CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA INAP Informe de Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006 Guatemala, mayo de 2007

2 Instituto Nacional de Administración Pública Resumen Gerencial 810 Resultados de Auditoría 811 Objetivos de Auditoría 812 Alcance de Auditoría 813 Dictamen 816 Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 817 Informe sobre Control Interno 825 Informe sobre Cumplimiento 831 Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 844 Funcionarios Responsables 845

3 810 RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES El Instituto Nacional de Administración Publica INAP, fue creado a través del Decreto No del Congreso de la República de fecha 30 de octubre de 1980 con carácter de entidad estatal descentralizada, semiautónoma, no lucrativa, con personalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. Es un órgano técnico de la administración pública, responsable de generar y lograr que se ejecute un proceso permanente de desarrollo administrativo con el fin de incrementar la capacidad de las instituciones y dependencias públicas para que sean eficientes y eficaces en la prestación de servicios destinados al sector público y a la sociedad en general. Su objetivo es generar y lograr que se ejecute un proceso permanente de desarrollo administrativo con el fin de incrementar la capacidad de las instituciones y dependencias públicas para que sean eficientes y eficaces en la prestación de servicios destinados al sector público y a la sociedad en general. El INAP, para lograr su objetivo realiza, entre otras, las siguientes funciones: Investigar los problemas que afectan a la organización y funcionamiento de la Administración Pública, para fundamentar soluciones adecuadas. Aportar las bases para la formulación de los planes de desarrollo administrativo del Sector Público. Emprender acciones de desarrollo administrativo a nivel global para que los planes y programas gubernamentales se ejecuten con éxito. Prestar la asistencia técnica que requieran las instituciones y dependencias públicas, en apoyo a la ejecución de acciones de desarrollo administrativo. Definir políticas y realizar acciones de desarrollo de los recursos humanos del Sector Público, en lo que concierne a su formación y capacitación. Establecer y mantener relaciones de intercambio de información y cooperación técnica, con entidades similares nacionales, de otros países y organismos internacionales. Conforme el Acuerdo Gubernativo No de fecha 15 de diciembre de 2005 del Ministerio de Finanzas, fue aprobado el Presupuesto de Ingresos y Egresos del Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-, para el período comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre del año 2006 por la cantidad de Q9.843,000.00, mismo que no sufrió modificaciones que variaran dicha cantidad, habiéndose ejecutado al 31 de diciembre de 2006, la cantidad de Q8,541,

4 811 RESULTADOS DE AUDITORÍA HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO 1 Falta de arqueos periódicos y confirmación numérica del saldo de caja (Hallazgo de Control Interno No.1) 2 3 Ausencia parcial de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.2) Controles deficientes en uso de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.3) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO 1 2 Ingresos no registrados contable y presupuestariamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Viáticos al exterior no liquidados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Nombramiento de subgerente interino sin cumplir requisitos legales ni perfil del puesto y usurpación de calidad (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Puestos vacantes cubiertos con personal de otras unidades administrativas (Hallazgo de Cumplimiento No.4) No se ha trasladado copia de los contratos a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.5) 6 Falta de Plan Anual de Auditoría período 2006 (Hallazgo de Cumplimiento No.6) 7 Informes de gestión con datos erróneos e inconfiables (Hallazgo de Cumplimiento No.7)

5 812 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Ejecución y Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos para el ejercicio fiscal Verificar el adecuado cumplimiento de Leyes, normas, y regulaciones aplicables. Evaluar la estructura y ambiente de Control Interno del Instituto, en torno al Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF. Examinar las posibles irregularidades y delitos cometidos por funcionarios y empleados públicos del Instituto. Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía, medio ambiente de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

