Gestión de Normatividad Institucional Proyecto Estratégico GNI.

Transcripción

1 Gestión de Normatividad Institucional Proyecto Estratégico GNI 1

2 2

3 Líneas Estratégicas UTPL La constante evolución y desarrollo del ser humano, exige a la Universidad la definición en prospectiva de algunas líneas de acción, que reúnen los objetivos básicos y prioridades en su desempeño, así: - Desarrollar una universidad como alma máter para el siglo XXI. - Investigación, Desarrollo e Innovación. - Docencia Pertinente y de Alto Nivel. - Educación a Distancia. - Recursos Naturales, Biodiversidad y Geodiversidad. - Ciencias Biomédicas. - Liderazgo y Excelencia 3

4 Evento de Kick Off Fecha: 21/05/12 4

5 Proyecto GNI Objetivo General Institucionalizar políticas, estructuras y procesos, con la implementación de una gestión de la normatividad institucional, teniendo en cuenta el formato, trámites, difusión y seguimiento, velando por la protección y conservación del patrimonio de la identidad utepelina. 5

6 Premisas Institucionalización Universitaria Desarrollar una gestión de la normatividad sencilla y flexible. Basarse en modelos de mejores prácticas de referencias organizacionales. Fortalecer la cultura de la mejora continua. 6

7 Fase 1 - Entregables Una metodología clara y adaptable para el desarrollo de la normatividad institucional. Estructura jerárquica normativa que regirán a la Universidad. Conceptos claros sobre qué significa cada documento normativo. Directrices y plantillas para desarrollar la normatividad. Un plan de seguimiento y auditoría de la creación y cumplimiento de la normatividad por cada departamento. 7

8 Normativa Interna 8

9 Definiciones claves Qué define una política? - Define el qué hacer? y orienta el cómo hacer?. - Son delineadas por la visión de la Universidad en un determinado tópico. Qué define una directriz? - Define el cómo hacer? para lograr lo establecido por las políticas. 9

10 Ejemplificando Política 1 ( Qué hacer?)- Atraer, identificar, mantener, desarrollar y retener a la gente entusiasta por la causa de la educación y la identificación con la misión, visión, valores institucionales con el fin de convertirlo en una fuente de ventaja competitiva y sostenible. Directriz 1.1 ( Cómo hacer?) - Asegurar que los procesos de reclutamiento y selección deben considerar el conocimiento, la formación, las habilidades y técnicas de comportamiento. Acción ( Cómo hacer?) - Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Competencias en el Focus. 10

11 En qué documentos se definen? Políticas Qué hacer? Directrices Cómo hacer? Documentos Institucionales - Estatuto - Reglamento - Resolución - Instructivo Documentos Estructurales - Designación - Manual de funciones - Descripción de cargos Documentos Procesales - Procedimientos - Manual de gestión 11

12 Conceptos Documentos Institucionales Cuál es el ámbito de un estatuto? - Definir la finalidad, características y normatividad de la Universidad. Proponente: Rector. Aprobadores: Consejo Superior y Consejo Tutelar y externamente por el Consejo de Educación Superior. 12

13 Conceptos Documentos Institucionales Cuál es el ámbito los reglamentos? - Establecer políticas para los tres campos principales: docencia, investigación y extensión. Proponente: Rector. Aprobador: Consejo Superior. 13

14 Conceptos Documentos Institucionales Cuál es el ámbito las resoluciones? - Establecer políticas sobre la administración Universitaria, considerando: determinaciones operativas, planes, programas, estrategias de gestión, rendición de cuentas, presupuestos, aceptación de herencias, legados y donaciones. Proponente: Rector. Aprobador: Consejo Superior o Tutelar según definiciones del estatuto. 14

15 Conceptos Documentos Institucionales Cuál es el ámbito las instrucciones? - Establece políticas de orden más concreto y puntual que los reglamentos, delineando los ámbitos: académico, de investigación, de extensión, de administración y de operación. Proponentes: vicerrectorados, directores de área y directores generales. Aprobador: el inmediato superior. 15

16 Conceptos Documentos Estructurales Cuál es el ámbito las designaciones? - Oficializar la designación de autoridades, tanto titulares como encargadas. Proponentes: Rector y vicerrectorados. Aprobadores: Consejo Tutelar, Consejo Superior y rector según definiciones del estatuto. 16

