Manual de uso del Portal de Usuarios Ticket Empresarial

Transcripción

1 Manual de uso del Portal de Usuarios Ticket Empresarial 1

2 ÍNDICE 1 Introducción... 3 Funciones del portal de Usuarios... 3 Acceso Generalidades del Sistema... 7 Menú Principal... 7 Iconografía Módulo Mis Tarjetas... 9 Saldos... 9 Historial de Solicitudes de Saldos Movimientos de tarjeta Parámetros de Tarjeta Módulo Reporte de Gastos Módulo Bloqueo de Tarjetas Bloqueo Temporal de tarjeta Reporte por Robo o Extravío Módulo Perfil de Usuarios Mis datos Módulo Beneficio Club

3 1 Introducción Este documento tiene la finalidad de guiar a los usuarios de tarjetas Ticket Empresarial en el manejo del sistema web del producto. En cualquier momento puede descargar este manual en la parte inferior del portal: Funciones del portal de Usuarios Consultar Saldo Actual Solicitar Saldos al Administrador Consultar Movimientos Consultar Parametros de uso de tarjetas Crear y Enviar Reportes de gastos Bloquear temporalmente la tarjeta Reportar por Robo o Extravio la tarjeta Editar Perfil del Usuario Editar preferencias de Reportes de gastos 3

4 Acceso Usted recibirá de parte de Edenred un correo electrónico de bienvenida, donde se le indicará su nombre de Usuario, contraseña temporal y la liga de acceso al portal: Nombre de usuario: es el correo electrónico que se registra el administrador de su empresa al solicitar su tarjeta. 4

5 1. Utilice el nombre de usuario y contraseña temporal que le fueron proporcionados mediante el correo electrónico de bienvenida. 2. La primera vez que entre al portal, el sistema le solicitará cambiar la contraseña temporal por una nueva que utilizará en futuros accesos. 3. En caso de no recordar su contraseña, puede solicitar una nueva con la función de Olvido su contraseña?. Usted recibirá un correo electrónico con la nueva contraseña. 5

6 4. Puede cambiar su contraseña en cualquier momento con la función de CambiarContraseña. 5. De clic en la imagen de la tarjeta Ticket Empresarial para ir a la pantalla de inicio del portal web. Nota: Si usted tiene alguna duda o comentario sobre el acceso a la plataforma o si desea cambiar el correo electrónico que Edenred tiene registrado en el sistema, debe comunicarse al centro de atención a clientes: D.F y Área Metropolitana (55) , Interior de la República

7 2 Generalidades del Sistema Menú Principal Este menú fijo muestra los diferentes módulos donde podrá consultar su saldo, administrar su tarjeta y realizar sus reporte de gastos. De igual manera se le muestra el nombre de usuario y el de su empresa. También se muestra en todo momento la fecha, hora y la opción de Cerrar Sesión para salir correctamente del portal en la parte superior derecha del sitio. Si las tarjetas de un usuario fueron asignadas con nombres distintos, el nombre que se mostrará será el que se registró en la última tarjeta asignada al usuario. Iconografía Estos iconos se muestran al navegar en el portal Ticket Empresarial Usuarios. Icono Acción Muestra campos (columnas) ocultas Ocultar columnas de tablas en los diferentes menús. Descargar la información en Excel y PDF Solicitar Saldo adicional para su tarjeta Cancelar Solicitud de Saldo Representa un movimiento con Reporte no enviado y envía al reporte registrado Representa movimiento con Reporte enviado y envía al reporte registrado Representa movimiento sin Reporte y envía a nuevo reporte Editar campos (Reportes, Datos personales, etc.) Eliminar registros (filas) de una tabla o del reporte de gastos 7

8 Muestra la vista previa de la consulta o reporte de gastos Enviar Reporte de Gastos para su aprobación Ocultar sección de reporte de gastos Agregar transacción con Tarjeta Ticket Empresarial Agregar transacción sin Tarjeta Ticket Empresarial Muestra la vista previa del detalle del movimiento de un reporte de gastos Representa un movimiento del reporte de gastos pendiente por autorizar Representa un movimiento del reporte de gastos modificado Representa un movimiento del reporte de gastos aprobado Representa un movimiento del reporte de gastos aprobado rechazado Bloqueo Temporal de tarjeta Desbloqueo de tarjeta Reporte por robo o extravió 8

9 3 Módulo Mis Tarjetas En este módulo se encuentran las siguientes funciones relacionadas a su tarjeta: Saldos Historial de Solicitudes de Saldos Movimientos Parámetros de Tarjeta Saldos Este módulo será el primero en mostrarse al entrar al portal para que consulte su saldo, y en caso de que lo necesite, solicite saldo adicional. Consultar Saldo Aquí podrá visualizar el saldo actual disponible en sus tarjetas (saldo en línea). El número de tarjeta sirve como link para revisar sus movimientos. Para ir a consulta de movimientos Para solicitar saldo adicional En caso de que su tarjeta no tenga status de activa, se muestra la leyenda de No Disponible, ya que no es posible mostrar el saldo actual. 9