6 813 ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoria se realizó por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006, habiendo evaluado los estados financieros y la liquidación presupuestaria correspondiente, para determinar la razonabilidad de sus cifras, asimismo, la situación financiera de la entidad. También se aplicaron los siguientes criterios: Control interno Se obtuvo suficiente entendimiento del control interno así como del entorno al Sistema Integrado de Administración Financiera, SIAF, relacionado con el nivel de programa, subprograma, proyectos, actividades y obras, utilizando el método de cuestionarios y narrativo para evaluar el riesgo inherente, riesgo de control y determinar el riesgo de detección, identificando las áreas críticas para establecer el porcentaje de la muestra. Se evaluó el trabajo efectuado por la Unidad de Auditoria Interna UDAI, verificando el cumplimiento de sus actividades planteadas en su Plan Anual de Auditoría, y el cumplimiento de las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, y los procedimientos y metodología establecidos en los Manuales de Auditoría Gubernamental, para determinar la confiabilidad de su trabajo y apoyarse en éste, para realizar la auditoria a la ejecución presupuestaria. Activo Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los registros y operaciones de las principales cuentas contables que integran el activo del Balance al 31 de diciembre de 2006, siendo: Bancos, Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Fondos en Avance, y Propiedad Planta y Equipo. Se evaluó la estructura y ambiente de control interno en cada una de las oficinas encargadas del registro y control de las cuentas indicadas. Pasivo Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los registros y operaciones de las principales cuentas contables que integran el pasivo del Balance al 31 de diciembre de 2006, siendo: Gastos de personal a pagar y Fondos de Terceros. Se evaluó la estructura y ambiente de control interno en cada una de las oficinas encargadas Capital Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los registros y operaciones de las principales cuentas contables que integran el Capital del Balance al 31 de diciembre de Se evaluó la estructura y ambiente de control interno en cada una de las oficinas encargadas. Estado de Resultados Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a las principales cuentas de ingresos y egresos que integran el Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2006, las cuales se realizaron a través de la evaluación de la documentación de los CUR de ingresos y gastos. Se evaluaron los Resultados del Ejercicio con el Estado de Liquidación del Presupuesto, conciliando ambos reportes para determinar su razonabilidad. Presupuesto

7 814 Ingresos De acuerdo con la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Administración Pública, -INAP- se aplicaron los criterios para la selección de la muestra elaborando los Programas de Auditoría, para cada rubro de ingresos aplicando los procedimientos siguientes: Se verificó que los Ingresos Privativos generados por el Instituto Nacional de Administración Pública -INAPhayan sido percibidos y registrados de conformidad con la base legal que los establece. Se verificaron las conciliaciones bancarias durante el período 2006, para comprobar los movimientos de efectivo por los ingresos percibidos y sus intereses devengados. Se verificó el adecuado registro y presentación de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Presupuestarios. Se verificó que los ingresos hayan sido depositados íntegra y oportunamente a cuentas del Instituto Nacional de Administración Pública, INAP. Se verificó que los montos por retenciones de rentas consignadas, estuvieran presentados en el Balance General como un Pasivo y no que formen parte de los Ingresos en el Estado de Resultados. Egresos Con base en la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Administración Pública INAP se aplicaron criterios para la selección de la muestra, elaborando los Programas de Auditoría para cada Grupo de Egresos, aplicando los procedimientos siguientes: Se evaluó una muestra del 50% establecido en la evaluación de la estructura y ambiente de control interno y los riesgos inherente, de control y de detección, de acuerdo con su naturaleza, aplicando el criterio de importancia relativa, a manera de satisfacernos de la razonabilidad de los egresos por Programa y Grupo de Gasto. A nivel de los Grupos de Gasto que ejecuta el Instituto Nacional de Administración Pública INAP, deberán evaluarse los siguientes aspectos: En el Grupo 000 Servicios Personales, que comprende los renglones 011, 012, 015, 029, 051, 061, 063 y 072 se examinó el control, existencia y registro de las nóminas, contratos, planillas e información del personal permanente, personal por contrato, personal temporal y personal interino, verificando su legalidad. En el Grupo 100 Servicios no Personales, se examinaron los renglones: 111, 112, 113, 121, 131, 141, 185, 189, 191, 196, 197, 199, para asegurar la razonabilidad, autenticidad, existencia, registro y presentación de las cifras a través del examen de la documentación legal de soporte, así como que el servicio haya sido recibido satisfactoriamente. Grupo 200 Materiales y Suministros, se examinarán los renglones siguientes: 211, 232, 262 y 267, para asegurar la razonabilidad, autenticidad, existencia y presentación de las cifras a través del examen de la documentación legal de soporte, así como verificar que los bienes hayan sido recibidos e ingresados al almacén y/o inventario. Propiedad Planta y Equipo Grupo 300 se examinaron los renglones 328 Y 329 de compra de bienes tangibles e intangibles y contratos, por construcción de bienes de capital, que estos hayan sido ingresados al inventario cumpliendo con las metas y objetivos para el fin que fueron adquiridos y al servicio de la entidad, verificando que los mismos se encuentren adecuadamente salvaguardados.

