GUÍA DE INSCRIPCIÓN PARA ASPIRANTES A PROGRAMAS VIRTUALES TABLA DE CONTENIDO

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1 GUÍA DE INSCRIPCIÓN PARA ASPIRANTES A PROGRAMAS VIRTUALES Código: GMD3-6 Versión: 1 Fecha: Marzo 2014 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO DESARROLLO Qué debo SABER antes de realizar mi solicitud de Inscripción? Qué debo HACER antes de realizar mi solicitud de Inscripción? Cómo adquirir el PIN en la página web? Listo! Ya tengo el PIN y ahora? Como desbloquear las ventanas emergentes en Internet Explorer: Como Desbloquear las Ventanas Emergentes en Mozilla Firefox: Como Desbloquear las Ventanas Emergentes en Google Chrome Qué debo TENER a la mano para realizar mi solicitud de Inscripción? Validar PIN de Inscripción Cuando no conozco algún código de los que me pide el Formulario Ha llegado a la primera página del formulario Segunda página del formulario Tercera página del formulario Cuarta página del formulario Finalicé mi inscripción qué sigue ahora? Y si soy admitido como realizo el pago de mi matrícula? Cómo pagar su factura?... 19

2 1. OBJETIVO. Orientar el proceso de inscripción de los aspirantes que desean ingresar a los programas con metodología virtual de la Universidad Cooperativa de Colombia. 2. DESARROLLO. La Guía para la Inscripción de Aspirantes a Programas Virtuales describe cada uno de los pasos y la forma como el aspirante a los programas virtuales de la Universidad puede realizar el diligenciamiento del formulario; contiene la orientación sobre la citación a la entrevista establecida en el proceso de selección y admisión definido. POR FAVOR LEA ATENTAMENTE TODA LA GUÍA ANTES DE INGRESAR LOS DATOS AL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN! 2.1. Qué debo SABER antes de realizar mi solicitud de Inscripción? Fechas de Inscripciones: Por favor consulte las fechas de inscripción en el botón ubicado en la página web de la Universidad. Tenga en cuenta que pueden ser fechas diferentes según el programa y/o la sede. Tipos de Aspirantes: NUEVOS Dentro de éste grupo se encuentran quienes deseen participar en el proceso de admisión para iniciar estudios universitarios en cualquier programa académico por primera vez. REINGRESOS Dentro de éste grupo se encuentran REINGRESO: Quien fue estudiante de la Universidad Cooperativa de Colombia y desea regresar al mismo programa y sede. REINGRESO CON CAMBIO DE PROGRAMA: Quien fue estudiante de la Universidad Cooperativa de Colombia y desea regresar a un programa diferente en la misma sede. TRANSFERENCIAS INTERNAS Dentro de éste grupo se encuentran TRANSFERENCIA INTERNA: Quien ha sido estudiante de la Universidad Cooperativa de Colombia y desea cambiar de sede al mismo programa. CAMBIO DE PROGRAMA: Quien solicita trasladarse de programa (incluye si actualmente está estudiando). TRANSFERENCIA EXTERNA: Dentro de éste grupo se encuentran quienes provienen de otra institución universitaria y desea homologar cursos aprobados máximo con dos años de antigüedad para programas del área de salud y cinco años para los demás programas 2.2. Qué debo HACER antes de realizar mi solicitud de Inscripción? Adquirir el PIN (Número único de identificación) con cualquiera de las siguientes opciones: En el l botón que se encuentra en el ingreso al formulario de inscripción ubicado en la página web de la Universidad utilizando tarjeta débito o crédito. En el banco BBVA indicando al cajero el grado académico y la sede que eligió (revise el número de convenio en la página WEB). Página 2 de 23

3 En el departamento de Tesorería de la sede donde está solicitando la admisión, únicamente con tarjeta débito o crédito. Para Reintegros: Comprar el PIN (Número único de identificación) Estar a Paz y salvo en Tesorería, Biblioteca y en otras dependencias que lo requieran. Para Transferencias internas: Estar a Paz y salvo en Tesorería, Biblioteca y en otras dependencias que lo requieran. Informar mediante comunicación (mail, carta) al Departamento de Admisiones, Registro y Control, sobre la necesidad del traslado. El Departamento de Admisiones, Registro y Control de la Sede a la cual se transfiere le enviará el PIN Institucional al correo electrónico*. * Si el estudiante aplazó su semestre, deberá realizar la Compra del PIN Cómo adquirir el PIN en la página web? Ingrese a la página web de la Universidad Cooperativa de Colombia seleccione el vínculo Aspirantes ubicado en la parte superior de la página web, posteriormente haga clic en el botón para acceder al formulario, allí encontrará el botón Página 3 de 23