10 Solicitar saldo adicional Se mostrará esta ventana para que capture el saldo que requiere para un viaje o proyecto, el motivo y fecha en la que se necesita el saldo. Por default, en el campo de Para se muestra el correo electrónico del administrador de su empresa para el envío de la solicitud. El correo puede reemplazarse por otro correo que requiera. En el campo de CC se muestran en forma de lista los correos que hayan sido agregados en el módulo Perfil Usuario / Preferencias de Reporte. En caso de éxito, se mostrará un mensaje de confirmación con el número de solicitud. En caso de error, se mostrará un mensaje detallando la causa del error y deberá reintentar la solicitud de saldo. 10

11 Historial de Solicitudes de Saldos Aquí puede consultar el estatus de sus solicitudes de saldo y cancelar las solicitudes pendientes por autorizar. Los estatus que existen para las solicitudes de saldo se muestran en diferentes pestañas: Pendientes Son las que aún están pendientes de confirmación o rechazo por parte del administrador. Aprobadas Son las solicitudes aprobadas por el administrador. Canceladas Son las solicitudes canceladas por el mismo usuario (sólo se pueden cancelar solicitudes de saldo pendientes de respuesta) o por fecha de vencimiento y sin respuesta por parte del administrador Denegadas Son aquellas que rechazó el administrador. 11

12 Movimientos de tarjeta En este sub módulo se muestran todos los movimientos de sus tarjetas y por medio de iconos podrá saber qué transacciones están incluidas o no en Reportes de gastos (enviados y no enviados para su autorización). Los iconos del estatus de transacciones respecto a Reportes de gastos, servirán como link para ir al módulo de Reportes de gastos (a reportes existentes o al proceso de un nuevo reporte). Si no selecciona un rango de fecha, se mostrará las transacciones realizadas durante los últimos 15 días naturales. 12

13 Parámetros de Tarjeta En este sub módulo puede consultar los parámetros de uso de sus tarjetas para estar informado de los límites que aplican. Para mayor información sobre los parámetros de cada tarjeta, consulte con el administrador de su empresa. 13

14 4 Módulo Reporte de Gastos Usted puede crear y enviar reportes de gastos para su autorización, agregando consumos realizados con su tarjeta Ticket Empresarial y con otros medios de pago. Sólo siga estos tres pasos: Registrar datos de identificación del reporte Elaborar contenido del reporte Enviar reporte para aprobación Cuando entre al módulo de Reportes de gastos, verá una sección para búsqueda de reportes existentes: Seleccione su empresa Búsqueda por período Búsqueda de últimos reportes 1. Registrar datos de identificación del reporte a) De clic en el botón b) Registre los datos del reporte: Los datos obligatorios para crear un reporte son: - Nombre de Reporte - Número de Reporte - Centro de Costos (puede ser predefinido en el módulo Perfil Usuario / Preferencias de reporte ). En caso de no existir ningún reporte registrado, se abrirá en automático la ventana de Nuevo Reporte. c) De clic en el botón Guardar Una vez guardado el reporte, éste se mostrará en la lista de reportes existentes: 14

15 2. Elaborar contenido del reporte a) De clic en el Nombre del reporte para comenzar a registrar su contenido. b) Elija alguna de las opciones para incorporar al reporte los gastos realizados: Opción para agregar transacciones con Ticket Empresarial i. Seleccione su tarjeta, un período para buscar transacciones y de clic en el botón Consultar. En caso de no seleccionar un rango de fecha, se muestran los movimientos de los últimos 15 días naturales. Si solo tiene una tarjeta, se selecciona en automático. 15

16 ii. Seleccione la transacción a reportar dando clic en el icono iii. Capture y seleccione datos para justificar la transacción en el reporte Número de factura o nota Centro de Costos (se puede predefinir en módulo Perfil Usuario / Mis datos ) Categoría de gastos (hospedaje, alimentos, transporte, etc.) Comentarios (texto libre) Proyecto (texto libre) Justificación (texto libre) Desglose de IVA (porcentaje o monto) Propina (porcentaje o monto) Monto pagado por Empresa Monto pagado por Empleado Gasto a cargo de Empresa Gasto a cargo de Empleado 16

17 Dependiendo de la categoría de gasto elegida, se pueden definir otros datos: Hospedaje > número de noches e invitados Renta de Autos > Días de renta Alimentación > Invitados iv. De clic en el botón guardar. Opción para agregar transacción sin Ticket Empresarial i. Capture y seleccione datos para justificar la transacción en el reporte En este caso se capturan los datos de Fecha, Nombre y RFC de comercio. Se define el medio de pago utilizado y a quien pertenece (empleado o empresa). 17

