INSTRUCCIONES PARA INSCRIBIR LOS FICHEROS PÚBLICOS O PRIVADOS EN EL REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS.

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1 INSTRUCCIONES PARA INSCRIBIR LOS FICHEROS PÚBLICOS O PRIVADOS EN EL REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS. Según la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter personal, toda persona física o jurídica que posea ficheros tanto públicos como privados, que contengan información susceptible de recogida, registro, tratamiento o transmisión concerniente a una persona física identificada o identificables, deberán obligatoriamente inscribir esos ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Esto no supone facilitar en si los datos de los clientes o proveedores, sino el tipo de datos de carácter identificativos que figuran en el mismo. Podrás encontrar toda la información relativa a la creación y tratamiento del citado fichero (deber de información, cesión de datos, medidas de seguridad, derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición por los interesados...), en la página Web de la Agencia Española de Protección de Datos ( La inscripción inicial del fichero y, en su caso, la posterior modificación o supresión de la inscripción en la Agencia Española de Protección de datos (en adelante AEPD) se puede realizar indistintamente en soporte informático (si no se posee certificado de firma electrónica), telemático (si se posee certificado de firma electrónica) o en papel, aunque en cualquiera de los casos, la cumplimentación de la solicitud de inscripción debes realizarla a través del formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) 1. 1º) PASOS A SEGUIR PARA LA CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO NOTA. Debes seguir los pasos que te detallamos a continuación, teniendo en cuenta que serán tres los formularios que deberás rellenar: A) Un asistente para generar el formulario NOTA B) El formulario electrónico NOTA C) La hoja de solicitud 1) Abre la página de la Agencia Española de protección de Datos: 2) Pincha la solapa de respons.ficheros y escoge Inscripción ficheros. 1 El formulario electrónico NOTA requiere para una correcta visualización la instalación del Adobe Reader versión 7 o superior, así que si posees una versión anterior te recordamos que puedes descargar de forma totalmente gratuita a través de la página del Consell ( la última versión de Adobe Reader, dentro del apartado Servicio al Colegiado Descargas Software.

2 3) Se abre una nueva ventana en la que debes seleccionar el apartado Notificaciones Telemáticas a la AEPD-(NOTA). A la derecha se abrirá la ventana de notificación telemática a la Agencia y aparecerán varias opciones al final de la pantalla, selecciona obtención del formulario NOTA. 4) En la parte izquierda de la pantalla se abre una nueva ventana de obtención del formulario NOTA en la que abajo del todo aparece una tabla con las descargas disponibles. Escoge la segunda opción Formulario NOTA de titularidad privada. A) ASISTENTE PARA GENERAR EL FORMULARIO NOTA 5) Se abre un documento tipo PDF que es una especie de asistente con el fin de preparar el formulario electrónico de inscripción NOTA que mejor se adecue al tipo de fichero que pretendes inscribir o forma de envío que tengas previsto realizar. Deberás cumplimentar varios apartados que son: - Tipo de solicitud de la inscripción: marcaremos Alta. - Modelo de declaración: es recomendable que escojas la opción Tipo. Cuando se marca la casilla Tipo se despliega los distintos modelos que hay. Deberás seleccionar Clientes y/o proveedores que es la que más se ajusta al desarrollo de tu actividad. De este modo el formulario de inscripción NOTA aparecerá

