ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL ESTADO AMAZONAS Gobernación Objetivos y alcance de la actuación Evaluar el sistema de control interno en las áreas de Organización, Presupuesto, Administración, Contabilidad, Tesorería, Obras Públicas, Personal y Bienes y Servicios, así como verificar la sinceridad, legalidad y exactitud de los gastos ejecutados por la Gobernación durante el ejercicio fiscal año 1999, por concepto de alquiler de equipos, servicios profesionales y técnicos, conservación y reparaciones menores de maquinarias y equipos, servicios de información, impresión y relaciones públicas, adquisición de equipos de transporte y construcciones de obras. El organismo no cuenta con un manual de normas y procedimientos que permita el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Controles inadecuados sobre las ejecuciones presupuestarias y financieras y falta de automatización de las mismas. Las compras no obedecen a una planificación, sino que se realizan en función de las necesidades momentáneas de la institución. Incumplimiento de la Ley de Administración del Estado, por cuanto no ha sido elaborado el plan operativo anual y el reglamento sobre competencias, organización y funcionamiento del Despacho del Gobernador. Los funcionarios responsables del manejo y control de los fondos y bienes del Estado no han prestado la caución, prevista en la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional. Presunto faltante de fondos en la caja de la Tesorería del Estado, por monto de Bs. 21,77 millones correspondientes a recursos para cancelar remuneraciones de personal. Los bienes del Estado no se han asegurado, lo que impide la recuperación de su costo en el caso de siniestros tal como sucedió con una aeronave que fue hurtada. Asimismo se observó que 6 aeronaves, se encuentran inoperantes, como consecuencia del estado de deterioro que presentan. 145

2 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 No se efectuó el cobro de Bs. 3,70 millones, por concepto de canon de arrendamiento del Gran Hotel Amazonas, propiedad del Estado. La Gobernación otorgó a favor de una Entidad Bancaria el uso de un inmueble propiedad del Estado, bajo la figura del contrato de comodato, el cual de acuerdo a su naturaleza jurídica, no genera contraprestación alguna a favor de la Entidad Federal, así como tampoco estará destinado el bien al uso público u oficial del Estado, en razón de la actividad mercantil que el comodatario realiza, inobservándose con ello lo previsto en la Ley de Hacienda Nacional, en la cual se hace referencia a la enajenación o arrendamiento como medios de transmisión de la propiedad del uso y disfrute de los bienes públicos. Presunto incumplimiento de la Ley de Licitaciones, al celebrarse contratos por monto de Bs. 39,21 millones, con proveedores y contratistas, no inscritos en el Sistema Nacional de Registro de contratistas. Falta de documentación que permitiera verificar la legalidad y sinceridad de operaciones realizadas por monto de Bs. 34,77 millones, por concepto de gastos de publicidad. En 2 contratos de obras celebrados por Bs. 176,53 millones no existen evidencias de las actas levantadas y de información que permita conocer el lapso de ejecución de las mismas, toda vez que los documentos principales de los contratos no señalan el referido lapso. Diseñar e implantar un manual de normas y procedimientos, que contenga en forma detallada las actividades a realizar en cada uno de los procesos administrativos que realiza el Organismo. Adecuar los sistemas de informática a las necesidades reales de la Gobernación, interconectando el área de control presupuestario con las diversas dependencias que suministran y requieren información en materia presupuestaria y financiera. Gestionar la presentación de la caución establecida en la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional, por parte de los funcionarios que intervienen en el proceso de manejo y custodia de fondos y bienes del Estado. Dictar el Reglamento sobre competencias, organización y funcionamiento. Elaborar el plan operativo anual, definiendo con precisión los objetivos y metas. Establecer un sistema de control sobre aquellos pagos que se realicen en efectivo, a fin de evitar el apropiamiento indebido de los fondos del Estado. 146

