Curso de formación de Microsoft Office Excel 2007

Transcripción

1 Curso de formación de Microsoft Office Excel 2007

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3 Contenido del curso Descripción general: Introducción práctica Lección: Qué ha cambiado y por qué Lección 2: Empezar a trabajar en Excel Lección 3: Un nuevo formato de archivo Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de prueba.

4 Objetivos del curso Entender el nuevo aspecto de Excel. Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja y Suma. Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel.

5 Lección 1 Qué es lo que ha cambiado y por qué

6 Qué es lo que ha cambiado y por qué Efectivamente hay muchos cambios en Excel El más evidente está en la parte superior de la ventana. Pero son cambios para mejor. Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones.

7 Qué hay en la cinta de opciones? Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y comandos Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel. Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas. Comandos: un comando es un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información.

8 Qué hay en la cinta de opciones? Por dónde se empieza a trabajar en la cinta de opciones? Por el principio. Los comandos principales de Excel están agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio.

9 Qué hay en la cinta de opciones? Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta. Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos en menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

10 Más comandos pero sólo cuando se necesitan Los comandos de la cinta de opciones son los que más utiliza. En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción que realice. No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán disponibles.

11 Más opciones si las necesita Algunas veces aparece una flecha, denominada Iniciador de cuadros de diálogo, en la esquina inferior derecha de un grupo. Esta flecha indica que hay más opciones disponibles para el grupo. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos y verá un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo: 1 En la ficha Inicio, haga clic en la flecha en el grupo Fuente. 2 El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con opciones de superíndices y otras opciones relacionadas con las fuentes.

12 Colocar comandos en su propia barra de herramientas Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. Reproduzca la animación para ver cómo se agrega un botón a la barra de herramientas y después se elimina de allí.

13 Comandos en la barra de herramientas Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido está situada sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel En esa barra, los comandos siempre están visibles y a mano.

14 Dónde están los métodos abreviados de teclado? Si utiliza el teclado más que el ratón, le agradará saber que el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel: Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones. Estos métodos abreviados a menudo requieren menor combinación de teclas.

15 Dónde están los métodos abreviados de teclado? Los nuevos métodos abreviados también tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto: Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Presione H para seleccionar la ficha Inicio. Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.

16 Dónde están los métodos abreviados de teclado? Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que antes. Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el Portapapeles.

17 Una vista nueva La cinta de opciones no es el único cambio de Excel La vista Diseño de página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página en Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece las mismas ventajas.

18 Una vista nueva Para ver la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página en la barra de herramientas Vista. Esto es lo que verá en la hoja de cálculo: Títulos de columna. Títulos de fila. Reglas de margen.

19 Una vista nueva En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, los laterales y la parte inferior de la hoja de cálculo, y un pequeño espacio de color azul entre las hojas de cálculo. Las reglas de la parte superior y de los laterales sirven para ajustar los márgenes. Otras ventajas de la nueva vista: No es necesario usar Vista preliminar para detectar problemas de diseño antes de imprimir. Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de página. Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas.

20 Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla Cuándo y cómo cambia la apariencia? En baja resolución. Si la pantalla está definida en una resolución baja, por ejemplo en 800 por 600 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones mostrarán únicamente el nombre del grupo, no los comandos del grupo. Todo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia.

21 Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla Cuándo y cómo cambia la apariencia? Cuando la ventana de Excel no está maximizada. Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo. Con equipos Tablet PC. En estos equipos con pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y grupos. Todo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia.

22 Sugerencias para la práctica 1. Escribir texto. 2. Ajustar el ancho de las columnas. 3. Cambiar las vistas de documento. 4. Mostrar u ocultar el espacio en blanco. 5. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido. Práctica en línea (requiere Excel 2007)

23 Prueba 1, pregunta 1 Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

24 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta Verdadero. Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de herramientas de acceso rápido.

25 Prueba 1, pregunta 2 Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

26 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta Verdadero. Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un gráfico o un encabezado y pie de página, y aparecerán más comandos.

27 Lección 2 Empezar a trabajar en Excel

28 Empezar a trabajar en Excel En la primera lección se ofreció una introducción al nuevo aspecto de Excel Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. Suponga que dispone de media hora antes de la siguiente reunión para realizar algunas revisiones en una hoja de cálculo que ha creado en una versión anterior de Excel. Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel 2007 en sólo 30 minutos? En esta lección le mostraremos cómo hacerlo.

29 Abrir el archivo Primero lo más importante. Desea abrir un libro existente creado en una versión anterior de Excel. Siga este procedimiento: 1 Haga clic en el botón de Microsoft Office. 2 3 Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee. Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú, para definir las opciones del programa.

30 Insertar una columna Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. Reproduzca la animación para ver cómo se inserta una columna en la hoja de cálculo.

31 Insertar una columna Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. La columna debe colocarse entre dos columnas de datos existentes, Cantidad y Proveedor. La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores y desea agregar la nueva columna para identificar los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc.

32 Insertar una columna Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna Cantidad y la columna Proveedor : 1. Haga clic en la columna Proveedor. A continuación, en la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar. 2. En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos. 3. Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los datos, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Formato. En la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de columna.

33 Modificar y dar formato a los datos Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio. Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, haga clic en Negrita.

