Seguimiento y Control. Ejecución

Transcripción

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2 PROJECT MANAGEMENT Control y seguimiento de Proyectos Acuerdos y Contratos Justificación de Proyectos Planificación de tareas e hitos. Agendas Control de actividad y tiempo Gestión de Terceros Gestión Documental Inmovilizado Registro de E/S

3 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Seguimiento y Control Planificación Inicio Cierre Ejecución

4 PMBOK 2008 ÁREAS DE CONOCIMIENTO INTEGRACIÓN GRUPOS DE PROCESOS INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL FUND@NET PROJECT MANAGEMENT CIERRE ALCANCE Gestión Documental Gestión Proyecto Gestión Documental (Solicitud de Ayudas) Gestión de Proyecto Información Adicional Hitos del Proyecto Gestión Documental (Memorias, Facturas,...) Gestión de Proyecto Información Adicional Hitos del Proyecto Gestión Documental Gestión de Proyecto Información Adicional Hitos del Proyecto Comisión de Seguimiento Gestión Documental Cierre de Proyecto Información Adicional Hitos del Proyecto TIEMPO Agenda (Planificación Tareas) Hitos (Definición) Agenda (Introducción Avance) Partes de Tiempo Hitos (Introducción Avance) Agenda (Comprobar Avance) Partes de Tiempo Hitos (Explotación Información) Agenda Partes de Tiempo COSTES Definición del Presupuesto Planificación Ingresos Gastos Presupuesto Introducción de Gastos - Ingresos Seguimiento Ejecución Presupuesto Cierre Presupuesto CALIDAD Información Adicional (Definición Parámetros) Información Adicional (Introducción Valores) Información Adicional (Explotación Información) Información Adicional (Explotación Información) RECURSOS HUMANOS Terceros Personal de Proyecto Contratos Agenda Personal de Proyecto Nómina Agenda Personal de Proyecto Agenda COMUNICACIONES Gestión Documental Gestión Documental Gestión Documental Gestión Documental Gestión Documental RIESGOS Información Adicional (Definición Riesgos) Información Adicional (Introducción Valores) Información Adicional (Explotación Información) Información Adicional (Explotación Información) ADQUISICIONES Inmovilizado Compras

5 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS Información general de cada proyecto Personal del proyecto: directores, colaboradores, becarios, etc. Terceros que intervienen en un proyecto: Coeficientes de participación en la financiación o cuantías económicas Plan de certificaciones previstas a cada uno de los terceros financiadores Gestión presupuestaria del proyecto Presupuesto y desglose de conceptos de gasto e ingreso en cada proyecto Seguimiento presupuestario en tiempo real durante la fase de ejecución del proyecto

6 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS Información económica: Gastos menores del proyecto Otros ingresos previstos Retribuciones alpersonal de los proyectos Tratamiento del I.V.A. y regla de prorrata Control del gasto por Proyecto Integración contable automática Acceso web a través de la Intranet a los proyectos para los investigadores, directores, etc. Gestión documental de la información digital de cada uno de los proyectos (memoria económica, objetivos, pliego técnico visado, etc.)

7 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS Gestión de los acuerdos y contratos asociados a un proyecto (contratos de Mantenimiento, Convenios, Cartas de concesión, etc.) Categorización de proyectos Vinculación de proyectos entre sí Gestión de indicadores de proyectos. Información estadística Seguridad asociada a cada uno de los proyectos Control de acceso para cada una de las unidades de gestión de la organización Registro y auditoría de los cambios realizados en la información de los proyectos

8 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

9 JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS Certificaciones de proyecto a otros organismos Múltiples certificaciones en cada periodo Certificación automática de todos los documentos del proyecto Simulación de certificaciones Control y bloqueo de los documentos certificados. Exportación a Excel de las certificaciones Generación de informes personalizados para múltiples organismos: Ministerios, Gobiernos autonómicos, etc.

10 JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS

11 ACUERDOS Y CONTRATOS Registro de acuerdos y contratos del proyecto Gestión presupuestaria de cada uno de los acuerdos Ampliaciones en el tiempo Renovaciones automáticas Vinculación de acuerdos entre sí Planificación de tareas e hitos para cada acuerdo Declaración de Terceros: Beneficiarios, Participantes, Firmantes, etc.

