2014 en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa 05 Agosto 6 de 2015 Se realiza la Implementación del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol MSIGA con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa Comité SIG SIG MSIG MSIGA FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTGEE-C001-M-11 Versión :05 Página 7 de 7