Manual de producto de GFI. Guía del Conector de Outlook

Transcripción

1 Manual de producto de GFI Guía del Conector de Outlook

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3 1 Introducción Acerca de GFI Archiver Acerca de Outlook Connector 4 2 Uso de Outlook Connector Inicio de Outlook Connector El buzón de Outlook Connector Carpetas de correo electrónico Buscar Búsqueda avanzada Eliminar mensajes de correo electrónico 9 3 Supervisión de Outlook Connector Barra de herramientas de estado de Outlook Connector (sólo Microsoft Outlook 2000/3/7) Ficha de la cinta de Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010/13) Supervisión de la sincronización Trabajo sin conexión 15 4 Configuración de Outlook Connector Configuración de sincronización Cambio de la dirección URL del servidor de GFI Archiver Personalización del intervalo de sincronización Número máximo de correos electrónicos en caché local Acceso sin conexión Adición de un buzón nuevo Configuración de base de datos Habilitación y deshabilitación de Outlook Connector Configuración de idioma 23 5 Solución de problemas y soporte técnico Introducción GFI SkyNet Foro en la red Solicitud de soporte técnico Documentación Problemas de Outlook Connector 25 6 Glosario 28 7 Índice 33

4 1 Introducción 1.1 Acerca de GFI Archiver GFI Archiver es una solución de archivado de correos electrónicos potente y fácil de utilizar que le ayuda a archivar los mensajes de correo electrónico internos y externos en un almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar con facilidad los almacenes de archivo de correo electrónico desde la interfaz basada en Web de GFI Archiver, que también permite a los usuarios autorizados explorar y buscar mensajes de correo electrónico archivados. 1.2 Acerca de Outlook Connector Outlook Connector es un complemento que sincroniza GFI Archiver con Microsoft Outlook. Outlook Connector permite a los usuarios ver los mensajes de correo electrónico archivados a través de GFI Archiver en Microsoft Outlook. Los mensajes de correo electrónico archivados se muestran en Microsoft Outlook en una estructura organizada de carpetas idéntica a la del buzón del usuario. NOTA Es necesario habilitar la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI Archiver para que Outlook Connector muestre los mensajes de correo electrónico con la misma estructura que la del buzón del usuario. GFI Archiver 1 Introducción 4

5 2 Uso de Outlook Connector Cuando Outlook Connector se instala, se registra automáticamente en Microsoft Outlook. Microsoft Outlook intentará conectarse automáticamente a GFI Archiver utilizando la dirección URL que se especificó durante de instalación. La sincronización con GFI Archiver se realiza automáticamente en el intervalo de tiempo especificado, o bien manualmente con la barra de herramientas de estado de Outlook Connector. Outlook Connector agregará automáticamente la carpeta Buzón de GFI Archiver a la lista de carpetas de Microsoft Outlook. De manera predeterminada, solo estará disponible un buzón (el buzón del usuario que haya iniciado sesión); sin embargo, se podrán agregar otros buzones más adelante. Aparece una barra de herramientas que muestra el estado de la sincronización con el servidor de GFI Archiver. NOTA De forma predeterminada, Outlook Connector sincroniza y muestra los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en los últimos 365 días. Para obtener más información sobre cómo configurar el número de días que se sincronizan, consulte: OutlookConnectorSyncronisation 2.1 Inicio de Outlook Connector Outlook Connector se inicia automáticamente. 1. Abra Microsoft Outlook. 2. Al iniciarse, Outlook Connector intentará conectarse automáticamente con las credenciales de usuario que se proporcionan. 3. Si la autenticación falla en el inicio, se solicitará al usuario que escriba el nombre de usuario y la contraseña. 2.2 El buzón de Outlook Connector Cuando se instala Outlook Connector, implementa automáticamente un buzón nuevo, llamado Buzón de GFI Archiver, en la lista de carpetas de Microsoft Outlook Carpetas de correo electrónico El archivo de mensajes de correo electrónico del buzón de GFI Archiver se compone de la estructura de carpetas de correo electrónico de la carpeta de correo de Microsoft Outlook. Normalmente, aquí se incluye la Bandeja de entrada y sus subcarpetas, los elementos enviados y las carpetas de correo electrónico restantes. NOTA Es necesario habilitar la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI Archiver para que Outlook Connector muestre los mensajes de correo electrónico con la misma estructura que la del buzón del usuario. GFI Archiver 2 Uso de Outlook Connector 5

