Dirección de Control de la Administración Central y Otro Poder

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1 RESUMEN EJECUTIVO ACTUACIÓN FISCAL PRACTICADA EN LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE CONTRATISTAS DE LA PROCURADURÍA DEL ESTADO PORTUGUESA EJERCICIOS ECONÓMICOS FINANCIEROS 2004 y Dirección de Control Dirección de Control de la Administración Central y Otro Poder 1.2 Área Ámbito Político Institucional 1.3 Identificación Procuraduría del Estado Portuguesa 1.4 Tipo y Denominación de la Intervención CAPITULO I. ASPECTOS PRELIMINARES. 1. ORIGEN DE LA ACTUACIÓN Los resultados que se exponen en este informe definitivo corresponden a la Actuación Fiscal ejecutada en la Unidad de Auditoria Interna y el Departamento de Registro de Contratistas de la Procuraduría General del Estado Portuguesa, con el propósito de dar cumplimiento al Plan Operativo de la Dirección de Control de la Administración Central y Otro Poder, de conformidad con las instrucciones contenidas en el Oficio Credencial Nº de Fecha 23 de Mayo de 2006, emitido por la Contralora del Estado (I), Abog. Milanyela Pedroza. 1 y 2 2. ALCANCE. La Actuación Fiscal tuvo carácter exhaustivo y se orientó al análisis y evaluación de la legalidad y sinceridad de las medidas aplicadas para la creación y funcionamiento del Departamento de Registro de Contratistas, y el funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna; durante los Ejercicios Económicos Financieros 2004 y Folio 9 3. OBJETIVOS. Edificio Don Agustín entre Carreras 4 y 5 Frente a la Plaza Bolívar, Teléfonos: Telefax Pagina Web: w.w.w.contraloriaptgsa.com. Correo Electrónico: cantv..net Guanare - Portuguesa

2 Informe Definitivo 2/18 Objetivo General Determinar la legalidad y sinceridad, así como las medidas de control interno aplicadas para la creación y funcionamiento del Departamento de Registro de Contratistas. De igual forma, evaluar el funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna durante los Ejercicios Económicos Financieros 2004 y 2005, a los fines de determinar si la gestión se ajusta a los principios de legalidad, transparencia, eficiencia, eficacia y economía, como parte de una sana gestión administrativa. De igual forma debe determinarse si dicha Unidad formula y cumple con los Planes Operativos; y analizar los controles internos aplicados. Folio 9 Objetivos Específicos: 1. Determinar si la Gestión de la Unidad de Auditoría Interna se ajusta a los Principios de Legalidad, Transparencia, Eficiencia, Eficacia y Economía como parte de una sana Gestión Administrativa. Folio 9 2. Determinar si la Unidad de Auditoria Interna de la Procuraduría General del Estado Portuguesa cumple con las metas establecidas en los Planes Operativos. 3. Evaluar los Controles Internos aplicados en el ejercicio de las competencias de la Unidad de Auditoría Interna, con el propósito de precisar, si se adaptaron a las políticas, procedimientos, técnicas y normas formalmente implementadas en materia del Control Fiscal. Folio 9 4. Determinar la legalidad y sinceridad de los actos administrativos producidos para la creación del Departamento de Registro de Contratista. 5. Verificar los procedimientos utilizados para el funcionamiento del Departamento de Registro de Contratistas. 4. ENFOQUE. La Actuación Fiscal tuvo carácter exhaustivo y constituyó una actividad de Control Posterior realizada sobre las operaciones producidas por la Unidad de Auditoria Interna de la Procuraduría General del Estado, a los fines de determinar la legalidad y sinceridad de los procesos aplicados como órgano de control fiscal, tomando en cuenta para ello la normativa legal aplicable. Así como también para determinar la legalidad de los procedimientos aplicados para la creación y funcionamiento del Departamento de Registro de Contratistas en la Procuraduría General del Estado Portuguesa.

