Invertir Innovar Transformarse INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS. Pensar en grande, empezar en pequeño, crecer rápido

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1 Invertir Innovar Transformarse INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS Pensar en grande, empezar en pequeño, crecer rápido

2 REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO BIRF 7110-EC INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS RUP-DS-53

3 RUP-DS-53 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de Finanzas del Ecuador. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2007 primera edición SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas Documento propiedad de: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público (SIGEF). Ministerio de Finanzas del Ecuador. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Primera Actualización Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Coordinación General: Diego Rueda Coordinador Componente SFOL: Elizabeth Zambrano Autor: Patricia Lucero / Yanina Morales Fecha: 19/05/2008 Impreso por: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Control Interno: Dolores Otáñez 15/05/2008

4 INDICE DE CONTENIDO RESUMEN ANTICIPO A CONTRATISTAS Y ANTICIPO A PROVEEDORES Compromiso Presupuestario para Contratos Carga Inicial de Contratos de Obras y/o Servicios de años anteriores Solicitud de Anticipo a Contratistas ANTICIPO DE REMUNERACIONES Anticipo de Remuneraciones de Tipo A Anticipo de Remuneraciones de Tipo B AJUSTES Y RECLASIFICACIONES Registro de Ajustes y Reclasificaciones Registro de Ajustes y Reclasificaciones de Disponibilidad RECEPCION Y DEVOLUCION DE DEPÓSITOS DE TERCEROS Registro por Recepción Devolución de Depósitos de Terceros... 59

5 RESUMEN INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS Este Instructivo pretende mostrar todos los procesos para el Registro de Operaciones No Presupuestarias con todas sus opciones: Anticipo a Contratistas de Obras de Infraestructura y Provisión de Bienes y/o Servicios, Anticipo de Remuneraciones de Tipo A, Anticipo de Remuneraciones de Tipo B, Ajustes y Reclasificaciones como opciones existentes del sistema e- SIGEF. Cada opción permite registrar los hechos económicos con impacto en las disponibilidades monetarias y que no tienen afectaciones presupuestarias y son registradas y aprobadas por la Unidad Ejecutora para luego solicitar su pago al Ministerio de Economía y Finanzas. UBICACIÓN EN EL MENU El registro de operaciones no presupuestarias está ubicado dentro del menú de Contabilidad, como se puede observar continuación: Se incluyen las siguientes opciones: Anticipos a Contratistas Anticipos a Proveedores Anticipos de Remuneraciones Tipo A Anticipos de Remuneraciones Tipo B Ajustes y Reclasificaciones Recepción de Depósitos de Terceros 5

6 CAPITULO 1 1. ANTICIPO A CONTRATISTAS y ANTICIPO A PROVEEDORES Anticipo a Contratistas y Anticipo a Proveedores de Bienes y/o Servicios Este proceso presenta el mecanismo para el registro de anticipos de contratos de Obras de Infraestructura y de Provisión de Bienes y/o Servicios. Garantizando la existencia de un compromiso presupuestario previo a la entrega del anticipo. A través de este mecanismo se asegura que se cuente con los espacios presupuestarios para amortizar el anticipo del contrato. 1.1 Compromiso Presupuestario para Contratos A través de este proceso se registra el CUR presupuestario para los dos tipos de contratos, Obras de Infraestructura y de Provisión de Bienes y/o Servicios. El proceso aplica a los contratos celebrados en el presente ejercicio fiscal. Para crear el compromiso presupuestario se debe seguir la siguiente ruta de acceso: EJECUCION DE GASTOS -> REGISTRO DE EJECUCION -> COMPROBANTE DE EJECUCION DE GASTOS Una vez que entramos a nuestra Unidad Ejecutora, se procede a crear el Comprobante de Registro en la pantalla siguiente: 6

7 En la pantalla seleccionada aparecen los botones de la barra de herramientas que los puede visualizar de uno en uno, de los cuales a continuación se señalan los que serán utilizados en el proceso de registro del compromiso presupuestario: 1. Crea documento 2. Detalles documento 3. Solicitar documento 4. Aprobar compromiso El botón 1 crea el comprobante de ejecución de gasto y presenta la pantalla para el registro de la siguiente información: o Clase de Registro (COM) o Clase de Modificación (NOR) o Clase Gasto (OGA) o Tipo de Documento Respaldo (6) -> Comprobante Gastos Administrativos o Clase Documento de Respaldo (3) -> Contrato de Obra ó o Clase Documento de Respaldo (4) -> Contrato de Servicios 7

8 Una vez ingresado este Tipo y Clase de Documentos en forma automática el sistema habilita el botón para el ingreso de la información del contrato. CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA CONTRATOS DE PROVISIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS 8