8 815 Modificaciones presupuestarias Se examinaron las modificaciones al Presupuesto del Instituto Nacional de Administración Pública INAP, verificando que estén de acuerdo con el Manual de Modificaciones Presupuéstales y la Ley Orgánica del Presupuesto. Se verificó que el presupuesto asignado, incluya las modificaciones más / menos y que sea igual al presupuesto vigente en la liquidación del presupuesto del ejercicio fiscal Se evaluó el impacto que las modificaciones tuvieron sobre los resultados para el cumplimiento de metas y objetivos. Superávit o déficit presupuestario Se verificó la adecuada presentación y razonabilidad del superávit presupuestario del Instituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre Tesorería Se evaluó que los ingresos propios estén siendo percibidos de conformidad con la base legal que los establece. Se evaluó el sistema y ambiente de control interno implementado y si el mismo contribuye y apoya al alcance de objetivos y metas planteadas. Se evaluó la legalidad de los libros y registros auxiliares, su habilitación y uso adecuado por parte de la Unidad de Tesorería del INAP. Se examinaron las conciliaciones bancarias de todas las cuentas habilitadas.

9 DICTAMEN Señores Junta Directiva Instituto Nacional de Administración Pública INAP Ciudad. Hemos auditado el Balance General adjunto del Instituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y Normas de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión. 1 Al 31 de diciembre de 2006, se determinó la existencia de depósitos no registrados en contabilidad, tesorería y presupuesto, correspondientes a los pagos de cuotas de capacitaciones y maestrías de varios meses del período fiscal 2006, por un total de Q10, (Hallazgo de Cumplimiento No.1) En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el párrafo precedente, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Instituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, los resultados de sus operaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Guatemala, 30 de mayo de 2007

10 ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS

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18 825 Señores Junta Directiva Instituto Nacional de Administración Pública INAP Ciudad. En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del Balance General adjunto del Instituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerencia en los estados financieros, son los siguientes: 1 INFORME SOBRE CONTROL INTERNO Falta de arqueos periódicos y confirmación numérica del saldo de caja (Hallazgo de Control Interno No.1) 2 Ausencia parcial de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.2) 3 Controles deficientes en uso de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.3) Guatemala, 30 de mayo de 2007.

19 826 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de arqueos periódicos y confirmación numérica del saldo de caja (Hallazgo de Control Interno No.1) Condición La Unidad de Auditoría Interna y la Dirección Financiera, no practicaron cortes de caja ni arqueos de valores periódicos durante el ejercicio fiscal Criterio El Marco Conceptual de las Normas de Control Interno Gubernamental, numeral 9, inciso a), indica: "la aplicación de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos". Causa Esta situación ha sido ocasionada por falta de controles internos adecuados por parte de la Dirección Financiera y la Unidad de Auditoría Interna del INAP, así como de seguimiento y supervisión por parte de la Gerencia. Efecto Que en las conciliaciones bancarias y las cifras presentadas en los estados financieros del INAP existan diferencias no establecidas originadas desde el 2005, y que no se hayan tomado acciones para resolver estas debilidades, existe riesgo del uso inadecuado de los recursos de efectivo, caja chica y fondo rotativo. Recomendación El Gerente debe girar instrucciones al Departamento Financiero y a la Unidad de Auditoría Interna, a efecto que de inmediato se implementen arqueos de caja y confirmaciones numéricas de saldos de caja, debiendo presentar los informes correspondientes en forma oportuna para la toma de decisiones. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "Con respecto a los arqueos de caja la Gerencia del Instituto fue informada a través del Informe de Auditoria UDAI-DF de fecha 30 de agosto del 2006, de las recomendaciones que la Unidad de Auditoria indicara al Departamento Financiero de elaborar cortes de caja y arqueo de valores en forma semanal, quincenal o mensual por lo que ya se cumple dicha recomendación por parte del Departamento Financiero para el presente año.". Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración confirman la condición del presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas, artículo 39, numeral 1, para el Jefe Financiero, por la cantidad de Q2,

