Caso de Negocio PROCTER & GAMBLE en el Proceso de Medición SECODAT (AMECE)... buscando Areas de Oportunidad en la Comunidad Empresarial en México

Transcripción

1 Caso de Negocio PROCTER & GAMBLE en el Proceso de Medición SECODAT (AMECE)... buscando Areas de Oportunidad en la Comunidad Empresarial en México Procter & Gamble se encuentra actualmente usando la herramienta AMECE, con un nivel de eficiencia en su uso cotidiano. Lo que se publica vía las iniciativas Procter & Gamble se carga mensualmente en en base a los conceptos internacionales de Alineación. Originalmente por la iniciativa de Chedraui a sus proveedores. Al inicio del proyecto Comprobación de Datos en SECODAT mediante AMECE y Chedraui, en paralelo Procter & Gamble se encontraba auditando a sus propias Plantas, con la finalidad de atender las correcciones para hacia una Información de completa calidad de dichas Plantas P&G. Estos datos son enviados mediante un formato particular hacia SAP, de ahí a los sistemas regionales, y de ahí hacia los sistemas que se usan en el Centro de Distribución P&G, finalmente hacia los clientes. Hoy Procter & Gamble cuenta con una meta cumplida del 95% para sus propios productos P&G. Procter & Gamble cuenta con los requerimientos necesarios para utilizar y agilizar la funcionalidad de cat@lógalo AMECE. Internamente en P&G se conoce perfectamente la estructura de este catálogo para la administración de usuarios. Mediante 2 usuarios P&G propios, con el perfil y los accesos correspondientes para modificar y someter información relacionada con los productos Procter & Gamble. En cuanto a la administración de clasificaciones P&G, esta se tiene el 100% mediante el UDEX, mientras que para los productos nuevos de Gillete, esta clasificación se encuentra en proceso de planeación por la reciente adquisición de la firma, ambas categorías se encuentran contempladas dentro de la iniciativa Comprobación de Datos por SECODAT. El nivel de importancia en el que se encuentra el concepto de Alineación y Sincronización de Datos AMECE en la empresa Procter & Gamble México es de gran impacto e interés, principalmente en las áreas de Logística y Tecnologías de Información, y en una misma perspectiva hacia el Modelo con sus Socios Comerciales. Aunque en Procter & Gamble se cuenta ya con el modelo de negocio terminado y funcionando correctamente para la Alineación y Sincronización GS1, con planes para Tiendas Garcés, HEB y el IMSS quienes siempre han demostrado interés sobre el proyecto. Procter & Gamble conoce excelentemente las bases y las validaciones que el sistema realiza, el GTIN valida que el número base corresponda al número de localización ingresado, y valida que los dígitos verificadores sean correctos. Las Jerarquías validan apropiadamente que en los DUN14 el código del producto inferior este previamente capturado en el sistema. Paralelamente también se valida que los campos dependientes entre si estén capturados, y finalmente se valida que todos los campos mandatorios estén capturados correctamente. En realidad nunca ha existido ningún tipo de dificultad para operar correctamente con los requisitos y configuraciones de sistema cat@lógalo en P&G. Los usuarios en Procter & Gamble conocen las características para administrar el catálogo eficientemente, nunca ha existido algún problema y/o conocimiento para el acceso a la herramienta. Se cuenta con responsables de cat@lógalo y del tema de Alineación en Procter & Gamble. La Dirección General en P&G por su parte siempre ha apoyado el estándar internacional sobre la Alineación y Sincronización de la Información, con la finalidad de incrementar las eficiencias de la empresa, organizacionalmente y con su socios comerciales. Se conoce la infraestructura y el modelo relacionados con cat@lógalo y Alineación, la Guía de Calidad de Información, Manual de Alineación y Sincronización de la Información, Fast Catalógalo, Manual de usuario Catalógalo, Clasificaciones, Guía de atributos, Reglas de Asignación. Los usuarios operadores de la empresa conocen perfectamente y siempre han