9 Se activa el botón del No. Documento de Respaldo, que se encuentra señalado en la pantalla anterior y se ingresa la información en la pantalla de catálogos de contratos como se muestra en la siguiente pantalla: En la pantalla CATÁLOGO DE CONTRATOS, el usuario deberá ingresar la información del contrato: No de Contrato: Permite el ingreso de 4 dígitos numéricos o alfanuméricos Fecha de Inicio: Seleccionar del calendario habilitado Duración: Ingresar el tiempo de duración del contrato en número de días Fecha Fin: El sistema calcula en forma automática No. COFIP: Ingresar el número que el Comité de la Finanzas Públicas COFIP asigne como autorización de la disponibilidad de caja para la entrega del anticipo. (Sin embargo este mecanismo todavía no está en vigencia, por lo tanto el número será asignado por la Unidad Ejecutora) Proyecto: Si es contrato nuevo, este campo no se llena. Si el contrato ya existe, seleccionar de la lista de valores que presenta la opción en la pantalla Tipo Contrato: Seleccionar si es Contrato de Obra Civil ó Contrato de Servicios Monto Contrato: Ingresar el valor del contrato (No considerar el IVA en los casos que exista) % Anticipo: Ingresar el porcentaje del anticipo del contrato Monto Anticipo: El sistema calcula el valor en forma automática Descripción: Descripción del objeto del contrato 9

10 Una vez ingresada la información se procede activar el botón Crear, ubicado en la parte inferior de la pantalla, que permite generar la información del catálogo de contratos, seguidamente se procede a salir de la pantalla para continuar con el ingreso de la información. El usuario cuenta ya con el número de contrato y RUC del beneficiario datos indispensables para la solicitud del anticipo del contrato. Ejemplo: No. Contrato: RUC del Beneficiario: Seguidamente se ingresa la Fuente, Organismo y No. de Préstamo, sólo para los casos que los contratos se financien con Donaciones o Préstamos. Además se ingresa el Monto del Gasto que requiere ser comprometido, para esto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: o Si el contrato es Plurianual el Monto del Gasto corresponderá al monto de la ejecución planificada del contrato para el ejercicio fiscal que está en ejecución. o Si el contrato se ejecuta durante el mismo ejercicio fiscal el Monto del Gasto será igual al Monto del Contrato. Se continúa con el ingreso de la descripción de la ejecución del gasto. Se crea el comprobante y se procede a salir de la pantalla, quedando la transacción en estado REGISTRADO. En este estado el sistema permite MODIFICAR ó RECHAZAR el comprobante. 10

11 Se activa el botón Detalle de Documento de la barra de herramientas de la pantalla principal y se procede con el registro del detalle de la partida presupuestaria: 1 2 En esta pantalla se ingresa toda la estructura presupuestaria, se activa el botón crear para que se despliegue la partida presupuestaria en la parte inferior. En este estado el sistema puede modificar o borrar el registro de la Estructura Presupuestaria activando los botones del recuadro 1 y 2 que se muestran en la pantalla anterior. Se procede a salir del sistema encontrándose el documento en estado REGISTRADO. 11

12 A través del botón 4 Y 5 de la barra de herramientas de la pantalla principal detallado anteriormente se procede a SOLICITAR y APROBAR respectivamente en cada una de esta acciones se presenta el siguiente mensaje. Concluido este proceso el usuario cuenta con el CUR presupuestario en estado APROBADO asociado a un Contrato de Obra de Infraestructura ó Contratos de Provisión de Bienes y/ó Servicios. 1.2 Carga Inicial de Contratos de Obras y/o Servicios de años anteriores. Para registrar los contratos celebrados en años anteriores, es necesario preparar una plantilla en Excel con la información siguiente: Contenido del Archivo No Nombre Columna Descripción Ejemplo Columna 1 EJERCICIO Año en el que se registra el catálogo 2 ENTIDAD Código Presupuestario de la Entidad 3 UNIDAD_EJECUTORA Código Presupuestario de la Unidad Ejecutora 4 UNIDAD_DESCONCENTRADA Còdigo Presupuestario de la Unidad Desconcentrada 5 No.CONTRATO Número de Contrato intregrado por: código presupuestario de la entidad, número del contrato y el ejercicio fiscal en el que se suscribió el contrato separados por guiones FEC_INICIO Fecha a partir de la cual rige el 18/12/2007 contrato 7 FEC_FIN Fecha en que finaliza el contrato 16/04/ DURACION_MESES El tiempo que dura el Contrato 120 descrito en días 9 RUC RUC del Contrstista PORCENTAJE_ANTICIPO Porcentaje del Anticipo que 70 12