6 Los encabezados de correos electrónicos se muestran en su carpeta pertinente. Cuando se selecciona un encabezado de correo electrónico, éste se recupera del servidor de GFI Archiver y se muestra en el panel de lectura de Microsoft Outlook. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se almacenan es , pero dicho número se puede configurar como se muestra en el capítulo Número máximo de correos electrónicos de la caché local. Captura de pantalla 1: Office 2003/2007: Mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada de Outlook Connector GFI Archiver 2 Uso de Outlook Connector 6

7 Captura de pantalla 2: Office 2010: Mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada de Outlook Connector Buscar Outlook Connector permite que el usuario busque mensajes de correo electrónico en el buzón de archivados. Al hacer clic en el botón Buscar, Microsoft Outlook se conecta con el servidor de GFI Archiver y carga la página de búsqueda en una ventana independiente. 1. Seleccione Buscar. NOTA Al botón Buscar de Microsoft Outlook 2010 se puede acceder en la ficha GFI Archiver de la cinta. En la versión anterior de Microsoft Outlook se encuentra en la barra de herramientas de estado de Outlook Connector. De forma predeterminada, GFI Archiver muestra la interfaz de búsqueda sencilla, que permite buscar texto en los mensajes de correo electrónico. 2. En el cuadro de texto Buscar usuario en todos los correos electrónicos archivados, escriba el texto que desea buscar. GFI Archiver 2 Uso de Outlook Connector 7

8 NOTA Se pueden usar los siguientes caracteres comodín:? : cualquier carácter individual. *: cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra Swiss, puede escribir sw??s o sw*s en el cuadro Buscar. 3. Seleccione un intervalo de fechas en la lista Buscar en correos electrónicos 4. <Opcional> Si ha iniciado sesión con una cuenta de usuario que tenga acceso a otras cuentas de usuario, la búsqueda sencilla sólo buscará, de manera predeterminada, en sus mensajes de correo electrónico. 5. Haga clic en. Los mensajes de correo electrónico que concuerden con la consulta de búsqueda especificada se muestran debajo del área Buscar. GFI Archiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si hay más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan con la consulta de búsqueda, GFI Archiver los mostrará en varias páginas. Para navegar por las páginas con los resultados de la búsqueda, haga clic en los vínculos que se proporcionan para ello Búsqueda avanzada Haga clic en para acceder a la característica de búsqueda avanzada. Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las funciones que se describen más adelante para realizar una búsqueda avanzada. OPCIÓN Almacén de archivos DESCRIPCIÓN Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. GFI Archiver 2 Uso de Outlook Connector 8

9 OPCIÓN Fecha de envío Incluye y/cualquiera DESCRIPCIÓN Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Y: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones especificadas Eliminar mensajes de correo electrónico Outlook Connector permite eliminar mensajes de correo electrónico del almacén de archivo. NOTA Los mensajes de correo electrónico no se pueden eliminar si Conservación por razones legales está habilitado. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador del sistema. Para eliminar un mensaje de correo electrónico: 1. Busque el mensaje que desee borrar. 2. Pulse la tecla Supr del teclado o haga clic con el botón secundario en el mensaje de correo electrónico seleccionado y, en el menú contextual, haga clic en Eliminar. GFI Archiver 2 Uso de Outlook Connector 9