3 Informe Definitivo 3/18 5. MÉTODOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS. Solicitud de la documentación necesaria a los fines de realizar la Actuación Fiscal. Revisión y análisis del organigrama de la Unidad de Auditoría Interna, y del Departamento de Registro de Contratistas, Manual Descriptivo de Cargos y Funciones, reporte de actuaciones fiscales de los años 2004 y 2005, relación de empresas inscritas en el Registro de Contratistas, durante el año Entrevista con las autoridades competentes, a saber: Procurador General del Estado, Auditor Interno, Coordinadora del Departamento de Registro de Contratistas. Aplicación de un instrumento de diagnóstico (Cuestionario) Fundamentos teóricos y bases legales. CAPITULO II. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL ENTE AUDITADO 1. INFORMACIÓN GENERAL El 16 de octubre de 2002 según Gaceta Oficial del Estado Portuguesa Nº 136 Extraordinario se establecen las Funciones que debe ejercer la Procuraduría del Estado Portuguesa en materia de asesoría, defensa y representación jurídica del Estado Portuguesa. En el año 2005 se elabora el Manual de Descripción de Cargos donde se establecen los diferentes departamentos con sus funciones y los cargos existentes cada uno de ellos, entre estos se establece la Unidad de Auditoria Interna la cual se encuentra adscrita directamente al Despacho del Procurador del Estado y dentro de sus funciones se enuncian las siguientes: Ejercer el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes de la 17 y al 22 Procuraduría del Estado Portuguesa y de las operaciones relativas al mismo. Auditar en forma permanente las cuentas de la Procuraduría del Estado Portuguesa, ordenar los ajustes y correcciones a que hubiere lugar y dictaminar sobre la responsabilidad de los estados financieros presentados.

4 Informe Definitivo 4/18 Analizar y evaluar en forma permanente la gestión administrativa de las dependencias de la Procuraduría del Estado Portuguesa, en lo atinente a la ejecución presupuestaria y planes operativos. Ejercer los controles presupuestarios, previo, posterior y de gestión. Velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en materia de contabilidad y evaluar las consultas que al efecto se formulen. Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos relativos a la ejecución presupuestaria. Velar por la formación y actualización anual del inventario de bienes que corresponde hacer al jefe de la División de Administración. Verificar a través de inspecciones perceptivas periódicas, el cumplimiento de las condiciones pautadas en las órdenes de adquisición, así como de las transacciones financieras realizadas por la Procuraduría del Estado Portuguesa. Dictaminar sobre las solicitudes de desincorporación de bienes que tramite la Procuraduría del Estado Portuguesa. Formular los reparos que se consideren necesarios en relación con las operaciones administrativas de la Procuraduría del Estado Portuguesa. Remitir anualmente a la Contraloría General de Estado, en los tres (3) meses siguientes a la finalización del período fiscal, un informe de sus actuaciones. Dirigirse por escrito al Procurador o Procuradora del Estado Portuguesa, Director o Directora General y a los Jefes de División, oportuna y diligentemente las fallas, errores u omisiones que detecte, con indicación de los correctivos a tomar si fuera el caso. Abrir las investigaciones a que hubiere lugar de conformidad con la normativa vigente. Las demás que le corresponda de acuerdo a la ley.

5 Informe Definitivo 5/18 En el Manual de Descripción de Cargos también se contempla el Departamento de Registro de Contratistas el cual está adscrito a la División Jurídica y tiene como funciones: 28 y 29 Elaborar el instructivo de requisitos que deben llenar las personas naturales o jurídicas que aspiren inscribirse en el Registro Estadal de Contratistas. Organizar el Registro de Contratistas. Mantener actualizado tecnológicamente el Registro Estadal de Contratista. Recibir las solicitudes de inscripción y admitirlas, si estuvieren conformes, o rechazarlas, en caso contrario. Expedir los certificados de inscripción en el Registro de Contratistas. Suministrar los datos y documentos que necesiten las distintas divisiones o entes del Estado que se encarguen de la contratación, para así cumplir los fines perseguidos. Expedir las solvencias de vigencias de documentos. Cancelar las inscripciones en el registro de bienes del Estado en los casos en que amerite la desincorporación. Los demás deberes y atribuciones que le señale las leyes. 2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. Tomando en consideración el alcance de la Actuación Fiscal, a continuación se señalan los responsables de las dependencias involucradas: Procurador del Estado, durante el período correspondiente a la actuación fiscal se encontraba en funciones como Procuradora la Abg. María del Rosario Méndez Mora, titular de la Cédula de Identidad Nº Nombrada, mediante Decreto Nº 41 de fecha 31 de agosto de 2000 emitido por la Gobernadora Antonia Muñoz como Procuradora General del Estado en el lapso comprendido desde 31/08/2000 al 02/09/2005, domiciliada en la Urbanización Villas del Pilar, Calle 13 Nº 221, 2da. Etapa Araure Estado Portuguesa. Teléfonos (0414) Posteriormente es sustituida por el Abg. Marcos Antonio Miranda Hernández, titular de la Cédula de Identidad Nº , Nombrado, según Resolución Nº 18 de fecha 02 de Septiembre de 2005 emitida por la Abg. María del Rosario Folio al 34