20 827 Ausencia parcial de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.2) Condición Durante el período del 1 de enero al 18 de mayo del 2006, no se contrató Auditor Interno y el 19 de mayo de 2006, fueron contratados los servicios de una profesional, sin embargo, a partir del 15 de septiembre fue suspendida por el IGSS, por período de Pre y Post natal, retornando a sus labores en el año siguiente, esto evidencia que durante el período fiscal 2006, la entidad únicamente contó con la presencia de profesional por un período de cuatro meses. La Institución por el resto del período no tomó las acciones necesarias para cubrir dicho puesto. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Marco Conceptual de las Normas de Auditoría Gubernamental, numeral 1.2, indica: "Auditoría Interna, es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgo, control y dirección". Causa Las autoridades superiores restaron importancia a la Unidad de Auditoría Interna, al no cubrir el puesto de auditor interno, durante el período de su ausencia. Efecto La ausencia de Auditor Interno en la Institución incide en la falta de control interno que debe ejercer el mismo, en perjuicio de la evaluación de la gestión de la Institución. Recomendación El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, debe velar por que la Unidad de Auditoría Interna siempre cuente con la presencia del profesional, que realice las actividades inherentes al cargo. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "1-De acuerdo a los perfiles que se requieren para la contratación de un auxiliar de auditoria el Instituto no cuenta con la plaza presupuestaria ni con los fondos para crear la misma; así también que la plaza asignada para la unidad de Auditoria Interna se encontraba ocupada por la Licenciada Mima Orozco. 2- Actividades que realizó la Unidad de Auditoria Interna durante el año 2006, las que a continuación se describen: Auditoria al departamento de Recursos Humanos revisando 81 contratos por el renglón 029 y 185, según informe de Auditoria UDAI-RH de fecha 14 de junio del 2006, revisión de las tarjetas de control de Asistencia del personal por el renglón 011 de los meses de Enero a Mayo informe de Auditoria UDAI-RH de fecha 20 de junio del 2006, intervención en la entrega del cargo del Jefe del Departamento Financiero según oficio No. 195/2006 D.F. de fecha , revisión de 33 contratos del renglón 029, informe de Auditoria UDAI-RH de fecha 10 de julio del 2006, revisión de 48 contratos del renglón 185, informe de Auditoria UDAI-RH de fecha 19 de julio del Efectúo auditoria a la Unidad Financiera realizando corte de caja y arqueo de valores al fondo rotativo Gastos Varios y fondo rotativo Viáticos, según informe de Auditoria UDAI-DF de fecha 30 de agosto del Otras actividades realizadas inherentes al cargo. 3-La Gerencia del Instituto consciente de la necesidad de fortalecer la Unidad de Auditoria Interna ha considerado para el presente año y de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria contratar un Auxiliar de Auditoria, para que esta Unidad siempre cuente con la presencia del mismo, debido a que en el Reglamento de la Ley Orgánica del Instituto en su articulo 7. Unicamente nombra a un profesional para ejercer dicha función, dicho asunto ya se encuentra considerado dentro del Manual Organizacional de puestos, perfiles y funciones del INAP vigente.".

21 828 Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración confirman la condición del presente hallazgo, en virtud de que no eliminan la causa y el efecto del mismo. Por lo que el mismo se confirma. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente, por la cantidad de Q10,

22 829 Controles deficientes en uso de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.3) Condición El Encargado de Combustibles del INAP, no cumple con los controles existentes en los formularios de Vales de combustible, que durante el período fiscal 2006 ascienden a un total de Q144,000.00, pues los mismos carecen de firma de responsables administrativos (Encargado de Combustible y Director de Administración Interna), y sin firma de beneficiario, no se llena la casilla del folio del libro de registro auxiliar de vales y no se cuenta con un procedimiento de liquidación para vales utilizados en comisiones. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.2, indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio". Causa Esta situación se debe a la falta de controles específicos por parte de las autoridades y falta de evaluación por parte de auditoría interna. Efecto Esto provoca riesgo de mal uso de los vales de combustible. Recomendación El Gerente debe girar instrucciones precisas a la Dirección de Administración Interna, Departamento Financiero y Auditoría Interna, para que de inmediato se cumpla con implementar los controles específicos. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "A partir del período fiscal 2007, la Dirección de Administración Interna, ha tomado en cuenta los siguientes aspectos: 1. En el libro de registro y control de combustible (autorizado por la Contraloría General de Cuentas) se ha cumplido con el llenado de información y firmas completas. 2. En el control interno (registro auxiliar de control a través de fotocopias de cupones de combustible) se corrige y agrega la información incompleta. 3. La Dirección de Administración Interna, la Unidad Financiera y la Unidad de Auditoria Interna elaboran el procedimiento de control interno en la liquidación del combustible que ha sido distribuido en comisiones oficiales, de tal manera de cumplir con las recomendaciones emitidas por la delegación de la Contraloría.". Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración no desvanecen la condición del presente hallazgo, por lo que el mismo se confirma. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Encargado de Combustibles y Director de Administración Interna, por la cantidad de Q2, para cada uno.

