Compras. Título: Funciones de Comercio Exterior Área de Aplicación: Sistema Tecnológico de Monterrey

Transcripción

1 Autorizado por: Compras Dirección de Contraloría del Sistema Área de Aplicación: Sistema Tecnológico de Monterrey Fecha de Emisión: Julio 2010 Fecha Rev. I.- Objetivo: Responsables del contenido: Dirección de Compras del Sistema y Dirección de Fiscal del Sistema Establecer principales responsabilidades de la función de Comercio. II.- Alcance: Actividades de la función de Comercio, así como temas relativos a Agencias o Agentes Aduanales y del proceso de importación. La política aplica para todas las Entidades del Sistema Tecnológico de Monterrey. III.- Introducción: Estas políticas se referirán con el nombre de Comercio a la persona o grupo de personas a quienes se haya asignado formalmente la función de importar o exportar bienes. En el Sistema Tecnológico de Monterrey la función de Comercio la realiza generalmente el Departamento de Compras de la Entidad. IV.- Responsables en la operación: Dirección Fiscal del Sistema Comercio de la Entidad Usuario (empleado o departamento que desee adquirir o exportar un producto) Agencia Aduanal (o Agente Aduanal) Se utiliza el término Entidad para hacer referencia a cualquiera de las organizaciónes que forma parte del Sistema Tecnológico de Monterrey. V.- Políticas: Función de Comercio 1. Las Entidades del Sistema Tecnológico de Monterrey que realicen operaciones de importación y/o exportaciones deben tener establecida y formalizada la función de Comercio. Los objetivos principales son: llevar a cabo las operaciones de importación y exportación de bienes de forma oportuna y de acuerdo a leyes y normas vigentes así como políticas internas, buscando siempre el beneficio para la Entidad; contacto directo con Agencias o Agentes Aduanales; y la atención a Usuarios y el servicio post-compra relacionados a operaciones de importación. Contraloría del Sistema (Consultas: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx) Page 1

2 2. Las operaciones de importación y/o exportación deben tramitarse a través de la función de Comercio en cada Entidad y no están autorizados a intervenir los Usuarios. 3. La función de Comercio debe tomar las medidas pertinentes para asegurar el adecuado arribo en las instalaciones de la Entidad de la mercancía importada. 4. La función de Comercio lleva a cabo los trámites adecuados para realizar cualquier devolución, cancelación o hacer uso de la garantía en productos de importación. 5. En caso de existir cualquier situación que represente una contingencia de carácter legal y/o fiscal, la función de Comercio debe dar aviso inmediato a las áreas correspondientes. 6. Es responsabilidad de Comercio monitorear fechas de vencimiento de las importaciones o exportaciones temporales. Por su parte el Usuario es responsable solidario con el fin de: a. Reportar el vencimiento un mes antes a la función de Comercio. b. Entregar o recibir el bien en tiempo y forma según las indicaciones de Comercio. Agencias o Agentes Aduanales 7. La Dirección Fiscal del Sistema es el área responsable de autorizar a las Agencias o Agentes Aduanales con los que operaran las Entidades del Sistema Tecnológico de Monterrey, así como de verificar la vigencia de las patentes aduanales. 8. Toda operación de importación o exportación debe realizarse por medio de las Agencias o Agentes Aduanales previamente autorizados por la Dirección Fiscal del Sistema. Por ningún motivo se autoriza la importación o exportación por medio de otra Agencia o Agente Aduanal. Cuando la importación se efectúe a través de una compañía local de traslado de paquetería (DHL, FEDEX, etc.), se requiere previa autorización y validación de la Dirección Fiscal del Sistema, para que se realice por medio de las Agencias o Agentes Aduanales que representen a dichas compañías siempre que se emita el pedimento de importación a nombre de la Entidad y siempre que dicho pedimento no se emita simplificado. 9. Comercio tiene la responsablilidad de: a. Solicitar alta de Agencias o Agentes Aduanales a la Dirección Fiscal del Sistema, b. Tratar con las Agencias o Agentes Aduanales que autorice la Dirección Fiscal del Sistema, c. Reportar de inmediato a la Dirección de Fiscal de Sistema cualquier situación extraordinaria o el incumplimiento por parte de alguna Agencia o Agente Aduanal, que amerite su baja. La Dirección Fiscal del Sistema evaluará si procede el Contraloría del Sistema (Consultas: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx) Page 2

3 cambio de estatus antes de llevar a cabo la baja. 10. La Dirección de Fiscal del Sistema requerirá de manera periódica a Comercio de la Entidad la revisión y actualización de las Agencias o Agentes Aduanales con los cuales opera. Documentos 11. Todos los bienes sin excepción (incluyendo las compras por internet) que se importen e ingresen al territorio nacional, deben contar con: Pedimento de Importación, Manifestación de Valor y Certificado de Origen (éste último documento cuando aplique). 12. Los comprobantes de adquisiciones de bienes de importación, así como las compras por internet deben reunir los requerimientos según lo señalado en política de egresos 10.1 referente a requisitos fiscales de los comprobantes (sección: compra de bienes importados). 13. Cuando se adquiera por medio de internet archivos descargables (llámense intangibles) con un proveedor extranjero, no es necesario llevar a cabo lo establecido en la presente política, solamente se debe respaldar la compra con la factura (invoice) que reúna los requisitos establecidos en la política de egresos 10.1 referente a requisitos fiscales de los comprobantes (sección: compra de bienes importados). Si la adquisición incluye el envío de CD s, accesorios, etc. (artículos tangibles), será necesario realizar los trámites de importación establecidos en la presente política. 14. Comercio debe mantener un expediente por cada operación con la siguiente documentación (Ver EGR 10.2): Original del Pedimento de importación/exportación (en el caso de operaciones temporales, este mismo documento sirve para demostrar el tratamiento otorgado a las mercancías) Original de Manifestación de Valor (firmado por el representante legal) Original del Certificado de Origen (cuando aplique) Documentos que demuestren el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias a las cuales están sujetas de acuerdo a las fracciones arancelarias correspondientes (Ejemplo: Permiso ante secretaria de salud) Clave de identificación fiscal del proveedor extranjero (cuando aplique) Copia Invoice o Factura 15. Comercio debe mantener una relación de todos los pedimentos que amparen las operaciones de importación y/o exportación que sean realizadas a nombre de la entidad. Dicha relación debe proporcionarse de manera mensual a la Dirección Fiscal del Sistema (según indicaciones de envío que ésta Dirección proporcione) para su control y presentación ante las autoridades correspondientes (Ver Anexo 9.41). Contraloría del Sistema (Consultas: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx) Page 3

4 16. Previo a la compra algunas áreas como por ejemplo: de alimentos, laboratorios, entre otras deben tramitar o bien contar con las licencias o permisos, por ejemplo de salubridad, ya que ciertos productos de importación requieren de estos documentos para gestionar los permisos de importación. Otros 17. Es responsabilidad del Usuario, asegurar que se cuente con el presupuesto necesario y de forma oportuna para llevar a cabo la importación, esto con el fin de evitar costos que impliquen la detención de la mercancía en aduana. VI.-Descripción de actividades Procedimiento de recepción de mercancía de importación: Proveedor extranjero Agencia o Agente Aduanal Función de Comercio de la Entidad Agencia o Agente Aduanal Función de Comercio de la Entidad Función de Almacén 1. Envia la mercancía a la Agencia o Agente Aduanal. El proveedor debe anexar al envío: El Certificado de Origen cuando aplique Clave de identificación fiscal del proveedor extranjero cuando aplique Nombre de la Entidad, nombre y número de campus (según la Entidad) y nombre del responsable Orden de Compra Relación de la mercancía que envía (cuando el envio no sea por la totalidad de lo ordenado) 2. Recibe la mercancía e informa del arribo de la misma a la función de Comercio de la Entidad 3. Monitorea los arribos ya que la retención de la mercancía puede generar costos por almacenaje. (No siempre la Agencia o Agente Aduanal da aviso de arribo) 4. Revisa que la mercancía y documentos hayan llegado completos en conjunto con la Agencia o Agente Aduanal 5. Aplica clasificación de la mercancía para determinar: a. Si el producto está regulado b. Aranceles que aplican c. Permisos y trámites necesarios ante autoridades 6. Estimación de gastos de importación o exportación 7. Tramita ante autoridades los permisos solicitados por la Agencia o Agente Aduanal. (Previo a la gestión del permiso, solicitar al Usuario -cuando sea necesario- las licencias o permisos correspondientes-como de salubridad- Ver Pol # 13) 8. Valida la estimación de gastos que determina la Agencia o Agente Aduanal 9. Realiza trámites internos para compromisos de pago (impuestos, honorarios para la Agencia o Agente Aduanal, contratación de flete, seguros, maniobras, etc.) 10. Recibe la mercancía. (Ver. EGR 1.1, y Capítulo 2 de egresos referente a la recepción de mercancía ) Contraloría del Sistema (Consultas: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx) Page 4

5 Descripción de los documentos Factura Pedimento de importación Este documento lo expide el proveedor. Debe estar a nombre de la Entidad que importa el bien y debe coincidir con la factura del proveedor; además contiene los impuestos, gastos y derechos (Tarifas arancelarias como AD VALOREM, DTA, IGI, etc.). Con este documento se demuestra la estancia legal en México de la mercancía y garantizará la deducibilidad de la compra para efectos fiscales. Este documento lo prepara la Agencia o Agente Aduanal y lo valida la autoridad. Definiciones según Ley de Aduana vigente al momento de la emisión/revisión de la política. Manifestación de valor en aduana Certificado de Origen Factura de la Agencia o Agente Aduanal Tipos de Pedimentos de Importación: Definitivo Temporal Depósito Fiscal. Tránsito de mercancías. (Interno e Internacional) Elaboración, transformación o reparación en recinto fiscalizado. Recinto fiscalizado estratégico. Documento en el que se declara bajo protesta de decir verdad donde se notifica el costo. Este documento lo expide la Entidad que importa (Tecnológico de Monterrey, Universidad TecMilenio, NIC México, Hospital San José, etc) a través del la función de Comercio y firma el apoderado legal designado para efectos de operaciones de Comercio. Documento que entrega el proveedor únicamente en la importación de productos que se encuentran dentro del Tratado de Libre Comercio (TLC). Este documento es necesario para respaldar la exención del impuesto general de importación (IGI) y el Derecho de Trámite Aduanero (DTA), por lo tanto es importante solicitar este documento al Proveedor. Cobro de servicios e incluye los impuestos, gastos y derechos indicados en Pedimento de importación o exportación. VII.- Documentos relacionados y referencias: Documentos necesarios para aplicar estas políticas: Requisitos fiscales de los comprobantes (EGR-10.1) Actualizada Resguardo de documentos y comprobantes (EGR-10.2) Actualizada Anexo: Formato para registro de compras de bienes de importación y exportación (EGR-9.41) Actualizado Políticas relacionadas: Capítulo 1 de las políticas de egresos-compras Capítulo 2 de las políticas de egreso-recepción de Mercancías Contraloría del Sistema (Consultas: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx) Page 5

6 VIII.- Control de cambios: Revisión Fecha Publicación Ubicación Naturaleza del cambio Notas aclaratorias a la política: 1. El desconocimiento de las políticas y procedimientos aquí mencionados no exime a nadie de su cumplimiento. 2. La fuente oficial de consulta de las políticas se localiza en la intranet para empleados de su Entidad (Para el Tecnológico de Monterrey la Intranet es el Portal VAF). Cuando la Entidad no cuente con intranet dirigirse con la Dirección Administrativa o de Contraloría de su Entidad. 3. Todas las políticas y anexos a los que hace referencia este documento se localizan en la Intranet para empleados de su Entidad (Para el Tecnológico de Monterrey la Intranet es el Portal VAF). Cuando la Entidad no cuente con intranet dirigirse con la Dirección Administrativa o de Contraloría de su Entidad. Consultar y sugerencias relacionada a la presente política contactar a: Dirección Fiscal del Sistema: pvaf.fiscal@itesm.mx Dirección de Compras del Sistema: consulta.comercioexterior@servicios.itesm.mx Dirección de Contraloría del Sistema: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx Contraloría del Sistema (Consultas: pvaf.normatividadsis@servicios.itesm.mx) Page 6