3 Administración Estadal y Municipal Estado Amazonas Asegurar los bienes del Estado, específicamente aquellos cuyo costo de reposición es sumamente alto y establecer los mecanismos de control sobre la totalidad de bienes. Ejercer las acciones de cobro correspondientes a cánones de arrendamiento del Gran Hotel Amazonas por Bs. 3,70 millones. Dar estricto cumplimiento a lo previsto en la Ley de Licitaciones. Soportar los pagos efectuados con la totalidad de los documentos que correspondan, de conformidad con lo previsto en el artículo 199 de la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional. Establecer en los documentos principales de los contratos la fecha de inicio y lapso de ejecución de las obras y elaborar las actas donde consten el cumplimiento de los referidos lapsos, así como los resultados de inspecciones realizadas. Se envió informe preliminar al Gobernador y Ex Gobernador mediante Oficios Nros.: y de fecha , respectivamente. Una vez formuladas las aclaratorias, previa revisión y verificación de las mismas, se producirá el informe definitivo. Asamblea Legislativa Objetivos y alcance de la actuación Determinar la efectividad del sistema de control interno de los Departamentos de Administración, Bienes y Servicios y Recursos Humanos, así como verificar la sinceridad y legalidad de los ingresos percibidos y de una muestra de las erogaciones efectuadas por concepto de gastos de personal, adquisición de materiales y suministros, servicios no personales y transferencias, durante el año No se aplica el manual de normas y procedimientos formalmente aprobado. Los funcionarios responsables del manejo de los fondos no prestaron la caución establecida en el artículo 128 de la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional. No se realizaron las etapas del gasto, establecidas en las Disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos del Estado, correspondiente al ejercicio fiscal año 1999 y en la Distribución Institucional del Presupuesto asignado a la Asamblea Legislativa del Estado. Al este informe es definitivo. 147

4 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Incompatibilidad entre lo establecido en el manual de normas y procedimientos y la Resolución N 6 de fecha , creada para el manejo de los fondos de caja chica. En el control de los bienes se observa incumplimiento de las Normas Generales de Control Interno, del Anexo N 4, de la Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, prescrita por la Contraloría General de la República y el artículo 10 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del Estado. Inexistencia de instrumentos normativos que regulen los pagos efectuados por la cantidad de Bs. 21,90 millones por conceptos de primas, bonos y viáticos; y por Bs. 9,96 millones para efectuar donaciones. Erogaciones por Bs. 14,48 millones, ordenadas por personas no autorizadas. Gastos pagados por la cantidad de Bs. 13,50 millones, sin evidenciarse las piezas justificativas de los mismos ni la documentación que los sustenten, fallas y deficiencias que no permiten pronunciarse sobre la legalidad, sinceridad, exactitud y correcta inversión de los fondos públicos, como los siguientes: Pago de Bs. 8,72 millones sin que las facturas describan los artículos suministrados y los beneficiarios; y por Bs. 5,68 millones por concepto de viáticos, sin especificar la tarifa aplicada, cantidad de días y el motivo que originó la erogación. Presunto pago indebido por Bs. 1,29 millones por la partida de sueldo durante los años 1998, 1999 y parte del 2000 a herederos de un ciudadano fallecido. Acatar las normas señaladas en los manuales de normas y procedimientos a los fines de que los departamentos cumplan con las funciones asignadas y los funcionarios desempeñen las tareas establecidas para cada cargo. Adecuar la normativa de la caja chica a lo previsto en el manual de normas y procedimientos para evitar su colisión. Dar cumplimiento a lo previsto en el anexo 4 de la Publicación 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, de la Contraloría General de la República, en relación a los bienes adscritos al ente. Adecuar los pagos por gastos de personal por concepto de primas, bonos y demás asignaciones a la normativa vigente. 148

5 Administración Estadal y Municipal Estado Amazonas Acatar la normativa vigente a fin de que los compromisos sean autorizados por las personas con competencia para ello. Acompañar todas las transacciones realizadas, con las piezas justificativas del gasto. Establecer un procedimiento único para la cancelación de viáticos a fin de comprobar el adecuado uso de los recursos financieros, así como la sinceridad de los gastos pagados. Contraloría General del Estado Objetivos y alcance de la actuación Evaluación técnica del organismo en cuanto a su organización, funcionamiento, planificación de actividades, recursos humanos, competencias atribuidas y cumplimiento de ellas. Así como la determinación de las asignaciones presupuestarias durante el año Resultados Obtenidos La estructura organizativa establecida en el Reglamento Interno del Órgano Contralor no se corresponde con la que funciona en la práctica. No se localizaron evidencias de que el manual de normas y procedimientos aplicado, fue formalmente aprobado por las autoridades del Ente. Incumplimiento de las Normas Generales de Auditoría de Estado, toda vez que no ha sido definida la misión y visión, no fue elaborado el plan operativo anual para el año 1999, ni realizados programas de trabajo para cada auditoría. No existen evidencias de las actividades de supervisión que deben realizarse en cada auditoría y las labores de seguimiento a las formuladas. En cuanto al personal, se observa que el 63,64% sólo posee educación primaria, el 61,16% ejerce labores administrativas. Asimismo, no existe un programa de adiestramiento que permita la capacitación y actualización de los funcionarios. Falta de evidencias que demuestren la prestación de la caución correspondiente, por los funcionarios responsables de la administración, manejo y custodia de fondos, valores y bienes del estado. Incumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en cuanto a la función de órgano rector de los sistemas de control externo e interno de la administración pública Estadal. Inexistencia de un manual para la formulación de reparos, aplicable a los casos en que se detecten perjuicios pecuniarios al patrimonio del Estado. 149