13 entregado al Contratista 11 MONTO_DEL CONTRATO Monto del Contrato MONTO_ANTICIPO Monto del Anticipo Entregado MONTO_AJUSTE Valor de Ajuste Contable aplicado 0.00 a la información del Contrato 14 TOTAL_EJECUTADO Total del Valor devengado del 0.00 Contrato. (Incluye el monto original del contrato mas los reajustes de precios y mas los costos adicionales por costo mas porcentajes) 15 TOTAL_AMORTIZADO Valor del anticipo amortizado DESCRIPCION Breve detalle del objeto del ADQUISICION contrato sin separación de comas DE BIENES MUEBLES 17 FUENTE_FINANCIAMIENTO Fuente con la que se va a 001,101,202, financiar el contrato 303,501, ORGANISMO_FINANCIADOR Código del Organismo que financia el contrato (solamente si se va a ejecutar con recursos de crédito interno o externo y donaciones, caso contrario poner 0000) 19 CORELATIVO Corresponde al número de correlativo con el que se va a financiar el contrato, cuando las fuentes son crédito interno, externo, o donaciones, caso contrario poner ESTADO Estado del Contrato, siempre será EJECUCION, porque en todos los casos ya se entregó el anticipo 21 TIPO_DOCUMENTO El código 3 corresponde para contratos de Obra y el Código 4 corresponde para contratos de Servicios 22 NO_SECUENCIA Corresponde al código 6 para Comprobante Administrativo de Gastos 23 TIPO_CONTRATO Tipo de Contrato al que se refiere sea de: Obra Civil ó de Servicios 24 PROYECTO Corresponde a los códigos de Programa, Subprograma y Proyecto de la Partida Presupuestaria con la que se va a ejecutar el contrato. Si no tiene proyecto el código debe incluir Programa, Subprograma y en el campo Proyecto debe ser NO_COFIP Número que asignará el Comité de Finanzas Públicas que por el momento será un secuencial asignado por la misma entidad EJECUCION 4 6 Obra Civil Programa 20 Subprograma 00 Proyecto

14 Se debe preparar un archivo para contratos de obra y otro archivo para contratos de servicio. La plantilla en formato Excel, se debe guardar en formato TXT separado por COMAS. Una vez preparado el archivo, se ingresa al sistema en la siguiente ruta de acceso: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> ANTICIPOS A CONTRATISTAS -> CARGA INICIAL DE CONTRATOS DE OBRA ó ANTICIPOS A PROVEEDORES -> CARGA INICIAL DE CONTRATOS DE SERVICIO según sea el caso ANTICIPOS A CONTRATISTA ANTICIPOS A PROVEEDORES Seleccionada la opción para la carga del archivo de contratos, se presenta la siguiente pantalla: 14

15 En esta pantalla seleccionamos la opción cargar archivo, presionamos el botón examinar y buscamos la ruta donde se encuentra el archivo con formato requerido por el sistema, seleccionamos el archivo y presionamos el botón abrir. Seleccionado el archivo el sistema coloca la ruta en la que se encuentra en el campo correspondiente según se puede observar en la pantalla, luego se presiona el icono Cargar Archivo, para que el sistema proceda a realizar la cara del archivo a la Base de datos. Una vez que se ha cargado el archivo la pantalla nos muestra dos recuadros, el recuadro azul donde consta la información del archivo que subimos y el recuadro rojo muestra los errores 15

16 que contiene el archivo (en caso de existir). Si existen errores, se deberá hacer las correcciones respectivas y volver a cargar el archivo. En la figura siguiente se puede observar el listado que el sistema presenta. Cuando el archivo cargado no presenta errores, volvemos a seleccionar la opción Cargar Archivo para que el sistema presente el icono de Actualizar Contratos para proceder a guardar los la información en la Base de Datos. Seleccionado el icono Actualizar Contratos, el sistema presenta un mensaje para que el usuario acepte el registro del catálogo en la Base de Datos. 16

17 Una vez que se ha confirmado la modificación de los contratos nos muestra la pantalla que indica que la operación ha sido realizada con éxito. Una vez que la Entidad ha subido al sistema los contratos de años anteriores, el Analista de la Subsecretaría de Contabilidad puede trabajar con el usuario de la Institución, para colocar el número de contrato cargado al sistema en el auxiliar 3 de las cuentas ó según sea el caso, para proceder a cargar el Asiento de Apertura complementario que requiere la entidad. 1.3 Solicitud de Anticipo a Contratistas A través de este proceso se registra la solicitud de anticipo al Contratista de Obra de Infraestructura ó Provisión de Bienes y/o Servicios, para lo que deberá contar con los siguientes requisitos: o CUR presupuestario en estado APROBADO o No. del Contrato de Obra de Infraestructura ó Provisión de Bienes y/o Servicios o RUC del Beneficiario CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA Ruta de acceso: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> ANTICIPO A CONTRATISTAS -> SOLICITUD DE ANTICIPO A CONTRATISTAS 17

18 CONTRATOS DE PROVISIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS. Ruta de acceso: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> ANTICIPO A PROVEEDORES -> SOLICITUD DE ANTICIPO A PROVEEDORES En la ruta de acceso ingresada, seleccionar la Unidad Ejecutora y crear el Comprobante de Registro, conforme puede verse en la pantalla siguiente (este proceso es igual para los dos tipos de contratos): 18

19 En el gráfico se puede observar la siguiente barra de botones: Funcionalidad de los botones: 1. Crea anticipo 2. Detalle del anticipo 3. Detalle de las retenciones 4. Modificar el anticipo 5. Solicitar anticipo 6. Aprobar anticipo 7. Rechazar anticipo 8. Consultar todos los registros 19

