CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS ALHAMBRA

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1 CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS ALHAMBRA 1

2 ÍNDICE 1.-Introducción. 2.-Objetivo. 3.- Características Herramienta E-Business Características Generales Características Funcionales Características Específicas. 2

3 1.-INTRODUCCIÓN Desde la Confederación de Empresarios de Andalucía y con la colaboración de la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa se está desarrollando el proyecto Plataforma de asesoramiento e-business sobre negocio electrónico, con objeto de acercar y fomentar el uso de las nuevas tecnologías de la información a las empresas andaluzas. La adaptación del e-business en las empresas andaluzas aportará a éstas una mayor competitividad, mejorando el rendimiento, automatizando los procesos internos y optimizando los recursos mediante avanzados sistemas de gestión. 2.-Objetivo Con el presente informe se pretende mostrar una visión general objetiva de la herramienta ALHAMBRA, profundizando en las características generales, funcionales y específicas que contiene dicha herramienta, según la información aportada por el proveedor. 3.-CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS ALHAMBRA Esta herramienta integra las funcionalidades de una ERP, SCM y CRM, dando un mayor protagonismo a las funciones de ERP, aunque las de SCM y CRM también alcanza un nivel bastante alto. 3

4 3.1.-Características Generales: Alhambra es una aplicación Cliente/Servidor, pensada para las empresas de cualquier tamaño y sector. Horizontalidad/Verticalidad Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales, específicas para los siguientes sectores: -Cárnicas -Distribuidores. -Distribuidores de Construcción -Químicas -Alquiler -Invernaderos Escalabilidad Permite un número ilimitado de usuarios con acceso simultáneo. Así mismo permite ampliación en el número de módulos funcionales, ya sea desarrollado o de nuevo desarrollo una vez implantada la herramienta. Modularidad Está constituida por módulos independientes, pero complementarios, correspondiendo a cada módulo una función específica. Interconexión entre Módulos Dispone de una interconexión total entre módulos, ya que se basa en un único núcleo en base de datos. De esa base de datos se realiza el tratamiento de información por todas las funcionalidades, de manera que no se producen duplicidades de informaciones y las modificaciones se realizan una sola vez. Mantenimiento Las soluciones que integran el ERP Alhambra, según el proveedor vienen respaldadas por un sistema de mantenimiento, que incluye un soporte de atención al cliente (hot-line), envío de una versión nueva del producto y una jornada de un consultor técnico al año. Este servicio es absolutamente gratuito durante el periodo de garantía de seis meses a partir de la implantación en el cliente. Superado este periodo, la empresa puede acogerse, a una ampliación de estos servicios. El servicio de mantenimiento asegura la perfecta "puesta a punto" del ERP en la compañía, puesto que se actualiza de año en año con las normativas impuestas por la ley y las nuevas funcionalidades que se van incorporando a la versión estándar. Parametrización 4