6 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Adaptar la estructura organizativa a la establecida en el Reglamento Interno del Organismo Contralor. Aprobación por parte de las autoridades competentes del manual de normas y procedimientos y diseñar un Manual para la formulación de reparos, a fin de aplicarlo en casos en que se detecten daños al Patrimonio del Estado. Definir la misión y visión del Organismo y dar estricto cumplimiento a las Normas Generales de Auditoría de Estado, en cuanto a la presentación del plan operativo global del organismo, y de programas de trabajo específicos para cada auditoría, en los cuales se incorporen actividades de supervisión y labores de seguimiento a las formuladas. Diseñar un plan de capacitación que permita aumentar el grado de preparación del personal, que tienda a la profesionalización de los funcionarios. Exigir a los funcionarios responsables de la administración, manejo y custodia de fondos del Estado la presentación de la respectiva caución. Cumplir con las facultades y competencias establecidas en la Ley que rige sus funciones. ESTADO ANZOÁTEGUI Gobernación Objetivos y alcance de la actuación Evaluar el sistema de control interno específicamente en la áreas de adquisiciones de bienes y servicios y contratación de obras, así como verificar la legalidad, sinceridad y exactitud de una muestra de las operaciones realizadas en las mismas durante los ejercicios fiscales de los años 1998 y Carencia de manuales de normas y procedimientos en las actividades relacionadas con la adquisición de bienes, contratación de obras y realización de pagos. Incumplimiento por parte de la Tesorería General del Estado de lo previsto en la Ley Orgánica de Hacienda del Estado y de las normas prescritas en la Publicación No. 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República de la Contraloría General de la República, al no presentar diariamente la relación de ingresos, egresos y existencia de fondos y no llevar los libros y registro de contabilidad establecidos. 150

7 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui Los expedientes existentes en el registro de contratistas están desactualizados, toda vez que no contienen la totalidad de documentos relacionados con las modificaciones de los estatutos de las empresas. Presunto pago indebido por un monto de Bs. 58,25 millones, en la contratación de servicios de publicidad. Adquisición de bienes por monto de Bs. 9,50 millones, los cuales no se encuentran registrados en el inventario de la Gobernación y se desconoce su ubicación física. Celebración de contratos de obras por la cantidad de Bs ,00 millones sin presentar evidencias que demuestren que para la selección del contratista, se cumplió con el procedimiento establecido en la Ley de Licitaciones del Estado. Celebración de contratos de obras por la cantidad de Bs ,53 millones, en los cuales se incumplieron las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras, toda vez que en sus expedientes carecen de los documentos necesarios, para verificar el cumplimiento de las especificaciones individuales de cada contrato. Contratos de mantenimiento de obras por la cantidad de Bs. 102,59 millones iniciados antes de que el Estado asumiera la obligación contractual. Diseñar e implantar manuales de normas y procedimientos que permitan cumplir de manera eficiente con las funciones asignadas a cada dependencia de la Gobernación. Dar estricto cumplimiento a las instrucciones establecidas en la Ley Orgánica de Hacienda del Estado y en las publicaciones emanadas de este Organismo Contralor, para el control de los recursos asignados. Mantener actualizados los registros de proveedores y contratistas de la Gobernación. Establecer adecuados mecanismos de control sobre las contrataciones de servicios de publicidad. Implantar un sistema único de recepción de los bienes adquiridos, a fin de su incorporación inmediata en el inventario y poder conocer el destino final de éstos. Dar estricto cumplimiento a la normativa establecida para el registro y control de los fondos administrados bajo la figura de Fondos Rotatorios y Caja Chica. 151