17 Conceptos Documentos Estructurales Cuál es el ámbito del manual de funciones? - Describir la estructura y responsabilidades de determinada dependencia. Proponentes: vicerrectorados, directores de área, directores generales y gerentes de área. Aprobador: inmediato superior. 17

18 Conceptos Documentos Estructurales Cuál es el ámbito la descripción de cargos? - Describir las atribuciones, competencias y responsabilidades para cada cargo. Proponentes: departamento de Recursos Humanos. Aprobador: vicerrectorado Administrativo. 18

19 Conceptos Documentos Procesales Cuál es el ámbito de los procedimientos? - La descripción de los procesos, flujos y matrices de trabajo (administrativos y académicos) en todos los niveles. Pueden ser sugeridos por toda la comunidad universitaria ante el proponente Proponentes: vicerrectorados, directores de generales, directores de área y gerentes de área. Aprobador: el inmediato superior. 19

20 Conceptos Documentos Procesales Cuál es el ámbito del manual de gestión? - Ser aplicado a un sistema de gestión (conjunto de procesos en los que la Universidad asegura su gestión). Proponentes: coordinadores de gestión de calidad. Aprobadores: directores de área. 20

21 Tramitación Proponente-Reformador: "elabora el documento" Capacitador: "instruye o capacita sobre el documento" Revisor: "revisa el documento según el manual de normatividad" Difusor: "extiende, difunde o propaga el documento" Aprobador: "autoridad que aprueba y dá validez al documento" Custodio: "guarda, cuida y vigila los documentos" 21

22 Codificación XX_000_00_v01_año NOMBRE DEL DOCUMENTO Tipo de documento Código numérico departamental Versión del documento (si aplica) Año del documento (si aplica) Orden cronológico del documento. 22

23 Plantillas y formato 23

24 Control de Documentos 24

25 Seguimiento 25

26 Conceptos de la auditoría SEGÚN LA NORMA NBR ISO AUDITORÍA "Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en que los criterios de auditoría que se cumplan." 26

27 Princípios de la auditoría CONDUCTA ÉTICA: El fundamento del profesionalismo. PRESENTACIÓN JUSTA: La obligación de informar con veracidad y exactitud. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría. INDEPENDENCIA: La base de la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de la auditoría. ENFOQUE BASADO EN PRUEBAS: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en una auditoría sistemática. 27

28 Objetivos de la auditoría Asegurar la implementación de la institucionalización a través de la retroalimentación continua de la información. Proporcionar información a la institución de gestión para ayudar al proceso de toma de decisiones. Dar confianza al cliente (interno o externo) y garantizar la calidad. Verificar se las Reglas establecidas están aplicadas y si estas Reglas son relevantes. 28

29 Competencia de los auditores Conocimientos y habilidades específicas Conocimientos y habilidades Generales Conocimientos y habilidades específicas EDUCACIÓN EXPERIENCIA FORMACIÓN EXPERIENCIA PROFESIONAL EN AUDITORÍA EN AUDITORÍA ATRIBUTOS PERSONALES 29

30 Competencia de los auditores ATRIBUTOS PERSONALES Ético Diplomático Observador Perceptivo Versátil Tenaz Decisivo Seguro de sí mismo 30

31 Requerimientos Tecnológicos 31

32 Estructura Coordinación Institucional de Gestión de Procesos Formación en gestión de procesos Proyectos de mejoras de procesos Difusión de buenas prácticas Gestión de Documentos procesales Auditoría de Documentos procesales 32

33 Fase 2 - Próximos Pasos 33

34 Factores Críticos de Éxito Compromiso de los directivos con la institucionalización universitaria. Garantizar el cumplimiento del alcance, de los objetivos y de las premisas. Dar a conocer al proyecto y los avances a la comunidad universitaria. Asegurar la sinergia y la sincronía con las otras iniciativas estratégicas institucionales. Sensibilización y concientización para los cambios institucionales, estructurales y procesuales. 34

35 Muchas Gracias! Muito Obrigado! Equipo de Proyecto GNI Fase 1 35