Manual de Usuario Sistema web de acceso a empresas del Seguro Bienestar Familiar

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1 Manual de Usuario Sistema web de acceso a empresas del Seguro Bienestar Familiar

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3 MANUAL DE USUARIO SISTEMA WEB DE ACCESO A EMPRESAS DEL SEGURO BIENESTAR FAMILIAR

4 1.0 PANTALLA INICIAL E INGRESO AL SISTEMA. Para ingresar al sistema web de Planillas de clientes del seguro Bienestar familiar se debe abrir un navegador de internet y digitar en la barra de direcciones la siguiente dirección: tal como se muestra en la Figura 1.1. Figura 1.1 Barra de direcciones con la dirección de acceso al sistema. Luego aparecerá la pantalla principal del sitio web de Seguros SURA con las opciones de ingreso a través de usuario y contraseña [Figura 1.2]. Estos datos se les entregarán a los afiliados a este seguro para que puedan hacer sus consultas y pago de planilla a través del sitio web de Seguros SURA. DNI Tipo de documento (EMPRESA SIC BR) Código de socio de negocio Contraseña Figura 1.2 Pantalla principal del sitio web indicando las opciones de ingreso para clientes del seguro Bienestar Familiar.

5 2.0 RELACIÓN DE ASEGURADOS Al ingresar al sistema, se mostrará como pantalla inicial el módulo de relación de asegurados, donde el usuario podrá observar el menú de opciones del sistema en la parte superior debajo del menú del sitio web. Se resaltará de color gris el módulo en el que se encuentra actualmente, en este caso se resaltará el menú RELACIÓN DE ASEGURADOS (Figura 2.1) Figura 2.1 Pantalla inicial del Módulo RELACIÓN DE ASEGURADOS (Resaltado: menú de opciones para acceso a los módulos del sistema). En esta pantalla se puede observar que debajo del menú de opciones se encuentra el título del módulo y los datos del usuario, de la persona de contacto en Seguros Sura y del Supervisor asignado.

6 2.1 LISTADO DE DATOS DE ASEGURADOS DE UNA EMPRESA Se puede ordenar la lista de Asegurados por Código de Empleado, Certificado, Póliza, Contratante y Asegurado. Por ejemplo, para ordenar la relación de asegurados por contratante, hacemos clic en la cabecera de la columna CONTRATANTE, y con esto habremos ordenado toda la lista por contratante en forma ascendente (Figura 2.2), si lo queremos ordenar de forma descendente, hacemos clic nuevamente y se ordenará de forma opuesta, del mismo modo podemos ordenar la lista por los demás campos mencionados. Figura 2.2 Ejemplo de Ordenamiento de listado de datos por Contratante.

7 Esta lista de relación de asegurados se muestra en páginas de 20 registros, en este ejemplo se tiene 50 registros, por lo que se muestran 3 páginas, 2 de 20 y una de 10. Se puede cambiar de página haciendo clic en las opciones que se muestran en la parte superior izquierda del listado (Figura 2.3 (a)) también se puede imprimir la lista completa haciendo click en la opción IMPRIMIR REPORTE (Figura 2.3 (b)). (b) Opcion para imprimir reporte (a) Paginado de lista de asegurados de la empresa Figura 2.3 Opciones de Paginado de datos e Impresión de reporte.

8 PAGO DE PLANILLAS Para ingresar al módulo de pago de planillas, se debe elegir la opción Pre-Pago del menú principal del sistema web, con esto se mostrará la pantalla inicial del módulo de pagos donde se muestran las planillas pendientes de pago (Figura 3.1). Opción Pre Pago del menú de opciones de la aplicación WEB Planillas en estado Pendiente Figura 3.1 Pantalla principal del módulo de Pago de Planillas. 3.1 LISTADO DE PLANILLAS PENDIENTES DE PAGO En el listado de Planillas de pago se listan las planillas que están pendientes de pago. En esta pantalla se pueden ver los detalles de la planilla, haciendo clic en la opción VER DETALLES de la planilla correspondiente [Figura 3.2]. Opción para ver los detalles de una planilla pendiente de pago Figura 3.1 Opción para ver detalles de una Planilla. Al elegir esta opción abrirá los detalles de la planilla seleccionada, cuyas características se explican en el siguiente punto.

