Página 1 de 7. PLANT-B, versión 1 PROCEDIMIENTO Código IYT-SOV SOLICITUD DE VEHICULOS Versión 01

Transcripción

1 Página 1 de 7

2 Página 2 de 7 A. INTRODUCCIÓN El presente procedimiento describe los pasos a seguir para la solicitud de vehículos y control del mismo para la planificación de comisiones. B. TÉRMINOS Y DEFINICIONES No Aplica. C. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO C.1. ASIGNACIÓN Y RESPONSABLES DE VEHÍCULOS Se debe realizar un inventario de cada vehículo por su contenido individual y los equipos propios. Debe registrarse en la Tarjeta de Control de Vehículos de inventarios donde se identifique: Marca, modelo, color, placas y las características que faciliten su identificación, deben contar con un plan de mantenimiento preventivo y correctivo programado según su uso; lo cual es responsabilidad del Coordinador General de Transportes, en coordinación con el Jefe de Transportes de cada Unidad, así mismo cada piloto será responsable de velar por el buen uso y funcionamiento del vehículo asignado. La persona responsable de cada vehículo debe poseer una tarjeta de responsabilidad y estar pendiente de su mantenimiento. El Jefe de Transporte, el Piloto y los viajeros deben cumplir con el Reglamento Interno de Uso de Vehículos, Combustibles y Lubricantes. Antes y después de cada comisión deben revisar el vehículo, verificando: Antes Nivel inicial de combustible Equipo o Tricket o Llave de Chuchos o Neumático de repuesto Tarjeta de Circulación (Original o copia legalizada actualizada) Kilometraje inicial Juego libre de volante de dirección Radiador y mangueras Revisión de batería y su nivel de líquido o Borne, terminales y cables para evitar el sarro Niveles en general: líquido de frenos, aceite de motor y otros Presión y estado de neumáticos Limpia brisas y surtidores de agua Golpes visibles del vehículo, debe llenarse el formato respectivo Limpieza interna y externa del vehículo

3 Después Nivel final de combustible Kilometraje final Presión y estado de neumáticos Dirección o Revisar juego de cabezales o rótulas o cremalleras o flechas y o suspensiones delanteras y traseras Guardapolvos de flechas o que no existan fugas de aceite o abrazaderas en posición correcta o que no existan manchas de aceite Sistema de escape o Que no tenga grietas o daño en el tubo de escape o que los cargadores y abrazaderas se encuentren en óptimo estado Fugas en general Tapón de tanque de combustible Luces de indicadores de tablero luces exteriores (delanteras y traseras) Luces interiores (tablero y de iluminación) Funcionamiento de la Bocina Medidores y accesorios Golpes visibles del vehículo, debe llenarse el formato Bitácora de la Comisión Página 3 de 7 C.2. SOLICITUD DE VEHÍCULO Las personas que solicitan un servicio de transporte deben presentar el formulario de Solicitud de Vehículos al Jefe de la Sección de Transportes. Las solicitudes de vehículo se deben entregar según la siguiente tabla: Lugar Tiempo de uso Tiempo de Solicitud Comisiones al interior de la dos o más días hábiles Martes o jueves con 5 días antes República de la fecha de la comisión Comisiones dentro del perímetro capitalino un día hábil o menor a este tiempo 1 día antes de la fecha de salida Si se solicita un vehículo sin piloto, el Jefe de Transportes solicita el Visto Bueno al Coordinador de Transportes para su autorización. Si la comisión no es justificable, se rechaza la solicitud y se anota en las observaciones. El Jefe de la Sección de Transportes verifica con el Asistente de Transportes si hay vehículo disponible para programar las salidas de vehículos.