23 830 Señores Junta Directiva Instituto Nacional de Administración Pública INAP Ciudad. INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, el Balance General adjunto del Instituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del Instituto Nacional de Administración Pública INAP. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsiones resultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento: Ingresos no registrados contable y presupuestariamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Viáticos al exterior no liquidados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Nombramiento de subgerente interino sin cumplir requisitos legales ni perfil del puesto y usurpación de calidad (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Puestos vacantes cubiertos con personal de otras unidades administrativas (Hallazgo de Cumplimiento No.4) No se ha trasladado copia de los contratos a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Falta de Plan Anual de Auditoría período 2006 (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Informes de gestión con datos erróneos e inconfiables (Hallazgo de Cumplimiento No.7) Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a si los estados financieros del Instituto Nacional de Administración Pública, por el año terminado el 31 de diciembre de 2006, se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes y regulaciones aplicables. Guatemala, 30 de mayo de 2007.

24 831 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Ingresos no registrados contable y presupuestariamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Condición Al 31 de diciembre de 2006, se determinó la existencia de depósitos no registrados en contabilidad, tesorería y presupuesto, correspondientes a los pagos de cuotas de capacitaciones y maestrías de varios meses del período fiscal 2006, por un total de Q10, Criterio El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 9, inciso e), indica: "Depósitos inmediatos e intactos: Se debe crear mecanismos que permitan conocer a la brevedad posible, el monto de las recaudaciones efectuadas". Asimismo, el Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 12, numeral 1, establece: "Se produce la percepción o recaudación efectiva de los ingresos en el momento en que los fondos ingresan o se ponen a disposición de una oficina recaudadora". Causa Esta situación se debe a la falta de procedimientos adecuados, que permitan el registro oportuno de los depósitos efectuados por los alumnos de capacitaciones y maestrías impartidas por el INAP. Efecto Lo anterior ha ocasionado, que las cifras expresadas en los estados financieros del INAP, no sean razonables y que existan saldos disponibles de efectivo en bancos, que no han sido contabilizados. Recomendación El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, debe girar instrucciones al Departamento Financiero, a efecto que identifiquen los requisitos indispensables para el registro oportuno de los ingresos por cuotas de capacitación y maestrías, ordenando a la Dirección de Capacitación que se requiera a los estudiantes, el cumplimiento de la entrega de los requisitos solicitados por la Unidad Financiera. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se trasladaron los comentarios siguientes: "1. El monto de Q.10, al cual hace referencia el hallazgo descrito anteriormente, se encuentra plenamente integrado e identificado dentro del cuadro de Documentos de Abono correspondientes al Cierre de la Caja Fiscal al 31 de Diciembre del 2006, y las correspondientes conciliaciones bancarias. 2. No obstante que el Departamento Financiero cuenta con la integración del saldo antes descrito y los Depósitos monetarios se encuentran registrados en las cuentas de depósitos bancarios de la Institución, no ha sido posible realizar los registros contables dentro del Sistema SICOIN WEB, debido a que no se cuenta con las boletas de depósito originales, mismas que sirven de respaldo para la elaboración del Recibo 63 "A", y determinar la procedencia de dicho ingreso o motivo del pago (maestría, diplomados, o cursos impartidos por el INAP). 3. Tal situación se deriva, de que como es de su conocimiento las personas que reciben cursos o capacitaciones en el interior de la República, realizan los pagos de las respectivas cuotas en las distintas agencias bancarias de Banrural, S. A. no contando el departamento Financiero con las boletas originales que acreditan dichos pagos. 4. Para la pronta solución del problema identificado, estamos a la espera de las instrucciones emanadas de la Gerencia, para realizar las correcciones correspondientes y se resuelva esta situación de registro. La Gerencia del Instituto ha girado Instrucciones precisas al Jefe del Departamento Financiero para que resuelva el asunto en mención así también suscribir el procedimiento de control interno necesario para controlar dicho movimiento contable.". Comentarios de auditoría

25 832 La administración confirma la condición, causa y recomendación del presente hallazgo, toda vez, que se admite la falta de registro contable. En cuanto al hecho que los ingresos no registrados estén operados en forma extracontable en caja fiscal como documentos de abono, persiste la no razonabilidad en las cifras expresadas en los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Instituto Nacional de Administración Pública, ya que en los mismos no existe la cuenta documentos de abono y no se revelan los ingresos citados en la cuenta bancos. Adicionalmente, las conciliaciones bancarias revelan estos ingresos como notas de crédito no registradas contablemente, ya que no han sido asentadas en los libros de bancos por no contar con la boleta física, por ingresos que tienen más de un año de haberse recibido. Por lo tanto, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 13, para el Gerente, Director Financiero, Auditor Interno y Contador, por la cantidad de Q10, para cada uno.