9 3.2 DETALLES DE PLANILLAS PENDIENTES DE PAGO En el detalle de una planilla pendiente de pago se muestra la relación de empleados asegurados de la planilla con los montos de las primas que se tiene que pagar por cada empleado, total de trabajadores, total pagado, total no pagado y monto total. Si la planilla está en estado pendiente, muestra también las opciones para pagar las primas de los empleados. [Figura 3.3] Opciones de pago Figura 3.3 Detalles de una Planilla Pendiente de Pago en estado PENDIENTE (Resaltado: opciones de pago de planilla) El uso de estas opciones de pago se explicará en detalle en el punto 3.4 (Opciones de Pago).

10 3.3 OPCIONES DE EXPORTACIÓN DE PLANILLA Este módulo también permite exportar la planilla a formato Excel o texto plano, además permite personalizar la exportación eligiendo sólo las columnas de la planilla que se desean exportar y además indicando el orden en que se desea que se muestren en el archivo exportado. Para exportar la planilla, primero se selecciona las casillas de las columnas que se desea exportar y se indica en el recuadro el orden en que se desea que cada columna aparezca, luego de haber hecho esto se elije la opción EXPORTAR A EXCEL o EXPORTAR A TEXTO PLANO según lo desee el usuario (Figura 3.4). Opciones de exportación de Planilla Figura 3.4 Ejemplo de Opciones de Exportación de planilla. Las opciones de exportación que se eligieron se mantendrán igual cada vez que el usuario vuelva a entrar a éste módulo. En algunos casos también se mostrará una opción de EXPORTAR FORMATO PRE DEFINIDO (Figura 3.5), para el caso de las instituciones del estado o similares que necesiten un formato definido de exportación de planillas. Al elegir esta opción se exportará automáticamente la planilla en el formato específico requerido por la institución. Opción para exportar a un formato pre definido Figura 3.5 Ejemplo de Opciones de Exportación de planilla.

11 3.4 OPCIONES DE PAGO Las Opciones de Pago permiten a la empresa hacer el pago correspondiente de cada uno de sus empleados, y si en caso no pague de alguno de ellos, tendrá que indicar el motivo por el cual no paga. (Figura 3.6). Opciones que indican que se pagá la prima de un empleado Si no se paga la prima de algún empleado, se deberá indicar el motivo Figura 3.6 Opciones de Pago de las primas de los empleados de una planilla. Cada vez que elije una opción de pago o motivo por el que no paga la prima de alguno de los empleados, el monto total a pagar se va recalculando automáticamente. Una vez que haya terminado de seleccionar sus opciones de pago, el usuario puede pasar a confirmar el pago de la planilla haciendo clic en la opción CONFIRMAR PAGO (Figura 3.7). Monto total a pagar de acuerdo a las opciones de pago elegidas Confirmar pago Figura 3.7 Monto total a Pagar y Opción para Confirmar el Pago de la Planilla. O si aún no se desea Confirmar el Pago de la Planilla, se pueden guardar las opciones de pago elegidas, haciendo click en el botón GUARDAR OPCIONES DE PRE-PAGO y volver a entrar otro día simplemente para confirmar el pago.

12 3.5 CONFIRMACIÓN DE PAGO Si después de haber elegido las opciones de pago de la planilla se hizo click en la opción CONFIRMAR PAGO, el sistema mostrará una pantalla con todas las opciones de confirmación de pago. [Figura 3.8] Figura 3.8 Opciones de Confirmación de Pago. Una vez ingresada toda la información requerida, se hace click en el botón GRABAR para enviar la confirmación de pago.

