Reglamento de Certificación de Firmas e Impresiones Digitales (Sistema libro)

Transcripción

1 Reglamento de Certificación de Firmas e Impresiones Digitales (Sistema libro) COLEGIO DE ESCRIBANOS Ref.: Textos ordenados de la Resolución de 2 de octubre de 1985(1) y del Reglamento de certificación de firmas e impresiones digitales. REGLAMENTO DE CERTIFICACIONES DE FIRMAS E IMPRESIONES DIGITALES (2) CA PÍTULO I Del Libro de Requerimientos Art. 1 - Los escribanos legalmente facultados para certificar la autenticidad de firmas e impresiones digitales estampadas en documentos privados, cuando sean requeridos al efecto, procederán de acuerdo con las norma s que establece el presente reglamento. Art. 2 - Salvo cuando el escribano optare en realizarlos por escritura pública, los requerimientos se formalizarán necesariamente por actas, que deberán extenderse en el Libro de Requerimientos que, para el caso, proveerá el Colegio de Escribanos. Art. 3 - El Colegio de Escribanos, al proveer los libros que soliciten los escribanos, tomará razón de la fecha de entrega, del nombre y apellido del escribano a cargo del mismo, su carácter, del número de su registro o de la autorización que lo habilite, del domicilio profesional, del número de orden del libro, con relación, a la totalidad de los libros entregados (número de registrado) y a los solicitados por el escribano (individual) y de la numeración de las fojas que lo integran. El pedido de los libros se hará en el formulario que suministre el Colegio de Escribanos, el que será firmado por el escribano solicitante. Art. 4 - En la página inicial de cada libro, el Colegio de Escribanos consignará los mismos datos requeridos en el artículo anterior y toda otra atestación que considere pertinente. Art. 5 - El libro deberá permanecer en el domicilio profesional del escribano a cargo del mismo, del cual sólo podrá ser retirado por orden judicial o cuando la firma o impresión digital, cuya certificación se requiera, deba ser estampada en otro lugar, en cuyo caso deberá consignarse en el rubro "Observaciones" del acta respectiva, el lugar en que la diligencia hubiera sido cumplida. Art. 6 - Cada escribano deberá tener su propio libro, no pudiendo compartirlo, aun cuando se trate de titular o adscriptos de un mismo registro. Cada escribano solicitará un solo libro por vez. Podrá requerir otro cuando lo estime necesario, en cuyo caso deberá anunciar al Colegio de Escribanos, el número de la última acta autorizada en el anterior obrante en su poder.

2 Art. 7 - Los libros contendrán actas numeradas correlativamente que deberán labrarse con estricta observancia del orden numérico y cronológico, sin dejar actas intermedias en blanco. Art. 8 - Los escribanos son directamente responsables de la integridad y conservación de los libros mientras permanezcan en su poder. Art. 9 - Cada libro estará formado por 200 fojas, en las que se labrarán igual número de actas, pudiendo el Consejo Directivo modificar dicha cantidad, o resolver la impresión simultánea de libros con distinto número de fojas. CAPÍTULO II De las Actas Art Se extenderá un acta de requerimiento por cada firma o impresión digital que se certifique o por cada documento, cualquiera sea el número de firmas o impresiones digitales estampadas en él. En este ultimó caso, si por la cantidad de requirentes se excediese el espacio disponible en cada acta, los restantes requerimientos podrán efectuarse en dos o más actas sucesivas. Si una o más personas firman dos o más documentos de igual tenor, el requerimiento podrá instrumentarse por una sola acta, dejándose constancia en el rubro. "Observaciones" de la cantidad, de ejemplares en que se certificaron las firmas. En caso de documentos de distinto tenor, que se refieran a un mismo asunto, podrá el escribano instrumentar un solo requerimiento, consignándose tal circunstancia en el rubro "Observaciones". Art Las actas de requerimiento deberán contener: a) Núm ero de acta. b) Lugar y fecha. c) Nombre y apellido, tipo y número de documento de identidad exhibido tratándose de cédula de identidad, autoridad que la expidió- y domicilio del requirente. d) Acreditación de la identidad del requirente en los términos del artículo 1002 del Código Civil. Si se aplicare el medio de identificación previsto en el inciso c) de dicho artículo, las reproducciones certificadas de los documentos de identidad deberán conservarse en la forma que determine el certificante, por igual plazo al establecido para la conservación de los libros de requerimiento. La certificación de la reproducción no requerirá extenderse en foja notarial. e) Carácter en que interviene en el acto. f) Rogatoria. g) Manifestación de que las firmas o impresio nes digitales del requerimiento y del documento, han sido puestas en presencia del certificante.