4 Haga clic sobre el botón, diligencie los campos requeridos siguiendo el orden en que aparecen, utilice el ícono de la lupa ( ) o el seleccionador ( ) para visualizar los valores permitidos y seleccionar el que necesite. En el campo Correo-E ingrese una dirección de correo válida. Una vez termine de diligenciar todos los campos y se encuentre seguro de los datos ingresados haga clic en el botón, para efectuar el pago del valor de la inscripción. Pagos con tarjeta crédito Página 4 de 23

5 Pagos con tarjeta débito o cuentas corrientes Ingrese nuevamente el correo electrónico en el campo " (cerciórese de que sea el mismo correo empleado en el campo Correo-E de la página Institución Académica UCDEC), seleccione la tarjeta que desee utilizar, crédito o débito, diligencie los datos solicitados según el caso y haga clic en el botón Proceder con el pago, con lo cual el sistema le genera una ventana emergente preguntando si usted está seguro o no de realizar la transacción; en caso de estar de acuerdo, haga clic en la opción Aceptar. Al aceptar la transacción, una vez ésta se realice el sistema muestra el resumen de la asignación de pago con la aprobación respectiva y los botones, y. Página 5 de 23

6 En la ventana de resumen Asignación Pago usted podrá visualizar el número del PIN en el campo Referencia ; en el PDF, el número del PIN lo encuentra en el campo Recibo de pago N. Si usted desea obtener el PDF con éstos datos, puede imprimirlo inmediatamente haciendo clic en Imprimir o puede enviar el PDF al correo ingresado en los datos haciendo clic en Enviar Correo. Sí el PIN lo adquirió en el banco BBVA, puede ubicar el número en la referencia No. 1 del comprobante que le entrega el banco, y está conformado por 18 dígitos así: Sí usted adquirió el PIN y la oferta del programa se encuentra cerrada al momento de hacer la inscripción usted puede: Aplicar a otro programa, cuya fecha de oferta se encuentre abierta Utilizar el PIN en las siguientes fechas de inscripción Solicitar devolución de su dinero 2.3. Listo! Ya tengo el PIN y ahora? Revise su computador y realice el siguiente procedimiento para desbloquear las ventanas emergentes en Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome, lo cual le facilita el óptimo diligenciamiento del formulario Como desbloquear las ventanas emergentes en Internet Explorer: Ingrese a internet, vaya al menú herramientas y oprima en opciones de Internet Página 6 de 23

7 Diríjase a la pestaña de Privacidad y desactive la opción Activar el bloqueador de elementos emergentes y oprima en Aceptar Página 7 de 23

8 2.4.2 Como Desbloquear las Ventanas Emergentes en Mozilla Firefox: Ingrese a internet, vaya al menú herramientas y Oprima en opciones, el sistema le muestra una ventana emergente desactive la opción Bloquear ventanas emergentes y oprima en Aceptar Como Desbloquear las Ventanas Emergentes en Google Chrome Ingrese a internet, vaya al menú y oprima en Configuración En la lista de opciones oprima Configuración de contenido, en ventanas emergentes marque la opción Permitir que todos los sitios muestren ventanas emergentes, y oprima Finalizado Página 8 de 23

9 2.4. Qué debo TENER a la mano para realizar mi solicitud de Inscripción? El PIN de inscripción Los requisitos de inscripción Datos como: Teléfono, dirección, comuna o localidad en la que vive y estrato socioeconómico en el que se clasifica su residencia (para lo anterior debe conocer previamente el sector, localidad o comuna donde se encuentra su residencia). Los documentos marcados con asterisco (*) son obligatorios y deben ser digitalizados en formato PDF, cada uno con un tamaño inferior o igual a 350 KB para que pueda cargarlos y enviar su solicitud. Página 9 de 23