3 precumplimentado en ciertos apartados con los valores más apropiados para ese tipo de ficheros. - Presentación de la documentación: en este punto es donde se escoge de que modo se presentará la inscripción del fichero. Puedes marcar tres opciones: Formulario en papel: tras la cumplimentación vía Internet del formulario NOTA, deberás imprimir una copia de este más la Hoja de solicitud y firmar esta última. Estos documentos deberás enviarlos dentro de los diez días hábiles siguientes a la inscripción a la dirección de la Agencia Española de Protección de Datos. Internet: cuando no se posee certificado de firma electrónica se debe seleccionar esta opción si se quiere tramitar informáticamente. Tras la cumplimentación del formulario NOTA, este se remitirá vía Internet pero deberás enviar en los diez días hábiles siguientes a la Agencia una copia de la Hoja de solicitud debidamente firmada. Telemáticamente: si posees firma electrónica, es recomendable que marques esta opción ya que de este modo todo el trámite será vía Internet. Finalizamos la notificación haciendo clic sobre la opción Cumplimentar. B) FORMULARIO ELECTRÓNICO NOTA 6) Se abrirá un nuevo documento PDF que es el formulario electrónico NOTA (la notificación de inscripción del fichero propiamente dicha). En la parte superior figura la indicación No válida para presentación. Este mensaje desaparecerá de la solicitud cuando se hayan validado todos los apartados, al final del proceso. Hay dos botones en cada apartado que te serán de ayuda para la cumplimentación de la notificación: a) Botón Validar: Cada vez que rellenes uno de los apartados deberás hacer clic en el botón validar. El validar permite verificar si se ha cumplimentado el campo correctamente, en caso contrario aparecerá una ventana de aviso. b) Botón Ayuda: En la parte derecha de la pantalla aparece un botón con un signo de interrogación. Este es el botón de ayuda y al pulsarlo emergerá una ventana que te indicará la finalidad de ese apartado, en que casos debes cumplimentarlo y los campos que son obligatorios en él. Los apartados 5, 6, 7, 8, y 9 de la solicitud ya aparece precumpliementados ya que hemos seleccionado el modelo Tipo: clientes y/o proveedores. Sólo será necesario modificarlos en caso que no se ajusten a las peculiaridades de tu fichero. Cuando acabes de rellenar toda la notificación es conveniente que revises que haya quedado correctamente cumplimentada ya que si posteriormente necesitases hacer algún cambio en los datos deberías realizarlo cumplimentado de nuevo el formulario electrónico, puesto que este prevalece sobre cualquier anotación que realices de forma manual.

4 7) Una vez que se ha rellenado toda la notificación, debajo del apartado 9 (en la parte inferior de la pantalla) se encuentran una serie de botones para guardar, imprimir, etc., deberás : a) Validar. b) Te recomendamos que guardes o imprimas el formulario NOTA cumplimentado (aunque este es todavía un borrado que no será valido para su presentación en la Agencia), ya que una vez pases a la siguiente etapa del procedimiento no podrás realizar cambios en la notificación. c) Para terminar el proceso de inscripción deberás cumplimentar la Hoja de solicitud. Para ello Pulsa el botón Cumplimentar Hoja de Solicitud. C) HOJA DE SOLICITUD 8) Al hacer clic en el botón Cumplimentar Hoja de Solicitud desaparece del formulario NOTA el mensaje No válida para presentación al que hacíamos referencia al inicio del punto 6. Se abrirá un nuevo documento PDF, en esta hoja entre otras cosas debes indicar el cargo o la condición del firmante en relación con el responsable del fichero y señalar una dirección completa a efectos de notificación por parte de la Agencia. 9) Una vez cumplimentada la Hoja de solicitud deberás: a) Leer y aceptar la información relativa a los deberes que conlleva la firma de dicha hoja, para ello marcarás la opción Conocimiento de los deberes del declarante. b) Al hacerlo, de manera automática, se rellenaran los campos de lugar y fecha. Si has optado por presentar la notificación a través de Internet con certificado de firma digital, debes proceder a firmar la solicitud mediante el certificado de firma. 2º) CÓMO GENERAR O ENVIAR LA NOTIFICACIÓN? 10) Ahora ya has terminado de cumplimentar toda la documentación necesaria para inscribir tu fichero en la AEPD. En función de la forma de presentación elegida: en papel, Internet o telemáticamente (punto 5 de la circular), variará la forma en que podrás presentar la notificación de inscripción: - Presentación a través de Internet con certificado de firma electrónica: una vez cumplimentada la notificación y la Hoja de solicitud de forma correcta, será necesario indicar al formulario que no se van a realizar más cambios

