Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME

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1 Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME Consejos para desarrollar la gestión del cambio, tomar decisiones de manera ágil y eficaz y planificar estrategias atendiendo a los procesos como célula básica sobre la que apoyar la estructura del conocimiento en la empresa.

2 1 Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME 1.- Para la PYME la coyuntura económica mundial y especialmente la nacional condiciona su capacidad comercial de manera importante fomentando ya no solo la necesidad de ganar en competitividad sino de adelantarse a las tendencias de mercado. Una vez que las PYMEs más innovadoras han desarrollado planes de innovación basados en modelos de gestión soportados por productos tecnológicos estas llegan a obtener importantes ventajas competitivas con respecto a otras del mismo sector que no han llegado a su nivel de madurez TIC. Estas empresas son capaces de establecer medidas de gestión del cambio que se adapten a sus estrategias y pueden llegar a tener cubiertas todas las áreas de la empresa en cuanto a la asignación óptima de recursos y operaciones. Además disponen de la tecnología necesaria para llevar un seguimiento en tiempo real de los parámetros críticos del negocio y adoptar las decisiones oportunas en base a ellos. Pero esta dinámica entre empresas de similares condiciones de uso de las TIC establece la necesidad de diferenciarse por la anticipación, es decir, poder anticiparse a la competencia minimizando costes en la gestión del cambio al utilizar una metodología basada en un software de simulación de procesos, de tal manera que ante cualquier cambio en uno ó varios de los procesos se puedan extraer de manera inmediata sus consecuencias en los indicadores afectados dentro de las diferentes perspectivas del negocio antes de llevar a cabo ningún cambio efectivo. De esta manera con el uso de la tecnología se minimizan los errores y costes asociados a la gestión del cambio en empresas innovadoras permitiendo maximizar su capacidad de competir en el mercado. De manera general la dinámica del mercado es cada vez más acelerada acortando en muchos casos el ciclo de vida de los productos y/o aumentando la competencia que ya no solo es local o regional sino cada vez en más medida global (las barreras geográficas de clientes, proveedores, empleados, etc. Son cada vez más fáciles de evitar). Como consecuencia de lo anterior surge hoy más que nunca la necesidad de encontrar una solución que permita a las empresas tomar las decisiones más acertadas en cada momento y llevarlas a la práctica con el menor tiempo y coste posible.

3 Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME La PYME necesita asimilar y establecer la cultura del cambio, la innovación y la colaboración como algo vital y necesario. Pero las decisiones dependen del conocimiento que se dispone en ese momento y este a su vez está basado en los diferentes flujos de información que tienen lugar continuamente entre los diferentes ámbitos interrelacionados de la empresa: clientes, proveedores, trabajadores, dirección, accionistas y competencia. Y no solo eso sino que en un mundo de competencia globalizada entran en juego nuevas reglas a tener en cuenta para poder anticiparse al mercado: Gestión de la innovación, Gestión de las colaboraciones, Gestión de la toma de decisiones, etc. La empresa competitiva debe establecer una gestión del cambio basada en un plan de acción coherente con la estrategia de la empresa y para ello se deben tener en cuenta las respuestas a preguntas como las siguientes: Existe un plan de innovación de productos ó servicios? Cómo se desarrollan las iniciativas de cambio y las estrategias de la empresa? La estrategia global cubre todas las áreas de la empresa estableciendo para cada una los procesos necesarios y las personas responsables permitiendo una óptima ejecución de las operaciones y una toma de decisiones rápida y eficaz? Según vimos en el apartado anterior el mercado fomenta la competencia y esto lleva a las PYMEs que quieren mantener o aumentar su mercado a establecer cambios continuados con el coste y desgaste que esto supone si no se realiza de manera planificada. 4 5 Se tiene la información adecuada, actualizada y relevante a nivel interno y externo de la empresa (tendencias de los clientes, competencia, operaciones, etc.)? Las personas que participan están capacitadas suficientemente para abordar y mantener el cambio? Para dar la mejor respuesta a estas preguntas, dentro de las limitaciones de cada empresa, es necesario establecer un plan de mejora tecnológica. Para cuantificar el grado de éxito que puede tener una empresa al realizar un cambio en su organización a cualquier nivel se hace necesario definir un conjunto de indicadores de distintos niveles y perspectivas en la empresa que ayuden a dar una idea lo más aproximada posible de lo preparada que está para afrontar con éxito la gestión del cambio con el apoyo de la tecnología. En definitiva la tecnología se ha de poner al servicio de la empresa y no al revés ya que el cambio y las transformaciones en la empresa deben ser soportados por esta tecnología en último término una vez estén planificados en todos los niveles de gestión (estrategia, operaciones, procesos, etc.).

