DOCUMENTO TÉCNICO INFORMACIÓN DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF

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1 DOCUMENTO TÉCNICO INFORMACIÓN DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero. Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones: 1. Especificaciones Iniciales Tema: Nombre del procedimiento: Formato: Objetivo: Tipo de entidad a la que aplica: Entidad usuaria:: Periodicidad: Fecha de entrega de información: Fecha de corte de la información: Medio de envío: Numero de Archivos: Extensión y nombre del archivo: Longitud de registro: Etiquetas Externas: Información de transacciones en efectivo. Transacciones en efectivo en el sector financiero. Archivo plano. Entregar información a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre las transacciones en efectivo en el sector Financiero. Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF Mensual. Dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte. Ultimo día del mes inmediatamente anterior. En disquete de 3 ½, CD o . Entregar un (1) solo archivo con toda la información. Formato para el nombre del archivo: XXXXXXMMAA, donde XXXXX corresponde al nombre de la entidad financiera que entrega la información y MMAA el mes y el año de la fecha de corte de la información. El archivo debe tener extensión txt y debe enviarse grabado en código ASCII. 567 posiciones. Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección, anotar esta observación. 2. Procedimiento de Entrega Las entidades deberán reportar mensualmente las transacciones es en efectivo iguales o superiores a diez millones equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Así mismo, deben reportar cada una de las transacciones es en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las mencionadas anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (US $50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos

2 Hoja 2 del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Se exceptúan de este reporte las siguientes transacciones en efectivo: - Recaudos correspondientes a aportes de salud y pensiones obligatorias - Servicios públicos domiciliarios - Recaudos de telefonía celular Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo que contenga 0 como registros de detalle. En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF Carrera 7 # Piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: efectivo@uiaf.gov.co Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios. En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente: Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda. En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato, ni completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato. En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &,, /, +,, }, etc. Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula. En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente: Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha. En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato. Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él). Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el numero de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información. Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo. A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días calendario para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3 Hoja 3 3. Estructura del Archivo Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros: Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo). Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo) 4. Diseño de los Registros Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero 0 -Alineado a la derecha 2 Código de la Entidad Alfanumérico -Formato SSTTTCCC donde S identifica al sector (01). La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia -Alineado a la izquierda 3 Fecha de Corte Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 del 2008 será Número total de registros del archivo Numérico -Total de transacciones reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. 5 Fin de registro Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 567 posiciones.

4 Hoja 4 Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas) IMPORTANTE: Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la operación. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco. No. Nombre del campo Pos inicial Pos final Formato Contenido 1 Consecutivo Número de registro 1 10 Numérico -Inicia en 1. -Campo obligatorio. -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. 2 Fecha de la transacción 3 Valor de la transacción Numérico -Fecha de la transacción bajo formato AAAA- MM-DD. -Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 de 2008 será Numérico -Valor de la transacción, sin incluir decimales. -No incluir separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. -Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la derecha 4 Tipo de Moneda Numérico -1 Moneda nacional. -2 Moneda extranjera. 5 Código de la Oficina Alfanumérico -Oficina en donde se realiza la transacción. -Campo obligatorio. -Alineado a la izquierda. 6 Tipo de Producto Numérico -1 Cuenta corriente. -2 Cuenta de ahorros. -3 Créditos. -4 Tarjeta de crédito. -5 Certificados de depósito. -6 Fondos Fiduciarios -7 Fondos de Pensiones y Cesantías. -8 Operaciones realizadas para otra entidad. -9 Otro. 7 Tipo Transacción Numérico -1 Retiro (dinero en efectivo que entrega la entidad) -2 Depósito (dinero en efectivo que recibe la entidad)

5 Hoja 5 8 Número de la cuenta o producto 9 Tipo de Identificación del 10 Número Identificación del 11 Primer Apellido del 12 Segundo Apellido del 13 Primer Nombre del 14 Otros Nombres del 15 Razón Social de la Persona Jurídica 16 Código del Departamento / Municipio Alfanumérico -Número que identifica a la cuenta o producto. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda Numérico (06) Carné diplomático (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación Alfanumérico Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona o Empresa. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona Alfanumérico - Razón social de la empresa Jurídica, de lo contrario dejar en blanco Numérico -De acuerdo con la codificación del DANE. -Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código

6 Hoja 6 17 Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción 18 Número Identificación de la persona que realiza la transacción 19 Primer Apellido de la persona que realiza la transacción 20 Segundo Apellido de la persona que especial de departamento y municipio = Numérico (06) Carné diplomático (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Cedula de Extranjería (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación Alfanumérico -Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona

7 Hoja 7 realiza la transacción 21 Primer Nombre de la persona que realiza la transacción 22 Otros Nombres de la persona que realiza la transacción 23 Actividad económica del 24 Ingreso mensual del Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona Alfanumérico -Descripción de la actividad económica del cliente Numérico - Se refiere al monto del ingreso mensual del cliente. -Formato #################.## -El punto. decimal se debe incluir. (2 decimales) -Alineado a la derecha IMPORTANTE: Los numerales del 17 al 22 no aplican para situaciones en que las entidades vigiladas no realicen directamente transacciones en efectivo, es decir que actúen en algún momento como entidades usuarias de red o servicios prestados por otras entidades vigiladas.

8 Hoja 8 Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo) No. Nombre del campo Pos inicial Pos Formato Contenido 1 Consecutivo número de 1 10 Numérico -Valor 0. registro -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde S identifica el sector (01). La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. 3 Número total de registros Numérico -Alineado a la derecha. del archivo 4 Fin de Registro Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 567 posiciones. 5. Características adicionales de la información 1. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma. 2. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF ( podrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios. Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones. Archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.