5 Se trata del módulo básico de Alhambra. Es imprescindible para el funcionamiento de la aplicación, ya que para realizar cualquier operación, es necesaria una etapa previa de configuración de datos y funcionamiento de la empresa. Estos datos son, principalmente, los siguientes: -Empresa o empresas con las que vamos a trabajar. -Artículos de la o las empresas. -Almacenes de la o las empresas. -Personas integradas en la empresa o empresas (Clientes, Proveedores y Personal) -Tablas del sistema, que pueden ser definidas por el usuario y asociados a una o mas empresas. (Formas de pago, Tipos de Impuestos, Clasificación de clientes, Tipos de movimientos, Divisas, Instrumentos de pago, etc.) La aplicación trae cargadas una serie de tablas por defecto que facilitan la definición de estos elementos. Accesibilidad Alhambra es independiente de la plataforma que use el cliente, adaptando su funcionamiento a los estándares del mercado. Esto significa que, funciona bajo múltiples entornos con cualquier sistema operativo, como Windows y Linux, con distintas bases de datos, entre las que están Oracle, SQL y DB2. Permite la conexión directa con Microsoft, permitiendo insertar objetos e imágenes en la mayoría de las pantallas de la aplicación, asumiendo las capacidades multimedia de Windows. Se puede realizar el acceso remoto a la herramienta mediante Internet a través de una red privada virtual. Seguridad La seguridad llega al nivel de campo y transacción, es decir, al nivel de acceso a datos y de acción sobre los mismos, por lo que es posible restringir el acceso de un usuario para que vea o modifique un módulo, pantalla o un determinado campo en particular. Además, siempre que un dato es creado o modificado Alhambra guarda un registro de qué usuario realizó la operación. Dispone de sistemas de copia remota de base de datos y clave de acceso en la intranet. Facilidad de uso El uso de la herramienta es sencillo, pues el tiempo de formación se estima en 5 jornadas. El entorno en el que se desarrolla es Windows, con un formato amigable. Rango precios No se disponen de información relativa a los precios, debido a que pueden oscilar en función del tamaño de la empresa y su complejidad Características Funcionales: 5

6 En este apartado se describe la situación actual de la herramienta evaluada desde el punto de vista de las características funcionales y de la profundidad con que se tratan, orientadas a gestionar las actividades más comunes de las empresas, como son ventas, contabilidad, clientes y proveedores. Financiera (Contabilidad) En este módulo se analizan los resultados obtenidos en comparación con los presupuestos realizados para un determinado periodo o ejercicio económico: -Permite llevar varias contabilidades de forma paralela para distintas empresas y tener tres ejercicios contables abiertos para cada empresa. -Contabilidad financiera o externa -Contabilidad analítica o interna. -Centros de Coste -Programas Contables -Libros de facturas -Movimientos contables -Balances -Informes sobre el estado financiero de la empresa -Presupuestos financieros Aparte de estas funciones, también existe un módulo independiente de analítica avanzada de costes (BIW) con algunas de las funcionalidades como: -Integración con otros sistemas -Seis estructuras de primer nivel para la imputación de hechos -Asignación de unidades de obra a centros de coste -Definición de indicadores propios, tanto internos como externos, para cada una de las estructuras. -Jerarquización de una de las estructuras hasta 15 niveles, con obtención de información de cada uno de ellos. -Reparto de saldos de las estructuras, en función de criterios de cesiones de coste. -Asignación de las estructuras de primer nivel a estructuras de segundo nivel -Establecimiento de presupuestos, a nivel de coste, de naturalezas, de unidades de obra y/o de indicadores por centros de coste. Ventas En este módulo se realiza el ciclo mediante el cual el sistema refleja las operaciones de ventas de artículos o servicios de una compañía. Este ciclo tiene como función satisfacer las necesidades de los clientes. Para realizar un ciclo de ventas completo, la aplicación sigue el siguiente esquema: -Pedido de cliente -Orden de preparación -Salida de mercancía -Albarán del cliente 6