10 3 Supervisión de Outlook Connector En esta sección se describe cómo usar la barra de herramientas Estado en Microsoft Outlook 2000/3/7 y la ficha de la cinta en Microsoft Outlook Barra de herramientas de estado de Outlook Connector (sólo Microsoft Outlook 2000/3/7) Captura de pantalla 4: Barra de herramientas de estado de Outlook Connector El estado de Outlook Connector se muestra en la barra de herramientas de estado de GFI Archiver Outlook Connector. Los posibles estados de GFI Archiver son: En línea, Sin conexión o Sincronizando. NOTA La opción de la barra de herramientas no estará disponible hasta que Microsoft Outlook se reinicie por primera vez. Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización: : el servidor de GFI Archiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización. : el servidor de GFI Archiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización. : se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI Archiver. : Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin conexión. Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI Archiver y seleccione Sincronizar ahora. 3.2 Ficha de la cinta de Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010/13) En Microsoft Outlook 2010/13, el estado de Outlook Connector se muestra en la cinta de Microsoft Outlook, dentro de la ficha Inicio. NOTA Las opciones de GFI Archiver no estarán disponibles hasta que se reinicie Microsoft Outlook. Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización: : el servidor de GFI Archiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 10

11 : el servidor de GFI Archiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización. : se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI Archiver. : Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin conexión. Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI Archiver y seleccione Sincronizar ahora. 3.3 Supervisión de la sincronización Para supervisar el progreso de la sincronización: Microsoft Outlook 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI Archiver y seleccione Ver estado en la lista desplegable. Microsoft Outlook 2010: haga clic en la opción Estado. Captura de pantalla 5: Progreso de la sincronización El proceso de sincronización consta de tres fases, durante las que Outlook Connector: Fase 1: Conecta: se conecta con el servidor de GFI Archiver a través de la dirección URL que se especifica en el cuadro de diálogo Configuración. Fase 2: sincronización de encabezados de correos electrónicos: descarga los encabezados de los mensajes de correo electrónico a una base de datos local. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 11

12 Fase 3: descarga de correos electrónicos: descarga los mensajes de correos electrónico para el acceso sin conexión. En la ficha Actividad se puede encontrar más información acerca de cada uno de los procesos de sincronización. Captura de pantalla 6: Resumen de sincronización Al finalizar la sincronización, aparece un resumen que muestra: Hora de inicio: la hora en la que se inició la sincronización. Duración: el tiempo que ha tardado la sincronización en finalizar. Encabezados sincronizados: el número de encabezados que se han descargado localmente. Correos electrónicos descargados: el número de mensajes de correo electrónico completos descargados localmente para el acceso sin conexión. Errores de sincronización Por distintas razones, es posible que Outlook Connector no pueda sincronizarse correctamente con el servidor de GFI Archiver. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 12

13 Captura de pantalla 7: Error de sincronización Cuando se produzca un error, revise los detalles del mismo en el resumen, o bien haga clic en Ver errores para iniciar la ficha Actividad. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 13

14 Captura de pantalla 8: Lista de actividades de la sincronización De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos eventos de actividad de la sincronización. Para modificar el número de eventos de actividad de la sincronización que se muestran: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Windows XP y versiones anteriores: <C:\Documents and Settings\<user>\Configuración local\application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista y versiones posteriores: <C:\Users\<user>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento MaxNumberOfErrors y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que desee. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Abra Microsoft Outlook para aplicar cambios. Historial de sincronización Para supervisar el historial de todos los procesos de sincronización, haga clic en la barra de herramientas de GFI Archiver, elija Ver estado y seleccione la ficha Historial. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 14

15 Captura de pantalla 9: Historial de sincronización Se muestran los detalles de todos los intentos de sincronización. De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos intentos de sincronización. Para modificar el número de intentos de sincronización que se muestran: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Windows XP y versiones anteriores: <c:\documents and Settings\<user>\Configuración local\application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista y versiones posteriores: <c:\users\<user>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento MaxNumberofSyncHistory y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que desee. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 3.4 Trabajo sin conexión Cuando se trabaja sin conexión, todas las características de Outlook Connector siguen estando disponibles, pero se suspende la sincronización con los archivos de correo de GFI Archiver. Esta característica se puede usar para reducir el uso del ancho de banda de la red o cuando el acceso a GFI Archiver no está disponible. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 15

