Sistema Integrado de Gestión CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Sistema Integrado de Gestión Versión 9 Código: GC.3, Proceso: Gestión de la Calidad - GC Abril de 2016

2 Página 2 de 9 1. OBJETIVO Asegurar que la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte es adecuada, se encuentra actualizada, está disponible y se definen los controles de conformidad a lo establecido en la norma ISO 9001: Vigente y a la NTC GP 1000:vigente. 2. ALCANCE Este aplica a todos los s que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento Control de Documentos, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones: Copia controlada de un : Es aquella cuya circulación interna será verificada por medio de registros y actualizada cuando exista modificación; no puede reproducirse parcial ni totalmente sin autorización. Copia no controlada 1 de un : Ejemplar de un con las mismas características de su original, para el cual no se dispone el control de los cambios que se ejecuten. Se emite con fines informativos y no será actualizado cuando existan modificaciones. 1 Se consideran copias no controladas todas aquellas impresiones o fotocopias que se hagan de los s disponibles que no estén autorizadas por el S.I.G.

3 Página 3 de 9 Documento externo: Documento que afecta el S.I.G. o sirve de insumo para los procesos y son originados por un ente externo al S.I.G. 5. CONDICIONES GENERALES a. El control de los s externos, es de responsabilidad de los responsables de proceso, se deben definir los s legales, reglamentarios u otros s especiales que aplican en las actividades propias del proceso y asegurarse que sean incluidos en el formato Listado Maestro de Documentos Externos (GC.3, ). Cada responsable de proceso debe revisar, actualizar y verificar periódicamente los s externos, comunicando cualquier cambio al contratista del S.I.G 2, el mismo debe actualizar el listado maestro de externo. b. El Responsable del Proceso o actividad debe verificar que en la elaboración, modificación, actualización o eliminación de un del S.I.G. se cumpla con: El sea coherencia con las actividades del proceso. La descripción exacta de las actividades que se realizan. Las especificaciones del contenido técnico sean las correctas El cumplimiento con las normas legales y técnicas vigentes El seguimiento al hasta su implementación La actualización de cada uno de los s c. Es responsabilidad de quién revisa un del S.I.G.: Verificar que el descrito sea realizable y las actividades estén de conformidad con los cargos. Verificar que sea coherente con la política y objetivos formulados por la Institución. d. Es responsabilidad de quien distribuye y controla la documentación: 2 S.I.G.: Sistema Integrado de Gestión

4 Página 4 de 9 Actualizar el registro Listado Maestro de Documentos Internos, (GC.3, ) Digital. Actualizar el registro Listado Maestro de Documentos Externos, (GC.3, ). Digital. Identificar copias a través de sello si es el caso. Mantener actualizado el archivo virtual de los s originales. e. La responsabilidad del manejo y utilización de los s del S.I.G. en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, es de los responsables de proceso o actividad. f. Los cambios o modificaciones a los s deberán ser solicitados por cualquier servidor público de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte al responsable del proceso o actividad, mediante el Formato Solicitud para Crear, Actualizar o Eliminar un Documento (), quien los reportara al Contratista del S.I.G para su debida aplicación. g. La distribución de los s del S.I.G. es responsabilidad de la oficina que administre el S.I.G., una vez que el esté vigente, realizará publicación en el sitio web si es el caso y en la Intranet de la institución, cuando aplique debe distribuir el número de copias definidas por el responsable del proceso, identificándolas mediante sello Copia Controlada. La distribución y entrega de copias se realizará diligenciando el formato Distribución de Documentos (GC.3, ). h. Con el fin de dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 del 2012 por la cual se establece la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública, se establece que los s del S.I.G se dispondrán de un único original que reposará en la Oficina del Representante de la Dirección y en casos muy especiales se realizarán copias controladas previa evaluación de los responsables de proceso y el Representante de la Dirección. Se establecerán copias virtuales de los s, los cuales estarán controlados por el contratista del S.I.G, quien será el responsable de su administración y actualización, previo cumplimiento de este procedimiento.