26 833 Viáticos al exterior no liquidados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Condición El Gerente realizó dos viajes al exterior: Madrid, España, saliendo el 06 y retornando el 24 de julio 2006; a Virginia Beach Estados Unidos, saliendo el 07 y retornando el 10 de Octubre 2006, habiendo obtenido viático anticipo según formularios V-A No y 0024 de fechas 06 de julio 2006 y 15 de octubre 2006; notas de debito del Banco de Guatemala Nos y de fechas 06 de julio 2006 y 06 de octubre 2006 por valores de Q31, y Q9,186.22; y el reintegro lo realizó el día 19 de diciembre 2006, por valores de Q1, y Q1, según boletas de depósitos Nos y del Banco de Desarrollo Rural S.A. Criterio El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado, artículo 9, establece: Liquidación de Gastos de Viáticos y Otros Gastos Conexos, en donde indica que "el personal comisionado debe presentar el formulario V-L ( Viático Liquidación), dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, con la aprobación de la autoridad que lo ordenó...cuando la liquidación no se presente dentro del término indicado, la autoridad respectiva ordenará el reintegro inmediato de los fondos anticipados". Causa Inobservancia del Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado, por parte del Gerente y Jefe del Departamento Financiero. Efecto Los reportes a nivel presupuestario y estados financieros no presentan razonabilidad por el registro tardío de la liquidación de viáticos. Recomendación Que el Gerente y Jefe del Departamento Financiero, cumplan con lo estipulado en el Reglamento de Gastos de Viáticos, para que los registros, tanto presupuestarios como contables, se realicen en forma oportuna, confiable y veraz. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "El 12 de abril del presente año, se envió una nota al Licenciado Armodio López, Jefe Financiero del Instituto; en donde se le solicita girar sus instrucciones donde correspondan, para que el Departamento Financiero cumpla con lo estipulado en el Acuerdo Gubernativo No "Reglamento de Gastos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado", principalmente en lo que se refiere a la liquidación de gastos de viáticos y otros gastos conexos.". Comentarios de auditoría La administración confirma la condición y recomendación del presente hallazgo, por lo que el mismo, se confirma. Acción Correctiva Formulación de Cargos No , de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4, inciso f) y Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 53, para el Gerente por la cantidad de Q38,661.40, equivalente al valor total de los viáticos anticipo menos el monto reintegrado en la liquidación extemporánea y Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral

27 834 18, para el ex-jefe Financiero, por la cantidad de Q2,

28 835 Nombramiento de subgerente interino sin cumplir requisitos legales ni perfil del puesto y usurpación de calidad (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Condición De conformidad con el Acuerdo de Gerencia No , de fecha 01 de julio de 2006, se nombró al Sub Gerente Ad Interim del INAP, con cargo al renglón 029, modificando para tal efecto las condiciones del Contrato , mediante el cual desempeñaba el cargo de Jefe del Departamento Financiero, incumpliendo con el perfil del puesto de ser graduado universitario y sin que se realizara la propuesta de la Junta Directiva para que fuera nombrado por el Presidente de la República. Criterio El Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Administración Pública, artículo 11, indica: "El Subgerente debe ser nombrado por el Presidente de la República a propuesta de la Junta Directiva y quién deberá tener las mismas calidades del Gerente, determinadas en el numeral 1 del artículo 10, del Decreto citado, de ser graduado universitario con especialización de alto nivel en Administración Pública y experiencia reconocida en la materia". Causa El Gerente se excedió en sus atribuciones al de nombrar al Sub Gerente en forma Ad Interin, sin cumplir los requisitos establecidos en los artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica del INAP. Efecto El cargo de SubGerente fue desempeñado por una persona no idónea y sin haber sido nombrado por el Presidente de la República, quien es el facultado para el caso. Recomendación La Gerencia y la Junta Directiva deben proponer al Presidente de la República, a la persona que llene las calidades que indica la Ley para ocupar el cargo de SubGerente del INAP, cumpliendo con los artículos 10 y 11 del Decreto No del Congreso de la República. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "El Acuerdo de Gerencia en el cual se nombra en el cargo de Subgerente Ad. Interim al Señor Hugo Rene Monge Orejel quedó sin efecto a partir del primero de abril del 2007, según Acuerdo de Gerencia número de fecha veintiséis de marzo. Este tema fue evacuado mediante oficio de fecha 29 de marzo del año Asimismo, este hallazgo fue sometido al conocimiento de la Junta Directiva, la cual se pronunció en el oficio Ref:. G-96/2007 de fecha 12 de abril del 2007." Comentarios de auditoría La remoción del cargo y las funciones del Sub Gerente Ad Ínterin, no justifica lo actuado por el mismo, durante el período que estuvo en el cargo sin cumplir con los requisitos legales y perfil del puesto, tampoco que este haya firmado documentos con calidad de Licenciado sin contar con dicha acreditación y que el Gerente del INAP haya emitido el nombramiento y no el Presidente de la República a solicitud de la Junta Directiva como corresponde legalmente y que la Junta Directiva haya avalado dicha situación. Por lo anterior, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente, Ex-Subgerente Ad Ínterin y para cada uno de los miembros de la Junta Directiva, por la cantidad de Q10, para cada uno.