4 Página 4 de 7 Si no hay vehículo disponible, se informa en el momento al solicitante y se indica una fecha más próxima disponible para reprogramar la comisión. Si no se acepta, se hace la observación en la solicitud y se informa al solicitante, programando la nueva fecha y se anota en la solicitud. C.3 PLANIFICACIÓN DE LA COMISIÓN El Asistente de Transportes ingresa las comisiones en la Programación Semanal. Solicita al Jefe de la Sección de Transportes asigne vehículo y piloto, en caso de ausencia del Jefe de Transportes el Asistente es quien realiza las asignaciones respectivas. El Jefe de la Sección de Transportes verifica el nivel inicial de combustible y kilometraje del vehículo que se encuentra en la Bitácora de la Comisión y compara contra la cantidad de combustible que se necesita y los montos establecidos en el artículo 18 del Acuerdo Gubernativo del Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Autónomas del Estado, que se detallan en la siguiente tabla: MOTOR DE GASOLINA Camiones Tanque y otros vehículos Similares TABLA DE TIPO DE MOTOR VRS. KMS. POR GALÓN Transporte Pesado Kms. por MOTOR DE DIESEL galón Camiones Tanque y 6 otros vehículos Similares Kms. por galón Camiones y Autobuses 10 Camiones y Autobuses 16 Transporte Liviano MOTOR DE GASOLINA Promedio Kms. Promedio Kms. MOTOR DE DIESEL por galón por galón 4 Cilindros 30 4 Cilindros 35 6 Cilindros 22 6 Cilindros 25 8 Cilindros 12 8 Cilindros 16 8 Cilindros de lujo 10 8 Cilindros de lujo 12 Nota: 1. Hay que contar los centímetros cúbicos del motor y el sistema de inyección para vehículos usados o nuevos, ya que su rendimiento no es el mismo. 2. Se entenderá por vehículos livianos a los Automóviles, Pickups, Jeeps, Paneles, Camionetillas y otros similares. MOTOCICLETAS Tipo Kms. por galón De más de 30 HP 75 De 10 a 30 HP

5 Página 5 de 7 Para calcular el total de Galones necesarios para tener lleno el tanque del vehículo se utiliza la siguiente fórmula: Total de Galones a Solicitar = Capacidad del Tanque en Galones Total de Galones Consumidos La Capacidad del tanque debe ser corroborada por el Jefe de Transportes, previo a la entrega de cupones de combustible al Piloto para llenar el tanque. El uso que se dé a los cupones de combustible será responsabilidad directa del Piloto El Piloto asignado, recibe los cupones y firma de recibido en el Libro de Control de Entrega de Cupones, en donde se anota: EJEMPLO DEL FORMATO DEL LIBRO DE COMBUSTIBLE FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO Jueves 25/02/2010 El señor José Celedonio Álvarez recibe la cantidad de Q.15, en cupones de combustible de la Compañía Shell de Guatemala, S. A. Integrados de la siguiente forma: cupones del No al por valor de Q cada uno y del No al No por valor de Q cada uno. Firma de Recibido 15, , Jueves 25/02/2010 Según Solicitud de Vehículo No y Solicitud de Combustible No se hace entrega al Señor Juan Monroy la cantidad de tres cupones del No al por Q cada uno para el vehículo O-726 BBF. Firma de Recibido Viernes 26/02/2010 Según Solicitud de Vehículo No y Solicitud de Combustible No se hace entrega al Señor Erick Ivan Paniagua del cupón número 00051para la motocicleta Yamaha M- 16CFT Firma de Recibido , , Cierre del mes de febrero , Apertura del mes de marzo , Martes 02/03/2010 Según Solicitud de Vehículo No y Solicitud de Combustible No se hace entrega al Sr. Juan Velásquez cinco cupones del No al No por la cantidad de Q cada uno para el vehículo No. O769-RRS. Firma de Recibido Sigue ,150.00

