Procedimiento para la implantación del Sistema para el Tratamiento de la Factura Electrónica.

Transcripción

1 Prcedimients Géminis-Nínive Página 1 de 8 Prcedimient para la implantación del Sistema para el Tratamient de la. A partir de la versión 207, Nínive prvee prcedimients para la emisión de facturas electrónicas legales. Llamams Legal al dcument que cumple cn las especificacines y requisits que la ley marca. (Ver text adjunt) Anterirmente ya se permitía la emisión de la factura electrónica en frmat PDF, siend susceptible de ser remitida al destinatari, aunque n pdía cnsiderarse que un dcument legal pr n llevar incrustada la firma electrónica. A partir de esta versión se implementa la emisión de la factura electrónica legal en frmat XML según la especificación factura-e desarrllada pr el Ministeri de Industria, Turism y Cmerci en su versión 3.2 y al mism tiemp se ptencia la funcinalidad del frmat PDF (n legal) que puede ser utilizad dentr del mism entrn, autmatizand ls prcess de emisión al destinatari de la factura a través de prcedimients telemátics. En esta primera versión se permite la Emisión de Facturas Electrónicas en frmats PDF, XML y XML legal l (sbre la especificación Factura-e 3.2), siend este últim el únic que puede cnsiderarse legal pr incrprar la firma electrónica cn el certificad digital recncid del emisr. El nuev frmat XML cntiene: - Ls dats de la factura parametrizads y recncibles pr cualquier prgrama que sea capaz de imprtar facturas digitales en frmat Factura-e versión La cpia de la factura impresa en un dcument PDF sin algritm de cmpresión y cdificad BASE64, Este dcument puede ser extraíd, descdificad y visualizad impres en cualquier mment. - La firma digital incrustada que valida e impide la mdificación del dcument. Funcinamient. Una vez realizada la actualización del prgrama pdrá cmprbar que existen alguns parámetrs nuevs en ls prgramas que a cntinuación prcedems a detallar. Pr un lad el prgrama Parámetrs de Ventas (menú Ventas Auxiliares Parámetrs de Ventas) incrpra en la slapa denminada Facturas nuevs dats referentes a la Factura Electrónica. El dat más imprtante es el que se refiere a la Carpeta dnde se almacenarán las facturas electrónicas, puest que una vez firmadas digitalmente n pueden vlver a ser emitidas, puest que la firma de validación n sería la misma que se envió al destinatari en su mment, y pr tant hay que almacenar el dcument en un disc cmpartid de la instalación para que sea accesible ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

2 Prcedimients Géminis-Nínive Página 2 de 8 pr tds ls usuaris de la misma y pueda ser visualizad, impres vuelt a enviar al destinatari en cualquier mment que sea precis. Cabe incidir en que la ubicación física se encuentre en una carpeta accesible en un disc cmpartid, al que se habrá asignad una letra cmún a tds ls usuaris de la instalación mediante la Asignación de Unidad de Red del sistema perativ. Otrs parámetrs auxiliares sn: Validar Factura-e versión Inicialmente desmarcada, esta pción permite realizar una verificación de que el ficher prducid se ajusta a la especificación de la versión 3.2 del frmat Factura-e. Utilizar frmat alternativ. Esta pción se dispne para tds aquells que tdavía utilizan el frmat de factura sbre papel pre-impres y pr tant deben dispner de un frmat alternativ que permite la impresión sbre un dcument PDF cn tds ls dats necesaris para que se recnzca el dcument riginal. Este frmat alternativ será el que utilice para la emisión de la factura en frmat PDF y se adjunte al dcument XML riginal (en cas de que se indique dich frmat cm el que se desea remitir al destinatari) Imprimir una cpia en papel.. Esta pción permite que una vez cread el ficher que cntiene la factura electrónica y que será enviad al destinatari, además se emitirá una cpia de la factura en la impresra predeterminada. Registr Mercantil.. Dats del Registr Mercantil del emisr para que sean clcads adecuadamente en el ficher frmat XML. Mantenimient de Clientes. En la ficha de cada cliente es necesari indicar si éste permite requiere la recepción de las facturas que se le emitan en frmat electrónic. Para ell se dispnen ls siguientes parámetrs en la slapa D. Facturación (Dats de Facturación) del prgrama de Clientes. Desde aquí indicarems al prgrama Activar e-factura, para que se apliquen ls prcess de generación de facturas electrónicas a este cliente. En el desplegable Frmat,, indicarems cual es el que querems utilizar para emitir facturas electrónicas al cliente. Ls frmats cn el atribut Legal sn ls que incrpran una firma digital válida y recncible, emitida pr una autridad certificadra recncida. (NOTA. Aunque esté dispnible la pción PDF Legal, aun n está implementada y pr tant, de mment, se emitirá un dcument PDF sin firmar) Y pr últim la pción Enviar se dispne para infrmar al prgrama que una vez se emitid el dcument, se enviará pr crre electrónic al cliente. Para ell se utilizarán, pr este rden, el del Respnsable de Administración, si n existe el e- mail del Respnsable de Cmpras (ambs en la slapa Dats Cmerciales de la ficha de cliente) y pr últim, en cas de n existir ningun de ls anterires, al que figura en la slapa principal. ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

