Ejemplo auditoria Blusas de Colombia SAS

Transcripción

1 Ejemplo auditoria Blusas de Colombia SAS Cordial saludo estimados aprendices! Mi nombre es Bettina y soy auditora certificada en las Normas ISO 9001 e ISO 9000, en este documento, revisaremos el proceso de planeación y aplicación de una auditoría, para tal fin, les mostraré un ejemplo de la empresa Blusas de Colombia SAS, más adelante, comprenderemos cuáles son los procesos que se deben disponer para preparar una auditoría interna. Bienvenidos! Para establecer planes de mejora en la red logística de las empresas es fundamental definir las acciones de mejora, teniendo en cuenta las políticas de la empresa, los procedimientos establecidos, así como, los responsables de cada área en la institución. Estas acciones se sistematizan a través de la auditoría, proceso, que una vez concluido, permite generar un informe, a partir del cual se podrán tomar decisiones para el mejoramiento de la empresa. El ejemplo expuesto a continuación, responde al proceso de auditoría de la empresa Blusas de Colombia SAS, a partir de éste ejemplo, podremos especificar el método de auditoría con el cual se podrá guiar todo tipo de empresas.

2 Información importante: desde la alta dirección se orientan los procesos de interés a auditar, para este caso en la red logística se definen los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución. A continuación veremos el procedimiento relacionado con el plan de auditoria, en él se muestran los diferentes componentes, relacionados con generalidades del plan, como lo son: el procedimiento en sí mismo, el flujograma para la gestión de la auditoria y la descripción de las actividades que se realizan en ella. (ISO.ORG, 2008) En este documento tengo como invitada a mi amiga Norma ISO, juntas les estaremos aclarando los conceptos claves para la comprensión del proceso de auditoría interna en la empresa, así como algunas particularidades sobre las normas ISO 9000 e ISO Hola a todos, soy Norma ISO, pero ustedes me pueden llamar Normita. A continuación les vamos a presentar normas que nos permiten definir procesos para replicar en toda la empresa con el propósito de lograr resultados de calidad en cualquier instancia. Miremos la aplicación de estos estándares de calidad en el proceso de auditoría de la empresa, Blusas de Colombia SAS.

3 Objeto Este procedimiento describe el método para que Blusas de Colombia SAS, realice las auditorías internas de su Sistema de Gestión de Calidad para confirmar, el grado de cumplimiento de sus actividades con los requisitos relacionados a continuación: El cliente Aspectos legales Aspectos propios de la empresa Auditoría interna Oportunidades de mejora (Norma Internacional ISO 9001:2008) Información importante: los resultados de las auditorías internas son parte de la información que permite concluir sobre el grado en que cumplen la política y los objetivos. Alcance Esta metodología cubre las actividades de la auditoría interna, desde su programación, calificación de auditores internos hasta el informe y seguimiento a los incumplimientos que se puedan detectar, definidas desde el Sistema de Gestión de Calidad de Blusas de Colombia SAS.

4 Responsables Los responsables de hacer cumplir este procedimiento son el gerente con el apoyo del auditor interno de la empresa. Auditor líder Auditor interno Coordinador de calidad Gerente general Definiciones Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado que permite obtener evidencias del sistema de gestión de calidad de Blusas de Colombia SAS para evaluarlas de forma objetiva y determinar el grado de cumplimiento de los criterios establecidos en la auditoría. Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías que se van a realizar en un periodo de tiempo y que incluye las auditorías internas como externas. Plan de la auditoría: Descripción detallada de las actividades que se realizan en una auditoría específica. Auditor: Persona competente para realizar auditorías internas, en función de su educación, formación, experiencia y habilidades. Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos, especificaciones que son referencia para determinar el cumplimiento de los requisitos del sistema. No conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado por la normatividad, por la empresa o por el usuario. Aprendices, las siguientes definiciones son referencias adaptadas de la normas ISO 9000:2005 e ISO 19011:2011, mis primas mayores. (Norma Internacional ISO 9000:2005,19011:2011) Hallazgos de la auditoría: Resultado de comparar las evidencias de la auditoría contra los criterios de la misma, para determinar la conformidad de los requisitos que se evalúan. Evidencias de la auditoría: Registros, declaraciones o cualquier información demostrable que sea pertinente a los criterios de la auditoría. Conclusiones de la auditoría: Resultado general de comparar los hallazgos contra los objetivos de la auditoría. Informe de la auditoría: Registro que elabora el auditor líder para presentar a la Gerencia las conclusiones de una auditoria; incluye la identificación de las actividades realizadas, los aspectos relevantes, las oportunidades de mejora y las no conformidades, en caso de haberlas.