12 ACUERDOS Y CONTRATOS Comisiones de seguimiento de los acuerdos Integrantes de la comisión Renovaciones en el cargo Actas de reuniones Información digital asociada a cada reunión Tratamiento de las reuniones de patronato, junta directiva, etc. Información digital vinculada a los acuerdos Elementos de inmovilizado asociados al acuerdo y/o contrato Visitas técnicas sobre elementos de inmovilizado en base a acuerdos

13 ACUERDOS Y CONTRATOS

14 PLANIFICACIÓN DE TAREAS E HITOS. AGENDAS Planificación de Tareas e Hitos Planificación de tareas y eventos dentro de cada proyecto Diagrama de las tareas planificadas en cada proyecto de la organización Gestión y control de hitos del proyecto Múltiples planificaciones de tareas en el proyecto Plantillas de planificación Imputación de tareas desde los distintos subsistemas de gestión Asignación de recursos a las tareas planificadas Cálculo automático del porcentaje de avance de cada planificación Integración con la gestión del inmovilizado, la gestión de agendas y el control de partes de trabajo Integración con Microsoft Project Sincronización de tareas con Microsoft Outlook

15 PLANIFICACIÓN DE TAREAS E HITOS. AGENDAS Planificación de Tareas e Hitos

16 PLANIFICACIÓN DE TAREAS E HITOS. AGENDAS Planificación de Tareas e Hitos Gestión de agendas de cada empleado de la organización Seguimiento de las tareas individuales de los proyectos Gestión de notas entre los empleados de la organización Cumplimentación de tareas por cada empleado Gestión de incidencias: solicitud de vacaciones, bajas laborales, etc. Agenda global de la organización Integración con la gestión de inmovilizado de la organización y la gestión de tareas de cada proyecto Sincronización de tareas con Microsoft Outlook Acceso web a través de la intranet para el seguimiento y cumplimentación de tareas

17 PLANIFICACIÓN DE TAREAS E HITOS. AGENDAS Agendas

18 CONTROL DE ACTIVIDAD Y TIEMPO Registro de partes de actividad y tiempo Vinculación de Partes a Proyectos, Acuerdos y Tareas Seguimiento y Control de Tiempos: por Unidades de Gestión por Proyectos por Usuarios Determinación de costes de personal: según Retribuciones según Tarifas Integración automática con el sistema de costes Justificación de proyectos europeos Acceso web a través de la intranet para la Imputación de Partes de Trabajo

19 CONTROL DE ACTIVIDAD Y TIEMPO

20 GESTIÓN PRESUPUESTARIA Gestión de presupuestos de gasto e ingreso Gestión distribuida para la elaboración de los presupuestos por las diferentes unidades Versiones sobre cada presupuesto Impresión de las diferentes versiones del presupuesto Resumen de variaciones entre dos versiones de presupuesto. Visualización e impresión Asociación de memoria descriptiva al presupuesto general y a cada cuenta o grupo de cuentas Modelos de gasto en función del tipo de proyecto Operaciones presupuestarias: reservas de crédito, autorizaciones, dispuestos o compromisos, etc. Operaciones extrapresupuestarias

21 GESTIÓN PRESUPUESTARIA Sistema de seguridad para determinar, qué usuarios pueden actuar sobre las distintas versiones y cuentas Cierre presupuestario de proyectos y/o partidas de gasto e ingreso Traspaso de remanentes automatizado entre ejercicios Impresión del seguimiento del presupuesto en base a proyectos, partidas, unidades, áreas, etc.

22 GESTIÓN PRESUPUESTARIA

23 GESTIÓN PRESUPUESTARIA Seguimiento de Gastos Consultas Facturas recibidas Consultas Gastos menores Consultas Retribuciones Cuánto he ejecutado de mi presupuesto? Seguimiento de Ingresos Consulta Facturas emitidas Consulta Otros Ingresos Consultas Ayudas SEGUIMIENTO COMPLETO EXCEL

24 GESTIÓN PRESUPUESTARIA SEGUIMIENTO DE GASTOS Qué facturas he recibido de un proveedor / en un proyecto? Qué gastos menores he tenido de un determinado tipo o en un proyecto? Qué retribuciones he pagado a los empleados/colaboradores/becarios? Qué otro tipo de cargos o gastos he tenido de un Tipo / en un proyecto / de un Tercero / en un unidad? Consulta de Facturas recibidas Por Tercero / Por Proyecto Relación de Gastos Menores (Excel) Listado de Retenciones completo (Excel) Relación de Otros Cargos de Proyecto (Excel)

25 GESTIÓN PRESUPUESTARIA SEGUIMIENTO DE INGRESOS Qué facturas he emitido a un cliente/ en un proyecto? Qué Otros Ingresos he tenido de un determinado tipo o en un proyecto? Cuántas ayudas tengo de un determinado Tipo/Estado/Financiador? Consulta de Facturas Emitidas entre fechas (check Excel) Relación de Otros Ingresos (Excel) Gestión de Ayudas

