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1 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 1. E T A P A D E P L A N E A C I O N PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES INICIO 1.1 Identificar y programar las necesidades de contratación Incluir el proyecto en el plan de compras y de contratación 1.2 Evaluar la viabilidad de la futura contratación Verificar si encaja dentro de la Misión, la Visión, el Plan de Desarrollo y el Plan Estrategico de la Terminal Verificar si el proyecto esta inluido dentro del presupuesto de la presente vigencia fiscal. 1.3 Elaborar estudios claros y completos de la futura contratación. (Diseños y planos para obra pública) "Analisis de Conveniencia y oportunidad" Elaborar los estudios económicos "Solicitud de cotizaciones" Hacer estudios de mercado "Cuadro comparativo" Elaborar presupuesto oficial del valor de las obras, bienes o servicios a contratar Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal Expedir el CDP Certificado de recursos humanos.no hay personal de planta (Si es prestación de servicios) Formulacion del proyecto Precisar las condiciones de objeto, plazo y lugar de ejecución Establecer especificaciones técnicas de las obras, bienes o servicios a contratar "Formato Dos" Solicitud de contratación Elaborar cronograma Publicación en diario de alta circulación y en la Cámara de Comercio 2

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3 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES Elaborar el pliego de Condiciones Determinar factores de cumplimiento por parte del proponente Determinar requisitos de capacidad jurídica Determinar condiciones de experiencia Determinar requisitos de capacidad administrativa Determinar requisitos de capacidad operacional Determinar requisitos de capacidad financiera Determinar factores de escogencia y calificación de la oferta Establecer Factores Técnicos: Describir cantidades, calidades y características de las Obras, Bienes y/o Servicios Determinar y ponderar los factores técnicos de selección Establecer factores económicos: Indicar el presupuesto oficial de la licitación Determinar y ponderar los factores económicos de selección Establecer criterios de desempate Establecer y coordinar la gestión de cada una de las areas Publicar en Intermet el proyecto de pliego de condiciones Recibir observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones Analizar las observaciones y/o sugerencias recibidas para determinar si se ajusta el pliego de Condiciones.

4 2.1.5 Ajustar el pliego de Condiciones si se requiere. "Pliego de condiciones definitivo" 2.2 Adelantar el proceso licitatorio Efectuar la apertura de la licitación publica Dar publicidad al pliego de condiciones definitivo en Intermet 2

5 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES Realizar la visita obligatoria a las instalaciones del lugar donde se ejecutará el contrato Preparar logísticamente la audiencia Celebrar la audiencia o audiencias públicas de observaciones o aclaraciones Preparar técnicamente la audiencia Recibir preguntas y observaciones Dar respuesta a observaciones y aclaraciones y preparar adendos Efectuar reuniones interdisciplinarias para preparar respuestas y adendos Publicar y entregar respuestas y adendos Efectuar el cierre de la licitación o concurso público Recibir las propuestas y firma del pacto de integridad Abrir las propuestas Examinar frente a los proponentes de manera preliminar los documentos que acompañan las propuestas:se dicta el valor de la oferta, el numero de folios, numero de la poliza y su vigencia y se firma por quien asiste a la audiencia Levantar el Acta de cierre de la licitación Asegurar la custodia y conservación de las propuestas y Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones que acrediten la capacidad jurídica Solicitar, recibir y revisar aclaraciones de los proponentes Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones que acrediten la capacidad financiera Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones tecnico economicas Determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección

6 2.3.5 Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones tecnico economicas Determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección Publicación de los informes de evaluación preliminar Solicitar, recibir y revisar aclaraciones y observaciones de los oferentes. 2