5 Condiciones generales Programación de la auditoría Con base en la información recopilada de las diferentes actividades del Sistema se procede a elaborar el programa anual de la auditoría mediante la valoración de la siguiente información para cada proceso. Según condiciones establecidas en la norma ISO 19011: Resultados de auditorías internas y externas anteriores - Acciones correctivas y preventivas - Quejas y reclamaciones de los clientes - Resultados de la medición de la satisfacción de los clientes - Resultados y tendencias del desempeño de los procesos - Cambios en el Sistema - Importancia de los procesos (Norma Internacional ISO 9000:2005,19011:2011) La aplicación de esta metodología se encuentra en el Anexo 1. Programa de auditorías. Los aspectos que se consideren como más perjudiciales potencialmente se valoran con 5; los que sean menos perjudiciales se califican con 1 y la valoración de 3 se da para aquellos aspectos que pueden mejorarse aunque no representan un perjuicio a corto plazo. (ISO.ORG, 2012) La suma de los factores en la columna Total es la guía para programar la intensidad de auditoría a los diferentes procesos, de la siguiente forma: - Los procesos con la valoración más alta se auditan tres veces al año a intervalos iguales - Los procesos con valoraciones medias se auditan dos veces al año - Todos los procesos se auditan por lo menos una vez al año, sin desconocer lo definido en los dos ítems anteriores. (Norma Internacional ISO 9000:2005,19011:2011)

6 Definiciones Resultados de auditorías internas y externas anteriores: Se valorizan en función de las no conformidades y oportunidades de mejora detectadas, con respecto a la participación de cada proceso en el Total; se consideran como graves (calificación 5) las que se determinen como mayores en las auditorías externas. Acciones correctivas y preventivas: Se consideran solo las que se hayan generado internamente, incluyendo la causalidad el estado de avance y eficacia de las mismas. Quejas y reclamaciones de los clientes: Se considera este aspecto en función de la causalidad u origen de las quejas y reclamaciones. Satisfacción de los clientes: Se hace relación directa con los aspectos que menciona el cliente que pueden mejorarse, en forma directa sin involucrar los antecedentes o causas que se relacionen desde otros procesos. Desempeño de los procesos: Corresponde al análisis del cumplimiento, tendencias y variaciones de los resultados de los indicadores de los procesos con respecto a sus metas para el último año. Cambios en el sistema: Se consideran aspectos relacionados con cambios de personal, de equipos, de tecnología, de contrataciones significativas con clientes, productos nuevos, cambios en la legislación, cambios en las especificaciones de productos o materias primas, cambios en los procedimientos, políticas u objetivos. Aprobación del programa: Esta valoración la realiza el coordinador del Sistema y a continuación la registra en el programa de auditorías para que la revise y apruebe el gerente, quien procede a asignar los recursos para la realización de las auditorías. El programa incluye las auditorías externas conocidas, incluyendo las de los clientes y de organismos de certificación; el programa se publica en cartelera para conocimiento de todas las personas en Blusas de Colombia SAS. Importancia de los procesos: Esta valoración es inmodificable porque hace referencia al impacto que tienen los diferentes procesos hacia el cumplimiento de requisitos de los clientes y su satisfacción. Competencia de los auditores internos: La auditoría se puede realizar con personal propio de Blusas de Colombia SAS o con personal contratado, según los requisitos que se definen a continuación: Auditores internos de Blusas de Colombia SAS. -Debe cumplir con lo definido en el manual de funciones para el cargo de coordinador del Sistema Auditores internos contratados - Título profesional universitario, con experiencia preferible en el sector del diseño y la industria textil. - Calificación de auditor y experiencia en desarrollo de auditorías recientes (con un mínimo de horas acordadas según la complejidad de la auditoría).

7 Elaboración del plan de auditoría El auditor asignado elabora el plan, de acuerdo con el contenido establecido en el registro que se incluye en el Anexo 2: Plan de auditoria, considerando que para esta labor se revise la información del o los procesos que se van a auditar; esta información incluye: - Manual del Sistema - Caracterizaciones de los procesos a auditar - Acciones correctivas y preventivas de los procesos a auditar - Resultado de los indicadores de los procesos a auditar Adicional el auditor ejecuta y tiene en las siguientes acciones: -El auditor comunica a los responsables de los procesos a auditar, el plan respectivo para que la auditoría se pueda realizar en la fecha programada y cualquier ajuste se hace mediante el acuerdo entre las partes (auditor y auditado) con el conocimiento del coordinador del Sistema; en cualquier caso, una variación en la fecha de realización no debe ser mayor a una semana calendario. -El auditor elabora con base en la información analizada en el Anexo 3. Lista de verificación, para determinar los aspectos, actividades o requisitos específicos que se van a incluir en la auditoría; esta lista sirve como guía para la actividad y no es una limitación para la ejecución de esta. -La auditoría se planifica y realiza bajo el principio del PHVA, con muestreo de las actividades de los procesos que se auditan. No es necesario establecer auditorías específicas para requisitos que son comunes a los procesos, como pueden ser: control de documentos, control de registros, análisis de datos, seguimiento de los procesos.