3 Prcedimients Géminis-Nínive Página 3 de 8 Estas pcines permiten autmatizar el enví de facturas electrónicas aunque n sean en su frmat legal, a ls clientes que deseen recibir la factura en frmat PDF para psterirmente imprimirla y almacenarla en papel (cn l que se descartarían las pcines Legales si se desea). De este md al emitirse el dcument, éste n sería impres en nuestra impresra (buen, si sería impres si se ha indicad que deseams una cpia impresa de la factura electrónica, cm se ha dich en el apartad anterir) y sería enviad directamente pr crre electrónic al cliente. NOTA. Para la emisión del frmat XML, en el que ls dats de la factura se encuentran parametrizads en un archiv para que puedan ser leíds e interpretads pr trs prgramas, es necesari indicar alguns dats que sn bligatris para que se cumpla la validación del dcument. Así pues, se añade en la ficha del cliente un camp denminad Transferencias (en la slapa Dats Financiers junt a las cndicines de pag) que hace referencia al banc de nuestra base de dats cuya cuenta debe utilizar el cliente para realizar la transferencia bancaria para el pag de la factura. Emisión de la Factura. En Nínive la emisión de la factura se realiza en ds pass y est n va a cambiar, puest que el primer prces Cálcul de Facturas n se mdifica en nada. Ahra bien, el prces que si cambia es el de la impresión del prpi dcument. Para ell, el prgrama interpreta cuand a un cliente se le ha de emitir una factura electrónica. En este mment del listad se genera el archiv en el frmat crrespndiente según la cdificación del cliente y l almacena en la carpeta cntenedra de facturas electrónicas. Además si se ha elegid la pción legal, se realizará el prces de Firma del dcument. Para ell se tmará el certificad digital existente en su almacén de certificads de Windws (si existe más de un certificad de firma, el prgrama le mstrará una pantalla que le permita seleccinar el certificad que desea utilizar). Y pr últim se imprimirá una cpia del dcument si Ud. Ha seleccinad dicha pción en el prgrama de parámetrs de ventas. El certificad digital debe estar almacenad cn anteriridad en el almacén de certificads de Internet Explrer, si bien existen pcines para tmar ls certificads de firmas de trs almacenes (Mzilla, Java, DNI electrónic, etc ) que se incrprarán próximamente. Una vez se ha incrustad el certificad digital en el dcument generad se garantiza que ls dats que cntiene el dcument sn ls riginales y n pueden ser mdificads puest que la clave de firma n validaría el cntenid del dcument. Tratamient psterir. Una vez creada la factura ya hems vist que el dcument se almacena en la carpeta del disc del servidr destinada para ell y puede ser visualizad pr cualquier prgrama que a tal efect dispngams. Además, el prpi Nínive dispne de un visr que le permitirá inspeccinar el cntenid del archiv generad. ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