20 El botón 1 crea la solicitud de Anticipo de Obra o Provisión de Bienes y/o Servicios. Ubicado en la pantalla se muestra datos pre-cargados y corresponde ingresar la siguiente información: o RUC del Beneficiario o Número de Contrato (se obtiene el instante que se asigna el CUR presupuestario del contrato). Ejemplo: No. Contrato: RUC del Beneficiario: o Descripción de la transacción. Una vez ingresada la información se procede activar el botón de acción Crear, ubicado en la parte inferior de la pantalla anterior que permite generar la Solicitud del Anticipo de Obra ó la Solicitud del Anticipo de Proveedores emitiendo el mensaje que se visualiza a continuación: Seguidamente se procede a presionar en el botón Aceptar encontrándose la solicitud en estado REGISTRADO. 1 2 En estado REGISTRADO corresponde ingresar dos tipos de detalles: o Detalle del Anticipo Recuadro 1 o Detalle de las retenciones Recuadro 2 20

21 1 2 3 En esta pantalla se ingresa el monto de la solicitud del Anticipo del Contrato identificando la Fuente que financia el contrato, una vez ingresado los datos se activa el botón del recuadro 1 que se muestra en la pantalla anterior y se detalla en la parte inferior los datos creados. Con el botón del recuadro 2 se puede modificar el monto y con el botón del recuadro 3 se elimina el detalle. Luego se procede a salir de la opción para continuar con el registro del detalle de las retenciones para esto se activa el botón No. 3 de la barra de herramientas de la pantalla principal conforme se muestra en la siguiente pantalla: El detalle de las retenciones del anticipo a contratista, únicamente se aplica en los casos que corresponda por el monto del contrato, conforme lo establece el Art. 110 de la Ley de Contratación Pública, para lo cual seleccionamos el botón Detalle de Retenciones. Caso contrario se procederá a SOLICITAR el documento. 21

22 1 2 3 Esta pantalla muestra tres secciones: La cabecera de la Solicitud: En la que se presentan los datos de la Institución Retenciones: Se presentan seis etiquetas; Retención, Fuente, Préstamo, Beneficiario, Organismo y Valor, en donde se ingresan los datos requeridos. En la etiqueta de la Retención se selecciona la clase de retención y automáticamente aparece el beneficiario de las retenciones; se elige la fuente con la que se va a financiar el anticipo y el monto de la retención, se activa el icono Crear que está ubicado en la parte derecha de la segunda pantalla (ver recuadro 1), para que el registro ingresado pase a listarse en la parte inferior de la pantalla. Detalle de las retenciones: Todos los valores creados registro a registro incluido los modificados se podrán visualizar en la tercera pantalla. Las retenciones registradas pueden ser modificadas en su monto con el botón del recuadro 2. Una vez ingresados los valores de modificación se presiona el botón respectivo de Modificar para que los cambios tomen efecto, caso contrario existe el botón eliminar para eliminar cada uno de los registros creado recuadro 3. Nota: El sistema le obliga a tener un compromiso previo para la solicitud de anticipo a contratista. Concluido el registro del detalle de las retenciones al salir de la operación se presenta la pantalla principal. 22

23 1 2 Para continuar con el registro se procese a solicitar y aprobar la solicitud del anticipo a contratista con los botones de los recuadros 1 y 2 respectivamente. El registro se encuentra en estado APROBADO, listo para solicitar el pago. Para Solicitar el Pago, la ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO CONTABLE-> SOLICITUD DE PAGO 23

24 El usuario deberá marcar el botón de solicitar pago para que la acción tome efecto y se presenta el mensaje que se visualiza a continuación, que el usuario deberá aceptar. 24

25 CAPITULO 2 2. ANTICIPO DE REMUNERACIONES Anticipo de Remuneraciones Esta sección determina los pasos a seguir para que las Unidades Ejecutoras soliciten anticipo de remuneraciones de Tipo A y B al Ministerio de Finanzas del Ecuador. El anticipo de remuneración de Tipo A corresponde al 100% de la remuneración mensual del empleado a ser descontados dentro del mismo mes en el que fue solicitado. Mientras que el anticipo de remuneración de Tipo B corresponde a tres remuneraciones mensuales a ser descontado durante el ejercicio fiscal en que fue otorgado. Los anticipos de remuneraciones de Tipo A y B se lo realiza una sola vez en el mes para el primer caso los primeros cinco días del mes, y para el segundo los diez primeros días. 2.1 Anticipo de Remuneraciones de Tipo A La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> ANTICIPO DE REMUNERACIONES TIPO A Una vez que ingresamos a nuestra Unidad Ejecutora se procede a crear la solicitud 25

26 En esta pantalla se presentan los siguientes botones: En donde el botón: 1. Crea anticipo 2. Modifica anticipo 3. Solicitar anticipo 4. Aprobar anticipo 5. Rechazar anticipo 6. Detalle del anticipo 7. Registro de beneficiarios 8. Ver los Beneficiarios Rechazados 9. Consulta de todos los registros El botón 1 crea la Solicitud Anticipo de Remuneración Tipo A, en la siguiente pantalla: Generada la pantalla se presenta los datos de la cabecera de la institución y procede con el registro en el campo Descripción se utiliza el botón crear ubicado en la parte inferior de la pantalla, con el que se genera el formulario. 26