26 EJECUCIÓN ECONÓMICA- FINANCIALS Recepción e Imputación de Gastos Generación de Ingresos Facturas Recibidas Nóminas, becas y colaboraciones Gastos Menores Otros Cargos de Proyecto Facturas emitidas Ayudas: subvenciones, donaciones y convenios Traspasos desde otros proyectos Cuánto he ejecutado de mi presupuesto? Traspasos entre Proyectos Traspasos a proyectos con necesidad de financiación Traspasos de excedentes a bolsas

27 TERCEROS Gestión individualizada de terceros y personal del proyecto: becarios, colaboradores, investigadores, etc. Registro de terceros: datos fiscales, domicilios, cuentas contables y bancarias, etc. Información económica de cada tercero. Información digital asociada a cada tercero: facturas recibidas, gastos menores, etc. Categorización de terceros Consulta por participación de terceros en las áreas del proyecto Consulta de páginas amarillas y páginas blancas Exportación de los datos de los terceros para la realización de mailing, envío por correo, etc. Generación de etiquetas para envío de correspondencia

28 TERCEROS

29 GESTIÓN DOCUMENTAL Incorporación de documentación digital en el archivo de documentos de la organización. Repositorio único de la información documental Acceso restringido a los documentos Vinculación de archivos digitales a los distintos elementos del sistema: proyectos, facturas, acuerdos, inmovilizado, etc. Búsqueda de documentos digitales por múltiples criterios Integración con el registro de entrada / salida

30 GESTIÓN DOCUMENTAL

31 EDIFICIOS E INMOVILIZADO Gestión individualizada de cada elemento del inmovilizado Asientos de amortización automatizados Consulta del historial de dotaciones anuales Seguimiento de movimientos del inmovilizado en los diferentes inmuebles Catálogo de edificios y ubicaciones en los que se encuentran o localizan los elementos del inmovilizado Información digital asociada a cada uno de los elementos Gestión de garantías y seguros de cada elemento

32 EDIFICIOS E INMOVILIZADO Gestión de visitas técnicas Gestión de incidencias de cada elemento Generación de etiquetas de códigos de barras Integración con los acuerdos y contratos Integración con facturas de compra y proyectos Integración con ayudas para los procesos de certificación y aplicación contable

33 EDIFICIOS E INMOVILIZADO El elemento está asegurado Seguros del Inmovilizado Se produce una incidencia con un elemento Se realizan inspecciones periódicas Incidencias del Inmovilizado Visitas Técnicas Está reservado ya este elemento? Fichas de Inmovilizado: Reservas Documentación del elemento Información Digital

34 EDIFICIOS E INMOVILIZADO

35 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA Gestión del catálogo de registro de E/S Identificación y registro de los documentos gestionados por la organización (fecha, tipo, autor, contenido, ISBN, etc.) Solicitud de movimientos de registro Registro de documentación de entrada y salida Ubicación física de documentos Vinculación de la información recibida a proyectos, facturas, terceros, etc. Herramienta de búsqueda de documentación por fechas, terceros, tipos de documento, palabras del extracto registrado Impresión de registros diarios de entrada-salida

36 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA

37 POR QUÉ FUNDANET PROJECT MANAGEMENT? Sistema de gestión integral de proyectos Gestión de las diferentes fases del ciclo de vida de proyecto Workflow de tareas y actividades. Sistema de agendas y comunicaciones electrónicas. Justificación automática a organismos financiadores. Gestión documental integrada Integración con Fund@net Financials y otros módulos adicionales Acceso a la información desde cualquier ubicación de forma securizada Equipo de consultores experimentado Parametrización y formación personalizada Centro de atención al usuario con conocimiento profundo del sistema Mejora continua del producto. Versiones evolutivas cada año

38 CONFIDENCIALIDAD La presente documentación es propiedad de SEMICROL, tiene carácter confidencial y no podrá ser objeto de reproducción total o parcial, tratamiento informático ni transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, registro o cualquiera otro, excepto si los mismos tienen como ámbito exclusivamente el personal interno del cliente. Así mismo tampoco podrá ser objeto de préstamo, alquiler o cualquier forma de cesión de uso sin el permiso previo y escrito de SEMICROL, titular del Copyright. El incumplimiento de las limitaciones señaladas por cualquier persona que tenga acceso a la documentación será perseguida conforme a la Ley.

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