4 Prcedimients Géminis-Nínive Página 4 de 8 Dich visr se encuentra en el prpi prgrama de Facturas de Cliente. Al cnsultar una factura emitida que tenga su crrespndiente factura electrónica encntrarems alguns dats adicinales que han sid incrprads. Pr un lad verems en la slapa Dats de la factura, el nmbre del archiv generad y la ruta a la carpeta almacén de facturas electrónicas, así cm la marca de legalidad n y tra marca que ns permite cncer si el dcument ha sid enviad al cliente. Pr tr lad se dispnen ds btnes auxiliares en la barra de herramientas junt al btón de impresión. El primer ns muestra un visr de dcuments que es capaz de recncer el frmat Factura-e y ns muestra el cntenid del dcument en su frmat riginal, y un breve resumen legible entendible pr nstrs. Dispne de ds btnes para visualizar imprimir el dcument PDF incrprad. El segund ns permite enviar en el mment la e- factura al cliente vía crre electrónic. ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

5 Prcedimients Géminis-Nínive Página 5 de 8 Cm referencia adjunt a cntinuación el text directamente tmad de la página web del Ministeri de Industria, Turism y Cmerci para que dispngan de infrmación básica de ls sistemas de facturación electrónica. Qué es la factura electrónica? La facturación electrónica es un equivalente funcinal de la factura en papel y cnsiste en la transmisión de las facturas dcuments análgs entre emisr y receptr pr medis electrónics (fichers infrmátics) y telemátics (de un rdenadr a tr), firmads digitalmente cn certificads recncids. El Antepryect de Ley de Medidas de Impuls de la Sciedad de la Infrmación define la factura electrónica cm un dcument electrónic que cumple cn ls requisits legal y reglamentariamente te exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su rigen y la integridad de su cntenid, l que permite atribuir la factura a su bligad tributari emisr. De esta definición extendida en td el mercad, se transmite tres cndicinantes para la realización de e-factura: Se necesita un frmat electrónic de factura de mayr menr cmplejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, dc, xls, gif, jpeg txt, entre trs). Es necesari una transmisión telemática (tiene que partir de un rdenadr, y ser recgida pr tr rdenadr). Este frmat electrónic y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica recncida. El artícul 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica recncida cm: la firma electrónica avanzada basada en un certificad recncid y generada mediante un dispsitiv segur de creación de firma. Es decir, se tienen que dar tres cndicinantes para que se de la firma electrónica recncida: 1. Que sea una firma electrónica avanzada. 2. Que esté basada en un certificad recncid, siend certificad recncid aquél que cumpla ls requisits establecids en esta Ley en cuant a la cmprbación de la identidad y demás circunstancias de ls slicitantes. 3. Que sea generada mediante un dispsitiv segur de creación de firma, es decir, aquel que frece, al mens, las siguientes garantías: Que ls dats utilizads para la generación de firma pueden prducirse sól una vez y asegura raznablemente su secret. Que existe una seguridad raznable de que ls dats utilizads para la generación de firma n pueden ser derivads de ls de verificación de firma de ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