27 Encontrándose en estado REGISTRADO el formulario de la solicitud del Anticipo de Tipo A corresponde crear el monto global del formulario con la fuente de financiamiento para el efecto se activa el botón detalle del anticipo Esta pantalla esta formada en tres componentes: 1. La cabecera del formulario 2. El detalle del anticipo de empleados y 3. Los montos de los anticipos por fuente de financiamiento. 1. En la cabecera del formulario: se presentan los datos de la institución. 2. En el detalle del anticipo de empleados se muestran tres etiquetas: Código, Descripción y Valor. Aquí ingresamos la fuente con que se va a financiar los anticipos, los mismos que se pueden digitar ó seleccionar de la lista de valores, seleccionada la fuente presionamos el icono Crear que está ubicado en la parte derecha de la pantalla. 27

28 3. Los montos de los anticipos por fuente de financiamiento: muestra las etiquetas Sel, Código Fuente, Nombre Fuente y el Valor, aquí encontraremos el listado de las fuentes de financiamiento y montos que creamos en el segundo componente: Los montos ingresados pueden ser modificados. Para esto se debe seleccionar el registro, se activa el botón Modificar del recuadro 1 y la información vuelve al Detalle Anticipo Empleados y solo se activara el valor a modificar, se ingresa los valores de modificación se presiona el botón Modificar del recuadro 2 para que los cambios tomen efecto, si desea cambiar la fuente de financiamiento deberá seleccionar el registro y presionar el botón eliminar detalle del recuadro 3 para eliminar el registro y procede a crear el correcto. Cuando se ha creado el detalle del Anticipo con los montos y fuentes de financiamiento salimos de la pantalla, presionando el botón salir del recuadro 4. Luego corresponde ingresar el detalle de los beneficiarios del Anticipo, seleccionamos el registro y presionamos el botón registro de beneficiarios. Tal como se muestra en la siguiente pantalla: 28

29 Al crear la nueva pantalla para el registro de beneficiarios se utiliza el botón Crear que permitirá el registro de cada uno de los beneficiarios que solicitaron el anticipo: Ubicado en la pantalla se muestra datos precargados y corresponde ingresar la siguiente información: Seleccionar la Fuente de Financiamiento Digitar el número de cedula del beneficiario Seleccionar la cuenta monetaria del beneficiario Digitar el monto del préstamo 29

30 El botón de acción Crear, ubicado en la parte inferior de la pantalla, permite ingresar y generar uno a uno los beneficiarios de los anticipos con los montos El total de los montos ingresados de los beneficiarios debe coincidir con el total ingresado por cada una de las fuentes. Los valores ingresados de cada beneficiario pueden ser modificados en su monto con el botón del recuadro 1. Una vez ingresados los valores de modificación se presiona el botón Modificar para que los cambios tomen efecto, caso contrario existe el botón eliminar del recuadro 2 para eliminar el registro incorrecto. Concluido el registro de beneficiarios con el botón del recuadro 3 permite regresar al nivel anterior. En esta pantalla la solicitud del anticipo de remuneración de tipo A en estado REGISTRADO, en este estado se puede MODIFICAR ó RECHAZAR la solicitud. 30

31 En estado registrado, se selecciona el registro y se procede activar el botón solicitar, Una vez que el registro se encuentra en estado solicitado presionamos el botón aprobar. Aprobamos el registro tal como lo muestra la siguiente pantalla. 31

32 Despliega el siguiente mensaje: Presionando el botón Aceptar, se muestra la transacción en estado APROBADO. SOLICITUD DE PAGO DEL ANTICIPO DE REMUNERACIONES DE TIPO A y B La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO CONTABLE -> SOLICITUD DE PAGO 32

33 Una vez que seleccionamos la Unidad Ejecutora, se muestra la siguiente pantalla: Se selecciona los registros a ser pagados y presionamos el botón solicitar, siguiente mensaje: se presenta el Se procede aceptar y por lo tanto se concluye con todo el proceso de este tipo de registro. 2.2 Anticipo de Remuneraciones de Tipo B La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> ANTICIPO DE REMUNERACIONES TIPO B Una vez que seleccionados la Unidad Ejecutora se procede a crear el registro 33

34 En esta pantalla se presentan los siguientes botones: Funcionalidad de los botones: 1. Crea anticipo 2. Modificar anticipo 3. Solicitar anticipo 4. Aprobar anticipo 5. Rechazar anticipo 6. Detalle del anticipo 7. Registro de beneficiarios 8. Permite ver los beneficiarios rechazados 9. Consulta de todos los registros El botón 1 crea la Solicitud Anticipo de Remuneración Tipo B, ver pantalla siguiente: 34

35 Generada la pantalla se presenta los datos de la cabecera de la institución y se procede con el registro en el campo Descripción utilizando el botón crear ubicado en la parte inferior de la pantalla anterior, para luego salir de la opción. La solicitud se encuentra en estado registrado y se procede a utilizar el botón el detalle anticipo En la pantalla que se presenta muestra la cabecera del registro y procede activar el botón Corresponde ingresar el monto global por cada una de las fuentes, como se muestra en la pantalla y se activa el botón crear para la luego salir de la opción. 35