8 Realización de la auditoría - La auditoría comienza con la realización de una reunión de apertura en la se confirman las personas que participan y las actividades a realizar; adicionalmente, sirve como punto para establecer cualquier acuerdo que sea necesario ante cualquier situación que se pueda presentar. - Luego de esta reunión se da comienzo a la recopilación de información con la aplicación de técnicas, como la entrevista a las personas auditadas, revisión de documentos y registros y observación de las actividades; es conveniente establecer entrevistas con las demás personas que participan en los procesos que se auditan y no solamente con el responsable del proceso. La información se recopila y registra en la lista de verificación. Al finalizar la auditoría se realiza una reunión de cierre para confirmar que se haya cumplido con las actividades propuestas e informar sobre los resultados obtenidos. La asistencia a estas reuniones se registra en el formato de asistencia a capacitaciones que se establece para el proceso de gestión administrativa. Dentro de los dos días hábiles siguientes a la finalización de la auditoría, el equipo auditor entrega el informe al coordinador del Sistema, quien a la vez, se encarga de entregarlo al gerente. - El coordinador se encarga de entregar a los responsables de los procesos, la información de los resultados de la auditoría para que se tomen las acciones correctivas y preventivas del caso, con base en las no conformidades y opciones de mejora detectadas. Las acciones se establecen de acuerdo con la metodología definida en el Procedimiento de acciones correctivas y preventivas El contenido del informe corresponde al que se define en el Anexo 4. Informe de auditoría.

9 Realización de la auditoría Seguimiento de las acciones El coordinador de calidad, con cada responsable, analiza, en un plazo no mayor a una semana, las causas de las no conformidades determinadas en la auditoría para establecer la corrección y la acción correctiva de acuerdo con lo que se define en el Procedimiento de acción correctiva. Revisión de la gestión de la auditoría interna Al finalizar cada auditoría, el asistente administrativo y el gerente evalúan el desempeño de los auditores considerando los aspectos que se incluyen en el Anexo 5. Evaluación de los auditores, que incluye el cumplimiento de sus actividades, contenido del informe y comunicación con los auditados. Con base en la información que recopila el coordinador del Sistema, se toman, en conjunto con el gerente, las decisiones sobre la mejora que requiera la auditoría interna y que incluyen aspectos como: desempeño de auditores y necesidad de su formación, resultados logrados de la auditoría con respecto a los objetivos propuestos, cumplimiento del programa y de los recursos asignados. Ver Tabla

10 Descripción del procedimiento Para la correcta ejecución de una auditoria, se deben tener presentes las siguientes referencias documentales, las cuales, les permitirán orientar el proceso de auditoría siguiendo los pasos propuestos en las Normas ISO (ISO.ORG, 2008) Veamos: Referencia documental NTC-ISO 9000:2000 NTC-ISO 9001:2001 NTC ISO 19011:2012 Procesos y procedimientos de la empresas de Blusas de Colombia SAS (caso de empresa ejemplo que no tiene vínculo alguno con empresas de la vida real) Estimados aprendices, para la planeación correcta de una auditoría, podemos fijarnos en el siguiente flujograma basado en la Norma ISO 9001: 2008

11 FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO Programar auditorías Prepara la auditoría Revisión documental Planeación (lista de chequeo) Ejecución Reunión de apertura Gerente Equipo de auditoría interna Líder de equipo auditor Equipo de auditoría interna Equipo de auditoría interna Equipo de auditoría interna y gerente Trabajo de campo Equipo de auditoría interna Reunión de cierre Líder de equipo auditor Informe de Auditoría Equipo de auditoría interna Aprobar el informe de auditoria Líder de equipo auditor Prepara el informe final Líder de equipo auditor Seguimiento FIN Líder de equipo auditor y coordinador de calidad

12 Fuentes ISO.ORG. (2001). ww.iso.org. En Norma internacional ISO Suiza: ISO.ORG. ISO.ORG. (sf de 2008). Norma internacional ISO Obtenido de ISO.ORG. (2012). Norma Internacional ISO Suiza: ISO.ORG. Créditos Líder línea de producción Alba Lucía Ramírez Expertos temático Juan Carlos Castellanos Asesoría didáctica Sergio Andrés Fajardo Asesoría pedagógica Edna Lucía Perilla Diseño gráfico Alejandro Valencia L. Programación Julián Poveda Carvajal