6 Informe Definitivo 6/18 Méndez Mora, como Procurador del Estado encargado, hasta el 27/12/2005, fecha en la cual es nombrado Procurador del Estado titular mediante Decreto Nº 1060-A de fecha 27 de Diciembre de 2005, publicado en Gaceta Oficial del Estado Portuguesa Nº 326, Extraordinaria emitido por la Gobernadora del Estado Dra. Antonia Muñoz, domiciliado en la Urbanización el Placer Manzana 15 casa Nº 4, Tlef (0416) (0257) (0257) Sub Procuradora del Estado: Se encontraba en funciones la Abg. Elsy Cárdenas Peña, titular de la Cédula de Identidad Nº Nombrada mediante Decreto Nº 41 de fecha 31 de Agosto de 2000 emitido por la Gobernadora Antonia Muñoz, como Sub Procuradora del Estado en el lapso comprendido desde 31/08/2000 hasta 06/02/2006, domiciliada en la calle 30, urbanización los Caneyes Nº 17, Colombia Sur, Guanare. Teléfono (0416) Jefe de la División Jurídica se encontraba en funciones el Abg. Marcos Antonio Miranda Hernández, titular de la Cédula de Identidad Nº , nombrado mediante Resolución Nº 03A de fecha 16 de Abril de 2004 emitida por la Abg. María del Rosario Méndez Mora, como Jefe de la División Jurídica de la Procuraduría General del Estado Portuguesa. En fecha 01/09/05 es sustituído por el Abg. Miguel González M, titular de la Cédula de Identidad Nº , nombrado como Jefe de la División Jurídica de la Procuraduría del Estado Portuguesa encargado, mediante Resolución Nº 15 de fecha 01 de Septiembre de 2005 emitida por la Abg. María del Rosario Méndez Mora, domiciliado en la Av. Unda entre calles 7 y 8, al lado de Corp Banca, Guanare. Telef (0414) , Coordinadora del Departamento de Registro de Contratistas, Desde su creación el 22 de agosto de 2005 se nombró a la Abg. Francelys Karina Guedez Montes, titular de la Cédula de Identidad Nº , nombrada como Coordinadora del Departamento de Registro de Contratistas mediante Resolución de Creación del Departamento Nº 14 de fecha 22 de Agosto de 2005 y ratificada mediante resolución Nº 09 de fecha 02 de Enero de 2006 por la Abg. María del Rosario Méndez Mora, domiciliada en la Carretera Nacional vía Barinas, a 100 metros antes de la entrada al Barrio la Enriquera al lado de Lubricantes La Gran Parada, casa sin número, Telefóno (0257) Folio al al 40