3 h) Identificación del o de los documentos y en caso de que se tratare de documentos relacionados con vehículos automotores, deberá dejarse constancia del número de dominio. Si se tratare de vehículos nuevos, dicho número deberá ser suplido por el del motor. i) Cualquier otro dato u antecedente que corresponda en virtud de las disposiciones de este reglamento o que estime pertinente consignar el autorizante, todo lo que deberá asentarse en el rubro "Observaciones". j) Firma del requirente. k) Firma y sello del escribano. Art En caso de error en el acta o desistimiento del requerimiento, el escribano dejará sin efecto el acta, consignando la nota pertinen te con su firma y sello. Art Si el documento cuya certificación se solicita se hubiere suscripto en la misma o anterior fecha a la de su requerimiento o emitido en otra jurisdicción, el escribano exigirá que el requirente vuelva a firmar en su presencia, reconociendo la firma como propia, haciendo constar esta circunstancia en el acta y en la certificación respectiva. Si el documento presentado para la certificación de firmas tuviere fecha anterior o emitido en otra jurisdicción, el escribano deberá dejar constancia de tal circunstancia en el acta y en la certificación respectiva. Art Si el documento cuya firma se ha de certificar estuviese parcialmente en blanco o escrito en idioma extranjero, se realizará la certificación consignando tal circunstancia en el acta de requerimiento, en la foja de actuación especial y en los anexos, en su caso. No podrá certificarse la firma estampada, en hojas, tarjetas, u otros elementos que estuviesen totalmente en blanco. Art Derogado. Art La certificación de las impresiones digitales corresponderá en los casos en que las leyes confieran a éstas eficacia jurídica. CAPÍTULO III De las Certificaciones (3) Art En los casos en los cuales el requerimiento se formalice en el libro, la certi ficación deberá extenderse en la foja de "Actuación Especial" creada por este Reglamento y que el Colegio de Escribanos expide debidamente numeradas. Asimismo, el Colegio de Escribanos expedirá fojas de igual clase "Anexo" también numeradas, que serán util izadas en caso de certificaciones de varios ejemplares de un mismo tenor o de documentos de distinto tenor que se refieran a un mismo asunto.

