PRESENTACIÓN CLUB CIO

Transcripción

1 PRESENTACIÓN CLUB CIO El valor de la agilidad y la capacidad de integración para mejorar la Gestión TI PIERO GECELE Ministerio de Vivienda y Urbanismo

2 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? La División de Informática es una de las 7 divisiones del Ministerio de Vivienda y Urbanismo

3 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Sin embargo, no cumplía el rol que le imponía su investidura Informá(ca

4 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Nos enteramos de cambios en los sistemas por el Diario Oficial

5 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Nos enteramos de cambios en los sistemas por el Diario Oficial

6 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Arquitectura y Diseño de soluciones desarrollada por las unidades de negocio Se construye lo solicitado Nada se cuestiona ni se proponen mejoras

7 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Una unidad muy jerarquizada Escasa comunicación entre niveles Exceso uso de

8 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Problemas en la Administración de Proyectos Falta de comunicación Personas que no salen de su metro cuadrado Falta de planificación Falta de información

9 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Problemas en la Administración de Proyectos Falta de comunicación Personas que no salen de su metro cuadrado Falta de planificación Trabajo a ciegas Falta de información

10 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Problemas en la Administración de Proyectos Falta de comunicación Personas que no salen de su metro cuadrado Falta de planificación Trabajo a ciegas Falta de información Sistemas que no proveían información, solo entregan datos

11 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? El trabajo de procesos estaba asociado a actividades secundarias en una organización.

12 QUÉ ENCONTRÉ AL LLEGAR AL MINVU? Pero la imagen de la división estaba asociada a otros problemas Problemas con los sistemas de negocio Poca orientación al usuario Entregan poca información para la toma de decisiones

13 Después de este análisis, no tenía opciones

14 CAMBIO DE IMAGEN Trabajo con nuestros clientes Cambiar la imagen del área ti, desde un ejecutor de proyecto a un área que propone para alcanzar los objetivos del ministerio Recibir Instrucciones Construir Instrucciones

15 CAMBIO DE IMAGEN Trabajo con nuestros clientes Cambiar la imagen del área ti, desde un ejecutor de proyecto a un área que propone para alcanzar los objetivos del ministerio Recibir Problemas e Ideas Construir Soluciones

16 CAMBIO DE IMAGEN Trabajo con nuestros clientes Cambiar la imagen del área ti, desde un ejecutor de proyecto a un área que propone para alcanzar los objetivos del ministerio Recibir Problemas e Ideas Construir Soluciones Orientarnos hacia los usuarios como una fuente de ayuda Acercarnos a los Servicios Regionales (SERVIU) y Secretarías Ministeriales Aprovechar de su experiencia en la operación, para conocer cuáles son sus necesidades y oportunidades de mejora

17 ROMPER JERARQUÍA Romper la jerarquía para empoderar a los trabajadores

18 ROMPER JERARQUÍA Romper la jerarquía para empoderar a los trabajadores Permitir mejorar las comunicaciones, manteniendo los roles, con todas las personas de la división Aumentar la creatividad Difundir el conocimiento

19 COMITÉ GESTIÓN TI Para cambiar la imagen, no bastaba... Era necesario dar relevancia al área de TI Conformación de un comité de gestión de tecnología Reuniones periódicas con Subsecretario Reuniones bilaterales con áreas de negocio

20 ESTRATEGIA Definición de un Plan Estratégico a 4 años. Objetivos estratégicos Construir políticas para una gestión moderna y establecer IT Governance en las actividades del ministerio Mejorar la eficiencia de los servicios e innovar en los procesos del Ministerio Establecer una infraestructura tecnológica con plataforma moderna, actualizada, confiable y sostenible

21 QUE HACER CON LOS PROYECTOS? Creación de una Oficina de Control de Proyectos Mejora la Planificación Trabajar en la falta de comunicación e información Definir indicadores para realizar la gestión de los proyectos TI Desarrollo paralelo de un sinnúmero de proyectos Para los proyectos en operación o los futuros, la preguntas son las mismas: Cuántos eran Proyectos importantes? Cuántos eran Proyectos irrelevantes?

22 QUE HACER CON LOS PROYECTOS? Apoyado por un miembro del Club CIO, nos inspiramos en un Modelo de Gestión de Proyectos Entregar herramientas para que nos planteen ideas y problemas Realizamos el análisis de las iniciativas a través del desarrollo de casos de negocio Priorizamos los proyectos y desarrollamos las iniciativas sujetas al presupuesto Esta cartera ha logrado aumentar el presupuesto El TimeToMarket de nuestro trabajo era de un par de meses, cualquiera fuese la iniciativa

23 AGILIDAD Cambiamos la gestión, controlamos lo que hacemos, pero necesitábamos ser más efectivos y eficientes Requeríamos de una metodología de desarrollo ágil Entregar a tiempo lo solicitado Que las personas sean más productivas Romper silos de equipos de desarrollo Desarrollar entregas parciales con elementos funcionales en cortos períodos de tiempo Bajar la incertidumbre del cliente Fomentar la autogestión Se seleccionó la Metodología KANBAN

24 KANBAN Creada por Taiichi Ohno Su más famosa aplicación: TOYOTA Utilizado para entregar los elementos correctos, en plazo y costo

25 KANBAN Un tablero de Kanban tiene tareas indicadas por cada post-it Son tareas definidas pequeñas, con criterios de aceptación claros

26 RESULTADOS Aumento de Presupuesto $ # Evolucion)Ppto)TI)úl0mos)años) $ # $ # $ # $ # $ # $0# 2010# 2011# 2012# 2013#

27 RESULTADOS Kanban Distribución del conocimiento Baja el TimeToMarket Seguimiento de Obras en Terreno - Munin Reserva de Horas Postulación en Línea Clientes más involucrados sintiéndose parte de los proyectos.

28 RESULTADOS Área de Gestión de Procesos de Negocio Trabajando en los principales procesos del Minvu Definiciones claves para necesidades y proyectos.

29 RESULTADOS Implementación de PMO mejoró la ejecución de proyectos. Estado de la Cartera de Proyectos Desviación Promedio 30% 10% 13% Antes de PMO Meta Actual 0% 8% 15% 23% 30%

30 RESULTADOS Objetivo Minvu: Giro hacia a los ciudadanos Reserva de Horas Portal Tu Vivienda Postulación en Línea

31 DESAFÍOS Seguimiento periódico al Plan Estratégico BI - Data Mining Gestión de Procesos Retomar Comité Gestión TI Evaluación Ex-Post Proyectos

32 PRESENTACIÓN CLUB CIO PIERO GECELE Ministerio de Vivienda y Urbanismo