Distribuciones y Servicios Roma: más opciones para el desarrollo con SAP Business One

Transcripción

1 Distribuciones y Servicios Roma: más opciones para el desarrollo con SAP Business One Partner de implementación BekeSantos

2 Compañía Distribuciones y Servicios Roma SAC Industria Distribución mayorista Productos y servicios Distribución de mercadería Soluciones SAP SAP Business One 8.8 Partner BekeSantos Distribuciones y Servicios Roma es una compañía peruana que brinda la posibilidad de acercar a sus clientes mayoristas y minoristas una gran variedad de productos de consumo masivo de reconocidas marcas internacionales. Su actividad abarca el sur del país en la región de Ica y aspira a expandirse a otros sectores de Perú. Su creciente volumen de ventas obligó a la compañía a optar por un sistema integral de gestión financiera acorde a sus necesidades. 2

3 Un sistema de vanguardia para múltiples operaciones Distribuciones y Servicios Roma trabaja desde hace 15 años para acercar a sus clientes mayoristas y minoristas del sur de Perú productos que van desde artículos de limpieza, de higiene personal y perfumería hasta comestibles como helados y golosinas. Durante los últimos años la distribuidora se desempeñó bajo cuatro razones sociales al mismo tiempo, lo cual dificultaba la operatividad, ya que funcionaba como un conjunto de empresas bajo un mismo nombre. Finalmente, durante 2011 se unificó en una única razón social con el objetivo de ordenar todas sus gestiones administrativas y financieras. 15 años lleva Distribuciones y Servicios Roma en el mercado peruano A medida que empezó a ser reconocida por sus clientes, la distribuidora comenzó a experimentar un sostenido crecimiento, no solo en el volumen de sus ventas sino también en el acercamiento y variedad de sus proveedores, lo que significa sumar nuevas categorías en su oferta de productos. Se trata además de una compañía que se encuentra a la vanguardia tecnológica en su industria, que ya cuenta con un sofisticado sistema de almacenamiento de productos con apiladores eléctricos. Estos cambios requerían indudablemente de una solución integral que unificara sus operaciones contables y se ajustara a un control que frenara la situación de desborde en la que se encontraba el negocio. La visión de la distribuidora Roma es liderar el comercio mayorista en la zona peruana de Ica y desde allí catapultarse y expandir sus operaciones en otros territorios. 3

4 El momento preciso de proyectar con seriedad Distribuciones y Servicios Roma contaba con un desarrollo informático que había heredado de uno de sus proveedores. Se trataba de un sistema clásico y sencillo que con el tiempo y los avances tecnológicos fue quedando obsoleto y que no contaba con soporte ni con actualizaciones. El sistema tuvo intentos de ser rediseñado para adaptarse a las cambiantes circunstancias de una compañía en constante crecimiento, sin embargo los parches sólo generaban más conflictos. La necesidad de optar por una herramienta actual y que integrara todas las áreas era imperiosa. La principal dificultad se hallaba en la falta de conexión e interacción entre los sectores comercial, contable y de RRHH. 90% de proveedores de Roma utilizan SAP Se trataba de una aplicación ya vieja que ponía a la empresa al borde del colapso operativo y que además no permitía realizar proyecciones a futuro. El objetivo entonces era cambiar por una solución integradora que lograra acoplar las distintas áreas en un todo interactivo y versátil frente al crecimiento. SAP se presentó a través de BekeSantos, el partner que finalmente se ocupó de la implementación. Roma eligió SAP Business One no sólo por la solidez de una marca reconocida a nivel mundial sino además porque es una solución ya implementada y referida por el 90% de los proveedores de la distribuidora. Y contar con el mismo sistema generaba, de por sí, confianza en la interacción entre plataformas. 4

5 El camino hacia mejores estrategias de negocio El proceso de implementación de SAP Business One en Distribuciones y Servicios Roma se inició en julio de 2010 y finalizó un año después. Por parte de la compañía participaron dos personas a cargo de un Gerente Operativo y otros dos colaboradores por el partner. La metodología utilizada respondió a una métrica específica para el caso, que implicó un cronograma predefinido de actividades. Se trató de un proceso que, si bien concluyó con éxito, encontró algunas dificultades en el camino, entre ellas la falta de recursos y la tercerización de algunos desarrollos. Al mismo tiempo, se presentaron circunstancias operativas que requerían una resolución inmediata, lo cual de alguna manera entorpeció la fluidez de la capacitación de los 21 usuarios finales del sistema. Sin embargo, pese a que la capacitación no había alcanzado el 100%, el sistema salió en vivo en julio de 2011 con las áreas integradas y con un control efectivo de las operaciones financieras y contables de la distribuidora. Eso permitió a la empresa evaluar sus ganancias, sus costos y gastos con datos certeros y así plantear estrategias de negocio más acertadas. SAP nos permite mantener nuestro liderazgo tecnológico y nos facilita la fluida interacción con nuestros proveedores. Erick Rodríguez, Gerente General de Distribuciones y Servicios Roma SAC 5

6 La posibilidad de otra mirada al futuro Tras la implementación de SAP Business One, Distribuciones y Servicios Roma pudo solucionar uno de sus principales inconvenientes: el de obtener información certera y en tiempo real sobre su situación financiera. Con el viejo sistema, los programas del sector comercial y el sector contable funcionaban por separado, lo cual implicaba que, al momento de ingresar los datos de una factura, debía hacerse manualmente dos veces, una por área. Esta situación provocaba atrasos permanentes a la hora de obtener los balances contables, que podían llegar a tener una demora de tres meses. Con SAP BusinesOne es posible obtener un balance al cierre de cada mes con información diaria y actualizada en tiempo real. Al mismo tiempo se redujo notablemente el margen de error en la información, de un 30% a un 5%, y se aspira a erradicarlo completamente cuando esté finalizada la capacitación de los usuarios. La solución SAP permitió una reingeniería total de la compañía, posibilitando otra visión del negocio al contar con datos confiables sobre los resultados de las operaciones de compra y venta. El giro más importante para la distribuidora fue el de cambiar el enfoque de su estrategia de negocio. Antes de la implementación, la compañía ponía toda su energía en incrementar el volumen de sus ventas; ahora, con la información al día, notaron que el incremento de la rentabilidad no necesariamente significa vender el doble. El plan está enfocado en la optimización de recursos, dado que el objetivo es la rentabilidad a través de la reducción de costos operativos y financieros. A través de SAP Business One es posible otra visión de negocio. CMPXXXXX (12/03) Copyright/Trademark Privacy Impressum Con SAP obtenemos una mirada en tiempo real sobre nuestra compañía, que nos permite tomar decisiones más acertadas y más oportunas. Erick Rodríguez, Gerente General de Distribuciones y Servicios Roma SAC 6