Informe Anual de Gobierno Corporativo 2015 Mutualidad de Levante, Entidad de Seguros a Prima Fija

Transcripción

1 Informe Anual de Gobierno Corporativo 2015 Mutualidad de Levante, Entidad de Seguros a Prima Fija

2 1. Introducción Mutualidad de Levante, Entidad de Seguros a Prima Fija (en adelante, Mutua de Levante, la Mutua o la Entidad ) Mutualidad de Levante se halla acogida a la Guía de Buenas Prácticas de Unespa. En alineación con la citada guía, podemos destacar como rasgos más destacables del Sistema de Gobierno Corporativo de la Mutua: Garantizar la gestión sana y prudente de la actividad que la Mutua desarrolla, para asegurar la continuidad y la regularidad en la ejecución de la misma. La estructura organizativa está establecida para la toma de decisiones en línea con el Plan Estratégico. Una clara distribución y separación de funciones, para llevar a cabo las actividades de gobierno. Un sistema eficaz para la transmisión de la información. Se ha consolidado un modelo de gobierno social, ético, transparente y eficaz basado en el estricto respeto y cumplimiento de la ley, los estatutos y las disposiciones del Reglamento del Consejo de Administración, adaptado a las exigencias establecidas por la Directiva de Solvencia II. Es firme la voluntad de mantener informados a los mutualistas, empleados, y cualquier tercero con interés legítimo sobre las normas internas de Gobierno Corporativo. Es una constante la transparencia de la gestión corporativa que se traduce en la información a los mutualistas, la relación directa entre Consejeros y directivos, y el derecho de información de los Consejeros. La existencia de una página web corporativa, que incorpora la documentación, y toda la información que se pueda entender de interés para los mutualistas. 2. Órganos de Gobierno de la Mutualidad. Asamblea y Consejo 2.1 Asamblea General La Asamblea General de Mutualistas es el órgano supremo de representación y gobierno de la Mutua. La convocatoria de la Asamblea General Ordinaria, cumple con los requisitos legales de publicación, e información: Publicada en el Registro Mercantil con antelación de 30 días. en un periódico de difusión local, en un periódico de difusión nacional y en la página web corporativa de la Mutua, La convocatoria de la asamblea contiene, el texto íntegro del orden del día, con cita de los documentos a disposición de los mutualistas y de las propuestas de acuerdo que se fueran a someter a la Asamblea.. Página 2 de 7

3 La Mutua también pone a disposición de los Mutualistas toda la información requerida para los acuerdos de la Asamblea, en el domicilio social de la Mutua, Calle Roger de Lluria número 8 de Alcoy, y en la página web corporativa. No se ha celebrado ninguna Asamblea Extraordinaria durante el ejercicio Consejo de Administración Es el máximo responsable de la toma de decisiones en el seno de la Mutua y, por tanto, quien asume la responsabilidad última del cumplimiento, por parte de la Entidad, de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas. Está compuesto por 6 personas físicas. Durante el ejercicio, no ha habido ningún cambio en el Cargo de los Consejeros, dentro del Consejo de Administración. Cesaron en su cargo dos Consejeros, por haber finalizado su periodo de mandato, siendo reelegidos con la aprobación unánime de la Asamblea, no habiendo participado los mismos en la votación referente a su renovación, conforme lo establecido en el Reglamento de la Asamblea y Ley de Sociedades de Capital. No se ha producido ninguna modificación en el Reglamento del Consejo. El consejo de administración, se ha reunido al menos una vez cada tres meses conforme establecen los Estatutos de la Mutua, y la Ley de Sociedades de Capital. No se ha detectado o recibido información de algún caso de incompatibilidad de funciones de algún miembro del Consejo. No ha habido ningún cambio en la organización de las Comisiones del Consejo. Los Consejeros de la Mutua han dispuesto, en todo momento, de información completa y con antelación suficiente, sobre los asuntos a tratar según el orden del día de las reuniones del Consejo y Comisiones. No se han producido situaciones de conflicto de intereses por parte de los miembros del consejo de administración, regulados en el código de buen gobierno. El Consejo ha tenido constantes contactos y reuniones con los directores y responsables de las diversas áreas del negocio y de la actividad de la Mutua, siempre que ha sido necesario para la buena marcha de la entidad El Consejo ha recibido asesoramiento externo para su información, y han sido debidamente informados y asesorados por profesionales independientes y contratados en aquellas materias que lo han requerido. Los consejeros han sido debidamente informados por los responsables de la no ocurrencia de ninguna de las contingencias de las establecidas en el Plan de Contingencia, y de las actualizaciones del Plan.. Página 3 de 7