8 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Aplicar los procedimientos establecidos en la Ley de Licitaciones del Estado para la selección de los contratistas. Acatar las instrucciones señaladas en las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras del Estado, en cuanto a la documentación que deben conformar los expedientes. Cumplir con los pasos establecidos para la ejecución del presupuesto, es decir, compromisos, causación y pago, con el fin de evitar el inicio de obras antes de la celebración de los contratos. Se envió informe preliminar al Gobernador y Ex Gobernador mediante Oficios Nros.: y de fechas y , respectivamente. Una vez formuladas las aclaratorias, previa revisión y verificación de las mismas, se producirá el informe definitivo. Acciones Fiscales Se dio inicio a una averiguación administrativa, registrada bajo el N , por presuntos hechos irregulares ocurridos en la Gobernación del Estado, durante los años 1998 y Contraloría General del Estado Objetivos y alcance de la actuación Evaluación de la organización, estructura y funcionamiento del Órgano de Control Estadal, a los fines de verificar el cumplimiento de las atribuciones y deberes que tiene asignado, así como el cumplimiento de los objetivos y metas programados, tomando como referencia el ejercicio fiscal año 1998 y primer semestre de Inexistencia de reglamento interno y manuales de normas y procedimientos, que regulen las actividades y funciones que deben desarrollar cada una de las dependencias. No cuenta con planes estratégicos ni operativos que permitan darle direccionalidad a las funciones de control que debe cumplir. El manual de cargos no señala los niveles de autoridad y responsabilidad de cada funcionario. 152

9 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui Se determinó que en la Ley que la rige, no existe norma expresa que la faculte para iniciar, sustanciar y decidir averiguaciones administrativas. El Contralor del Estado no ha dictado las instrucciones para el examen, calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de gastos, de acuerdo a lo establecido en el artículo 23 de Ley de Contraloría del Estado, evidenciándose notables retrasos por parte de los cuentadantes en la rendición de las cuentas con motivo de la entrega de fondos en avance. Los resultados de las actuaciones efectuadas por la dirección de auditoría, no son notificados a las autoridades competentes en todos los casos, lo cual impide que el ente auditado emprenda las acciones correctivas pertinentes. Se determinó la existencia de deudas de años anteriores con el personal por la cantidad de Bs ,23 millones sin que se evidencie la respectiva provisión presupuestaria para su cancelación. De igual forma existen retenciones por pagar del Seguro Social Obligatorio por Bs. 68,93 millones. Elaborar el Reglamento Interno, los manuales de normas y procedimientos y las Instrucciones para el Examen, Calificación y Declaratoria de Fenecimiento de las Cuentas de Gastos, así como promover la reforma de su Ley, a los fines de incorporar la normativa que regule el establecimiento de la responsabilidad administrativa en sus diferentes etapas (inicio, sustanciación y decisión). Elaborar planes estratégicos y operativos que le permitan contar con instrumentos de planificación para evaluar el cumplimiento de los objetivos propuestos. Informar a las autoridades competentes acerca de los resultados, conclusiones y de las actuaciones fiscales, con el objeto de que se adopten las medidas correctivas del caso. Emprender las acciones tendentes a incorporar en el presupuesto de gasto, los créditos presupuestarios que permitan cancelar las obligaciones de años anteriores con el personal y el Seguro Social Obligatorio. MUNICIPIO LIC. DIEGO BAUTISTA URBANEJA Alcaldía Objetivos y alcance de la actuación 153

10 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Análisis administrativo de una muestra de 53 contratos de obras por la cantidad de Bs. 895,26 millones celebrados durante el año 1999 y la revisión técnica de 25 obras por Bs. 591,22 millones, así mismo se examinaron 10 operaciones relacionadas con las adquisiciones de bienes por Bs. 331,72 millones y las erogaciones efectuadas a los concejales por concepto de dietas durante el referido lapso. En cuanto a la contratación y ejecución de obras se determinaron las siguientes situaciones: Se celebraron contratos por Bs. 84,13 millones para la ejecución de trabajos referentes a la construcción de cloacas en la calle Páez, sin someter dicha contratación al proceso de licitación previsto en la ordenanza que rige la materia. Durante el año 1999, el Municipio realizó trabajos referidos a la ejecución de obras mediante órdenes de servicio por Bs. 48,40 millones, las cuales fueron suscritas solamente por las autoridades municipales, situación que no compromete legalmente a los contratistas ante cualquier incumplimiento relacionado con la ejecución de los trabajos encomendados. Además, en los expedientes de las obras realizadas mediante órdenes de servicio, no están incorporadas las actas de inicio y terminación, cronogramas de realización de los trabajos, lapsos de ejecución, cuadros de cierre y fianzas de fiel cumplimiento, entre otros. En contratos por Bs. 92,99 millones, se autorizó el inicio de los trabajos mediante las actas respectivas, antes de la suscripción de los convenios. Se realizaron pagos en exceso a contratistas por concepto de sobreprecio en 14 de los contratos examinados, debido a que las partidas reflejadas en sus presupuestos presentan diferencias de precios unitarios con respecto al tabulador de precios de la Contraloría General del Estado Anzoátegui, instrumento por el cual se rige la Alcaldía e incluir indebidamente la partida Nivelación y Replanteo en los presupuestos de obras de 9 contratos, por un monto total de Bs. 26,73 millones. Durante el año 1999, la Alcaldía trasladó recursos destinados a cubrir gastos de inversión por Bs. 242,27 millones, para efectuar erogaciones de naturaleza distinta; a pesar de que las Disposiciones Generales de la Ordenanza de Presupuesto del Municipio correspondiente al año 1999, establece que los créditos presupuestarios destinados a cubrir gastos de inversión, sólo podrán ser modificados mediante traspasos para ser orientados hacia otros gastos de inversión. 154