36 1 2 3 Los valores ingresados pueden ser modificados en su monto con el botón del recuadro 1. Una vez ingresados los valores de modificación se presiona el botón Modificar para que los cambios tomen efecto, caso contrario existe el botón eliminar recuadro 2 para eliminar los registros ingresados. Concluido el registro de fuentes con el botón del recuadro 3 permite regresar al nivel anterior. En esta pantalla se presenta la solicitud del anticipo de remuneración de tipo B en estado REGISTRADO, en este estado se puede modificar o rechazar la solicitud con lo botones respectivos, a continuación se activa el botón registro de beneficiarios Se genera la pantalla respectiva y se utiliza el botón crear para el ingreso de los beneficiarios del anticipo de remuneraciones. 36

37 Se presenta la siguiente pantalla: En la cabecera aparecen los datos institucionales y se procede con el registro de la siguiente información: Seleccionar la Fuente de Financiamiento Digitar el número de cedula del beneficiario Seleccionar la cuenta monetaria del beneficiario Digitar el monto del préstamo Concluido el registro, se muestra el detalle de los beneficiarios de los anticipos con sus respectivos montos. 37

38 1 2 3 Los montos ingresados pueden ser modificados con el botón del recuadro 1. Una vez ingresados los valores de modificación se presiona el botón modificar para que los cambios tomen efecto, caso contrario existe el botón eliminar detalle recuadro 2 para eliminar cada registro. Concluido el registro con el botón nivel anterior del recuadro 3 se retorna a la pantalla inicial. En esta pantalla presenta la solicitud del anticipo de remuneración de tipo B en estado REGISTRADO, en este estado se puede modificar o rechazar la solicitud. En estado registrado, se selecciona el registro y se procede a presionar el botón solicitar. 38

39 Una vez que el archivo se encuentra en estado SOLICITADO, seleccionamos el registro y presionamos el botón Aprobar Anticipo Seguidamente se muestra la siguiente pantalla: 39

40 Confirmamos la aprobación, donde se presenta el siguiente mensaje. Presionamos el botón Aceptar y se muestra la transacción en estado APROBADO como se muestra en la siguiente pantalla. Con el que se concluye el proceso de la solicitud del Anticipo. Para solicitar el pago de Anticipos Remuneraciones Tipo B seguir las instrucciones para el para la solicitud de pago de anticipo Tipo A, señalado en la página No. 32 de este documento. 40

41 CAPITULO 3 3. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES 3.1 Registro de Ajustes y Reclasificaciones Los movimientos de ajustes y reclasificaciones son el resultado de la aplicación de métodos sustentados en regulaciones legales y criterios técnicos que permitan expresar las variaciones de los activos, pasivos, patrimonio lo más cercano a valor actual al momento de su determinación y no tendrán afectación presupuestaria. La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> AJUSTES Y RECLASIFICACIONES -> AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CORRIENTE -> INVERSIÓN Una vez que seleccionados la Unidad Ejecutora, se procede a crear el registro En esta pantalla se presenta la siguiente barra de botones: 41

42 Funcionalidad de la barra de botones: 1. Crea formulario 2. Modificar formulario 3. Consulta 4. Eliminar formulario 5. Rechazar formulario 6. Detalle del formulario 7. Generar detalle 8. Solicitar formulario 9. Aprobar formulario 10. Reversar formulario 11. Consultar todos los formularios El botón 1 crea el Formulario de Ajustes y Reclasificaciones como se observa en la siguiente pantalla: 42

43 En esta pantalla a través de la lista de valores se selecciona el tipo de transacción, clase de registro, tipo de documento, documento de respaldo, número de documento, identificación RUC ó número de cédula, monto de la transacción, y la descripción. Además dependiendo del tipo de transacción que se va ejecutar como los casos de cuentas por cobrar y pagar se activará el campo fuente, para que el usuario elija la fuente con la que va a cancelar este tipo de obligaciones. Ingresada la información en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botón crear ubicado en la parte inferior de la pantalla y se procede a salir del registro del formulario. El sistema en la opción tipo de transacción presenta las diferentes posibilidades para que las Unidades Ejecutoras puedan realizar ajuste o reclasificaciones como se observa en la pantalla siguiente: Luego de ingresada la información se procede a salir del sistema y se presenta la transacción en estado REGISTRADO. Al igual que las otras opciones de registro del sistema, en este estado se puede rechazar ó modificar el formulario. 43

44 1 Se activa el botón del recuadro 1 detalle de formulario del registro contable del ajuste ó reclasificación. En esta pantalla se presenta el asiento contable en la que se observa las cuentas deudoras y acreedoras con el monto respectivo de la transacción, y corresponde al monto que fue ingresado en el formulario del ajuste ó reclasificación. De igual forma en estado registrado se tiene la opción de modificar el monto del registro para esto de utiliza el botón modificar y se procede con la modificación con cada una de las cuentas deudoras y acreedoras. 44

45 Concluida la modificación se activa el botón modificar para que surta efecto y la operación ha sido realizada con éxito. En la pantalla se muestra el asiento contable modificado en sus montos 1 El asiento contable de ajuste o reclasificación que ha sido modificado en el detalle de las cuentas deudoras y acreedoras es necesario modificar en el formulario de creación se procede activado el botón modificar del recuadro 1 45