6 C.4 NOMBRAMIENTO DEL PILOTO PLANT-B, versión 1 Página 6 de 7 El Jefe de Transportes o en su defecto el Asistente de Transportes es el responsable de emitir el nombramiento del piloto, debiendo utilizar el formato Nombramiento de Comisión El Jefe de Transportes o en su defecto el Asistente de Transportes lo autoriza y entrega el nombramiento al piloto. Cuando aplique y de conformidad al Reglamento de Viáticos, el piloto presenta el nombramiento ante el Encargado de Viáticos de la Unidad Ejecutora, para solicitar los viáticos según el procedimiento Asignación, Manejo, Control y Liquidación de Viáticos. El Jefe de Transportes o en su defecto el Asistente de Transportes elabora el Pase de Salida y Entrada de Vehículos y se lo entrega al piloto junto con la Bitácora de la Comisión y la llave del vehículo. El piloto debe revisar el vehículo antes de salir y lo anota en la Bitácora de la Comisión. C.5 INICIO DE LA COMISIÓN La bitácora debe mantenerse dentro del vehículo durante el viaje Antes de salir, se pregunta a los pasajeros si leyeron el Reglamento Interno del Uso de Vehículos, que se lleva dentro del vehículo, sino lo conocen, se le proporciona la copia al responsable de la comisión para que la socialice con los otros miembros de la comisión. Se entrega el Pase de Salida y Entrada de Vehículos al agente de seguridad que se encuentre en el portón de acceso del edificio. El agente de seguridad registra en el Pase de Salida y Entrada de Vehículos la fecha y hora de salida, el kilometraje y el nombre del piloto y lo firma. El agente mantiene el Pase de Salida y Entrada de Vehículos hasta que retorne el vehículo. C.6 REALIZACIÓN DE LA COMISIÓN Durante el recorrido, el piloto registra en la Bitácora de la Comisión los destinos visitados, la fecha, horas, kilometrajes y cualquier situación sobre el desplazamiento que el vehículo requiere. Cualquier percance o anomalía, el piloto debe informar a su jefe inmediato, anota los daños físicos observados, desperfectos de funcionamiento, faltantes de herramienta y otros. Durante el viaje se debe cumplir con los puntos obligatorios del Reglamento Interno del Uso de Vehículos. C.7 FINALIZACIÓN DE LA COMISIÓN Al terminar la comisión se debe ingresar el vehículo a la Sede de la Unidad de Transportes. El Agente de Seguridad registra en el Pase de Salida y Entrada de Vehículos, la fecha y hora de entrada, verifica el kilometraje en el velocímetro, anota el nombre del piloto y lo firma, anota cualquier otra observación que considere pertinente sobre el vehículo. El Agente de Seguridad debe remitir el Pase de Salida y Entrada de Vehículos a la Coordinación de Transportes. El Piloto revisa el vehículo, de acuerdo al inciso C.1 de este procedimiento.

7 Página 7 de 7 El Piloto limpia el vehículo y entrega la llave del mismo al Jefe de Transportes, quien previo a recibir el vehículo verifica las condiciones generales de éste. Se firma la Bitácora de la Comisión por el Jefe de Transportes y el Piloto y cuando aplique se dejan observaciones para mejoras. El Asistente de Transportes actualiza la información del kilometraje en la Tarjeta de Control de Vehículos y anota el total de kilómetros recorridos. C.8 GESTIÓN DE LA BITÁCORA El Asistente de Transportes debe colocar la lectura final del velocímetro del mes en la lectura inicial del siguiente mes en orden correlativo de comisión. El Asistente de Transportes tiene la responsabilidad de retirar y archivar la copia de la bitácora al final de cada comisión. Todo Piloto tiene la obligación de entregar la bitácora con los datos completos al finalizar la comisión. C.9 LIQUIDACIÓN DE GASTOS Se utiliza el formato de Hoja de Control de Combustible, para control de los cupones entregados a los pilotos del Despacho Ministerial y Vice Despachos Ministeriales. Los gastos extras por consumo de combustible, lubricantes y otros, se deben justificar por medio de la factura comercial que cumpla con los requisitos exigidos por la ley, extendida a nombre del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, con el respectivo Número de Identificación Tributaria. Estas facturas deben estar avaladas (firmadas) por el responsable de la comisión. Ninguna factura por concepto de combustible será cancelada sin ser confrontada con la respectiva Hoja de Control de Kilometraje.