11 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui Al la Alcaldía presentaba una deuda de Bs. 2,97 millones, por concepto de Impuesto Sobre la Renta retenido a contratistas, pendiente por cancelar al Fisco Nacional. Se adquirieron bienes para la dotación de la Clínica Dr. Alí Montilla Carreyo por Bs. 220,33 millones, y se efectuaron erogaciones por la compra de 2 patrullas para la Policía Municipal por Bs. 31,30 millones, con recursos financiados por el Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES), sin que dichas operaciones fueren sometidas al proceso de selección del contratista previsto en la Ley de Licitaciones. Cancelación indebida de dietas a los concejales correspondientes al año 1999, por la cantidad de Bs. 0,83 millones, sin que los mismos hayan asistido a las sesiones de cámara y comisiones respectivas, así como por sesiones y comisiones no realizadas. Se canceló al Presidente de la Junta Parroquial El Morro la cantidad de Bs. 0,72 millones por concepto de bono administrativo, no obstante que la Ley Orgánica de Régimen Municipal en su artículo 56 y la Ordenanza Sobre Organización y Funcionamiento de la Junta Parroquial en su artículo 11, establecen que los miembros de las Juntas Parroquiales únicamente percibirán dietas por asistencia a las sesiones. Previo a la autorización de trabajos relacionados con la ejecución de obras se suscriban los convenios correspondientes, con miras a comprometer la responsabilidad de los contratistas. Someter al proceso de licitación aquellas contrataciones y adquisiciones de bienes que lo requieran, en atención a las disposiciones contenidas en la Ordenanza de Licitaciones del Municipio y la Ley de Licitaciones, según el caso. Cumplir con las Disposiciones Generales de la Ordenanza de Presupuesto, fundamentalmente con la normativa que prevé que las modificaciones correspondientes a los gastos de inversión deberán orientarse hacia otros gastos de inversión para mantener el porcentaje previsto en el artículo 144 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Adelantar acciones tendentes a subsanar la situación relacionada con la deuda que mantiene el Municipio por concepto de Impuesto retenido a contratistas y no enterado al Fisco Nacional. Ejercer las acciones pertinentes a fin de recuperar los montos pagados en exceso a los contratistas por concepto de sobreprecio, e inclusión de la partida de Nivelación y Replanteo en los presupuestos de obras de los contratos. 155

12 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Regularizar la situación relacionada con el pago en exceso de dietas y bonos a los concejales y Presidente de Junta Parroquial y en lo sucesivo ajustar los referidos pagos a las disposiciones establecidas en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Contraloría Municipal Objetivos y alcance de la actuación Evaluar las áreas de organización, personal, programación, ejecución de actividades e inspecciones fiscales, durante el año No dispone de reglamento interno, estatuto de personal, manual descriptivo de cargos y el manual de normas y procedimientos existente, no se encuentra debidamente aprobado por la máxima autoridad del ente. No elaboró el plan operativo anual correspondiente al año 1999, donde se especificaran las actividades a realizar por esa Contraloría durante el citado ejercicio fiscal. No posee equipos de computación modernos e interconectados con los sistemas automatizados de la administración municipal y sus entes descentralizados. Los expedientes de personal carecen de información relacionada con los datos personales de los funcionarios y en algunos casos, no tienen incorporados toda la documentación relativa a la actividad laboral y a la capacitación del personal. No se elaboran programas de trabajos para la realización de las actividades de auditoría y en materia de equipos de trabajo, estos se conforman de acuerdo a la disponibilidad del personal para el momento de la inspección y la supervisión es realizada por los jefes de departamento o las personas que éstos designen. Elaborar el reglamento interno, estatuto de personal y manual descriptivo de cargos, así como aprobar y aplicar el manual de normas y procedimientos existente. Preparar los planes y programas para el ejercicio de las actividades de control. Realizar las gestiones necesarias ante las autoridades municipales, con la finalidad de incorporar tecnología avanzada y lograr la interconexión de los sistemas automatizados. 156