10 Los documentos marcados con doble asterisco (**) deben ser remitidos al coordinador del programa antes de la fecha de la entrevista Para solicitud de inscripción de aspirantes Extranjeros PIN de inscripción Documento de identidad según su ciudadanía en formato PDF tamaño inferior o igual a 350 KB para que pueda cargarlo en el formulario Copia digital de la Visa, se deben entregar en el Departamento de Admisiones y Registros, antes de la entrevista o prueba programada. Copia Digital de la parte principal del pasaporte se deben entregar en el Departamento de Admisiones y Registros, antes de la entrevista o prueba programada. Título Profesional o su equivalente de una Universidad reconocida por el gobierno, no requiere convalidación, según Decreto 860 del 2003 pero si deberá realizar el apostillado en el respectivo país. Es muy importante que al diligenciar el formulario de inscripción, ingrese la información clara y correcta (teléfono fijo, celular y correo electrónico), lo cual facilitará la comunicación y seguimiento a su proceso de admisión. Conserve el comprobante del PIN, ya que es necesario para consultar el estado de admisión y para descargar el recibo de matrícula, en caso de ser admitido. Página 10 de 23

11 Es importante aclarar que la Universidad Cooperativa de Colombia, en la administración de datos poblacionales de los estudiantes, egresados, graduados, acoge lo citado en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales ; si Usted considera el no uso de su información con estos fines, debe comunicarlo por escrito antes de formalizar la matrícula Validar PIN de Inscripción. Una vez se encuentre en el formulario de Inscripción ingrese el número PIN, luego oprima el botón Validar PIN de Inscripción. Después de validar el PIN, el sistema le solicitará los datos de su documento de identidad, el grado académico (Posgrado), el programa académico al que se va a inscribir, la condición de ingreso (nuevo, reingreso, reingreso con cambio de programa, transferencia interna, transferencia externa o cambio de programa) y el ciclo lectivo; posteriormente haga clic en el botón Ingresar. Es Necesario que los campos se diligencien en secuencia, avanzando de izquierda a derecha y esperando que se actualice un campo antes de continuar con el otro Cuando no conozco algún código de los que me pide el Formulario Si no conoce la información de algún campo puede utilizar el ícono de la lupa ( encontrará un listado con los valores permitidos; seleccione el que necesita y listo! ), al hacer clic sobre él Página 11 de 23

12 Ejemplo 1. Para seleccionar el programa académico: Haga clic en la lupa ( ) del campo Programa Académico así aparece el listado de programas activos para el ciclo lectivo al cual se desea presentar. Seleccione el programa de su interés. NOTA: Si el programa académico que desea no está disponible en el listado resultado de la búsqueda, es porque las fechas de inscripciones se han cerrado; es ese caso usted puede: Aplicar a otro programa, cuya fecha de oferta se encuentre abierta Utilizar el PIN en las siguientes fechas de inscripción Solicitar devolución de su dinero Ejemplo 2. Para seleccionar el ciclo lectivo: Haga clic en la lupa ( ) del campo ciclo lectivo y aparecerá el listado de opciones disponibles, seleccione la opción que requiera según las fechas de inicio y terminación del periodo de inscripciones Ha llegado a la primera página del formulario Los datos de la primera página del formulario corresponden a la información del programa seleccionado, información personal y de identificación. Una vez ingrese éstos datos oprima el botón Siguiente Paso. Página 12 de 23

13 NOTA: Sí su documento de identidad fue expedido en otro país, haga clic en la lupa ( País, seleccione el país y a continuación diligencie los campos estado y ciudad. ) del campo Segunda página del formulario En la segunda página del formulario se deben ingresar los datos de residencia y de contacto, si tiene más de un teléfono o correo electrónico ingréselo haciendo clic en el icono ( ), marque como preferido el que más use. Para continuar oprima en el botón Siguiente Paso. Página 13 de 23

14 Verifique que su correo electrónico esté bien diligenciado, es de gran importancia porque a través de éste se le notificará sobre los estados de su proceso de Admisión, y los pasos para la matrícula. El correo que ingrese y seleccione como favorito debe ser el más consultado por Usted Tercera página del formulario En la tercera página ingrese los datos de nivel académico, datos laborales del formulario, medio por el cual conoció la institución y cargue los documentos requisitos de inscripción. Al terminar de ingresar los datos haga clic en el botón Siguiente Paso. En el campo Ultimo Centro Docente ingresar el código de la última institución educativa en la que realizó estudios (instituto o Universidad), el sistema le mostrará el nombre de la institución correspondiente. Si no conoce el código de la institución educativa, lo puede ubicar de la siguiente manera: haga clic en la lupa ( ) del campo último centro docente, luego ingrese el nombre completo de la institución en el campo Nombre Búsqueda, después haga clic en el botón Consultar, seleccione el que corresponda a su ciudad, y ejecutado lo anterior el sistema retorna al formulario nuevamente. Página 14 de 23