7 Informe Definitivo 7/18 3. ASPECTOS PRESUPUESTARIOS Para el Ejercicio Económico Financiero 2004, la Procuraduría del Estado contó con un presupuesto inicial asignado por la Gobernación del Estado de Quinientos Millones de Bolívares sin Céntimos (Bs ,00) tal como se aprecia en la Distribución Institucional del Presupuesto de Gastos del Ejercicio Económico Financiero En fecha 03 de Febrero de 2004 mediante Oficio Nº 83 se solicitó un crédito adicional de Cincuenta y Cuatro Millones Novecientos Ocho Mil Seiscientos Setenta y Ocho Bolívares con Setenta y Siete Céntimos (Bs ,77) provenientes de remanentes no gastados de los Ejercicios Económicos Financieros 2002 y 2003, aprobado por el Consejo Legislativo Regional mediante resolución Nº 065 de fecha 30 de Junio de 2004, así como, por la Gobernadora del Estado mediante decreto Nº 863 de fecha 12 de julio de 2004; para un presupuesto total del Ejercicio Económico Financiero 2004 de Quinientos Cincuenta y Cuatro Millones Novecientos Ocho Mil Seiscientos Setenta y Ocho Bolívares con Setenta y Siete Céntimos (Bs ,77). Para el Ejercicio Económico Financiero 2005 contó con un presupuesto inicial asignado por la Gobernación del Estado de Ochocientos Millones de Bolívares sin Céntimos (Bs ,00), de acuerdo a la Distribución Institucional del Presupuesto de Gastos del Ejercicio Económico Financiero 2005, aprobado según decreto Nº 939, publicado en Gaceta Oficial Nº 269 Extraordinario de fecha 01 de enero de En Diciembre de 2005, mediante Oficio Nº 1393 de fecha 05 de Diciembre del mismo año, se solicitó un crédito adicional de Treinta y Ocho Millones Seiscientos Sesenta Mil Bolívares sin Céntimos (Bs ,00) provenientes de la indemnización de la Empresa de Seguros Uno Cooperativa de Contingencias por el Siniestro de un Vehículo Marca Hiunday, Modelo Elantra, Placas PAL-07C, perteneciente a la Procuraduría del Estado, dinero enterado al Tesoro del Estado Portuguesa mediante Planilla de deposito Nº en la cuenta corriente Nº del Banco Sofitasa de fecha 05/12/05, el crédito adicional fue aprobado mediante Decreto Nº 1069 de Fecha 28/12/05 refrendado por la Gobernadora del Estado Dra. Antonia E. Muñoz E; quedando la asignación presupuestaria aprobada por la Gobernación del Estado en Bolívares Ochocientos Treinta y Ocho Millones Seiscientos Sesenta Mil sin Céntimos (Bs ,00) 41 al al al al 59

8 Informe Definitivo 8/18 Resumen Asignación Presupuestaria Procuraduría del Estado Portuguesa Año Asignado Modificaciones Presupuesto Ejecutado Saldo Ajustado Presupuestario Aumentos Disminuciones , , , , ,51 60 al , , , , CAPITULO III. RESULTADOS DE LA ACTUACIÓN. La Procuraduría del Estado Portuguesa mediante oficio Nº 1111 de fecha 05 de septiembre de 2006, emitió una serie de alegatos respecto a los resultados contenidos en el Informe Preliminar, los cuales fueron considerados en los que a continuación se presentan: 1. La Procuraduría del Estado no cuenta con una Unidad de Auditoria Interna como se informa en el oficio de fecha 25 de mayo de 2006 emanado por el ente auditado en el cual se especifica lo siguiente: (omissis) sobre la Unidad de Auditoria Interna, esta institución hasta la presente fecha no cuenta con esta unidad por no contar con los recursos presupuestarios para los gastos de personas y de funcionamientos de la misma, ya que para el presente ejercicio fueron creadas las unidades de Registro de Contratistas y Recursos Humanos, la creación de esta unidad está programada para el Ejercicio Económico Financiero Aún cuando la Unidad de Auditoria Interna se encuentra identificada en la Estructura Organizativa, y las funciones de esta unidad se encuentran definidas en el Manual de Descripción de Cargos de la Procuraduría del Estado, dicha unidad no está operando por los motivos enunciados. Folio 71

9 Informe Definitivo 9/18 Posteriormente, mediante Oficio Nº 655 de fecha 6 de junio de 2006 emitido por el Procurador del Estado, establece textualmente lo siguiente: debido a la insuficiencia presupuestaria, no ha sido posible organizar y establecer la Unidad de Auditoría Interna (omisiss). De continuar con la insuficiencia presupuestaria queda por aplicar lo establecido en el Parágrafo Único del artículo 24 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, que tipifica lo siguiente: En caso de organismos o entidades sujetos a esta Ley cuya estructura, número, tipo de operaciones o monto de los recursos administrados no justifiquen el funcionamiento de una unidad de auditoria interna propia, la Contraloría General de la República evaluará dichas circunstancias y, de considerarlo procedente, autorizará que las funciones de los referidos órganos de control fiscal sean ejercidas por la unidad de auditoria interna del órgano de adscripción Visto el Oficio Nº 655 de fecha 06/06/2006, se evidenció que el contenido del artículo 24 de la Ley de Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, no corresponde al mismo, sino, que concierne al artículo 26 de la misma ley. De lo anteriormente expuesto, se evidencia que hasta los momentos no existe un órgano interno que efectúe el control fiscal de las operaciones financieras y presupuestarias llevadas a cabo por la Procuraduría del Estado Portuguesa y por ende no es verificada la eficiencia, la eficacia y la economía con la que operan los sistemas de control interno, razón por la cual pudiera la Procuraduría del Estado estar en desconocimiento de las deficiencias existentes en los referidos sistemas. En respuesta a la observación, mediante Oficio Nº 1111 de fecha 05 de septiembre de 2006, la Procuraduría del Estado alega: en lo que respecta a la organización y establecimiento de la Unidad de Auditoría Interna, se mantiene el criterio expresado en el oficio Nº 655 de fecha 6 de junio de 2006, no ha sido posible debido a la insuficiencia presupuestaria. Sin embargo para el próximo ejercicio fiscal 2007, se solicitará los recursos económicos para el establecimiento de la Unidad. 72 y 73 Folio 91