13 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui Actualizar los expedientes de personal, con el fin de incorporar la documentación que a los efectos deben contener los mismos. Elaborar los informes correspondientes a las inspecciones de obras practicadas por los fiscales o inspectores del municipio, a los fines de dejar constancia de la situación en que se encuentran las mismas. MUNICIPIO FREITES Alcaldía Objetivos y alcance de la actuación Evaluación del control interno en la dirección de ingeniería municipal y de los departamentos de compras y personal; análisis de 84 contratos de obras por Bs ,95 millones; adquisiciones de bienes y servicios por Bs. 287,09 millones, así como la revisión de los créditos presupuestarios asignados a la Cámara Municipal durante el año La administración municipal carece de manuales sobre organización, normas y procedimientos, que regulen la ejecución de las actividades que le competen de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente. Así mismo no dispone de una Ordenanza de Licitaciones, que establezca los procesos de selección y contratación de obras y servicios. En las valuaciones de obras ejecutadas, no se indica el lapso de ejecución de las mismas, situación que impide verificar el cumplimiento de los plazos establecidos para su ejecución. No fueron sometidos al control previo al compromiso 63 contratos de obras por Bs ,57 millones, tal como lo establece el artículo 95 numeral 1º de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Las fianzas de fiel cumplimiento y laboral correspondientes a 6 contratos por Bs. 198,86 millones, fueron otorgadas en fecha posterior al inicio de la obra y en algunos casos después de la culminación de la misma. No se evidenciaron en 10 expedientes de contratos de obras por un total de Bs. 502,16 millones, los recaudos donde consten los aumentos y disminuciones en las cantidades de obras ejecutadas, según los presupuestos originales. Del análisis practicado a 34 contratos de obras, se evidenciaron pagos indebidos por Bs. 179,46 millones, por concepto de sobreprecios en algunas partidas con respecto al tabulador 157

14 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 de precios de la Contraloría General del Estado Anzoátegui, por el cual se rige el Municipio, así como por análisis de precios mal elaborados y diferencias entre las cantidades de obras relacionadas y ejecutadas en sitio. Con relación a estas diferencias, la administración municipal informó que reconoce parcialmente las mismas por el orden de Bs. 124,53 millones, motivo por el cual procedió a elaborar 29 reparos a las empresas contratistas, quedando un remanente por reintegrar de Bs. 54,92 millones. Se canceló a los ciudadanos concejales la cantidad de Bs.1,65 millones, por asistencia a sesiones especiales o solemnes no remunerables. Así mismo, se les pagó un total de Bs.0,82 millones, por dietas correspondientes a sesiones de cámara a las cuales no asistieron, ambas situaciones contravienen lo establecido en el artículo 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Se efectuaron pagos por Bs. 0,86 millones, por concepto de bebidas y comidas para los miembros de la Cámara Municipal. Esta situación fue aceptada parcialmente por el ciudadano Alcalde, quien exigió la devolución de Bs. 0,36 millones, a los concejales por concepto de cancelación de bebidas alcohólicas. Se pagaron Bs. 1,38 millones por concepto de Platos Navideños para la Policía Municipal, con cargo a la partida Donaciones a Personas, cuando por su naturaleza tal gasto debió imputarse a la partida Alimentos y Bebidas para Personas, tal como lo prevé el Plan Único de Cuentas prescrito por la Oficina Central de Presupuesto. Se cancelaron tres órdenes de pago por Bs. 20,23 millones, con cargo a la partida 4.03 "Servicios no Personales", sin embargo, de acuerdo con sus características tales gastos debieron considerarse como gastos de inversión e imputarse a la partida 4.04 "Activos Reales". En la inspección de los bienes muebles se observó que los mismos no están identificados mediante placas, lo cual dificulta mantener registros confiables y conocer la ubicación exacta de los mismos. Elaborar y aprobar los manuales sobre organización, normas y procedimientos, que regulen la ejecución de las actividades, a los fines de mejorar el desempeño de la gestión. Preparar un proyecto de ordenanza sobre licitaciones y someterlo a la aprobación de la Cámara Municipal para regular las actividades relacionadas con los procesos de selección y contratación de obras, bienes y servicios. 158