6 Prcedimients Géminis-Nínive Página 6 de 8 la prpia firma y de que la firma está prtegida cntra la falsificación cn la tecnlgía gía existente encada mment. Que ls dats de creación de firma pueden ser prtegids de frma fiable pr el firmante cntra su utilización pr tercers. Que el dispsitiv utilizad n altera ls dats el dcument que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del prces de firma. (Art. 24.3). Pr últim y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el cnsentimient de ambas partes (emisr y receptr). Requisits de tdas las facturas Adicinalmente, y cm requisit de tdas las facturas independientemente de cóm se transmitan, en papel en frmat electrónic, el artícul 6 del RD 1496/2003 que regula el cntenid de una factura establece que ls camps bligatris de una factura sn: Núm. Factura Fecha expedición Razón Scial emisr y receptr NIF emisr y receptr Dmicili emisr y receptr Descripción de las peracines (base impnible) Tip impsitiv Cuta tributaria Fecha prestación del servici (si distinta a expedición) Para cumplir cn la nrma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el dcument electrónic que la representa debe cntener ls camps bligatris exigibles a tda factura, estar firmad mediante una firma electrónica avanzada basad en certificad recncid y ser transmitid de un rdenadr a tr recgiend el cnsentimient de ambas partes. Obligacines legales para el expedidr 1. Reglament sbre Facturación Electrónica La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrlla determinada dispsicines sbre facturación telemática y cnservación electrónica de facturas, cntenidas en el Real Decret 1496/2003, que es el reglament de facturación. Al respect del cnsentimient del destinatari, i, se encuentra recgid en el Artícul 2 de la citada Orden, dnde dice que el cnsentimient pdrá frmularse de frma expresa pr cualquier medi, verbal escrit. 2. Creación de la factura ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

7 Prcedimients Géminis-Nínive Página 7 de 8 Mediante una aplicación infrmática, cn ls cntenids bligatris mínims requerids. 3. Firma electrónica recncida 4. Remisión telemática 5. Cnservación de cpia matriz de la Factura Esta bligación se regula en el artícul 1 del RD 1496/2003, dnde se especifica la bligación de expedir, entregar y cnservar facturas. También han existid dudas sbre si las facturas electrónicas pueden emitirse en cpia sól se debe guardar la matriz. Al respect la Agencia Tributaria l ha aclarad en el brradr antes citad (Art. 5) cn la siguiente definición: Se entiende pr Matriz de una factura (...) un cnjunt de dats, tablas, base de dats sistemas de fichers que cntienen tds ls dats reflejads en las facturas junt a ls prgramas que permitiern la generación de las facturas Cntabilización n y antación en registrs de IVA 7. Cnservación durante el períd de prescripción 8. Garantía de accesibilidad cmpleta Deber de gestinar las facturas de md que se garantice una accesibilidad cmpleta: visualización, búsqueda selectiva, cpia descarga en línea e impresión. Esta es una bligación inherente a la cnservación de las facturas pr medis electrónics que el legisladr denmina acces cmplet a dats, tratand de facilitar la auditria e inspección de las facturas electrónicas. (Artícul 9 del RD 1496/2003) 9. Subcntratación a un tercer Tdas las fases anterires pueden ser subcntratadas a un tercer, sin perder su respnsabilidad. Regulad en el artícul 5.1 del RD 1496/2003 el legisladr deja clar en ese mism párraf que, aunque se permite la subfacturación a tercers, es el bligad tributari el respnsable de cumplir tdas estas bligacines. Obligacines legales para el destinatari 1. Recepción de la factura pr medi electrónic ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B

8 Prcedimients Géminis-Nínive Página 8 de 8 Verificación de ls cntenids mínims exigibles y Verificación segura de la firma electrónica. Regulad en el artícul 21 e inherente a las bligacines de la cnservación de las facturas electrónicas se indica que: el destinatari se debe asegurar de la legibilidad en el frmat riginal en el que se haya recibid, así cm, en su cas, de ls dats asciads y mecanism de verificación de firma. A diferencia del emisr, al que se permite cnstruir la factura desde la matriz, el destinatari debe cnservar ls riginales firmads. 2. Cntabilización y antación en registrs de IVA 3. Cnservación durante el períd de prescripción 4. Deber de gestinar las facturas de md que se garantice una accesibilidad cmpleta visualización, búsqueda selectiva, cpia descarga en línea e impresión. 5. Tdas las fases anterires puede subcntratarlas a un tercer, sin perder su respnsabilidad ALQUY Serveis Infrmàtics, S.L.U. C/ Ibi nº 11, Baj. APARTADO CORREOS ALCOY (Alicante) - Teléfns: Inscripción en el Reg. Merc. Alicante Tm 3269, fli 70, inscripción 1ª. CIF B