Caracterización Proceso de Direccionamiento Estratégico - Planeación

Transcripción

1 Página 1 de 12 OBJETIVO DEL PROCESO El proceso de planeación orientara la gestión institucional, con sentidos de orden y de prospectiva, coadyuvando a la alta dirección en la formulación de políticas, planes programas y proyectos que permitan el desarrollo de la institución en el tiempo. ALCANCE Inicia Termina del Desarrollo Institucional Evaluación de los subsistemas del proceso. RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Misión, Visión Aprobada Consejo Superior Universitario, Consejo Académico Rectoría Estado Ministerio de Educación Nacional, Entidades Territoriales. Plan de Desarrollo Institucional, Presupuesto General, Acciones para el Cumplimiento de las Metas Financieras. El Plan Operativo Anual de Inversiones,(planes programas y proyectos) Normatividad interna ( Acuerdos, Resoluciones) Normatividad Externa (Leyes, Decretos ( SNIES SPADIES, SUE), Ordenanzas Y Acuerdos) P Plan de Acción, Seguimiento a Planes programas y Proyectos Costos, Sistemas de Información Educación Superior y Continuada, Análisis del Entorno. Cronogramas, Procedimientos, Instructivos, Guías Formatos. Procesos de la Universidad de Pamplona.

2 Página 2 de 12 Formatos diligenciados de los Planes Operativos y de seguimiento a los mismos, Procesos Universidad de Pamplona. Formatos de Costos, Sistemas de Información, Formato diligenciado para la aprobación de los programas de postgrados y educación Continuada. Documento generado por las facultades sobre las tendencias de los factores políticos, jurídicos, económicos, sociales, culturales y tecnológicos. Perfil de Oportunidades y Amenazas del Ambiente, perfil de capacidad interna. H Análisis y evaluación de los programas, proyectos, acciones, indicadores y ejecución presupuestal. Análisis, evaluación y cargue del modelo de costos de las diferentes unidades académico administrativas Cumplimiento de los Objetivos planteados del plan de desarrollo institucional y plan de Acción. Nivel de cumplimiento del Plan Operativo Anual de Inversiones, en el presupuesto general de la Universidad. Estado de Resultados, costo por programa, materia e información por y estudiante de las diferentes unidades académicas. Consejo Superior Universitario, Consejo Académico Rectoría Estado Ministerio de Educación Nacional, Entidades Territoriales. Y Todos los procesos internos de la Universidad de Pamplona.

3 Página 3 de 12 Procesos Universidad de Pamplona. H Análisis evaluación y depuración de información y cargue a los diferentes sistemas de información Institucionales y del estado. Análisis, evaluación, Depuración y cierre de protocolos económicos de postgrados y educación continuada. Revisar analizar y proponer mejoras en los factores de entrada Matriz de evaluación de factores internos y Externos Sistemas de información actualizados, recomendaciones y estadísticas. Protocolos Económicos aprobados y acta de cierre. Análisis del Entorno. Matriz DOFA Pata todas las actividades antes mencionadas, coadyuvan al Re direccionamiento o fortalecimiento de políticas estrategias programas, proyectos y acciones. Consejo Superior Universitario, Consejo Académico Rectoría Estado Ministerio de Educación Nacional, Entidades Territoriales. Y Todos los procesos internos de la Universidad de Pamplona.

4 Página 4 de 12 Solicitud de Solicitud de necesidades de necesidades de Gestión del Identificación de Gestión del Talento capacitación, inducción, capacitación, inducción, Talento Humano necesidades Humano entrenamiento, entrenamiento, bienestar social bienestar social Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura H.Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Gestión Documental Directrices de la documentación Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Gestión Documental

5 Página 5 de 12 Ejecución de los documentos exigidos por la norma Documentación actualizada Administración del SIG PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC- 23 H Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al SIG Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Administración del SIG Administración del SIG Control Interno Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias V Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento Informes de Auditorias Plan de mejoramiento aprobado Control Interno

6 Página 6 de 12 Administración del SIG Solicitud de informes de avance Ejecución de acciones correctivas y preventivas Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Administración del SIG Control Interno Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Riesgos actualizados y controlados Control Interno ITEM Controles en las entradas QUE SE A Formatos diligenciados de los Planes operativos y de seguimiento a los mismos, CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y COMO SE QUIEN LO A A Con acompañamiento y capacitación de los responsables de su diligenciamiento. Cronograma de actividades FRECUENCIA DEL Dos veces al año REGISTRO DEL FAC 08 Acta de reunión