7 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES Recepción de Observaciones a los informes de evalucion preliminar Estudiar las observaciones por parte del Comité Evaluador Elaborar la respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes Establecer nuevo orden de elegibilidad de acuerdo con los análisis realizados Efectuar la audiencia pública de adjudicación Presentar las Respuesta a las observaciones presentadas a los informes de evaluación preliminar Escuchar a los oferentes en relación con la falta de respuesta a observaciones Resolver todas las observaciones acerca del informe de evaluación Efectuar ajustes, si es del caso, al informe de evaluación Establecer el Orden de Elegibilidad definitivo Dar lectura a la "Resolución Motivada de Adjudicación o Declaración de Desierta" Notificar a todos los proponentes la Resolución Motivada de Adjudicación o de Declaratoria de Desierta SI Adjudica? NO 3 Se inicia proceso de solicitud Pública de Oferta

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9 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 3. E T A P A C O N T R A C T U A L PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES Contratar Elaborar el contrato "Contrato" Determinar la naturaleza del contrato, identificar el objeto contractual, los derechos y obligaciones de las partes, precio y forma de pago, garantías, etc Perfeccionar y legalizar el contrato Firmar el contrato por las partes y radicarlo en el listado maestro Suscribe el contrato? SI NO Efectuar el registro presupuestal del contrato Aprobar las pólizas presentadas por el contratista Pagar la publicación y los impuestos (Pago impuesto de timbre) Hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta Entablar las acciones conducentes al reconocimiento de perjuicios causados Adjudicar el contrato al oferenente calificado en el segundo lugar

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11 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 4. E T A P A D E E J E C U C I O N PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES Ejecutar el contrato Certificado de requisitos de ejecución Designa al supervisor o interventor Manual de Interventoría NO SI Nombrar a través del memorando interno firmado por el Gerente General Contratar a través de Solicitud Pública de Oferta o directamente Pasa al flujograma correspondiente dependiendo del proceso Elaborar acta de iniciación del contrato Supervisar la ejecución del contrato Adoptar las medidas necesarias para mantener las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer o contratar: medidas de ajuste o revisión de precios Verificar estado de ejecución de avance de las obras bienes o servicios contratados NO El estado de ejecución de avance esta de conformidad con lo programado y acordado? SI Recibir y aprobar informes de ejecución Autorizar los pagos según lo pactado en el contrato Adoptar las medidas necesarias para garantizar la efectiva ejecución del objeto contractual Surten efecto las medidas? SI

12 NO Hacer uso de la garantía única o cláusula penal pecuniaria Promover las acciones de responsabilidad Ultimo Informe Recibir las obras, bienes o servicios. "Certificado de entrada al almacen, inventario, aseguramiento" Elaborar acta de entrega y recibo de bienes, obras o servicios contratados B Elaborar el informe final Aprobar el informe final Autorizar el pago final Exigir la extensión de las garantías para avalar las obligaciones que se deban cumplir con posterioridad a la extinción del contrato Aprobar la modificación de las garantías

13 FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 5. ETAPA DE TERMINACION Y LIQUIDACION y 6. SOSTENIBILIDAD DE LAS OBRAS, BIENES O SERVICIOS PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES Liquidar el contrato Elaborar el acta de terminación Elaborar el acta de liquidación del contrato Citar al contratista y al interventor para acordar ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar Citar al contratista y al interventor o supervisor para firma del acta Solicitar el estado de cuenta del C.D.P. al Dpto Financiero Firmar el acta por las partes 6.1 Supervisar la calidad de las obras, bienes o servicios recibidos Supervisar cada seis meses, durante el término de vigencia de la garantía, el estado de los bienes, obras o servicios recibidos Formular y contratar el mantenimiento REALIZAR LA CONTRATACION DIRECTA O INICIAR UN NUEVO PROCESO DE SELECCIÓN DEPENDIENDO DE LA CUANTIA DEL MANTENIMIENTO Cumple con las condiciones de calidad ofrecidas NO Hacer exigibles las garantías y promover las acciones de responsabilidad SI Archivar todos los documentos del Proyecto FIN A9 IMPACTO DEL PROYECTO 7 Informes, video y resgistro fotografico

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