10 Informe Definitivo 10/18 Dicho alegato confirma lo detectado durante la actuación fiscal por lo que se mantiene la observación. 2. De la evaluación efectuada se determinó que la Ley de Procuraduría del Estado Portuguesa publicada en Gaceta Oficial del Estado Portuguesa Nº 136 de fecha 16/10/02 no establece taxativamente dentro de sus funciones y atribuciones la creación o establecimiento de un Departamento de Registro de Contratistas; sin embargo, la Resolución Nº de fecha 22 de agosto de 2005, mediante la cual la Procuradora del Estado crea el Departamento de Registro de Contratistas establece en su segundo considerando: Que una de las atribuciones de la Procuraduría es tener una base actualizada del Registro de Contratistas del Estado, con la finalidad de determinar la solvencia y capacidad técnica, económica y financiera, para la ejecución y realización de obras o prestación de servicios al Estado Portuguesa. Al respecto el Procurador del Estado, mediante oficio Nº 655 de fecha 06 de junio de 2006, expresa de forma textual: que las atribuciones de la Procuraduría están en establecidas en la Ley de Procuraduría en su artículo y numeral 16 tipifica lo siguiente: Aplicar los programas de modernización tecnológica que se requieran para el mejoramiento organizativo y funcional de la Procuraduría...(omissis). Esto confirma el fundamento expresado en el considerando número 2 de la creación del Departamento de Registro de Contratistas de la Procuraduría, el cual encuadra directamente dentro de las atribuciones que le otorga la ley al Procurador del Estado. Visto el Oficio Nº 655 de fecha 06/06/2006, se evidenció que el artículo y numeral 16 de la Ley de Procuraduría, no corresponde al mismo, sino que concierne al artículo 23 de la misma ley. 38 al al 73 Cabe considerar, que según la Ley de Licitaciones publicada en Gaceta Oficial Nº Extraordinario del 13 de noviembre de 2001, en su artículo 19 establece las atribuciones del Servicio Nacional de Contratistas; entre las cuales tiene: Mantener actualizado,

11 Informe Definitivo 11/18 tecnológicamente, el Registro Nacional de Contratistas y Dictar las normas de organización y funcionamiento del Registro Nacional de Contratistas. En este sentido el artículo 28 de la referida ley prevé: El Ministro o la Ministra de la Producción y el Comercio podrá crear o eliminar Registros Auxiliares Razón por la cual los registros de contratistas que funcionen en cualquier parte del país solo pueden ser establecidos por el prenombrado funcionario. De igual forma, el artículo 29 de la Ley de Licitaciones, establece: El Registro Nacional de Contratistas tiene por objeto centralizar, organizar y suministrar en forma eficiente, confiable y oportuna (omissis) la información básica para la calificación legal, financiera y la clasificación por especialidad. En consecuencia los contratistas están en la obligación de inscribirse en el Registro Nacional de Contratistas en caso de que requieran presentar ofertas para licitación general, selectiva o de adjudicación directa (artículo 36, Ley de Licitaciones), así como la consignación de la documentación e información requerida por el referido registro. De ahí que el Departamento de Registro de Contratistas creado por la Procuraduría del Estado no puede condicionar a los contratistas el suministro de documentos e información de forma obligatoria para participar en la adquisición de bienes, contratación de servicios o construcción de obras, por parte del Estado. En los alegatos presentados por la Procuraduría en el Oficio Nº 1111 de fecha 05 de septiembre de 2006 en relación al hallazgo señala: El Poder Público se distribuye entre el Poder Municipal, el Poder Estadal y el Poder Nacional (Subrayado de la cita) y la ley Orgánica de Administración Pública tipifica en su artículo 3, que la Administración Pública se organiza y actúa de conformidad con el principio de legalidad, por el cual la asignación, distribución y ejercicio de sus competencias (subrayado de la cita) se sujeta a la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes y los actos administrativos de carácter normativo en tal sentido el principio de legalidad de los Entes que conforman el Poder Público, podrán realizar solo aquellas actividades que les hayan sido atribuidas Constitucional o legalmente. Así, en la 91 al 94