7 Página 7 de 12 ITEM Controles en las entradas QUE SE A Formatos de Costos, Sistemas de Información, Formato diligenciado para la aprobación de los programas de postgrados y educación Continuada. Documento generado por las facultades sobre las tendencias de los factores políticos, jurídicos, económicos, sociales, culturales y tecnológicos. Perfil de Oportunidades y Amenazas del Ambiente, perfil de capacidad interna CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y COMO SE QUIEN LO FRECUENCIA DEL A A Esto con el fin de asegurar los datos para ser incluidos en los sistemas transaccionales de la institución Por definir 4 veces al año Dos veces al año 1 vea al año Cada 2 años REGISTRO DEL Por definir FDE.PL-10 Cronograma de Variables FDE.PL-02 Protocolo de Viabilidad Económica Informe Documento no Controlado Informe Documento no Controlado

8 Página 8 de 12 ITEM Controles en las actividades QUE SE A Análisis y evaluación de los programas, proyectos, acciones, indicadores y ejecución presupuestal. Análisis, evaluación y cargue del modelo de costos de las diferentes unidades académico administrativas. Análisis evaluación y depuración de información y cargue a los diferentes sistemas de información Institucionales y del estado. CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y COMO SE QUIEN LO A A Mediante los indicadores de los diferentes programas, proyectos y acciones de los diferentes planes Operativos y él % de ejecución de la inversión del presupuesto general de la universidad de Pamplona Con el resultado del modelo de costos. Validación de datos, entre los sistemas de información FRECUENCIA DEL 2 veces al año Por definir 4 veces al año REGISTRO DEL FDE.PL-13 v 00 Plan Operativo FDE.PL-16 v 00 Seguimiento Plan Operativo Por definir Documentos no controlados

9 Página 9 de 12 ITEM Controles en las actividades Controles a las salidas CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y QUE SE COMO SE QUIEN LO A A A Análisis, Mediante los acuerdos de evaluación, postgrados y educación Depuración y cierre continuada, punto de de protocolos equilibrio del protocolo y económicos de las autorizaciones por postgrados y parte de rectoría y educación dirección administrativa continuada. Revisar analizar y Mediante reuniones proponer mejoras temáticas sobre los en los factores de factores. entrada. Cumplimiento de los Objetivos planteados del plan de desarrollo institucional y plan de Acción. Nivel de cumplimiento del Plan Operativo Anual de Inversiones, en el presupuesto general de la Universidad. Mediante el cargue del tablero de comando para medir el resultado del cumplimiento de los objetivos y ejes estratégicos del plan de acción y del Plan de desarrollo. FRECUENCIA DEL permanente Cada 2 años Periódicamente REGISTRO DEL FDE.PL-05 Acta de Cierre FDE.PL-02 Protocolo de Viabilidad Económica FAC 08 Acta de reunión FDE.PL-18 Tablero de Comando PDI

10 Página 10 de 12 ITEM Controles a las salidas CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y QUE SE COMO SE QUIEN LO FRECUENCIA DEL A A A Estado de resultados, costo por programa, materia e A través del modelo de información por y costos. Por definir estudiante de las diferentes unidades académicas. Con la validación de datos Sistemas de por parte de los información responsables del manejo actualizados, del sistema interno y la recomendaciones y auditoría realizada por el estadísticas. Ministerio de Educación Protocolos Económicos aprobados y acta de cierre. Análisis del Entorno. Matriz DOFA Con la revisión del director de la oficina y firma del mismo. Mediante la Aprobación del documento final por parte de los responsables REGISTRO DEL Por definir 1 vez al año Cada 2 años permanente Cada 2 años FDE.PL-05 Acta de Cierre FDE.PL-02 Protocolo de Viabilidad Económica Documentos no controlados

11 Página 11 de 12 RECURSOS TALENTO HUMANO Director oficina de Profesionales Universitarios INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina dotada Archivadores Papelería tinta CD`S Tablero Acrílico TECNOLOGICOS Hardware y software Red de comunicaciones ( teléfono, fax, Internet ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTCISO 9000: MECI Ley 30 de 1992 Acuerdo 126 del 08 de septiembre de Acuerdo 052 del 25 de septiembre de 2009 Acuerdo 053 del 25 de Septiembre de 2009 Decreto Nº1767 del 2 de junio de Ministerio de Educación Nacional Resolución 626 de 13 de febrero de Ministerio de Educación Nacional. Resolución 1780 de 18 de marzo de Ministerio de Educación Nacional.

12 Página 12 de 12 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS REGISTROS INDICADORES RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Obtener la Acreditación Institucional. Ampliar la Cobertura Institucional. Mejora de la Cultura Institucional. Construir una Cultura de. Incrementar las Fuentes de Financiación.