4 La función de auditoría interna ha evaluado los requisitos de aptitud y honorabilidad exigidos a los miembros del consejo de administración, no habiéndose registrado ninguna salvedad, salvo la posibilidad de mayores requisitos de acreditación que pudiese establecer futuras regulaciones 3. Políticas y funciones de Mutualidad de Levante. Conforme la normativa de Ordenación de seguros y Solvencia II, la entidad dispone de las siguientes políticas escritas y publicadas, aprobadas hasta el cierre del ejercicio por el Consejo de Administración: Política de Inversiones Política para la gestión del Riesgo de Liquidez Política de Reaseguro Política de Seguridad en la Información Política de Calidad Política de Gestión de Riesgos Política de Cumplimiento Normativo Política de Suscripción Política de Reservas Política de Auditoría Interna Política de Externalización Conforme la normativa de ordenación y de Solvencia, la entidad cuenta con las siguientes Funciones Fundamentales: Gestión de riesgos. Cumplimiento Normativo. Auditoría Interna. Función Actuarial. 4. Comisiones del Consejo La composición de los miembros de las comisiones del Consejo de Administración, se han establecido atendiendo a las necesidades de la Mutua, y a las cualidades personales de los miembros que componen cada una de las comisiones. Comisión Ejecutiva Todos los asuntos tratados y decisiones adoptadas han sido informados en las actas correspondientes. Ha realizado el seguimiento del Presupuesto del ejercicio. Se ha debatido en su seno el seguimiento del Plan Estratégico de la Mutua y el Plan de Acción del ejercicio, sus objetivos y ratios. Se han seguido los avances y cumplimiento de la Normativa de Solvencia II.. Página 4 de 7

5 Comisión de Auditoría y Cumplimiento Normativo Sus miembros han supervisado la información financiera, y la correcta aplicación de criterios contables. Han revisado los sistemas de Control Interno y Gestión de Riesgos, y verificado que las medidas previstas para mitigar los riesgos han llegado a materializarse. Cumpliendo sus atribuciones han negociado con el auditor de cuentas Ernst & Young, las condiciones de su contratación, y han elevado la propuesta de reelección al Consejo, para su presentación a la Asamblea. Sus miembros han revisado el cumplimiento por parte del Auditor Interno de su plan anual de trabajo, y aprobado su informe anual. La Comisión ha velado por la independencia del Auditor Interno, y por que se le facilite toda la documentación que necesite para el ejercicio de su función. Comisión de Retribuciones y Nombramientos La Comisión ha verificado que no se ha producido ninguna modificación en el personal responsable de las Funciones Fundamentales, ni se ha modificado la política o las retribuciones de los Consejeros o de la Alta Dirección. Se ha comprobado el cumplimiento de las retribuciones establecidas para el Consejo de Administración y Alta Dirección, propuestos para el ejercicio. Comisión de Inversiones Ha habido una actualización del Código de Conducta de las Inversiones Financieras durante el ejercicio a fin de adaptar su contenido a los ratings de solvencia actuales. Sus miembros han revisado la información recibida desde el departamento de contabilidad y finanzas, con los informes requeridos, y con la información suficiente para las decisiones a adoptar. No ha habido ninguna compra, remodelación o venta de inmuebles. La Comisión ha revisado que se han respetado los ratings de las inversiones aprobados por el código de Conducta de las Inversiones Financieras, y se han cumplido los requisitos de diversificación establecidos reglamentariamente. Se ha comprobado que todas las Inversiones han sido Registradas correctamente en el Libro de Inversiones exigido por el supervisor. Se ha elaborado el informe Anual de cumplimiento del Código de Conducta de las Inversiones Financieras, remitido al Consejo de Administración, para su inclusión en las Cuentas Anuales.. Página 5 de 7