12 Informe Definitivo 12/18 Procuraduría al Crearse el Departamento de Registro de Contratistas no se contraviene el principio de simplificación de trámite y que el artículo 2. del Decreto Ley, dice que podrá ser de aplicación supletoria a las Administraciones Públicas Estadales y Municipales. Por lo que considerando el principio de la distribución de poder en la Administración Pública, y a quien le corresponde la defensa de los intereses patrimoniales del estado Portuguesa. Respecto al alegato presentado por el Procurador del Estado, cabe señalar que en materia de derecho administrativo, todo acto emanado por un ente público debe cumplir con requisitos de fondo y de forma. Dentro de los requisitos de fondo que se deben acatar están: la competencia y la base legal entre otros. La Competencia es la capacidad de acuerdo a atribuciones legales de obrar en el campo de derecho público, en este sentido Brewer Carias (2003) en su obra El Derecho Administrativo y la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Afirma que La Competencia, en esta forma, determina los límites entre los cuales pueden movilizarse los órganos de la Administración Pública (Pag. 150). Es por ello que la competencia de todo acto administrativo está determinada por lo establecido expresamente (subrayado nuestro) en la ley como ámbito del ente, así como lo establece el artículo 19 numeral 4 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial Nº Extraordinaria del 1º de julio de 1981: Los actos de la administración serán absolutamente nulos en los siguientes casos: 4. Cuando hubieren sido dictados por autoridades manifiestamente incompetentes, o con prescindencia total y absoluta del procedimiento legalmente establecido. El otro principio que debe cumplir todo acto administrativo es el de Base Legal, es decir todo acto emanado por un Ente Público debe estar soportado por las normas del ordenamiento jurídico que autorizan la actuación administrativa en un caso específico, es decir, no puede dictarse cualquier acto administrativo sin que tenga una fundamentación expresa en el Ordenamiento Jurídico que le atribuya dicha competencia. Por ello Brewer Carías (2003) expresa: la competencia no puede presumirse, sino que tiene que ser de derecho estricto y expreso, solo cuando el Ordenamiento Jurídico

13 Informe Definitivo 13/18 autorice la actuación, el funcionario público puede actuar y solo puede actuar de acuerdo en relación a las normas que se establecen (Pag. 152). Por último se puede expresar que dentro de los requisitos formales que debe cumplir todo acto administrativo se encuentran los de Formalidades Procedimentales, Motivación y Exteriorización del Acto. En cuanto al requisito de Motivación establece que todo acto administrativo debe estar motivado de acuerdo a la competencia legal que fundamentan dicho acto, tal como lo expresa el artículo 9 de la Ley de Orgánica de Procedimientos Administrativos, el cual establece: Los actos administrativos de carácter particular deberán ser motivados, excepto los de simple trámite o salvo disposición expresa de la ley. A tal efecto, deberán hacer referencia a los hechos y a los fundamentos legales del acto. En base a los fundamentos plasmados se confirma que los alegatos presentados por la Procuraduría del Estado, no desvirtúan dicha observación, por lo que la misma se mantiene. 3. Se constató que la Procuraduría del Estado exige a las empresas contratistas para realizar el trámite de inscripción; la solicitud por segunda vez de los requisitos presentados ante el Servicio Nacional de Contratistas para poder acceder a los contratos o pagos con la Gobernación del Estado o sus Entes y Organismos dependientes, ya que para inscribirse en el registro de este departamento que lleva la Procuraduría del Estado; la empresa debe poseer el certificado de inscripción que otorga el Registro Nacional. Esto contraviene lo establecido en la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos en el artículo 5 numeral 3, publicada en Gaceta Oficial Nº de fecha 22/10/99, el cual establece: Concentrar trámites, evitando la repetición de un mismo trámite en diversas entidades. A tal fin, se hace necesario aumentar el número de entidades beneficiarias de un mismo trámite y reducir el cúmulo de exigencias para la comunidad. Folio 76