4 El escribano podrá adquirir como máximo tantas fojas de actuación especial como actas contenga el libro y como mínimo 10 o múltiplo de 10. La venta de fojas "Anexo" será libre. En los casos en que el requerimiento se formule en escritura pública, la certificación o certificaciones en caso de varios ejemplares de igual tenor o de distinto tenor y referidas a un mismo asunto deberá extenderse en foja de Actuación Notarial común dejándose constancia marginal de la numeración de la o las mismas. Art Las certificaciones deberán necesariamente contener: a) Lugar y fecha en el cual se extienden. b) El carácter del certificante y el número de registro en el cual actúa o el de la autorización que lo habilite, según correspondiere. c) Los nombres y apellidos completos del o de los requirentes, la clase y número del documento de identidad (tratándose de Cédula de Identidad, autoridad que la expidió) y demás datos exigidos por el art del Código Civil si fuera el caso. d) Acreditación de la identidad del requirente en los términos del artículo 1002 del Código Civil y la atestación de que la o las firmas o impresión digital fueron puestas en presencia del escribano. e) El número de orden del requerimiento y el individual del libro o número de escritura si fuera el ca so. f) La indicación, cuando el requirente lo solicitare, alguna disposición lo exija o lo considere conveniente el escribano, de haber exhibido el requirente la documentación habilitante, así como la expresión de que la misma le confiere facultades sufici entes para el acto de que se trata, si ello le constare al escribano certificante. g) La firma y sello del escribano certificante. Los escríbanos, son directamente responsables de la integridad y conservación de las fojas especiales y los anexos mientras se encuentren en su poder. CAPÍTULO IV Disposiciones Comunes Art En caso de dos o más documentos de igual o de distinto tenor, que se refieran a un mismo asunto y cuyo requerimiento se instrumentare en una sola acta, la certificación labrada en la foja de actuación especial, será agregada a uno de los ejemplares, y para los demás el escribano actuante utilizará los anexos. Tratándose de un documento que, por la cantidad de firmantes, necesite para su instrumentación dos o más actas, las fojas de actuación especial correspondientes a las mismas, se anexarán a ese documento. Tratándose de varios documentos de igual o distinto tenor, que se refieran a un mismo asunto y que por la cantidad de firmantes necesiten para su instrumentación dos o más actas, las fojas de actuación especial correspondientes a las

5 mismas, se agregarán a uno sólo de los documentos; en los demás los respectivos anexos. En todos los casos, se consignarán en los anexos, el número de la o las fojas de actuación especial a que correspondan. Asimismo, en las fojas de actuación especial y en el acta o actas de requerimiento, deberá consignarse la cantidad de anexos que se han expedido y su numeración. Art En caso de anulación del acta por error o desistimiento del requerimiento, se deberá inutilizar una foja de actuación especial, la que, con constancia del acta que se anuló, deberá ser incorporada a la misma. Se procederá en idéntica forma con el anexo, si hubiera sido confeccionado. Cuando por haberse realizado requerimientos en forma protocolar, se necesite mayor cantidad de fojas especiales, al adquirir las siguientes, se dejará constancia, mediante declaración jurada, de las actuaciones efectuadas por escritura pública, a fin de que aquéllas le sean proveídas. Art En el documento donde obrare la firma o impresión digital cuya certificación se hubiera requerido, el escribano dejará constancia -con su firma y sello- del número de la foja de actuación especial que contenga la certificación, y en caso de varios ejemplares, de que se adjuntan los anexos y su numeración, procediendo, en todos los casos, a vincular con su sello profesional el o los documentos con las fojas de actuación especial y anexos correspondientes a cada uno. Art El escribano deberá salvar de su puño y letra, tanto en el acta de requerimiento como en la certificación y los anexos, todo lo raspado, enmendado, interlineado o testado.tes a las mismas, se agregarán a uno sólo de los documentos; en los demás los respectivos anexos. Art Queda prohibida la utilización del papel carbónico o similar para la expedición de la certificación, al igual que la utilización de sellos para completar el texto de las actas de certificación, las que sólo podrán ser confeccionadas con máquina de escribir manual, computadora o en forma manuscrita, perfectamente legible. Con respecto a las actas labradas en los libros de requerimientos, se podrán utilizar sellos para completar las mismas, ya sea en forma parcial o total. La impresión de los sellos que se utilicen de be ser hecha en tinta negra o azul negra y ser perfectamente legible en todo su texto. (4) (1) Regirá a partir del 1 /9/90. Resolución aprobada por el Consejo Directivo en su sesión del 27/6/90. (Acta 2695). (2) Con las supresiones dispuestas por la Resolución precedente. (3) Modificación de los artículos 17 y 18 aprobado por Acta N 2724 en sesión del 23/1/91. (4) Resolución del Consejo Directivo N 124/00.