16 Para poner Outlook Connector en modo sin conexión: Microsoft Outlook 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI Archiver y seleccione Trabajar sin conexión. Repita el procedimiento pata reiniciar la sincronización. Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la opción Trabajar sin conexión de la ficha GFI Archiver, dentro de la ficha Inicio de Microsoft Outlook. GFI Archiver 3 Supervisión de Outlook Connector 16

17 4 Configuración de Outlook Connector Cuando se instala Outlook Connector en el equipo del usuario, la configuración predeterminada es suficiente para que funcione. Sin embargo, es posible personalizar varias opciones para adecuarlas a las preferencias del usuario. En esta sección se describe cómo: Configurar la sincronización Agregar un buzón nuevo Configurar una base de datos Habilitar y deshabilitar GFI Archiver Outlook Connector Definir las opciones de idioma 4.1 Configuración de sincronización Para acceder a la configuración de Outlook Connector, inicie Microsoft Outlook y Microsoft Outlook 2000/3/7: En el menú de Microsoft Outlook, haga clic en GFI Archiver y seleccione Configuración. Microsoft Outlook 2010: En el área de GFI Archiver de la pestaña Inicio, seleccione Opciones > Configuración Captura de pantalla 10: Cuadro de diálogo Propiedades avanzadas GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 17

18 4.1.1 Cambio de la dirección URL del servidor de GFI Archiver IMPORTANTE Antes de cambiar la dirección URL de GFI Archiver consulte al administrador del sistema. 1. En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del buzón de GFI Archiver, escriba la nueva dirección URL del servidor de GFI Archiver en el cuadro de texto URL de servidor de GFI Archiver: 2. Haga clic encomprobar para confirmar si la dirección URL especificada es la dirección correcta del servidor de GFI Archiver. Si el resultado de la comprobación no es satisfactorio, consulte con el administrador del sistema para especificar la correcta Personalización del intervalo de sincronización En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del buzón de GFI Archiver, especifique el intervalo de tiempo para realizar las sincronizaciones con GFI Archiver en el cuadro de texto Intervalo de sincronización:. De manera predeterminada, Outlook Connector se sincroniza con el servidor cada 5 minutos Número máximo de correos electrónicos en caché local En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del buzón de GFI Archiver, especifique el número máximo de encabezados de correos electrónicos que se almacenarán en la caché local del usuario. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se almacenan es , pero dicho número se puede cambiar escribiendo un nuevo valor en Número máximo de correos electrónicos en caché local. Cuando se supere el número de mensajes de correo electrónico que se especifica aquí, los encabezados de los mensajes de correo electrónico más antiguos se reemplazan por los mensajes de correo electrónico más recientes Acceso sin conexión Outlook Connector permite a los usuarios acceder a los mensajes de correo electrónico aunque no haya conexión con el servidor de GFI Archiver. Para configurar las opciones de Acceso sin conexión: 1. Inicie la ventana de propiedades de Outlook Connector y seleccione la ficha Acceso sin conexión. GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 18

19 Captura de pantalla 11: Configuración del acceso sin conexión 2. Para habilitar o deshabilitar el acceso sin conexión, active o desactive la casilla Habilitar compatibilidad con acceso sin conexión. 3. Si el acceso sin conexión está habilitado, especifique en el cuadro de texto Almacenar los correos electrónicos recibidos en los últimos: el número de días que desea almacenar los mensajes de correo electrónico recibidos localmente. Cuando la antigüedad de los mensajes de correo electrónico sea superior al número de días especificado, éstos se eliminarán de la memoria. Sólo se conservan los encabezados de los correos electrónicos para su recuperación. 4.2 Adición de un buzón nuevo De forma predeterminada, GFI Archiver se conecta con un solo buzón utilizando las credenciales que se hayan especificado durante la instalación. Para configurar Outlook Connector de manera que se conecte con más de un buzón: 1. Cargue la pantalla de administración de archivos de datos de Microsoft Outlook : Microsoft Outlook 2000/3/7: vaya a Archivo > Administración de archivos de datos. Microsoft Outlook 2010: haga clic en la ficha Archivo, pulse el botón Configuración de la cuenta y haga clic en la opción Configuración de la cuenta Seleccione la ficha Archivos de datos. GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 19