15 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui Someter a la aprobación de la Contraloría Municipal, todos las transacciones que ameriten control previo, tal como lo establece la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Incorporar a los expedientes de los contratos de obras los recaudos donde consten los aumentos y disminuciones de los presupuestos originales. Solicitar a las empresas contratistas el reintegro de Bs. 54,92 millones, pendientes de devolución por concepto de sobreprecios en algunas partidas y diferencias en cantidades de obras relacionadas y no ejecutadas. Cumplir con lo establecido en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal en lo referente a la cancelación de dietas a los concejales, por concepto de asistencia a las sesiones de cámara y reuniones de comisiones permanentes. Abstenerse de utilizar recursos para fines distintos a los presupuestados. Dar estricto cumplimiento a la Publicación Nº21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República, prescrita por la Contraloría General de la República, en cuanto al registro e identificación de los bienes. Contraloría Municipal Objetivos y alcance de la actuación Evaluación de las actividades realizadas por la Contraloría Municipal durante el año 1999, en las áreas de organización, personal, programación, ejecución de actividades e inspecciones fiscales. No cuenta con la ordenanza de creación y funcionamiento, ni dispone de reglamento interno. No posee manuales de normas y procedimientos que regulen la ejecución de las actividades que le asigna la Ley Orgánica de Régimen Municipal y las normas locales, lo cual limita el desempeño eficiente de su gestión. El presupuesto de la Contraloría Municipal que alcanzó para el año 1999 la suma de Bs. 54,23 millones, es administrado directamente por la Alcaldía. La cantidad de funcionarios que labora en el organismo resulta insuficiente para ejercer el control, la vigilancia y fiscalización del patrimonio municipal. De los 4 empleados, 2 son profesionales universitarios y 2 son bachilleres. La Contraloría no cuenta con programas de adiestramiento, ni posee políticas para la promoción y ascenso de sus funcionarios. 159

16 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 No se ha estructurado el registro del personal que labora en la administración municipal, tal como lo establece el artículo N 95 ordinal 11 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. La Contraloría Municipal no dispuso de un plan operativo anual para el año 1999, que le permitiese organizar, coordinar y jerarquizar las actividades de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes del Municipio. No cuenta con indicadores que le permitan evaluar la gestión de control que le corresponde realizar sobre las diferentes unidades que conforman la administración municipal. Dadas las limitaciones de personal que presenta la institución, las tareas de inspección de obras, le han sido asignadas a un bachiller, quien no posee conocimientos técnicos para desarrollar tales actividades, lo que resta calidad a los resultados obtenidos en los referidos controles. No se elaboran los programas de trabajo para realizar actividades de inspección, ya que no cuentan con el personal suficiente, limitándose únicamente a ejecutar el control previo y posterior. Proceder a realizar las acciones necesarias a fin de elaborar un proyecto de ordenanza sobre Contraloría Municipal, conforme a las disposiciones de la vigente Ley Orgánica de Régimen Municipal y de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, a fin de presentarlo a consideración de la Cámara Municipal para su aprobación. Elaborar y aprobar las normas reglamentarias de carácter interno sobre estructura, organización, competencia y funcionamiento de la Contraloría Municipal. Elaborar manuales de organización, normas y procedimientos que regulen las funciones que debe realizar esa Contraloría. Adelantar el proceso de transferencia de recursos de la administración municipal al ente contralor, para su ejecución administrativa y lograr así la autonomía funcional, presupuestaria y financiera, que requiere un Órgano de Control Externo para el mejor desempeño de sus funciones. Estudiar la posibilidad de solicitar un mayor presupuesto en los ejercicios fiscales futuros, con la finalidad de incorporar personal especializado en el área de control fiscal, que le permita ejercer sus funciones a cabalidad. 160

17 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui Elaborar un plan operativo anual, a objeto de organizar y coordinar todas las actividades a realizar en el ejercicio fiscal y en especial las áreas de inspección fiscal y obras. Establecer el registro de personal de toda la administración municipal, tal como lo prevé el artículo 95 ordinal 11 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Crear indicadores que les permitan medir la eficiencia, economía, eficacia, calidad e impacto de la gestión de control que ejerce sobre la administración municipal. MUNICIPIO GUANTA Alcaldía Objetivos y alcance de la actuación Análisis administrativo de 30 contratos de obras por un monto de Bs. 385,11 millones celebrados durante el año 1999; la revisión de 17 obras ejecutadas durante el citado año por Bs. 254,23 millones y dos correspondientes al año 1997 por Bs. 18 millones; examen de 35 operaciones relacionadas con la adquisición de bienes por la cantidad de Bs. 149,24 millones y verificación de la legalidad y sinceridad de las dietas canceladas a los concejales durante el año No ha sido formado el Registro de Proveedores y contratistas del Municipio, previsto en la Ordenanza sobre el Sistema de Compras, Licitaciones y Concesiones. En los expedientes de los contratos de obra, no reposan las actas de inicio y terminación, ni garantías a favor del Municipio, documentos imprescindibles para un efectivo control administrativo de dichos compromisos. No se realizaron 6 obras por Bs.52,00 millones, cuya ejecución estaba prevista en la Ordenanza de Presupuesto para el año 1999, sin embargo, se contrató la ejecución de 15 obras que no estaban incluidas en la citada ordenanza y que no fueron aprobadas por la Cámara Municipal. De la inspección practicada a los contratos de obras, se determinaron las siguientes situaciones: Se relacionaron como partidas de obra, trabajos que por su naturaleza forman parte de las actividades de las demás partidas de los presupuestos, originando pagos indebidos por un monto global de Bs. 11,65 millones. 161