29 836 Puestos vacantes cubiertos con personal de otras unidades administrativas (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Condición La Subgerencia, la Dirección Administrativa, la Dirección de Formación y Capacitación, el Departamento Financiero, la Dirección de Asesoría Administrativa, el Departamento de Personal, así como otros puestos de importancia en el Departamento Financiero, están siendo cubiertos por personas contratadas para desempeñar otros puestos administrativos. Criterio El Acuerdo Gubernativo No de fecha 27 de diciembre de 2005, Plan Anual de Salarios y Otras Asignaciones Monetarias para el Ejercicio Fiscal 2006, así como las Normas para su aplicación, en su artículo 8, último párrafo, establece: "La Oficina Nacional de Servicio Civil está facultada para efectuar las acciones que considere necesarias, con el propósito de comprobar que las personas desempeñen el puesto para el que fueron nombradas, en la Unidad Administrativa en donde se encuentren presupuestados los puestos que ocupan, acción que quedará bajo la estricta responsabilidad de la autoridad nominadora correspondiente...". El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, artículo 52, último párrafo, Nombramientos provisionales y de emergencia, establece: "los nombramientos así hechos deben ser comunicados inmediatamente a la ONSEC, y durarán hasta seis meses a partir de la toma de posesión, sin que puedan prorrogarse ni revocarse.". Asimismo, el Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 3.3, indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas para la selección y contratación de personal, teniendo en cuenta los requisitos legales y normativas aplicables. Cada ente público para seleccionar y contratar personal, debe observar las disposiciones legales que le apliquen (Leyes específicas de Servicio Civil y Reglamento, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual de Clasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)". Causa Esta situación ha sido provocada por el uso inadecuado de la facultad de la Gerencia de nombrar a su personal en forma ad ínterin, sin que para el efecto se realicen los procedimientos establecidos para la contratación de personal en puestos vacantes. Efecto Que se cause desequilibro en la funcionalidad de las unidades administrativas del Instituto, inconformidad en los empleados por tener responsabilidades mayores a la remuneración correspondiente al puesto que ocupan y que las personas nombradas no llenen el perfil requerido para el puesto. Recomendación El Gerente del INAP, debe girar instrucciones al Departamento de Personal, para que se inicie el proceso de reclutamiento y selección de personal para cubrir los puestos vacantes y reubicar al personal ya contratado en los puestos, para los que fueron contratados. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "Tomado en consideración los puestos vacantes cubiertos con interinatos prolongados es necesaria efectuar las siguientes observaciones: a) El Gerente del INAP tomado en consideración las necesidades e intereses en el servicio de la institución procedió a efectuar los nombramientos basado en que esta Institución es Descentralizada, Semiautonoma, con Personería Jurídica, Patrimonio propio con plena capacidad para adquirir derechos, y contraer obligaciones según lo establece su Ley Orgánica del Congreso de la República de conformidad con el artículo 10. Numeral 2, inciso e). b) Es prioritario indicar que la recomendación efectuada por la delegación de la Contraloría General de Cuentas será resuelta a

30 837 través de la aprobación del Reglamento General para la Administración del Recurso Humano del Instituto Nacional de Administración Pública -INAP- en el cual se hace énfasis en los sistemas de reclutamiento, selección, y nombramiento de personal a ocupar plazas dentro del INAP, proyectando un proceso de reclasificación de puestos y salarios en función de mejorar la administración del recurso humano, al servicio de esta entidad. Para lo cual se adjunta fotocopia del borrador de dicho Reglamento. El 18 de julio del 2006 fue nombrada según memorando REF: G -137 / 2006 de Sub Gerencia, la comisión para la elaboración de los Manuales Organizacionales de puestos, perfiles y funciones del INAP, los mismos están en vigencia a partir del 20 de enero del 2007 con el fin de dar origen al manual de evaluación de desempeño el cual esta en proceso de elaboración. Así mismo se nombró la comisión según memorando REF: SG para la elaboración del Reglamento de Recursos Humanos.". Comentarios de auditoría No obstante los comentarios de la administración justifican sus esfuerzos por llevar a cabo una reorganización del personal del Instituto, y la elaboración de sus Manuales de Funciones y Procedimientos, que fueron presentados a esta comisión de auditoría y que fueran requeridos por la Contraloría en un hallazgo de auditoría anterior. Durante el ejercicio fiscal 2006, objeto de esta auditoría, se comprobó la existencia de puestos vacantes cubiertos con personal de otras Unidades Administrativas, situación que no se justifica con los comentarios de la administración, por lo que, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente y Director Administrativo, por la cantidad de Q10, para cada uno.