20 Captura de pantalla 12: Adición de un buzón nuevo 2. En el cuadro de diálogo o la ficha, seleccione Buzón de GFI Archiver y haga clic en Agregar. Captura de pantalla 13: Selección del tipo de almacén 3. Seleccione GFI Archiver y haga clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo con la lista de buzones de usuarios a los que tiene acceso el usuario conectado. GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 20

21 Captura de pantalla 14: Selección de los usuarios 4. Seleccione el buzón que quiera agregar y haga clic en Aceptar. Los buzones nuevos se agregarán a la lista de carpetas de Microsoft Outlook. NOTA Si el usuario no tiene acceso a los buzones, la lista de usuarios estará vacía y aparecerá un mensaje de error. Captura de pantalla 15: Buzones agregados GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 21

22 4.3 Configuración de base de datos Outlook Connector almacena los siguientes datos en una base de datos local: Los encabezados de todos los mensajes de correo electrónico de los archivos de correo de GFI Archiver Los mensajes de correo electrónico a los que se puede acceder cuando no hay conexión entre GFI Archiver y Microsoft Outlook (acceso sin conexión). Para acceder a la configuración de la base de datos: 1. En las carpetas de correo de Microsoft Outlook, haga clic con el botón secundario en el buzón de GFI Archiver para configurarlo y seleccione: Microsoft Outlook 2000/3/7: Propiedades de Buzón de GFI MailArchiver Microsoft Outlook 2010: Propiedades de archivo de datos 2. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha Avanzadas. Captura de pantalla 16: Configuración de base de datos En el cuadro de diálogo de Outlook Connector se mostrarán tanto el nombre del buzón como la ruta de acceso y el tamaño de la base de datos. Haga clic en Resincronizar almacén de correos electrónicos para eliminar la base de datos almacenada localmente y volver a sincronizar todos los datos del buzón concreto cuando se reinicie Microsoft Outlook. 4.4 Habilitación y deshabilitación de Outlook Connector Es posible deshabilitar la funcionalidad de Outlook Connector para que no haya ninguna característica disponible: GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 22

23 Para habilitar o deshabilitar Outlook Connector 1. Vaya a Inicio > Programas > GFI Archiver Outlook Connector y seleccione Habilitar Outlook Connector o Deshabilitar Outlook Connector. 2. Reinicie Microsoft Outlook para habilitar o deshabilitar Outlook Connector. 4.5 Configuración de idioma De forma predeterminada, el nodo de búsqueda de Outlook Connector está configurado para cargarse en inglés. Para cambiar el idioma de la característica de búsqueda: 1. Cargue en Microsoft Internet Explorer la siguiente dirección URL de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI Archiver> Por ejemplo: 2. Escriba sus credenciales (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows ) cuando se le soliciten. 3. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. 4. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 5. Haga clic en Guardar. GFI Archiver volverá a cargar la interfaz web en el idioma seleccionado. GFI Archiver 4 Configuración de Outlook Connector 23

24 5 Solución de problemas y soporte técnico 5.1 Introducción Esta sección contiene información que puede ayudarle a solucionar los problemas que pueden surgir al usar este producto. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son: Esta guía Artículos de GFI SkyNet Foro en la red Contacto con el Centro de soporte de GFI 5.2 GFI SkyNet GFI Software Ltd mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y revisiones de asistencia técnica. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI SkyNet. 5.3 Foro en la red La asistencia técnica de usuario a usuario está disponible a través del foro web de GFI. 5.4 Solicitud de soporte técnico Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma telefónica. En línea: Rellene el formulario de asistencia técnica y siga las instrucciones de esta página para enviar la solicitud de asistencia. Teléfono: Para obtener el número telefónico del servicio de asistencia técnica de su área geográfica, visite nuestro sitio web. NOTA Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le asigna cuando registra las claves de su licencia en el área de clientes de GFI. Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario. 5.5 Documentación Si esta guía no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un correo electrónico a: documentation@gfi.com. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico 24