7 -Albarán de transportista -Factura de cliente -Contabilidad -Tesorería La aplicación ofrece la posibilidad de resolver las incidencias producidas o que el cliente devuelva las unidades defectuosas. En el último caso, se genera un albarán de abono de cliente. Asimismo, en caso de que al cliente le corresponda un descuento por rappel, se le asociará el albarán correspondiente. Se realiza gran parte de esta gestión de manera automática, limitando la labor del usuario a definir, comprobar y aceptar los procesos que la herramienta lleve a cabo. Además, dentro del módulo de Gestión de Cobros y Pagos, se realizan funciones relativas a las ventas como: -La gestión efectiva de los impagados -Remesas, compensación entre pagos de facturas recibidas y cobros de facturas emitidas, etc. Entre las principales características de este módulo cabe destacar: -Control y listado de antigüedad de la deuda. -Generación automática de vencimientos. -Generación automática de efectos. -Generación automática de cartas de aviso de pago a clientes. -Impago de efectos y vencimientos. -Rescate y renegociación de efectos. -Seguimiento de caja. -Tratamiento de datos de auditoria en todos los objetos. -Adición de efectos y vencimientos. -Gestión de anticipos. Marketing No se dispone de un módulo específico para Marketing, aunque sí se pueden encontrar algunas funciones típicas de esta área integradas en otros módulos (Ventas y Ofertas y presupuestos) permitiendo definir presupuestos de venta para el cliente, establecer un volumen económico para las ventas propuestas y enviarlas a un cliente para su aprobación, fijando así objetivos específicos por vendedor y globales para la empresa. Clientes No existe un módulo específico de cliente, pero si se gestionan muchos aspectos desde otros módulos como el de Ofertas y Presupuestos, y el de Ventas, con funciones como: -Definir presupuestos de venta para el cliente. Estos presupuestos admiten establecer un volumen económico para las ventas propuestas y enviarlas a un cliente para su aprobación. -Reclamaciones -Servicios de fidelización como ofertas. Compras 7

8 En este módulo se realiza el ciclo por el cual la aplicación refleja las operaciones de compras de artículos de una empresa. Alhambra se ajusta al siguiente esquema, siendo decisión de la empresa el que determinadas etapas sean o no obligatorias: -Necesidad de compra -Propuesta de compra -Pedido a proveedor -Recepción de la mercancía -Albarán de proveedor -Factura de proveedor -Contabilidad -Tesorería Se realiza gran parte de esta gestión de manera automática, centrándose el usuario en definir, comprobar, modificar y aceptar los procesos que se estimen como óptimos y que la aplicación llevará a efecto. Almacenes Este módulo incluye las etapas necesarias para presentar las operaciones de almacenaje de artículos de una empresa. Existe una capa por encima de los puros movimientos de almacén con: -Procesos de preparación de mercancía -Validaciones de mercancías -Traspaso entre almacenes -Reparaciones -Trazabilidad interna de los movimientos provocados en la empresa. El módulo de almacén integra también las funciones directamente relacionadas con la gestión de almacenes y de mercancías. Entre éstas, se incluyen algunas como: -La entrada de mercancías en almacén por distintos motivos. -La salida de mercancías de almacén ligadas a pedidos de clientes, consumos o similares. -La gestión del ciclo de vida de las órdenes de preparación de salida de mercancía. -La gestión, generación y cierre de órdenes de preparación -Los movimientos de almacén que no están directamente ligados a pedidos o devoluciones, tales como traspaso entre almacenes, cambios de ubicación, mermas o deterioros, etc. -La gestión de los albaranes de los transportistas (Propios o ajenos) -La generación de informes sobre diversos aspectos relacionados con la gestión de almacenes. Recursos Humanos No se dispone de un módulo específico para el área de Recursos Humanos. Calidad 8

9 No se dispone de un módulo específico para la gestión de Calidad. Business Intelligence Se integra Business Intelligence con otras herramientas del mercado como Qlikview con la que existe enlaces ya predefinidos. Conectividad Realizada con una tecnología que permite la conexión con cualquier herramienta externa, desde aplicaciones ofimáticas, a generadores de informes y ERP s externos a Alambra Características Específicas: 9