2 operado adecuadamente las opciones básicas del catálogo, datos generales, alta de usuarios, modificación de usuarios, reasignación de usuarios, baja de usuarios, y alta de contactos. La manera en la que Procter & Gamble mantiene sus BD s, mediante cutcases para identificar las medidas erróneas, esto se desea corregir vía el apoyo de cat@lógalo 1) Hoy, se carga en SAP el dato del pallet ó caja 2) Racks en el CEDIS, vía RTCIS... para el acomodo de los productos en los racks 3) y cat@lógalo Procter & Gamble hoy realiza como un proceso del día a día, cargas de productos vía internet hacia cat@lógalo AMECE, y le proporciona mantenimiento a dicha información una vez a la semana. Por su parte los detallistas, ya consultan y utilizan la información de productos Procter & Gamble (previamente) cargados en cat@lógalo. Para el caso específico Chedraui, es un proyecto con resultados, retos, eficiencias y beneficios reales hoy día. El personal involucrado internamente en la empresa conoce la diferencia entre alineación y sincronización. La información Procter & Gamble que fluye en el ciclo de la cadena se encuentra en un nivel ya estandarizado, alineado y certificado aprox. en un 90% activamente, y quedando un 10% aprox. por limpiar (sin considerar productos Gillete). En Procter & Gamble siempre ha existido un compromiso, una cultura y una comunicación interna sobre el tema de la Alineación (cat@lógalo AMECE). El intercambio de información con socios comerciales hoy es mediante un e chain portal web, con una serie de pasos complementarios, con los cuales llega el producto hasta el cliente final, aprox. 50 pasos con 4 ó 5 meses de duración en este proceso, inicio a fin. Se notifica paso a paso mediante 2 días de anticipación, y el producto es cargado en SAP, y el producto es cargado en cat@lógalo finalmente, los pasos concluyen y el producto se embarca ha habido un esfuerzo importante de la comunidad empresarial en el país que ha dado como resultado una sorprendente mejora en la calidad y en la importancia real hacia el tema de la Alineación. Gracias a SECODAT, otro gran paso para Procter & Gamble mediante la Iniciativa AMECE Chedraui Procter & Gamble está consciente de la importancia de los datos correctos, del apoyo y la próspera comunicación con la AMECE, para varios tema sobre los estándares, pero hoy en día principalmente por y para el proceso de comprobación de datos SECODAT para productos P&G, considerando también la participación de los asesores AMECE, y la importancia de la capacitación que ha ofrecido la AMECE también. Para las mediciones de los productos Procter & Gamble y la comprobación de los datos, P&G ha participado continuamente en el programa de seminarios de capacitación AMECE, ha invertido en entrenamientos adicionales relacionados al tema. AMECE ha apoyado a detalle de manera clara sobre cada uno de los componentes cat@lógalo. Los asesores AMECE han colaborado significativamente en este esfuerzo para la Alineación de la Información de Procter & Gamble. Por su parte las Plantas Procter & Gamble confían en AMECE, y fuertemente para las mediciones particulares con el SECODAT. P&G y la AMECE también colaboran en otros esfuerzos compartidos adicionales, hacia el correcta y eficiente uso y operación de otros Estándares Internacionales como lo es la Factura Electrónica. En Procter & Gamble se conocen perfectamente todos los campos dentro de la validación en el proceso SECODAT Tipo de producto GTIN del producto Nombre genérico Marca Indicador de oferta armada Indicador de unidad mínima No. de artículos comerciales contenidos Contenido neto y su unidad de medida Página 2

3 Altura y unidad de medida Anchura y unidad de medida Profundidad y unidad de medida Peso bruto y unidad de medida Color Modelo/estilo/tipo Sabor/aroma Número de camas completas contenidas en un artículo comercial Número de artículos comerciales contenidos en una cama completa Número de bultos por pallet Número de bultos por cama del pallet Número de camas por pallet GTIN de los artículos nivel inferior Cantidad de GTINs nivel inferior contenidos Uno de los retos donde el proceso de Comprobación SECODAT, se ha esforzado en mejorar específicamente las mediciones son en unidades de expedición por pallet, generalmente en pesos y