4 3 Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME 3.- La solución Empresa Inteligente La solución empresa inteligente permite dar a conocer y fomentar en la empresa el concepto de proceso como elemento atomizador dentro de sus operaciones habituales y planificar su aplicación para definir los modelos que completen el mapa de procesos donde se refleje toda la actividad de la empresa. Permite llegar a tener los siguientes beneficios específicos: Evaluación de los procesos de gestión de clientes Evaluación de los procesos de gestión de la innovación Evaluación de los procesos de colaboraciones externas de la empresa Evaluación de los procesos de gestión del talento en la era del conocimiento Evaluación de los procesos de gestión de la toma de decisiones 3.1 METODOLOGÍA EMPRESA INTELIGENTE 2.0 Perspectiva Clientes Se establecen los procesos que definen el grado de conexión con los clientes en términos generales. Analizándose previamente para ello puntos genéricos como los siguientes: Quíen es el cliente? Qué es lo que el cliente considera valor? Cuáles son los resultados actuales con los clientes? Es coherente y sostenible la estrategia de la empresa con el cliente con la estrategia global? Perspectiva Innovación Se establecen los procesos que tienen que ver con la innovación en la empresa. Analizándose previamente para ello puntos genéricos como los siguientes: Qué se debe abandonar para hacer espacio para la innovación? Se buscan sistemáticamente oportunidades? Se utiliza un procedimiento ordenado para ideas en soluciones prácticas? Es coherente y sostenible la estrategia de innovación con la estrategia global del negocio? Perspectiva Colaboraciones Se establecen los procesos que tienen que ver con la gestión de colaboraciones. Analizándose previamente para ello puntos genéricos como los siguientes: Objetivos de las colaboraciones? Estructuras internas y externas de las colaboraciones? Elementos clave y críticos de las colaboraciones?