46 Como se observa en el formulario se activa sólo el casillero del Monto en el que se registra el valor del formulario a ser corregido y se procede a salir de la aplicación La transacción se encuentra en estado registrado, en este estado se puede MODIFICAR ó RECHARZAR como en todas las aplicaciones del sistema. En estado registrado, seleccionamos el archivo y se procede a solicitar el formulario con el botón solicitar formulario. 46

47 El registro de presenta en estado SOLICITADO, el mismo que lo seleccionamos y presionamos el botón Aprobar Formulario El registro se presenta en estado APROBADO, el mismo que puede ser revertido con el botón del recuadro 1 1 Al presionar dicho botón se presenta el mismo mensaje siguiente: Quedando el registro de ajuste o reclasificación en estado REVERTIDO. 47

48 3.2 Registro de Ajustes y Reclasificaciones de Disponibilidad Esta opción debe ser utilizada por las UDAF en las que se centraliza el registro de los Ingresos de Autogestión en la Planta Central, los mismos que se deben distribuir a sus Unidades Ejecutoras, para que puedan realizar gastos de autogestión de acuerdo a su presupuesto aprobado. La distribución de los recursos de autogestión a sus Unidades Ejecutoras se realizará en base de la recaudación efectiva registrada en la cuenta del Banco Central, a través del registro de ingresos de autogestión. La distribución interna es responsabilidad de la UDAF. La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> AJUSTES Y RECLASIFICACIONES -> AJUSTES Y RECLASIFICACIONES DE DISPONIBILIDAD Una vez que en seleccionamos la Unidad Ejecutora se presenta la siguiente pantalla: A continuación señalamos los botones que vamos a utilizar en este proceso:

49 Funcionalidad de los botones: 1.- Crea el formulario 2.- Modifica el formulario 3.- Consulta el formulario 4.- Rechaza el formulario 5.- Solicita el formulario 6.- Aprueba el Formulario 7.- Reversar el formulario 1.- El botón 1 crea el formulario y nos muestra la siguiente pantalla: En esta pantalla a través de la lista de valores se selecciona el tipo de transacción, clase de registro y tipo de documento. Y se llena los siguientes campos documento de respaldo, número de documento, monto de la transacción, descripción y código de la entidad de destino, es decir a la unidad ejecutora que se va a transferir los recursos. Ingresada la información en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botón crear ubicado en la parte inferior de la pantalla. 49

50 Luego de ingresada la información se procede a salir del sistema y se presenta la transacción en estado REGISTRADO. Al igual que las otras opciones de registro del sistema, en este estado se puede rechazar ó modificar el formulario. 5 Se activa el botón del recuadro 5 detalle de formulario y se presenta el asiento contable en la que se observa en la columna auxiliar01 la cuenta del banco que tendrá movimientos en el débito y en el crédito, y en la columna auxiliar02 el código presupuestario de la Unidad Ejecutora de Origen (que salió los recursos) y la Entidad Ejecutora de Destino (quién recibió los recursos), con el monto respectivo de la transacción. De igual forma en estado registrado se tiene la opción de modificar el monto del registro y la descripción, para lo cual se utiliza el botón modificar y se procede con la modificación con cada una de las cuentas deudoras y acreedoras. 50

51 Concluida la modificación se activa el botón modificar para que surta efecto y la operación ha sido realizada con éxito. En la pantalla siguiente se muestra el asiento contable modificado en sus montos 51

52 Presionamos el botón nivel anterior y regresamos a la transacción, que se encuentra en estado registrado, en este estado se puede MODIFICAR ó RECHAZAR como en todas las aplicaciones del sistema. En estado registrado, seleccionamos el archivo y se procede a solicitar el formulario con el botón solicitar formulario Presentándose el registro en estado SOLICITADO, seleccionamos el registro y presionamos el botón Aprobar Formulario Encontrándose el registro en estado APROBADO. Este registro de reclasificación puede revertirse con el botón del recuadro 7, en cuyo caso el registro queda eliminado. 52

53 7 Y se presenta el mismo mensaje anterior. Quedando el registro de reclasificación en estado revertido. 53

54 CAPITULO 4 4. RECEPCION Y DEVOLUCION DE DEPÓSITOS DE TERCEROS Depósitos y Fondos de Terceros Esta opción permite el registro de todas las operaciones que afectan a disponibilidades a través de un depósito. Con esta opción se puede registrar la recepción de todas las cuentas de Mayor igual a 212 de acuerdo a la necesidad de la entidad, todas las cuentas por cobrar de años anteriores una vez realizada la reclasificación correspondiente, y el registro de las otras cuentas por cobrar cuyos valores hayan sido depositados en las Cuentas Rotativas de ingreso de la Entidad. Para un grupo específico de entidades, la opción también será utilizada para el registro de los Fondos de Terceros depositados como resultado de un proceso judicial, como es el caso del Ministerio de Trabajo, El Consejo Nacional de Tránsito y Transporte Terrestre, entre otros. Para este caso en el sistema se encuentran debidamente parametrizadas estas entidades pues la cuenta bancaria a donde se realizan estos depósitos es una específica para cada entidad en el Banco Central. 4.1 Registro por Recepción Previo a la devolución del Fondo, es necesario el registro del ingreso a bancos del mismo. La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> RECEPCION DE DEPOSITOS DE TERCEROS -> REGISTRO POR RECEPCION 54