25 5.6 Problemas de Outlook Connector PROBLEMA ENCONTRADO Outlook Connector muestra una señal de advertencia en Microsoft Outlook inmediatamente después de la instalación Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. SOLUCIÓN Causa: Este comportamiento es normal. Tras instalar Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico con GFI Archiver. Causa: De forma predeterminada, Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Solución: El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Windows XP y versiones anteriores: <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista: La página de búsqueda de GFI Archiver no aparece en la carpeta de búsqueda de Microsoft Outlook <c:\users\usera\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365 (predeterminado) al número de días cuyos mensajes de correo electrónico desea ver en Outlook Connector. Ejemplo: Para ver los mensajes de correo electrónico de los últimos 5 años, establezca la línea de la siguiente forma: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele ser un número largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuya caché desea eliminar. 6. Abra Microsoft Outlook y sincronice Outlook Connector con GFI Archiver para habilitar los cambios. Causa: En Microsoft Outlook, la configuración de la página de inicio está deshabilitada para almacenes no predeterminados. El buzón de GFI Archiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta afectado por esta directiva. Solución: Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema, consulte el artículo de KBase cuya dirección URL se indica a continuación: GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico 25

26 PROBLEMA ENCONTRADO Aparece uno de los siguientes problemas: No se puede habilitar el acceso sin conexión desde el cuadro de diálogo de configuración No se puede definir un número de días de acceso sin conexión que sea mayor que un número concreto Outlook Connector no se sincroniza con GFI Archiver Outlook Connector detiene la sincronización cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería. Errores de sincronización: Errores HTTP SOLUCIÓN Posible causa Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta característica. Posible solución Consulte estos problemas al administrador del sistema. Causa 1: No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI Archiver. Solución 1: Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI Archiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de Outlook Connector. Causa 2: Outlook Connector está deshabilitado Solución 2: Habilite Outlook Connector en Inicio > Programas > GFI Archiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook. Causa: De manera predeterminada, y con el fin de reducir el consumo de la batería, Outlook Connector detiene la sincronización cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería. Solución: Para sincronizar Outlook Connector cuando se utiliza la batería como fuente de alimentación: 1. Vaya a:» Windows XP y versiones anteriores: <c:\documents and Settings\usuario\Configuración local\datos de programa\gfi\mailarchiver6\>» Windows Vista: <c:\usuarios\usuarioa\appdata\local\gfi\archiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. En la lista de elementos, agregue uno llamado IgnorePowerStatus y asígnele el valor 1, tal como se muestra a continuación: <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. Posible causa: Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red. Posible solución: Para obtener más información, consulte: GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico 26

27 PROBLEMA ENCONTRADO Errores de sincronización: Error HTTP 500 Errores de sincronización: Se ha superado el tiempo de espera de la conexión de GFI Archiver SOLUCIÓN Posible causa: El servidor de GFI Archiver está ocupado o no se puede acceder a él. Posible solución: Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos. Posible causa: El servidor de GFI Archiver está ocupado y no pudo enviar los datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado. Posible solución: Para aumentar el valor del tiempo de espera: 1. Vaya a:» Windows XP y versiones anteriores: <c:\documents and Settings\usuario\Configuración local\datos de programa\gfi\mailarchiver6\>» Windows Vista: <c:\usuarios\usuarioa\appdata\local\gfi\archiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor predeterminado de Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico 27