medidas, en ofertas armadas, y en los contenidos netos también. Para las mediciones de productos Procter & Gamble, los errores se corrigen vía la raíz, auditorias mensuales con las cuales se compara y se reportan las diferencias. Mientras que los códigos de 8 dígitos han costado esfuerzo a Procter & Gamble. Aunque los códigos se capturan con la estructura GTIN con el objetivo de que las búsquedas también se realicen con esta misma estructura, se procede primeramente a dar de alta un producto EAN13 y posteriormente un DUN14, tomando como apoyo los campos ya registrados. En P&G se conoce la estructura de la herramienta cat@lógalo, los menús y cada una de las pestañas, y los datos obligatorios (atributos mandatarios). Regularmente no se tienen problemas con la forma de ingresar los datos al sistema en línea, aunque en realidad se realiza masivamente. De este modo, la capacitación sobre este tipo de herramientas ha sido vital, con lo cual se ha conseguido un conocimiento y dominio de dichas herramientas AMECE. En términos de planeación, no se hizo una premedición, se decidió que se iba a certificar a los detergentes, desodorantes, pañales, productos no de exportación solo país, comenzando por las categorías más problemáticas. En P&G tanto interna como externamente la calidad de la información es contar con el mismo dato en todos los sistemas, para las bodegas, para la transportación, para las eficiencias logísticas, esa es la necesidad, la calidad de la información en los productos P&G. P&G considera como un Caso de Negocio su proceso de Alineación y Sincronización de Información con la AMECE, ya que conformó todo un plan de trabajo para la Información internamente, y por la importancia en las plantas, hoy la Información es correcta, y la eficiente capacitación adquirida, con la finalidad de compartir los beneficios con el cliente. El estándar de alineación y sincronización actualmente es de gran utilidad cuando se tiene que corregir una inconsistencia en los datos. La Información fue certificado en ISO, los responsables quienes midieron y miden hoy, han tenido un entrenamiento completo y especializado para esta función, por esa razón P&G considera que es una garantía de calidad y veracidad la información contenida y registrada en cat@lógalo AMECE. P&G tiene hoy un mayor crecimiento sustancial en los negocios electrónicos con sus socios comerciales, principalmente en términos logísticos, ejemplo por el cubicuadraje en las órdenes de compra electrónicas correctamente, y por lo tanto transportación eficiente completa. P&G considera que la BD cat@lógalo AMECE es lo suficientemente robusta para atender a los proveedores en el registro y consulta de datos de productos entre cliente proveedor, y considera también que el proceso de comprobación de datos en SECODAT es un apoyo para la comunidad empresarial en el país, con la finalidad de eficientar el resto de los procesos a lo largo de la cadena Página 3

4 de abasto. P&G considera que el esquema de Alineación y Sincronización (ASI) de AMECE estandariza la información comercial que comparten todos los socios comerciales. Completamente eficientes serán entonces las órdenes de compras electrónicas a partir de la comprobación exitosa de productos en SECODAT, y cuando todos los clientes lo utilicen para el cubicuadraje, para que no se adelanten las ordenes, las fechas, los activos y las medidas. Algunas Cadenas hoy en día, piden códigos no de P&G, esto sucede con frecuencia de ahí la importancia de la eliminación de problemas cotidianos en procesos logísticos el cual se resuelve vía la alineación de la información. El servicio SECODAT AMECE para la medición y comprobación de los datos de productos da soporte hacia la corrección de inconsistencias de datos. Definitivamente fue satisfactorio el proceso P&G en el servicio de comprobación SECODAT para los principales atributos de sus productos pero extenso piezas por caja y camas por caja. En efecto, la medición de los productos no es sencillo como posiblemente se puede creer. En general realmente este servicio de comprobación y medición de productos físicamente ha permitido erradicar errores comunes contenidos