55 Seguidamente el sistema presenta un formulario con los iconos que permiten realizar la funcionalidad de Creación. Modificación, Consulta, Solicitud de la Aprobación, Aprobación y Reversión del CUR Generado. En esta pantalla se presenta los siguientes botones: Funcionalidad de los botones: 1. Crea el formulario de recepción. 2. Modifica el formulario. 3. Consulta los registros 4. Elimina el formulario en estado Registrado 5. Rechaza el formulario en estado Solicitado 6. Detalle del formulario. 7. Genera detalle. 8. Solicita el formulario. 9. Aprueba el formulario. 10. Reversa el formulario en estado Aprobado 11. Consulta todos los registros. El botón 1 crea la Solicitud del Registro por Recepción. 55

56 Generada la pantalla corresponde ingresar la siguiente información: Tipo de Transacción. Clase de Registro Tipo de Documento Documento de Respaldo Número de Documento RUC o Cédula del Depositante El valor Depositado Fuente de Financiamiento, en este caso son de Autogestión (fuente 101) y para los fondos de Litigio fuente (999), Descripción (Breve descripción con la que se genera el CUR contable) Una vez ingresado los datos en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botón crear ubicado en la parte inferior de la pantalla, con el que se genera el formulario. Una vez generado el detalle del formulario, éste queda en estado REGISTRADO, de la misma forma que otras transacciones que se registran en el sistema, en este estado se puede rechazar o modificar el formulario. 56

57 6 Se activa el botón del recuadro 6 Detalle Formulario, en esta pantalla se presenta el asiento contable en el que se observa las cuentas con el movimiento deudor o acreedor, y el monto que fue ingresado en la cabecera del formulario de recepción de depósitos y fondos de terceros. Revisada la transacción contable generada, se procede a presionar el icono anterior para ir a la página anterior. nivel Si la transacción generada es la que la entidad deseaba registrar, puede proceder a solicitar su aprobación utilizando el icono de Solicitar (recuadro 8). El registro cambia de estado Registrado a estado SOLICITADO, como se puede observar en la siguiente pantalla: 57

58 8 Luego se presiona el botón 9 aprobar formulario encontrándose el registro en estado APROBADO Si de ser el caso, la institución quiere anular el registro de la recepción del depósito o fondo de tercero que se encuentra en estado APROBADO, se selecciona el icono del recuadro 10 Reversar Formulario y se presenta el siguiente mensaje: Encontrándose el registro de recepción de depósito o fondo de tercero en estado REVERTIDO, como puede observarse en la siguiente pantalla: 58

59 9 INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS 4.2 Devolución de Depósitos de Terceros. Una vez que se ha realizado el registro de la recepción de Depósitos de Terceros, procedemos a la Devolución de estos Fondos. La ruta de acceso es: CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS -> RECEPCION DE DEPOSITOS DE TERCEROS -> DEVOLUCION FONDOS Seleccionando la opción, el sistema presenta un formulario con los iconos que permiten realizar la devolución de los Fondos que es el siguiente: 59

60 A continuación se señalan los botones de la barra de herramientas, que serán utilizados en el proceso de devolución de los fondos: Funcionalidad de los botones: 1. Crea el formulario 2. Modificar el formulario 3. Solicitar el formulario 4. Aprobar el formulario El botón 1 crea el formulario y se presenta la siguiente pantalla: Generada la pantalla corresponde ingresar la siguiente información: Tipo de Transacción. Clase de Registro Tipo de Documento Documento de Respaldo Número de Documento 60

61 RUC o Cédula del Depositante (al momento de ingresar la cedula o RUC del depositante automáticamente se genera en un cuadro el saldo disponible del depositante) RUC o Cedula del beneficiario Monto Fuente de Financiamiento, en este caso son de Autogestión (fuente 101) y para los fondos de Litigio fuente (999), Descripción (Breve descripción con la que se genera el CUR contable) Una vez ingresados los datos en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botón crear ubicado en la parte inferior de la pantalla, con lo que se genera el formulario. El formulario se presenta en estado REGISTRADO. De la misma forma que otras transacciones que se registran en el sistema, en este estado se puede MODIFICAR ó RECHAZAR el formulario. En estado registrado, se procede a seleccionar el registro y presionar el botón solicitar formulario quedando el archivo en estado SOLICITADO como se puede observar en la siguiente pantalla: Luego se presiona el botón aprobar formulario encontrándose el registro en estado APROBADO. 61

62 Una vez aprobado el registro, solicitamos el pago en la siguiente ruta de acceso: CONTABILIDAD -> REGISTRO CONTABLE -> SOLICITUD DE PAGO Al ingresar en esta opción, el sistema muestra el listado de los registros a ser solicitados Seleccionamos el registro a ser pagado y presionamos el botón solicitar pago y se no presenta el siguiente mensaje: Con esta opción concluye el proceso de Devolución de Fondos. 62

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