18 ii. De clic en el botón guardar. c) Revise el contenido y guarde el reporte i. Puede ver el detalle del reporte y modificar las cantidades A cargo de Empresa y A cargo de Empleado. Ver el detalle de cada transacción del reporte ii. De clic en el botón para guardar todos los cambios. 3. Enviar reporte para aprobación El reporte se enviará a su jefe y al administrador para su autorización. Vista previa para imprimir y descargar el reporte en formato PDF y Excel Para enviar el reporte 18

19 a) De clic en el icono para enviar reporte b) Revise y edite los datos del envío En el campo Para aparece el correo de su jefe, el cual debe seleccionar en el módulo Perfil Usuario / Mis datos. Este correo puede ser editado. En el campo CC aparecerán los contactos registrados en el módulo de Perfil Usuario / Preferencias de Reporte / Destinatarios. Los campos de Asunto y Cuerpo del correo tienen un texto por default, pero pueden ser editados. 19

20 c) Presione el botón de Enviar El reporte se enviará al sistema web de Ticket Empresarial que usan su jefe y administrador, así como a los correos electrónicos definidos, donde se encontrará el reporte como anexo en formato PDF: Usted podrá consultar el status de su reporte de gastos en la lista de reportes existentes. Estatus Abierto Pendiente por Autorizar Cerrado Abierto/Rechazado por Jefe Abierto/Rechazado por Administrador Descripción Aun no se ha enviado Enviado, pendiente por autorizar jefe o administrador Autorizado por administrador Rechazado por jefe, con posibilidad de reenviar Rechazado por administrador, con posibilidad de reenviar 20

21 5 Módulo Bloqueo de Tarjetas Bloqueo Temporal de tarjeta Bloqueo de tarjeta Consistirá en bloquear la tarjeta para que no pueda ser usada temporalmente. Solo se podrá seleccionar una tarjeta a la vez para bloquear. Se muestra una advertencia para que confirme el bloqueo de la tarjeta Se confirmará el bloqueo con un número de folio. 21

22 Desbloqueo de tarjeta Puede desbloquear una tarjeta bloqueada anteriormente para que la pueda usar nuevamente. Sólo se podrá seleccionar una tarjeta a la vez para desbloquear. Se mostrara una advertencia para que confirme el desbloqueo de la tarjeta: Se confirmará el desbloqueo con un número de folio: 22

23 Reporte por Robo o Extravío Cancelar tarjeta Aquí se podrán bloquear definitivamente las tarjetas activas. Es una medida de seguridad en caso de robo o extravío de su tarjeta. Una vez bloqueada definitivamente, el administrador del sistema Ticket Empresarial en su empresa, deberá solicitar una tarjeta de reposición. Seleccione el motivo de la cancelación de tarjeta: Se le solicitará que confirme la cancelación de tarjeta: Nota: Al cancelar una tarjeta, no habrá posibilidad de activarla. 23

24 6 Módulo Perfil de Usuarios Mis datos Se muestran los datos personales del usuario y puede actualizar algunos de ellos. Editar Perfil Seleccione la empresa tarjeta de la que desea consultar o actualizar sus datos Capture su centro de costos Asignar Jefe Debe entrar al Módulo Perfil Usuario / Mis Datos. Vaya a la parte de Jefes que se encuentra en la parte de abajo y seleccione su Jefe de la lista y de clic en guardar. 24

25 En caso de que no le muestre ningún jefe, comuníquese con su jefe directo o su administrador de la empresa. Asignar Centro de Costos Debe entrar al Módulo Perfil Usuario / Mis Datos. Vaya a la parte de Centro de Costos y capture el centro de costos que requiera que se muestre en el reporte de gastos y de clic en guardar. 25

26 Agregar Destinatarios En Perfil Usuario / Preferencias de reporte, se muestra en una pestaña la sección de Destinatarios. Con el botón Agregar Destinatario, puede capturar los destinatarios que requiera que aparezcan como lista despegable en Para y CC tanto en solicitud de saldo, como en Enviar Reporte de gastos. Estos destinatarios, los puede editar o eliminar, cuando lo requiera. 26

27 Preferencias del Reporte En Perfil Usuario / Preferencias de reporte, se muestra en una pestaña la sección de Reporte. Se puede cargar el logo que requerimos que se muestre en el reporte de gasto que se envía por correo y en impresión. Se puede predefinir los siguientes datos para que se muestren en todos los reportes: - Título de reporte - Firma de quien Elabora - Firma de quien Autoriza También se pueden predefinir las columnas que requiera que se envían e imprimen en los reportes de gastos. 27

28 7 Módulo Beneficio Club En este módulo, se encuentran los descuentos y promociones de Beneficio Club. 1. Descarga tus cupones, es muy sencillo: 2. Selecciona una categoría 3. Escoge la promoción que te interesa 4. Imprime el cupón 5. Preséntalo en el comercio Comienza a disfrutar de grandes promociones y comienza a ahorrar 28