28 6 Glosario A Active Directory AD Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio de tipo LDAP. ADM Véase Active Directory Los archivos de ADM son archivos de plantilla utilizados por las directivas de grupo para describir dónde se almacenan los parámetros de directiva en el registro. Los archivos ADM también describen la interfaz de usuario que los administradores ven en el complemento editor de objeto de directiva de grupo. Administración de almacenes de archivo Tecnología GFI Archiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivo para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo. Administrador del sistema de Exchange Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange. Administradores de grupo Grupo de usuarios de GFI Archiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory. Almacenamiento de instancia individual Brinda la posibilidad de conservar una copia de un correo electrónico que se comparte entre varios usuarios. Es una forma de eliminar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia, ya que se reduce la cantidad de espacio en disco necesario para almacenar mensajes de correo electrónico. Almacenes de archivo Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI Archiver. Archivo PST Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook. Auditoría de actividad de base de datos Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad dentro de una base de datos de archivo. GFI Archiver 6 Glosario 28

29 Auditoría de interacción del usuario Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz web de GFI Archiver. B Base de datos Firebird Sistema de bases de datos relacionales de código abierto. Buzón Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes de correo electrónico. C Carpetas públicas Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio de información. D Directivas de categorización Sistema de categorización de GFI Archiver que permite categorizar el correo electrónico según su etiqueta. Directivas de retención Un sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los almacenes de archivo. E Encabezados Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario, asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc. Esquema de base de datos Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación entre los campos y tablas. ExOLEDB Véase Proveedor OLE DB de Exchange Extensiones multipropósito de correo Internet Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes e información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII. GFI Archiver 6 Glosario 29

30 G GFI Archiver Outlook Connector Herramienta de GFI Archiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con los datos de correo electrónico archivados por GFI Archiver. GFI MailInsights Utilidad para la creación de informes incluida en GFI Archiver que aprovecha los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. GPO Véase Objetos de directiva de grupo H Hilo de conversación Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más usuarios. I IMAP Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet Í Índice de búsqueda Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la información. Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Arquitectura de mensajería para Microsoft Windows que permite enviar correo electrónico desde una aplicación de Windows y adjuntar un documento al correo electrónico. M MAIS Véase Servicio de importación de GFI Archiver MAPI Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Metadatos Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados en GFI Archiver. GFI Archiver 6 Glosario 30

31 Microsoft SQL Server Sistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft. MIME Véase Extensiones multipropósito de correo Internet Modo de autenticación mixta Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL Server. N Nivel funcional de dominio Los niveles funcionales del dominio proporcionan un método para habilitar las funciones presentes en todo el dominio en su entorno de servicios de dominio de Active Directory. Existen varios niveles de funcionalidad de dominio, en función de su entorno de red. O Objetos de directiva de grupo Gestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que los usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática. OneClick Restore Un método sencillo de restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón del usuario. Restaura dichos mensajes tal y como estaban en el momento de su eliminación, o bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico. Outlook Web Access Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook no está disponible. OWA Véase Outlook Web Access P POP3 Véase Protocolo de oficina de correos versión 3 Privilegios de acceso Permisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones en los mensajes de correo electrónico. Protocolo de acceso a mensajes de Internet Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo electrónico, el otro es POP3. GFI Archiver 6 Glosario 31

32 Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP. Proveedor OLE DB de Exchange Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE DB y ADO de Microsoft. PST Exporter Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI Archiver. R Recuperación de estructura de carpetas de buzón Característica de GFI Archiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft Exchange con GFI Archiver. Registro en diario Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo. S Servicio de importación de GFI Archiver Herramienta de GFI Archiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un archivo a GFI Archiver. GFI Archiver 6 Glosario 32

33 7 Índice A archivar 4 Asistencia técnica 24 B Base de conocimientos 24 base de datos 11, 17, 22 buzones 5, 20 C Configuración de base de datos 22 D Documentación 24 E encabezados 6, 11, 18, 22 F Foro en la red 24 G Glosario 28 I Internet Explorer 23 GFI Archiver Índice 33

34 GFI USA INC Slater Road, Suite 300, Durham, NC 27703, USA Teléfono: +1 (888) Fax: +1 (919) REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO Teléfono: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.co.uk EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malta Teléfono: Fax: sales@gfi.com AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Teléfono: Fax: sales@gfiap.com