en el cat@lógalo al 100%, de otro modo no se podrían publicar en el caso de los shampoos, estos regularmente tenían errores siempre, no se medía correctamente la tapa en la altura, y en el caso de los tintes siempre los pesos eran la dificultad y el error, y era confuso el peso con caja ó sin caja. Errores en general muy básicos, para los detergentes todo estaba mal, estos se medían acostados. Para este proyecto P&G previamente participó en los Seminarios que la AMECE imparte, en los talleres de, cat@lógalo, código de barras, reglas de medición, y alineación y sincronización de la información. Adicionalmente un asesor AMECE impartió sesiones particulares sobre los temas de comprobación de datos en las Plantas P&G. Para lo que AMECE se encuentra trabajando hoy, es sobre un esfuerzo hacia la mayoría de los Socios Comerciales de la propia Industria buscando su involucramiento en la ordenación de su información propia, en la revisión y limpieza a detalle sobre sus datos de productos, obteniendo beneficios logísticos, adicionalmente a datos sobre ventas y precios. P&G verdaderamente se ha asegurado de sus mediciones, de una manera correcta y eficiente para sus productos, se miden cuidadosamente los productos de acuerdo a las reglas de medición de empaques GS1 Internacional. P&G continua preparándose para los productos por la adquisición de Gillete, en este momento se encuentra preparando adecuada y previamente sus productos para su correspondiente futura comprobación, datos de productos de acuerdo con las características de los mismos, y listos para su revisión. En cuanto al trámite de registro, para obtener cita en SECODAT para el servicio de comprobación y comparar productos físicamente con los datos de cat@lógalo, el personal SECODAT por su parte tiene una excelente disponibilidad, atención y apoyo en asesorías para dudas y aclaraciones por resolver, Al final en la primera fase productos P&G, el proceso P&G para la de revisión y comprobación de datos SECODAT, y en las comparaciones de la información para generar los reportes de comprobación fue satisfactoria. Los 12 pasos del Proceso SECODAT en productos P&G 1. SOMETIMIENTOS 2. ENTRADAS 3. MEDIDOS 4. COMPROBADOS 5. APROBADOS 6. NO APROBADOS 7. EN PROCESO 8. 2a.C. Y SUBSEC. 9. APROBADOS 10. NO APROBADOS Página 4

5 11. EN PROCESO 12. SALIDAS Status común ok por el que han pasado los Productos P&G (Fase l) En revisión: En este estado el producto SI se puede modificar, SI lo puede ver el fabricante y el público NO lo puede ver. Este status recibe todo producto que es dado de alta o modificado. Sometido a comprobación: En este estado el producto NO se puede modificar, SI lo puede ver el fabricante y el público NO lo puede ver. En este status debe estar el producto al momento de traeres a comprobación al SECODAT. En proceso de comprobación: En este estado el producto NO se puede modificar, SI lo puede ver el fabricante y el público NO lo puede ver. En este status se encuentra el producto cuando el SECODAT esta comprobando los productos. Rechazado en comprobación: En este estado el producto SI se puede modificar, SI lo puede ver el fabricante y el público NO lo puede ver. En este status se encuentran los productos que no pasaron el proceso de comprobación por parte del SECODAT. Activo En este estado el producto SI se puede modificar, SI lo puede ver el fabricante y el público SI lo puede ver. En este status se encuentra el producto cuando paso correctamente el proceso de comprobación del SECODAT. En proceso de Baja: En este estado el producto SI se puede modificar, SI lo puede ver el fabricante y el publico SI lo puede ver. En este status se encuentra el producto cuando el usuario lo ha dado de baja previamente en la opción de productos/ bajas. Cómo se tienen que someter los productos a comprobación: Permite someter los productos para que pase por el proceso de comprobación del SECODAT. Definitivamente se han generado mejoras en el reabasto, y se han generan en cierta medida menos retrasos en el flujo El proceso ha mejorado y eficientado últimamente a P&G, antes no había quien midiera en las Plantas de P&G ahora ya existe un control, no se sabía como