14 Informe Definitivo 14/18 Es de hacer notar que al incrementar los trámites que realiza la administración pública con los particulares retardan, complica y aumenta los gastos operativos, debilitando la eficiencia de los procesos administrativos. En relación al hallazgo la Procuraduría del Estado señala: la Administración Pública se organiza y actúa de conformidad con el principio de legalidad, por el cual la asignación, distribución y ejercicio de sus competencias (subrayado de la cita) se sujeta a la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (omissis)la Procuraduría al Crearse el Departamento de Registro de Contratistas no se contraviene el principio de simplificación de trámite ya que el artículo 2. del Decreto Ley, dice que podrá ser de aplicación supletoria a las Administraciones Públicas Estadales y Municipales. Por lo que considerando el principio de la distribución de poder en la Administración Pública, y a quien le corresponde la defensa de los intereses patrimoniales del estado Portuguesa, en otro orden de ideas el procurador afirma que la prestación de un servicio Nacional no es limitante para el cumplimiento de un servicio Estatal y principalmente las exigencias legales, donde se encuentre inserto los intereses patrimoniales del estado. 91 al 94 Respecto a lo que señala el Procurador del Estado cabe resaltar que la supletoriedad de la ley se refiere a que ésta es de aplicación estadal y municipal en los casos donde no exista normativa respecto a la materia que se regula en el estado, por consiguiente al no existir una ley en el estado que regule la simplificación de trámites administrativos, ésta es de aplicación para todo el ámbito de la administración pública estadal. En el momento que el Departamento de Registro de Contratistas exige a todas las personas o empresas que vayan a contratar con el estado los requisitos por segunda vez para un mismo trámite, se contraviene lo establecido en dicha ley, donde el principio establece que se debe concentrar actividades y evitar que los particulares realicen dos veces un mismo trámite ante dos instancias para un mismo fin, en este caso un servicio nacional y uno estadal. Por consiguiente se mantiene la observación. 4. Se evidenció que en el Departamento de Registro de Contratistas solo labora una Coordinadora del Departamento nombrada según resolución Nº de fecha 22 de 38, 39 y 74

15 Informe Definitivo 15/18 agosto de 2005, sin embargo, el Manual de Descripción de Cargos en las páginas 81 a 83 en la parte correspondiente al Departamento de Registro de Contratistas, no contempla el cargo de coordinador, enunciando solo el cargo asistente administrativo el cual posee las mismas funciones establecidas para la Coordinadora nombrada mediante Resolución Nº referente a la creación del Departamento, en el cual se menciona la creación del cargo del titular así como las funciones; es importante resaltar que dicho cargo no es mencionado en el Manual de la Estructura Organizativa, ni en el Manual de Descripción de Cargos aprobado mediante resolución Nº de fecha 12 de julio de En consecuencia existe una distorsión entre lo establecido en el Manual Descriptivo de Cargos de la Procuraduría del Estado, y el cargo designado mediante Resolución de fecha 22 de agosto de 2005, el cual contempla detalladamente la denominación del cargo en ese departamento, evidenciando fallas en los controles internos aplicados en la creación del cargo, en este sentido se puede afirmar que entre las obligaciones de todo Organismo Público están las establecidas en el Artículo 3, Literales b y c de las Normas Generales de Control Interno, publicado en Gaceta Oficial de la República de Venezuela N del 17 de junio de 1997 dentro de los cuales se mencionan la obligación de garantizar la exactitud de la información, así como el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad. En relación al hallazgo, La Procuraduría del Estado alega: Con respecto al Cargo del Departamento de Registro de Contratistas actualmente desempeñado por una Coordinadora de Profesión Abogado, aunque en el Manual de Descripción de Cargos, se específica que debe ser un asistente administrativo, lo cual no es condición imprescindible para el desempeño de las funciones en el Departamento (omissis) el acto administrativo objeto del presente nombramiento fue dictado con estricta sujeción a las disposiciones normativas que regula nuestra organización, competencia, funciones y atribuciones. No se transgrede, ni se distorsiona lo establecido en el artículo 3, en sus literales b y c de las normas generales de control interno 19, 28 al y 94