6 3.Información sobre operaciones vinculadas. No existen operaciones de financiación con Consejeros, Directivos o Mutualistas realizadas por la Mutua. No han existido operaciones no financieras, ajenas al objeto social y al tráfico habitual de la Mutua efectuadas a lo largo del ejercicio con Consejeros, Mutualistas o Directivos. 4. Información sobre el control interno para la supervisión de la gestión de funciones o actividades externalizadas, subcontratadas a terceros. La Mutua tiene externalizadas una serie de funciones o actividades críticas o importantes, con objeto de prestar un mejor servicio. Cuenta con una política de externalización que regula y controla dichas actividades. Cabe apuntar que éstas no suponen una delegación de responsabilidades ni aumentan el riesgo operacional, ni afectan a la relación de la Mutua con los mutualistas, ni al cumplimiento de las leyes. Para aquellos proveedores que tengan acceso a datos confidenciales, financieros o personales, se les incluyen clausulas de confidencialidad y protección de datos en los contratos. La Mutua puede realizar auditorías periódicas y a fin de garantizar el grado de cumplimiento y calidad de los servicios externalizados. Se ha hecho el seguimiento de los proveedores externos por parte del responsable que tienen asignada la función. No se han registrado incidencias. 5. Información sobre el control interno de los sistemas de seguridad de seguridad en la información y tratamiento de los medios electrónicos. La Mutua tiene documentada La Política de Seguridad de la Información, con control de accesos a los sistemas para todos los usuarios en función de distintos perfiles implementados: Se ha verificado una Auditoría de Calidad del sistema por parte de Ernst & Young, con una evaluación positiva. 6. Actuaciones relativas al plan de prevención contra delitos penales. La Mutua tiene documentado el Plan de Prevención contra delitos penales, que consta de un documento establecido para la Parte General Preventiva, y otro documento para la Parte Especial donde define los Riesgos Penales Identificados en la Mutua desde el estudio de sus procesos.. Página 6 de 7

7 Se complementa también con el Código Ético/Conducta, que abarca a empleados, clientes y mutualistas, administradores y directivos, proveedores y a la sociedad civil, y en concordancia con el mismo, se ha documentado y establecido un Reglamento para el Canal de Denuncias, y un canal de denuncias a disposición de toda la organización. 7. Información sobre el SAC (Servicio de Atención al Cliente-Quejas y Reclamaciones) En el Reglamento de funcionamiento del SAC, se especifica el modo en el que se ejerce el servicio. Está publicado en la web corporativa de la Mutua. Su finalidad es la resolución de consultas, quejas y reclamaciones conforme a la orden ECO 734/2004, de 11 de marzo, sobre los departamentos y atención al cliente y, en su caso, del defensor del cliente. En las Cuentas anuales, se incluye el informe anual sobre las quejas y reclamaciones, atendidas, que también es remitida a la DGSyFP para su informe anual. 9 Información relativa a la LOPD La Mutua tiene elaborada documentación sobre la protección de datos, habiendo procedido a la inscripción de los tratamientos en el Registro de la Agencia Española de Protección de datos En la web corporativa de la Mutua, se encuentra el documento para poder ejercer los mutualistas los derechos ARCO. En el presente informe se refleja el grado de cumplimiento de la Mutua en relación con las reglas del Código de Buen Gobierno, a juicio del Consejo de Administración. En Alcoy a 10 de mayo de dos mil dieciséis. Página 7 de 7