15 Sí no cuenta con el código de la institución, ni encuentra el nombre en la lista de valores ingrese el código 9999; posteriormente ingrese el nombre correspondiente en el campo Nombre y diligencie el campo Tipo Centro Docente. Para cargar los requisitos encontrará la siguiente imagen, que describe varios momentos en el proceso de carga de documentos: La columna Documento Admisión muestra la lista de requisitos que debe cargar en formato PDF. La columna Estado Verificación indica el estado en que se encuentra cada requisito de acuerdo con la auditoria respectiva, el estado Pendiente indica que aún no se ha auditado. La columna Nombre Archivo muestra el nombre del requisito una vez éste ha sido cargado. La columna Añadir Anexo contiene el ícono ( ), al hacer clic sobre él, permite seleccionar de la unidad en que tenga guardado el requisito a cargar (escritorio, memoria USB...), haga clic en el botón Examinar seleccione el documento, haga clic en el botón Cargar, el sistema carga el documento y retorna al formulario. Página 15 de 23

16 Recuerde que para cargar el requisito debe verificar que se encuentre en formato PDF y no superar el tamaño de 350 Kb! La columna Ver Anexo permite a través del ícono ( La columna Eliminar Anexo permite a través del ícono ( requisito cargado para remplazarlo. ), visualizar el PDF del requisito cargado. ), si lo requiere, eliminar el PDF del En caso de anexar contraseña, en el campo Documento Identidad), tendrá plazo de seis meses para entregar copia digital de la cédula Una vez cargue todos los requisitos haga clic en el botón siguiente paso La solicitud de inscripción será formalizada con la auditoría que se realiza a la documentación cargada y la notificación del estado satisfactorio de la misma, a través de su correo electrónico. En caso de no ser admitido o de no ingresar a la Universidad, los documentos digitales que han sido cargados por Usted serán eliminados pasados seis (6) meses a partir de la fecha de apertura de las inscripciones por parte de la Universidad Cuarta página del formulario En la cuarta página del formulario ingrese información de premios y distinciones, publicaciones, asociaciones a las que pertenece, estudios de informática y estudios de idiomas. Al terminar de ingresar los datos haga clic en el botón Enviar. Página 16 de 23

17 1.1. Finalicé mi inscripción qué sigue ahora? Una vez haga clic en el botón Enviar encontrará la página Consolidado del formulario según la siguiente imagen, que indica como continuar: Enviar Formulario al correo Enviar el PDF del formulario de inscripción a su correo electrónico seleccionado como preferido, haciendo clic sobre este botón. Imprimir Formulario. Haciendo clic sobre éste botón, le permitirá visualizar inmediatamente el PDF del formulario y la credencial de citación a la entrevista. Ver estado proceso de Admisión. Al hacer clic en éste botón puede verificar el estado en que se encuentra su proceso de admisión y la fecha en que obtuvo cada estado. El estado que usted adquiere al inscribirse es Estado Solicitud y si fue admitido, adquiere el estado de Admisión. NOTAS: Si al ENVIAR su formulario al correo electrónico, usted no recibe el archivo en su bandeja de entrada por favor revise en correo no deseado o SPAM. Si definitivamente no llega el formulario en formato PDF al correo electrónico comuníquese con indicando su nombre, documento de identidad, sede, programa en el que se inscribió y correo electrónico. Si no puede VISUALIZAR el formulario siga el procedimiento: Como Desbloquear las Ventanas Emergentes del numeral 2.4.1, y Si al IMPRIMIR su formulario, el sistema no le asignó cita para la entrevista, comuníquese con indicando su nombre, documento de identidad, sede, programa en el que se inscribió y correo electrónico. En caso de no conectarse a la cita de entrevista programada y no informar el motivo justificado de su inasistencia, la Universidad podrá decidir si reprograma su cita. La siguiente es la forma como se presenta la credencial de citación para la entrevista o prueba. Página 17 de 23