5 mediante el botón Finalizar formulario para proceder a la firma de la notificación. Pulsa el icono que aparece para la firma (si dispones de más de un certificado de firma el sistema te informará). Una vez firmada, se enviará la notificación al Registro Telemático de la AEPD. Una vez recibida la notificación en el Registro Telemático de la AEPD, emitirán por el mismo medio un mensaje de confirmación de la solicitud, en el que constarán tus datos, junto con la acreditación de la fecha y hora en que se produjo la recepción y una clave de identificación de la transmisión. El mensaje de confirmación se configurará de forma que puedas imprimirlo o archivarlo informáticamente, garantizará la identidad del registro y tendrá el valor de recibo de presentación. Si no recibes el mensaje de confirmación, o en su caso, un mensaje de indicación de error implica que no se ha producido la recepción del mismo, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios. La presentación de solicitudes al Registro Telemático podrás realizarla durante las 24 horas todos los días del año. La recepción en un día inhábil se entenderá efectuada el primer día hábil siguiente. - A través de Internet sin certificado de firma electrónica: una vez cumplimentada la notificación y la Hoja de solicitud de forma correcta, para enviarla deberás pulsar el botón Generar/enviar que se encuentra en la Hoja de solicitud. El formulario te indicará que se está conectando con el servidor de la AEPD y, acto seguido, el sistema te enviará la Hoja de solicitud en formato PDF que confirma que la notificación ha sido enviada correctamente. Esta Hoja de solicitud en formato PDF, deberás imprimirla, firmarla y remitirla por correo a la AEPD, en los diez días hábiles siguientes: Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, Madrid También es posible su entrega en los Registros y oficinas de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, o a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas. Resaltarte que cuando se utiliza esta forma de presentación, no se considerará recibida la notificación que efectúas por Internet hasta la recepción en la AEPD de la hoja de solicitud firmada de forma manual. Por lo que deberás tener en cuenta que carecerá de efecto alguno la tramitación que realizas a través de Internet si no presentas la Hoja de solicitud firmada. - Presentación en papel: una vez que hayas cumplimentado la notificación y la Hoja de solicitud de forma correcta, para obtener el modelo que puedes presentar en la AEPD, deberás pulsar el botón Finalizar formulario que se encuentra al final de la Hoja de solicitud.

6 a) Se generará un documento con un código de barras bidimensional (nube de puntos). Este sistema garantizará que la notificación ha sido cumplimentada de forma correcta y servirá para que se inscriba en el Registro General de Protección de datos de forma ágil, rápida y segura. Debes asegurarte que la nube de puntos aparece bien impresa y que no se cruzan marcas sobre ella. Estos formularios generados deberás imprimirlos, firmar la Hoja de solicitud y remitirlo todo por correo a la AEPD, en los diez días hábiles siguientes: Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, Madrid También es posible su entrega en los Registros y oficinas de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, o a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas. 3º) ASPECTOS A TENER EN CUENTA RESPECTO A LA INSCRIPCIÓN DE FICHEROS: Deberán comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la dirección de su ubicación. El Registro General de Protección de Datos inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles. En caso contrario podrá pedir que se completen los datos que falten o se proceda a su subsanación. Una vez inscrito el fichero en la AEPD notificará la resolución de inscripción del Director de la Agencia Española de Protección de Datos en la que se comunicará el código de inscripción asignado, a la dirección que a esos efectos se ha hecho constar en el apartado correspondiente de la Hoja de solicitud. (apartado 8 de esta circular).

7 Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción sin que la Agencia Española de Protección de Datos hubiera resuelto sobre la misma, se entenderá inscrito el fichero automatizado a todos los efectos. Podrás encontrar una guía rápida de inscripción de ficheros de titularidad privada en la página Web de la Agencia Española de Protección de Datos ( La guía se denomina Guía rápida del formulario Nota y se encuentra en la misma tabla de descargas a la que hace referencia el punto 4 de esta circular.