16 Informe Definitivo 16/18 Con relación al alegato de la Procuraduría se puede concluir que este organismo no está cumpliendo lo establecido en el literal b y c, al no concordar lo establecido en el Manual Descriptivo de Cargos con lo plasmado en el nombramiento de la funcionaria encargada del Departamento, esto refleja una distorsión en la información plasmada en cuanto al personal, así como, en una desviación de las políticas al no acatar lo establecido en los manuales instituidos por las autoridades de la institución en la resolución , los cuales deben ser de fiel cumplimiento. Por lo antes expuesto la observación se mantiene. CAPITULO IV. CONSIDERACIONES FINALES CONCLUSIONES: A continuación se presentan las conclusiones planteadas producto del análisis efectuado a las observaciones presentadas en este informe, relativas al funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna y a la Creación del Departamento de Registro de Contratistas en la Procuraduría del Estado: Inexistencia de una Unidad de Auditoría Interna en la Procuraduría del Estado aún cuando se encuentra identificada en la Estructura Organizativa. El acto administrativo que establece la creación del Departamento de Registro de Contratistas no concuerda con las competencias establecidas en la Ley de Procuraduría del Estado Portuguesa, publicada en Gaceta Oficial del Estado Portuguesa Nº 136 de fecha 16 de Octubre de 2002, ni en el Reglamento de Funcionamiento de la Procuraduría del Estado Portuguesa, publicado en Gaceta Oficial del Estado Portuguesa Nº 200 de fecha 29 de Septiembre de La Procuraduría del Estado condiciona la adquisición de bienes y contratación de obras o servicios con el Estado a la inscripción en el Registro Nacional de Contratistas y adicionalmente en el Registro llevado por este organismo, lo que significa la realización

17 Informe Definitivo 17/18 de un mismo trámite ante dos instancias para un mismo fin; situación ésta que contraviene lo establecido en la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos. El Departamento de Registro de Contratistas es atendido por una Coordinadora de Departamento, aún cuado en el manual descriptivo de cargos solamente se contempla el cargo de Asistente Administrativo para atender las funciones de este departamento, lo que evidencia fallas en el control interno en lo referente a la creación de cargos para las dependencias de la organización. RECOMENDACIONES: A fin de implementar las acciones conducentes al establecimiento de los correctivos necesarios a las causas que originan las deficiencias encontradas en la Actuación Fiscal, se recomienda lo siguiente: Prever los recursos presupuestarios y financieros para el Ejercicio Económico Financiero 2007 a fin de contar con la Unidad de Auditoría Interna. El Departamento de Registro de Contratistas debe orientar sus funciones con una finalidad fundamentalmente informativa y relacionada solo con el control interno en el ámbito de competencia de la Procuraduría, por lo que la exigencia de los requisitos a los contratistas no puede condicionar la posibilidad de contratar con el estado o de acceder a pagos por servicios prestados por los casos no contemplados en el Artículo 36 de la Ley de Licitaciones. La Procuraduría del Estado debe enmarcar el funcionamiento del Departamento de Registro de Contratistas dentro de la normativa legal correspondiente. Establecer las medidas pertinentes con el propósito de que los requisitos exigidos a los contratistas y/o proveedores no constituyan el mismo trámite ante dos instancias por lo que se sugiere que los documentos requeridos sean en copias y que estas no sean superiores a los exigidos por el Registro Nacional de Contratistas.

18 Informe Definitivo 18/18 La exigencia de inscripción en el Registro Nacional de Contratistas, debería ser requerido con carácter de obligatoriedad solo para aquellos contratistas o proveedores que participan en procesos de licitaciones o de adjudicaciones directas contempladas en el Artículo 36 de la Ley de Licitaciones. En cuanto a la denominación del cargo de la persona responsable del departamento de Registro de Contratistas, se recomienda ajustar lo enunciado en el manual descriptivo de cargos a lo establecido en la resolución Nº , a fin de que los manuales reflejen las características funcionales de la organización. ABOG. MILANYELA PEDROZA CONTRALORA DEL ESTADO PORTUGUESA (I)