10 En este apartado se describe la situación actual de los módulos o funcionalidades orientadas a satisfacer necesidades particulares de las distintas empresas, como son gestionar proyectos, planificación de producción, terminales punto de venta, etc. Servicio Modo Usuario (ASP, Hosting) Se dispone de la tecnología para ofrecer este servicio, aunque no es lo más común, ya que la herramienta está pensada para ser instalada en el los equipos del cliente. Gestión de Proyectos Este módulo se encarga de los procesos, organización, documentación, seguimiento y control de todas las fases de un proyecto. Desde éste se pueden controlar, entre otras, las siguientes funciones: -Definición de tipos de proyectos, con asociación a los mismos de: -Tipos de actuaciones, incluso en el orden que se realizan las mismas. -Documentos ó plantillas asociados a los mismos, a nivel de tipo de proyecto en general ó a nivel de tipo de actuación. -A los tipos de actuaciones se podrán asociar perfiles técnicos, los cuales a su vez, por definición estarán ligados a un artículo concreto. Estos artículos a su vez, tienen asociados un precio de último costo y un precio de costo estándar. -Definición de proyectos, en dónde existirá una jerarquía de los mismos. -Generación/Mantenimiento de albaranes. -Generación/Mantenimiento de Facturas. -Gestión de cuentas corrientes por Expedientes -Gestión de cuentas corrientes por Empleado. -Asignación automática de técnicos a expedientes. -Agenda, estableciendo un repositorio de mensajes ó agenda organizado por usuario y fechas en dónde se puedan anotar avisos y a su vez se generen automáticamente los avisos que se consideren. -Seguimiento de proyecto Gestión de Fabricación No se dispone de un módulo específico para la Fabricación Gestión de Planificación de Producción 10

11 Alhambra incorpora una herramienta capaz de plasmar de forma rigurosa los procesos, la organización y los puntos críticos de la producción de la empresa. Abarca cualquier tipo de industria, desde proceso hasta montaje. Las principales características de este módulo son: -Plan Maestro de Producción: Registro y seguimiento de demandas a producción: Pedidos internos y Pedidos de clientes. Estudios de viabilidad. -Generación de órdenes de producción. -Ingeniería de la Producción: Definición y organización de las estructuras y secuencias de la producción. -Programa Maestro de Producción: Organización de las ordenes de producción por fechas, tipo de trabajo o grupo de productos. Programación a capacidad finita. Cargas y disponibilidades. Simulaciones. -Programa de trabajo y de Materiales para cada pedido concreto. -Consultas selectivas sobre el Plan de Producción. Materiales previstos para la fabricación. Organización por fechas, centros de trabajo, etc. -Cálculo de necesidades operativas y generación de propuestas de compra. -Partes reales de fabricación. -Seguimiento y comparación de previsiones y resultados reales. -Sistema de valoración a coste real y estándar -Análisis de costes diarios de fabricación. -Análisis valorados de consumidos, fabricados y su relación por fechas, lote y/o número de serie, número de albarán de consumo, secuencia de producción, etc. -Trazabilidad directa e inversa. Gestión de Distribución y Transporte No se dispone de un módulo específico para la gestión de la distribución y transporte Gestión de Servicio de Asistencia Técnica (SAT) No se dispone de un módulo específico para el Servico de Asistencia Técnica Terminales Punto de Venta (TPV) El módulo de Gestión de Tienda, asociado a una central, controla los movimientos comerciales de un establecimiento con venta directa de artículos, que unido a los Módulos de Distribución y Financiero, completaría el ciclo integro de gestión. Desde este módulo se pueden controlar, entre otros, los siguientes procesos: -Dar de alta artículos, tarifas y personal comercial. -Planificación de turnos -Emisión de Tickets de venta con artículos en almacén o para pedir a proveedor o central. -Emisión de Facturas y asociación a uno o varios tickets. -Movimientos de caja. 11

12 -Pagos fraccionados para una misma venta. -Entrega de mercancía a clientes: Planificadas y en servicio. -Traspasos entre tiendas, almacenes y salidas de mercancía. -Inventarios, Regularizaciones y consumos del stock de tienda. -Consultas de: Ventas por artículo y tienda, Pendientes de pago/cobro, Pagos realizados, Pendientes de recibir, Pedidos de clientes sin servir, Diarios de caja a una fecha, etc. Interactividad con Espacio WEB Se pueden conectar los distintos módulos a la página Web de la empresa, realizando las funciones que se deseen. 12

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