5 Página 5 de Descripción Gráfica Detallada. N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Identifique necesidades las Identifique la necesidad de elaborar, crear, actualizar o eliminar un del S.I.G., realice la solicitud al responsable del proceso o actividad, y anexé propuesta de cambio al. Cualquier SP 3 DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTRO - REGISTRO Cumplimiento de lo establecido en la guía para la elaboración y codificación de s 2. Revise el Reciba solicitud, y determine su viabilidad, para la creación, eliminación o actualización del. Responsable del proceso o Actividad GC diligenciado y propuesta del 3. No Fin Se Requiere Si Se modifica el? No: Fin Si: pase al punto 4 Responsable del proceso o Actividad diligenciado y propuesta del N/A 1 3 SP: Servidor público, (Cualquier persona que participe en la ejecución de un proceso, o procedimiento)

6 Página 6 de 9 N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTRO - REGISTRO 4. 1 Entregue s Entregue al contratista del S.I.G la solicitud de creación modificación o eliminación de un para su revisión en relación a la forma y cumplimiento. Responsable del proceso diligenciado y propuesta del Justificación de la creación, actualización o eliminación. 5. Reciba y revise s Reciba y revise que el cumpla con los parámetros establecidos por el Sistema Integrado de Gestión establecidos en este procedimiento. Contratista S.I.G Justificación de la creación, actualización o eliminación No Es Conforme? Si 7 Documento cumple con los parámetros? No: Pase al punto 2, realice ajustes Si: Pase al punto 7 Representante de la calidad GC.3, Documento revisado 2

7 Página 7 de 9 N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTRO - REGISTRO 7. 2 Incluya en el Listado Maestro de Documentos. Asigne código al si es el caso, ajuste el Listado Maestro de Documentos o registros. Solicite al representante de la dirección la aprobación del y remítalo a rectoría para su aprobación. Representante de la calidad GC.3, diligenciado y propuesta del se cree o actualice un Documento codificado e incluido en el Listado Maestro de Documentos 8. Apruebe Reciba, revise y apruebe el y devuelva al contratista del S.I.G, para su publicación. Rector N/P Cada que se apruebe un Documento aprobado 9. Distribuya el Reciba el, actualícelo en la base de datos de la intranet y en el archivo físico que se encuentra en la oficina del representante de la dirección. Si es el caso distribuya las copias respectivas del y diligencie el formato GC.3, Representante de la Calidad GC.3, Cada que se distribuya un nuevo GC.3, diligenciado 10 Fin

8 Página 8 de 9 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Este procedimiento será elaborado por el contratista de S.I.G, revisado por el Representante de la Calidad cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector. 7. FORMATOS ASOCIADOS NOMBRE DEL FORMATO Listado Maestro de Documentos Internos Solicitud para Crear, Actualizar o Eliminar un Listado Maestro de Documentos Externos Distribución de s en los frentes de trabajo CODIGO GC.3, GC.3, GC.3, REFERENCIAS DOCUMENTALES Norma NTC ISO 9000: Vigente, Sistema Integrado de Gestión Fundamentos y Vocabulario. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:Vigente Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Alejandro Ramos Fajardo Contratista S.I.G 15/04/2016 Revisó María Isabel Andrade García Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa 15/04/2016 Aprobó José Fernando Arroyo Valencia Rector de Institución Universitaria 15/04/2016

9 Página 9 de 9 Versión No. Fecha de Aprobación Control de los Cambios Descripción de los Cambios Justificación del cambio 1 05/09/2008 Ajuste del desarrollo del procedimiento y Representante de la Calidad los riesgos que lo afectan. 2 05/09/2008 Se ajusta la codificación, objetivo, alcance Ajuste del procedimiento a la y se simplifica la descripción y el detalle de norma NTC GP 100 y Tablas las actividades revisión general del de Retención Documental procedimiento Se retiran los riesgos del proceso y se 3 02/03/2009 establecen en el Mapa Gestión de Calidad. Institucional de Riesgos IG /06/2009 Se actualiza el procedimiento a la norma NTC GP 1000:2009, Se revisan las condiciones generales del procedimiento y se hace ajustes a los literales, d), e), g), i) Revisión del y y se elimina el literal e de esta versión. Se actualización a la norma NTC elimina el punto diez (10) del numeral 5.1 GP 1000:2009 Descripción Grafica Detallada. Se actualiza el punto 8 Referencias Documentales. 5 13/11/2009 Se actualiza el Eslogan comprendido por De acuerdo al Plan Indicativo el periodo del Rector Vigente. 6 25/06/2013 Se ajustan los literales e), f), y se eliminan los literales h), i), y se agrega un literal Implementación de Directiva donde se adopta la Directiva Presidencial Presidencial 04 de de /08/2013 Se hacen ajustes a las actividades de la Revisión documental. descripción grafica detalla. Eliminación de la guía para la Se ajusta la codificación a la nueva tabla elaboración de los de retención documental s. 8 09/09/2015 Se actualiza el Eslogan Institucional Nuevo período de la Rectoría