13 HISTÓRICO DE PLANILLAS Para consultar los pagos realizados, se debe elegir la opción HISTÓRICO PLANILLAS del menú principal del sistema web, con esto se mostrará la pantalla inicial de éste módulo donde se podrá observar la lista histórica de las planillas aplicadas (Figura 4.1). Opción Histórico Planillas del menú de opciones de la aplicacón WEB Figura 4.1 Pantalla principal del módulo de Pago de Planillas. 4.1 DETALLES DE PLANILLA Para ver los detalles de una planilla se elige del listado la opción VER DETALLES al hacer click en esta opción se mostrará la lista de empleados de esa planilla, el detalle del pago de primas que se hizo de cada uno de los empleados y los montos total y no pagado de la planilla en general (Figura 4.2). Estos detalles tienen las mismas características de ordenamiento e impresión que se describieron en el punto 2.1 del LISTADO DE LA RELACIÓN DE ASEGURADOS. También adicionalmente se muestra una columna titulada OBSERVACIÓN donde se mostrará si es una planilla nueva, o ha tenido alguna renovación y si tiene alguna nota de abono. Además también se pueden exportar estas planillas del mismo modo que en las planillas pendientes de pago descritas en el punto 3.3 (Opciones de Exportación de Planilla). Ver Figura 4.2 en la siguiente página.

14 Figura 4.2 Detalles de una planilla aplicada donde se observan los montos pagados y no pagados y las opciones de exportación.

15 REPRESENTANTES Para ingresar al módulo de Representantes, se debe elegir la opción REPRESENTANTES del menú principal del sistema web, con esto se mostrará la pantalla inicial de éste módulo donde se podrá observar la opción para agregar nuevos representantes y ver la lista de contactos de la empresa [Figura 5.1] Figura 5.1 Pantalla principal del módulo REPRESENTANTES. A continuación se explicará el uso de las opciones de los contactos. 5.1 AGREGAR CONTACTOS Para agregar un nuevo contacto se hace click en la opción AGREGAR NUEVO CONTACTO que se encuentra en la parte inferior izquierda del listado de contactos. Se mostrará un formulario en blanco para ingresar los datos del contacto (Figura 5.3).

16 5.1 AGREGAR CONTACTOS Figura 5.3 Formulario en Blanco para agregar nuevo contacto. Una vez ingresados todos los datos del nuevo contacto, se hace click en el botón AGREGAR CONTACTO. Luego se mostrará un mensaje indicando que el nuevo contacto ha sido ingresado correctamente y devolverá automáticamente al listado de contactos mostrando el nuevo contacto que se acaba de agregar. 5.2 MODIFICAR DATOS DE UN CONTACTO Para modificar los datos de un contacto se hace click en la opción MODIFICAR DATOS de la fila correspondiente al contacto que deseamos modificar en la lista de contactos (Figura 5.4). Opción Modificar datos Figura 5.4 Opción MODIFICAR DATOS de un contacto en la lista de contactos.

17 Luego se mostrará un formulario con los datos del contacto elegido y las opciones para poder modificarlos (Figura 5.5). Figura 5.5 Formulario de Modificación de datos de un Contacto. Después de haber ingresado los datos actualizados del contacto, se hace click en el botón ACTUALIZAR DATOS, con lo que el sistema guardará los nuevos datos del contacto, mostrará un mensaje indicando que se actualizó exitosamente la información y devolverá al listado de contactos mostrando los datos actualizados del contacto. Si se desea borrar a algún contacto de la lista, basta con hacer click en la opción ELIMINAR CONTACTO correspondiente al contacto que deseamos eliminar, al elegir esta opción nos mostrará un mensaje de advertencia para confirmar si realmente se desea eliminar al contacto de la lista. Para confirmar se hace click en ACEPTAR y con eso se eliminará el contacto seleccionado de la lista de contactos.

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