5 Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME 4 Perspectiva Talento Se establecen los procesos que completan la búsqueda y retención del talento. Analizándose previamente para ello puntos genéricos como los siguientes: Quién es la gente correcta para la empresa? Se está proporcionando a la gente los medios para alcanzar efectividad máxima y contribuir al éxito de la organización? El conocimiento y el acceso al conocimiento están incorporados a la forma de hacer negocios de la empresa? Cuál es la estrategia para invertir en la gente y en el conocimiento? Perspectiva Decisiones Se establecen los procesos que definen la política de toma de decisiones que permite maximizar la viavilidad del negocio asumiendo los riesgos corretos. Analizándose previamente para ello puntos genéricos como los siguientes: La estructura de la empresa está preparada para asumir decisiones críticas? La cultura y organización apoyan la correcta toma de decisión, con planes de contingencia listos? Está dispuesta la organización a comprometerse con la decisión una vez tomada? Mientras se toma la decisión, están los recursos asignados para traducirse en trabajo? 3.2 TÉCNICAS Y TECNOLOGÍAS DE APOYO BI, Inteligencia del Negocio, (Business Intelligence) La globalización, la internacionalización de los mercados, la nueva economía y los negocios electrónicos, son una interrelación de fenómenos emergentes que van generando de manera continuada nuevas amenazas y oportunidades para las PYMEs poniendo a prueba sus capacidades de supervivencia y de adaptación. La mejor forma de afrontar todo esto es anticiparse a las tendencias para tener más margen de acción. Para ello es clave que la dirección de la empresa disponga de un sistema de indicadores por área los cuales son de utilidad a la hora de tomar decisiones, definir estrategias y en último término implementar los cambios más adecuados en la empresa. Gestión de la Innovación Se puede definir la gestión de la innovación tecnológica como el proceso orientado a organizar y dirgir los recursos disponibles, tanto humanos como técnicos y económicos, con el objetivo de aumentar la creación de nuevos conocimientos, generar ideas que permitan obtener nuevos productos, procesos y servicios ó mejorar los existentes, y transferir esas mismas ideas a las fases de fabricación y comercialización. En general la innovación casi nunca es espontánea, y por lo tano es importante su planificación y la incorporación de la dimensión tecnológica a la estrategia de la empresa. Para llevar a cabo una óptima gestión de la innovación es necesario realizar las siguientes funciones de manera coordinada: REGISTRO VIGILANCIA EVALUACIÓN ADQUISICIÓN (compra, alquiler, derechos de uso, ) OPTIMIZACIÓN de los recursos invertidos PROTECCION de las innovaciones propias y actualización constante de los procedimientos Gestión por procesos QUÉ ES UN PROCESO? Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario ó cliente Centrarse en la dirección basada en procesos tiene una seria de ventajas a diferencia de la orientación tradicional del directivo hacia las funciones empresariales especializadas surgidas como la consecuencia de la necesidad de coordinar y controlar las diferentes áreas de la organización: - Orientación al cliente - Eficacia global - Permite una visión amplia de la empresa y de sus relaciones internas - Ayuda a la gestión óptima de tiempos y costes por actividad - Ayuda a encontrar la causa de los errores y obstáculos para la consecución de los objetivos - Proporciona la estructura para que la cooperación exceda las barreras funcionales permitiendo ir más allá de las barreras organizativas y departamentales, fomentando el trabajo en equipos interfuncionales e integrando eficazmente a las personas.

6 5 Guía EMPRESA INTELIGENTE 2.0 para la PYME ENFOQUE A PROCESO? Para reforzar la comprensión y el enfoque a proyecto se pueden completar tres perspectivas complementarias: - PROVEEDOR INTERNO: conciencia de producto y de cliente. Ser riguroso - CLIENTE INTERNO: ser exigente - FACTORES DE PROCESO: análisis interno PROVEEDOR INTERNO CLIENTE INTERNO FACTORES DE PROCESO Quiénes son mis clientes Qué les entrego Cuáles son sus necesidades Cuál es mi nivel de actuación actual Qué acciones puedo realizar para mejorar Quiénes son mis proveedores Qué me entregan Cuáles son mis necesidades Cuál es su nivel de actuación actual Qué mejoras pueden realizar Personas, materiales, recursos y métodos Requisitos Existern ahora de manera fiable Plan de acciones de mejora CÓMO SE GESTIONA UN PROCESO? MAPA DE PROCESOS ACCIONES CORRECTIVAS CORRECCIÓN ASIGNARLE MISIÓN/OBJETIVOS FIJAR LÍMITES: Input - proveedor output - cliente PLANIFICARLO: Hoja de proceso Equipo de proceso Sistema de control INTERACCIONES: Identificarlas Caracterizarlas RECURSOS: Determinarlos Disponibilidad EJECUTARLO DE MANERA CONTROLADA MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO Control Auditoría Autoevaluación Cuadro de Mando Simulación MEJORA CONTÍNUA Productos Quién, Qué, Cuándo Responsabiliadades Indicadores, medidas Productos Personas Materiales - Información Recursos físicos Gestión de Riesgos EFICACIA 1.- PROCESO (Controlado) 2.- PRODUCTO (Conforme) 3.- CLIENTE (Satisfecho)

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