medir apropiadamente en las plantas P&G, ahora se conoce perfectamente como detectar errores e inconsistencias. A partir de hoy en un futuro a corto plazo, se estarán determinando nuevas altas para este proceso de comprobación, P&G solicitará nuevas asesorías por la adquisición de productos Gillete, por lo que seguirá el esfuerzo de continuas correcciones en las plantas. Se tomarán todos los productos activos de Gillete para certificarlos al 100%, se cargará nuevamente la información en AMECE, y después los productos con problemas que están en bodega o en el Centro de Distribución. A partir de este momento internamente en P&G, se está realizando la planeación de la segunda etapa para la comprobación de datos de los productos Gillete, el área responsable en P&G solicitará 10 días aprox. a la planta para certificar los productos Gillete, con la finalidad de definir un calendario previo tentativo en fechas, y por lo tanto otorgar accesos y opciones al personal de SECODAT. Paralelamente, la solicitud y gestión de los montacargas disponibles en la(s) planta(s) para el traslado de los productos activos seleccionados para su comprobación individual. Se procederá a hacer la cita con el personal de SECODAT, mientras que por parte de SECODAT, se requiere conocer el número de productos por la sumisión inicial de un determinado lote con n productos. En el momento en el que SECODAT ya esté realizando el proceso de comprobación, P&G llamará diariamente para conocer como va el proceso, el cual dura aprox. 4 ó 5 días, aprox. entre 100 ó 150 productos serán comprobados por día. Aunque P&G considera que el proceso está estandarizado, también considera que este proceso es flexible y parametrizable, el proceso SECODAT se ha adaptado completamente (100%) a las necesidades de P&G. Por el otro lado, la funcionalidad va de acuerdo con el detallista, cada comerciante tiene su propio esquema, Chedraui por ejemplo pega manualmente los datos de la caja, en general todos los detallistas piden formatos diferentes. En el caso de costos extraordinarios por el proyecto, en realidad no han surgido gastos adicionales para P&G en la operación por este proceso. Solamente para la parte de piezas, todo se adquirió, se trabajó, y se comprobó, esto no se considera gasto en P&G, es una Página 5

6 inversión. Hubo una asignación de 3 recursos, 3 personas contratadas específicamente para la bodega, para medir. vía un buen entrenamiento los tiempos son correctos, los códigos e iniciativas bastante rápidos. La cantidad de información y trámites requeridos para esta iniciativa no han sido excesivos. No existen factores internos/externos con posibilidades de incrementar alguna problemática, solamente al inicio, la organización y coordinación sobre el inventario internamente en las plantas P&G. Como recomendación P&G considera que se requiere un mayor involucramiento tanto de los proveedores como de los detallistas para que este proceso de comprobación de datos mediante SECODAT, mejore y se estabilice para un futuro a corto, mediano y largo plazo. La comprobación de datos vía el SECODAT se ha convertido en un proceso continuo de identificación y retroalimentación de errores. El intercambio de información entre P&G y los detallistas está arrancando finalmente, de momento solamente es con Chedraui. P&G lo hará nuevamente con AMECE hasta que todo sea más automatizado. Al día de hoy, Chedraui ha podido catalogar rápidamente, P&G y AMECE reconocemos el esfuerzo de Chedraui, una gran labor, definitivamente mejoró el esquema de resurtido, y se solucionó casi el resto de problemáticas. En general toas las negociaciones P&G con Chedraui han mejorado hoy principalmente en términos de logística. Gracias a una mejor administración de la información se han logrado mejoras operativas y comerciales en la relación P&G con Chedraui. El proceso SECODAT ha impactado positivamente en las afectaciones automáticas en paralelo con la mercancía. Se ha incrementan/mejorado los controles en los niveles de inventario por la alineación de la información y proceso SECODAT. Impactará en el apoyo de los procesos logísticos para la Comercialización de los productos. Página 6