31 838 No se ha trasladado copia de los contratos a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Condición El Instituto Nacional de Administración Pública INAP, no ha cumplido con enviar copia de los contratos administrativos suscritos. Criterio El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, indica: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización". Causa Falta de observancia de los aspectos legales relacionados con la Ley de Contrataciones del Estado al no evaluar adecuadamente los controles internos de la Entidad. Efecto Que la Unidad de Contratos de la Contraloría General de Cuentas no cuente en sus archivos con la información de los contratos suscritos por el INAP, para los efectos de registro, control y fiscalización. Recomendación El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, deberá girar instrucciones, a efecto que de inmediato se cumpla con remitir la copia de todos los contratos administrativos a la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "El Departamento de Recursos Humanos del INAP entregó el 31 de octubre del 2006 a la Comisión de Auditoras de Contraloría General de Cuentas delegadas en el INAP los contratos que corresponden al Ejercicio Fiscal A través del oficio DP el Departamento de Personal del INAP remitió al departamento de Registros y Contratos de La Contraloría General de Cuentas la Copia de los contratos sucritos que corresponden al ejercicio fiscal 2007 adjunto fotocopia del mismo, cumpliendo con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado en sus Artículos 74 y 75, según lo demanda el Oficio Circular No.2 Gobierno central DRC-C-G-C- teep-2007.". Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración justifican el cumplimiento del artículo indicado en el criterio, con respecto del período fiscal 2007, sin embargo, para el período fiscal 2006, objeto de esta auditoría, la entrega de contratos a la comisión de auditoría tiene como base el requerimiento hecho por ésta, con motivo de la auditoría que se está practicando, no así el cumplimiento con lo establecido en la Ley de Contrataciones. Por lo que, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Director Administrativo, por la cantidad de Q26,

32 839 Falta de Plan Anual de Auditoría período 2006 (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Condición El Instituto Nacional de Administración Pública, no elaboró ni presentó a la Contraloría General de Cuentas, el Plan Anual de Auditoría período Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 2.1, segundo párrafo, indica: "Las Unidades de Auditoría Interna de las dependencias Gubernamentales, para cada ejercicio fiscal, deben elaborar el Plan Anual de Auditoria Interna y con la aprobación de las autoridades superiores de sus respectivas entidades, enviar una copia a la Contraloría General de Cuentas, a más tardar el 15 de enero de cada año". Causa Negligencia por parte del Auditor que desempeñó sus funciones en el período 2005, al no elaborar ni presentar a las autoridades del INAP y a la Contraloría General de Cuentas, el Plan Anual de Auditoría para el ejercicio Efecto El nuevo profesional contratado por el INAP, para el período fiscal 2006 no contó con el Plan Anual de Auditoría PAA, en donde se programan las actividades a realizarse durante el período; consecuentemente, la comisión de auditoría de la Contraloría General de Cuentas, no evaluó el desempeño de la Unidad de Auditoría. Recomendación El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, debe velar por que el profesional de Auditoría Interna, cumpla con sus actividades. Comentarios de la administración En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentario siguiente: "En relación al Plan Anual de Auditoria correspondiente al periodo 2006, no fue presentado por la Licda. Ury Monterroso Auditoria Interna quien era responsable de elaborarlo y enviarlo a la Contraloría General de Cuentas en esa oportunidad. La Gerencia del Instituto a partir del año 2006 supervisó que se elaborara y fuera entregado el Plan Anual de Auditoria para el ejercicio fiscal 2007 a la Contraloría General de Cuentas, según oficio UDAI de fecha 12 de enero del presente año.". Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración justifican haber enmendado dicha situación en el ejercicio fiscal 2007, por lo que se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente y ex-auditor Interno, por la cantidad de Q2, para cada uno.