18 NOTA: Usted puede consultar el estado de su solicitud ingresando nuevamente al formulario de inscripción con el PIN utilizado (el sistema le permite visualizar la información a manera de consulta), diríjase a la sección Estado de Admisión haga clic en el botón Consultar. En caso de ser Admitido, usted puede realizar la impresión o el pago del recibo correspondiente a su matrícula, en el cual aparece la fecha límite de pago; vencido este plazo la Universidad podrá disponer de su cupo. Si Usted adelanta algún crédito debe informarlo al Departamento de Admisiones, Registro y Control Académico de la sede donde realizó su inscripción, con los respectivos soportes, tres días antes de su vencimiento, para indicarle el plazo máximo para este proceso. De no ser admitido el Departamento de Mercadeo de la Universidad se lo informará a través de su cuenta de correo personal diligenciado en el formulario como preferido Y si soy admitido como realizo el pago de mi matrícula? Si al revisar la página por ítem Estado proceso de Admisión usted se encuentra en estado: Admisión, el sistema activa el botón Imprimir o Pagar recibo, al hacer clic sobre él permite ver el Resumen de Página 18 de 23

19 Facturas de Alumno el cual contiene el número de la factura, el valor a pagar y la fecha en que se generó la factura, además de ésta información, las opciones para Imprimir Factura y Pagar Sí usted observa los campos N Factura e Importe Factura sin información, significa que aún no se ha generado la factura, además el botón pagar estará inactivado Cómo pagar su factura? Si desea realizar su pago en una entidad financiera. Para imprimir su factura (recibo de pago) debe contar con una impresora láser, no doblar el recibo una vez lo imprima para no deteriorar el código de barras y evitar inconvenientes en el banco en el momento de realizar su pago. Debe hacer clic en el botón Imprimir Factura, esperar el tiempo indicado para que se genere el recibo de matrícula Con el proceso anterior, usted podrá descargar el PDF de su factura para realizar el pago correspondiente en las entidades financieras que aparecen en el campo Banco como se observa en la siguiente imagen. Página 19 de 23

20 Sí usted decide realizar el pago de manera electrónica. Debe tener en cuenta que con esta modalidad debe pagar el valor total registrado en la factura, no se pueden hacer pagos parciales. Debe realizar el siguiente proceso una vez encuentre activo el botón Pagar : Hacer clic en el botón Pagar allí podrá visualizar la página Botón de Pagos la cual muestra el número de la factura, su nombre completo, el valor a pagar, el tipo y número de documento de identidad. Página 20 de 23

21 Ingresar el correo electrónico marcado como preferido en el campo " de su formulario de inscripción, seleccionar la tarjeta de crédito que desee y hacer clic en el botón Proceder con el pago, y el sistema ingresará a la página Resumen de Pago. Verifique como muestra la siguiente imagen, número de la factura, nombre completo, correo electrónico y valor a pagar. Seleccione el tipo de tarjeta, ingrese el número de tarjeta, el código de seguridad, seleccione el número de cuotas y haga clic en el botón Proceder con el pago. Con lo cual se genera una ventana emergente preguntando si usted está seguro o no de realizar la transacción; en el caso de estar de acuerdo, debe hacer clic en la opción Aceptar. Página 21 de 23

22 Si acepta la transacción, una vez ésta se realice el sistema le enviará un mensaje al correo electrónico diligenciado por usted en la página Botón de Pagos con el comprobante de pago respectivo. Comprobante de pago enviado al correo electrónico También muestra la página Pagos con los datos del pago realizado y contabilizado, además de los botones Volver e Imprimir. Si usted desea puede imprimir su comprobante de pago, haga clic en el botón Imprimir para tener el PDF del mismo, caso contrario con el botón Volver para retornar al formulario web. Página 22 de 23

23 Tener en cuenta que su cambio de estado de Admisión al estado Matrícula, varía según la forma de pago. Para pagos en entidad Financiera puede tomar hasta 48 horas y en el caso de pagos electrónicos o no presenciales, puede demorar hasta 24 horas. Con su número de PIN usted puede estar validando en qué estado se encuentra el proceso. 2. TENGA EN CUENTA Conserve el PIN. Es para consultar el estado de admisión ingresando de nuevo al formulario y para descargar la factura en caso de ser admitido. La Universidad se reserva el derecho de dar apertura de grupos según criterio del número mínimo de estudiantes establecido por cohorte. El coordinador del programa se comunicará con usted para acordar el momento de revisión de los cursos que le fueron asignados y el momento de su matrícula académica. Documentó: Nombre: Guísela Restrepo Moreira Cargo: Especialista de Admisiones Revisó / Aprobó Nombre: Sor Elpidia Gil Zapata Cargo: Directora Admisiones, Registros y Control Académico Fecha: Marzo 2014 Fecha: Marzo 2014 Página 23 de 23

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