34 Modificar y dar formato a los datos Con los títulos aún seleccionados, decide cambiar su color y su tamaño, para que resalten todavía más. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente. Verá muchos más colores que antes entre los que elegir. Si desea ver cómo quedará el título con otros colores, seleccione un color y espere unos segundos.

35 Modificar y dar formato a los datos También puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones de formato y edición. Para aumentar el tamaño de fuente, haga clic en Aumentar tamaño de fuente. Con los títulos aún seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineación, haga clic en Centrar. Por último, descubre que necesita especificar un pedido adicional para Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre del producto y, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. A continuación, haga clic en la última fila y, de nuevo, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

36 Escribir una fórmula Antes de entregar el informe, desea sumar las cifras de la columna Cantidad. Es muy fácil. Haga clic en el botón Suma. 1 2 Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en el botón Suma en la ficha Inicio (está en el grupo Edición ). Presione ENTRAR para ver el resultado de la fórmula.

37 Agregar encabezados y pies de página Como retoque final, decide agregar encabezados y pies de página a la hoja de cálculo. Esto permitirá clarificar el asunto de los datos. Esto es lo que tiene que hacer: 1. Cambie a la vista Diseño de página. Puede hacer clic en la ficha Ver y, a continuación, en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro. O puede hacer clic en el botón central de la barra de herramientas Vista situada en la parte inferior de la ventana.

38 Agregar encabezados y pies de página Como retoque final, decide agregar encabezados y pies de página a la hoja de cálculo. Esto permitirá clarificar el asunto de los datos. Esto es lo que tiene que hacer: 2. Haga clic en el área situada en la parte superior de la página donde se indica Haga clic para agregar encabezado. 3. Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la parte superior de la cinta de opciones.

39 Imprimir Es hora de imprimir el informe. En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Así es como se utiliza la vista Diseño de página: 1. Haga clic en la ficha Diseño de página. 2. En el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y, después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los datos de ambas formas.

40 Imprimir Es hora de imprimir el informe. En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Así es como se utiliza la vista Diseño de página: 3. Aún en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá).

41 La ventana Nuevo libro La ventana Nuevo libro es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel. Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office luego en Nuevo, se abrirá la ventana Nuevo libro. y En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

42 Sugerencias para la práctica 1. Insertar una columna. 2. Usar Autosuma. 3. Agregar un encabezado y un pie de página. 4. Dar los últimos retoques. 5. Examinar las opciones de impresión. Práctica en línea (requiere Excel 2007)

43 Prueba 2, pregunta 1 Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos del grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

44 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta Verdadero. A continuación, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en Insertar columnas de hoja.

45 Prueba 2, pregunta 2 Dónde está el botón en el que se hace clic para buscar comandos que abren y cierran los archivos? (Elija una respuesta). 1. En la primera ficha. 2. En la esquina superior izquierda de la ventana. 3. Bajo la cinta de opciones.

46 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta En la esquina superior izquierda de la ventana. Haga clic en el botón de Microsoft Office redondo grande situado en la esquina superior izquierda.

47 Prueba 2, pregunta 3 En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculo, pero no ve los comandos que necesita. Para ver los comandos, debe hacer clic en el área en la que se indica Haga clic para agregar encabezado. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

48 Prueba 2, pregunta 3: Respuesta Verdadero. Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos para trabajar con encabezados y pies de página.

49 Lección 3 Un nuevo formato de archivo

50 Un nuevo formato de archivo Excel tiene un nuevo formato de archivo. Pero puede seguir abriendo y modificando libros antiguos, y compartir archivos con personas que no tienen Excel El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten dañados, reduce el tamaño de archivo y ofrece nuevas características.

51 Trabajar con archivos de versiones anteriores En Excel 2007, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel Pero y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? Y si necesita compartir los archivos con departamentos que aún no tienen Excel 2007? Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con estas personas.

52 Trabajar con archivos de versiones anteriores Así es como se hace: Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario. Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos originales a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará en el formato de 2003 de forma predeterminada. Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo. Cuando guarde un archivo en el formato de una versión anterior, un comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior.

53 Trabajar con archivos de versiones anteriores Así es como se hace: Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato. Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor. Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.

54 Ventajas del nuevo formato El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Éstas son sus principales ventajas: Nuevas características Archivos más seguros Menor riesgo de que los archivos resulten dañados

55 Ventajas del nuevo formato El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Éstas son sus principales ventajas: Menor tamaño de archivo Datos más útiles

56 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya macros o código de VBA. Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.

57 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande.

58 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.

59 Prueba 3, pregunta 1 Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar todas las nuevas características de Excel. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

60 Prueba 3, pregunta 1: Respuesta Verdadero.

61 Prueba 3, pregunta 2 Por qué se ha cambiado el formato de archivo de Excel 2007 a XML? (Elija una respuesta). 1. Permite agregar nuevas características a Excel. 2. Los archivos son más seguros. 3. Hay menor riesgo de que los archivos resulten dañados. 4. El tamaño de archivo es menor. 5. Todas las anteriores.

62 Prueba 3, pregunta 2: Respuesta Todas las anteriores.

63 Prueba 3, pregunta 3 Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel Cuando termina de trabajar con él en 2007, el archivo se guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

64 Prueba 3, pregunta 3: Respuesta Falso. Si lo creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que especifique lo contrario.

65 Web para aprender Excel: Oficial: