Manual de Gestión del Nuevo Servicio de Antispam y Antivirus Avanzado

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1 Manual de Gestión del Nuevo Servicio de Antispam y Antivirus Avanzado Es muy tópico insistir en la importancia que hoy en día tiene el correo electrónico en nuestras vidas y sobre todo en el ámbito profesional, pero no por ello deja de ser una realidad y como consecuencia, desde este Consejo siempre hemos pretendido poner a disposición de nuestros Colegiados, todos los avances tecnológicos que mejoren la calidad de nuestros servicios y de este en especial. El spam se ha convertido en una auténtica lacra y es cada vez más difícil de controlar, por tanto hemos optado por incorporar a nuestro Servicio de Correo Electrónico, uno de los mejores sistemas de antispam y antivirus existentes en la actualidad. Antes de afrontar este importante desembolso económico y decantarnos por este producto, hemos probado con diferentes sistemas y metodologías de filtrado. Basándonos en la experiencia acumulada de todos estos años, pensamos que hemos elegido el producto más adecuado para nuestro colectivo Hoy en día, es totalmente normal y sobre todo en la profesión de Agente Comercial, establecer relaciones comerciales en cualquier parte del mundo, pero también es bien conocido, la problemática que esto conlleva a la hora de administrar un sistema de correo electrónico, que sea totalmente flexible pero seguro a la vez, y que satisfaga todas las necesidades, cada vez mayores, de nuestros usuarios. Creemos que la ventaja de este nuevo sistema radica en la potencia que confiere al usuario final para personalizar su correo electrónico. Cada configuración es totalmente personal y diferente del resto de los usuarios del mismo sistema, por lo que cada usuario podrá catalogar de manera diferente lo que considera spam y lo que no. Evidentemente esta configuración personalizada, tiene por delante un sistema muy potente que filtra, aprende y aísla al usuario de virus y bloquea por defecto la mayoría de spam enviados por ips o dominios considerados spamers por numerosas listas negras. Con esta mezcla de protección por defecto sumada a nuestra propia forma de catalogar el spam, obtendremos como resultado un servicio de correo electrónico al más alto nivel profesional. En este manual describiremos como administrar y configurar nuestro sistema antispam y antivirus, con el fin obtener los mejores resultados. Hemos dividido este manual en 4 secciones: Recepción de mensajes desde el Servicio Antispam. y Virus Firewall Uso de la interfaz de cuarentena Cambio de las preferencias del usuario Uso de Microsoft Outlook y Lotus Notes para que clasifiquen los mensajes. 1

2 Recepción de mensajes desde el nuevo Sistema Antispam y Virus Firewall El nuevo sistema le enviará dos tipos de mensajes: Mensaje de Saludo o Bienvenida Informe resumido o de síntesis de cuarentena Mensaje de Saludo o Bienvenida La primera vez que el sistema encuentra en cuarentena un correo electrónico dirigido a Vd, el sistema le enviará un mensaje de bienvenida con el texto en campo asunto tipo, Información de Cuarentena de su cuenta de usuario. Cuando Vd. reciba este , el mensaje de bienvenida contendrá la siguiente información: Bienvenido al CGAC - Servicio Anti-Spam y Anti-Virus Avanzado. Este mensaje contiene la información que necesitará para acceder a su panel de Administración de Cuarentena de Spam y preferencias. Su cuenta ha sido definida con el siguiente nombre de usuario y contraseña: Nombre de usuario: <su dirección de correo electrónico> Contraseña: <su password por defecto> Acceda a su Cuarentena de Spam directamente utilizando el siguiente enlace: https://antispam.cgac.es:8004 Hemos de aclarar que el password para entrar en este sistema, es totalmente diferente al que Vd. tiene asignado a su dirección de correo electrónico. También conviene aclarar que podrá generar un nuevo password para este servicio, tantas veces como lo desee pinchando en Crear nueva contraseña Nota: El sistema le proporciona automáticamente la información de acceso (nombre de usuario y de contraseña) y el link para acceder a la interfaz de cuarentena. Es aconsejable guardar este mensaje. 2

3 Informe resumido o de síntesis de cuarentena El nuevo Sistema Anti-Spam y Virus Firewall le envía un informe diario de resumen o síntesis de cuarentena para que pueda ver los mensajes en cuarentena que no recibió. Pinchando en los links que aparecen en estos mensajes, o tecleando directamente desde su navegador https://antispam.cgac.es:8004, le aparecerá la siguiente pantalla. Uso de la interfaz de cuarentena Inicio de sesión en la interfaz de cuarentena Para acceder a la interfaz de cuarentena: Haga click en el enlace proporcionado en la parte inferior del Informe de Síntesis de cuarentena. Desde la página de acceso al sistema https://antispam.cgac.es:8004, escriba su nombre de usuario y contraseña, y haga click en Login. Insistimos en que la información de acceso se encuentra en el mensaje de saludo enviado por el nuevo sistema Anti-Spam y Virus Firewall o en los mensajes de síntesis de cuarentena. 3

4 Una vez que hemos accedido al sistema, nos aparece la siguiente pantalla: Usando su Bandeja de entrada de cuarentena Después de entrar en la interfaz de administración de cuarentena, seleccione la pestaña CUARENTENA, (aparece por defecto al entrar en nuestro interface de administración) para ver la lista completa de los mensajes en cuarentena. Cuando empiece a usar la interfaz de cuarentena, Vd. debe ver esta lista periódicamente y clasificar todos los mensajes como crea conveniente.. El nuevo Sistema Anti-Spam y Virus Firewall tiene un motor de aprendizaje que gracias a estas pautas, podrá determinar si los futuros mensajes son spam o no. El motor de aprendizaje es más eficaz con el paso del tiempo, a medida que el sistema aprende de la forma que Vd. tiene de clasificar los mensajes y de las reglas que se van estableciendo en su lista blanca y lista negra. 4

5 La siguiente tabla nos explica las acciones que se puede realizar desde esta sección. Acción Enviar Lista blanca Descripción Entrega el mensaje seleccionado a su buzón de correo electrónico estándar. Nota: Si usted desea clasificar un mensaje o agregar a su lista blanca, asegúrese de hacerlo antes de entregar el mensaje a su bandeja de entrada. Una vez que el sistema entrega un mensaje, éste se elimina de la lista de cuarentena Agrega el mensaje seleccionado a la lista blanca para que todos los mensajes en el futuro de este remitente no sean rechazados o entren en cuarentena a menos que el mensaje contenga un virus o un archivo adjunto prohibido. El Nuevo Sistema Anti-Spam y Virus Firewall agrega la dirección de envío de correo electrónico tal y como aparece el mensaje a su lista blanca personal. Tenga en cuenta que algunos envíos comerciales pueden provenir de uno de varios servidores como mail1.xxxxx.com y un mensaje posterior puede provenir de mail2.xxxxx.com. Borrar Clasificar como spam Clasificar como no spam Vea la sección sobre la gestión de sus listas blancas y listas negras para obtener consejos sobre cómo introducir datos en las mismas. Elimina el mensaje seleccionado de la lista de cuarentena Vd. no podrá recuperar los mensajes que ha eliminado. Clasifica el mensaje como spam Clasifica el mensaje seleccionado como no spam. Nota: Algunos correos electrónicos comerciales a gran escala puede ser considerado útiles por algunos usuarios y spam por los demás usuarios Por esta razón, la clasificación a nivel global de ese tipo de mensajes pueden no ser muy eficaz. En lugar de clasificar a escala global el correo electrónico comercial, puede ser más eficaz añadirlo a su lista blanca (si se desea recibir dichos mensajes) o lista negra (si no prefiere recibirlos). Aplicar Filtro Desde los menús desplegables, podrá aplicar cualquier tipo de filtro dentro de cualquiera de las partes que componen un (pantalla siguiente) 5

6 Cambiar preferencias de usuario Después de entrar en la interfaz de cuarentena, Vd. puede pinchar en PREFERENCIAS para cambiar su contraseña, modificar la configuración por defecto de la cuarentena y de filtrado de spam, así como administrar su lista blanca / lista negra. En definitiva se trata de, configurar su sistema de la manera más cómoda, útil y eficaz para Vd. Cambio de la contraseña de la cuenta Para cambiar la contraseña de su cuenta, realice una de las siguientes: Pinche en la pestaña PREFERENCIAS -> Seguridad. En los campos correspondientes, escriba la contraseña anterior e introduzca la nueva contraseña dos veces. Haga click en Guardar la contraseña cuando haya terminado. Cambiando la configuración de cuarentena Como hemos recalcado anteriormente, Vd. desde este interface, tiene ahora todo el control de cómo manejar su spam. En la siguiente pantalla podrá ver todos los valores que por defecto están asignados y que Vd. puede cambiar con toda libertad. Es conveniente que antes de realizar cualquier cambio, lea los consejos que aparecen a la derecha del campo a modificar, ya que están basados en la experiencia de millones de usuarios y de un equipo altamente cualificado. 6

7 La siguiente tabla nos explica las acciones que se puede realizar desde esta sección. Opciones de cuarentena Habilitar Cuarentena Descripción Podemos elegir si queremos que el sistema utilice cuarentena o no Si selecciona SI, el sistema no enviará los mensajes que estén en cuarentena a su bandeja de entrada de correo electrónico. Vd. podrá ver estos mensajes desde la interfaz de cuarentena. Si selecciona NO, todos los mensajes que han sido puestos en cuarentena para Vd., serán enviados directamente a su buzón de correo electrónico, añadiendo en el campo asunto el prefijo [CUARENTENA] 7

8 Periodo de notificación: El valor predeterminado es diariamente. Pero el sistema sólo envía informes de resumen de cuarentena cuando uno o más de sus correos electrónicos han sido puestos en cuarentena. Si selecciona NUNCA, podrá ver los mensajes en cuarentena desde el interfaz de cuarentena, pero no recibirá los informes de resumen de cuarentena en su . Dirección de Notificación: Indicaremos la dirección de donde el sistema enviará los informes de resumen de cuarentena. Si dejamos este campo en blanco, el sistema enviará los informes de cuarentena a su dirección de Lenguaje preasignado: Especificaremos el lenguaje que queremos utilizar en nuestra configuracón. Activación y desactivación de barrido de spam de su correo electrónico. Por defecto esta opción esta deshabilitada, ya que sería ilógico tener un sistema de filtrado de spam y virus para no utilizarlo. Pero Vd. desde PREFERENCIAS -> Filtro de Spam puede cambiar la puntuación de spam por defecto y los niveles que determinan cuando sus correos son marcados, en cuarentena o bloqueados. Cuando el sistema recibe un correo electrónico para Vd., anota la probabilidad de spam de este mensaje. Esta puntuación va de 0 (spam definitivamente no) a 9 (definitivamente spam). Basándose en este criterio, el sistema permite que el mensaje se entregue normalmente, lo pone en cuarentena, o directamente lo bloquea. Un ajuste de 10 para cualquier configuración deshabilita la opción. 8

9 La siguiente tabla nos explica las acciones que se puede realizar desde esta sección. Configuración Descripción Puntaje Spam Use las preasignaciones del sistema: Aprendizaje Bayesiano Reiniciar Respalde la Base de datos Bayesiana Seleccionar SI, para usar los valores predeterminados Seleccionar NO, para utilizar nuestros propios valores Borrará toda nuestra base de datos acumulara de filtros bayesianos aprendidos por el sistema. Podremos guardar en nuestro ordenador, una copia con nuestros filtros actuales y en cualquier momento, volver a copiarla en el sistema 9

10 Agregar direcciones de correo electrónico y dominios a su lista blanca y lista negra Desde PREFERENCIAS -> Lista blanca / lista negra podrá especificar las direcciones de correo electrónico y dominios de los que se desea o no desea recibir correos electrónicos. La Lista blanca es la lista de direcciones de correo electrónico o dominios de los que siempre se desea recibir mensajes. La única vez que el sistema bloqueará un mensaje de alguien que este en su lista blanca se producirá cuando el mensaje contenga un virus o extensiones de archivo adjunto no permitidas La Lista negra contiene la lista de remitentes de los que Vd. nunca desea recibir mensajes Nota: Estos mensajes no son marcados o puestos en cuarentena y no se pueden recuperar. El remitente no recibirá un aviso de que se ha eliminado el mensaje, y Vd. tampoco. La única vez que una dirección de correo electrónico en la lista negra entregará un mensaje se producirá si la misma dirección de correo electrónico también figura o aparece en la lista blanca. Para ver su lista blanca o negra de remitentes, siga estos pasos: Ir a PREFERENCIAS -> Lista blanca / Lista negra. Toda la lista de las direcciones existentes en la lista negra y lista blanca aparece en esta página. 10

11 Para eliminar una entrada de la lista blanca o lista negra, haga click en el icono de basura junto a la dirección. Para añadir una entrada, escriba una dirección de correo electrónico en el campo correspondiente y haga click en el botón Añadir. Para editar el contenido y poder modificarlo pinchamos en botón Basura Editar y podremos realizar cualquier cambio. Consejos para configurar las lista blanca y negra Al añadir direcciones a su lista blanca y lista negra, tenga en cuenta los siguientes consejos: Si introduce una dirección de correo electrónico completa, como sólo añadiremos un usuario a la lista correspondiente. Pero, si escribimos un dominio, ejemplo yahoo.com, recibiremos o bloquearemos s de todos los usuarios de yahoo.com y de todos los subdominios que pueda tener este dominio Los envíos masivos con frecuencia provienen de dominios que no se parecen al nombre de la empresa del sitio Web. Por ejemplo, puede que desee recibir correo de historybookclub.com, pero encontrará que este sitio envía su correo desde el dominio hbcfyi.com. Por tanto debe determinar realmente cual es la dirección de de correo real, para poder introducirla en la lista correspondiente. Estos consejos son importantes, ya que un error puede hacer que bloqueemos o permitamos recibir de direcciones o dominos que en realidad no queremos. 11

12 Cambiar el idioma de la interfaz de cuarentena Vd. puede cambiar el idioma de la interfaz de cuarentena, mediante la selección del idioma desde el menú desplegable en la esquina superior derecha. Los idiomas soportados incluyen el chino, japonés, español, francés, y otros. El idioma que seleccione sólo se aplicará a su interfaz de cuarentena, no al de otros usuarios. Uso de Microsoft Outlook y Lotus Notes para clasificar mensajes En lugar de utilizar su interface de cuarentena para clasificar sus mensajes de correo electrónico, Vd. puede descargar un plug-in que permite clasificar los mensajes desde Microsoft Outlook o Lotus Notes. Pensamos que es mucho más flexible utilizar su interface de cuarentena para clasificar sus mensajes, ya que Vd. puede disponer de otros clientes de correo electrónico diferentes a estos. Además le recordamos que Vd. también dispone de nuestro cliente de correo Web, accesible desde o cualquiera de nuestros portales colegiales. 12

13 Descargar el plug-in de cliente Para descargar el plug-in de cliente que se necesita para clasificar los mensajes de Microsoft Outlook o Lotus Notes, vaya a la página de entrada de la interfaz de administración y haga click en Obtenga los plugins de los clientes de Mail aquí Utilizando el Microsoft Outlook y Lotus Notes Plug-in Después de descargar e instalar el plug-in, puede empezar a clasificar los mensajes a través de dos botones que aparecerán en su cliente. El primero botón (verde) marcará el mensaje como no spam y el segundo botón (rojo) marcará el mensaje como spam. El plug-in de Microsoft Outlook y Lotus Notes está configurado automáticamente para: Asociar a la lista blanca las direcciones de correo electrónico de mensajes enviados y de nuevos contactos Mover spam declarado mensajes a la carpeta Elementos eliminados en tu cliente de correo Para cambiar el comportamiento por defecto del plugin de Outlook, vaya al menú Herramientas de su Cliente de Outlook y seleccionar la pestaña Opciones Virus y Spam Firewall. 13

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