18 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Sobreprecios en los presupuestos de obra, por un monto de Bs. 0,70 millones y diferencias entre las cantidades de obra relacionadas y las realmente ejecutadas, por la cantidad de Bs. 17,13 millones. Contratos imputados a la partida presupuestaria N Conservaciones, ampliaciones y mejoras de obras, en bienes del dominio público, no obstante que se refieren a trabajos, que según su naturaleza debieron imputarse a la partida Conservación y reparaciones menores de bienes del dominio público. En los presupuestos de obra se incluyen frecuentemente partidas expresadas en suma global (SG), cuyo uso está prohibido en la Norma COVENIN , Título 1, Capítulo II, punto 2.4 Criterios de Codificación de Partidas. La descripción de las partidas de los presupuestos de obra de los contratos suscritos, están inconclusas y en algunos casos no se especifica claramente el tipo de material a utilizar en la ejecución de los trabajos. En el año 1999, la Alcaldía procedió a la adquisición de bienes por Bs. 187,87 millones, financiados con recursos provenientes del FIDES, con prescindencia de los procesos de selección de proveedores establecidos en la Ley de Licitaciones. La Alcaldía no tiene inventariados los bienes muebles e inmuebles, a lo cual está obligada, de acuerdo con lo establecido en la Publicación 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República prescrita por la Contraloría General de la República. Las actas de sesión de cámara no llenan los requisitos de validez previstos en la Ley Orgánica de Régimen Municipal y en el Reglamento Interior y de Debates del Consejo Municipal, toda vez que no tienen estampada la firma del Presidente del Cuerpo Edilicio. En el año 1999 se cancelaron indebidamente a los concejales Bs. 6,37 millones, por su participación en comisiones permanentes, sin la presentación de los informes de trabajo correspondientes. Cinco concejales no reintegraron al Fisco Municipal, una diferencia total de Bs. 0,90 millones, por pagos recibidos en exceso, cuya devolución fue aprobada en sesión extraordinaria de la cámara de fecha Al Presidente de la Junta Parroquial de Chorrerón se le efectuaron pagos indebidos por Bs. 3,69 millones, por concepto de sueldos, cuando le correspondía la percepción de dietas por 162

19 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui su participación en reuniones y comisiones de trabajo, tal como lo establece la Ley Orgánica de Régimen Municipal y la Ordenanza de la Junta Parroquial de Chorrerón. El Alcalde para el momento de la actuación, no había dado cumplimiento a la obligación de reintegrar al Fisco Municipal la cantidad de Bs.2,05 millones, por el ajuste practicado a su sueldo, a los fines de dar cumplimiento a la Ley Orgánica sobre Emolumentos y Jubilaciones de Altos Funcionarios Estadales y Municipales vigente para el ejercicio fiscal examinado. Formar el Registro de Proveedores y contratistas del Municipio, previsto en la Ordenanza sobre el Sistema de Compras, Licitaciones y Concesiones, y no suscribir compromisos con aquellas personas o entidades que no estén inscritas en el mismo. Incorporar a los expedientes de contratos de obra, todos los documentos relacionados con cada contratación. Antes de proceder a la celebración de contratos para la ejecución de obras, debe verificarse que las mismas estén incorporadas en la Ordenanza de Presupuesto. Adoptar las medidas necesarias para obtener el reintegro de las sumas indebidamente pagadas a contratistas. Aplicar las normas de medición y codificación establecidas por la Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN), con el fin de unificar criterios en la ejecución de obras, variaciones en los presupuestos y costos de construcción, a fin de garantizar la calidad y correcta ejecución de las obras. Asignar recursos económicos y personal idóneo y suficiente a la dirección de obras y servicios, a fin de ejercer una correcta inspección de las obras, garantizando el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los contratistas. Dar cumplimiento a las normas establecidas en la Ordenanza y Ley de Licitaciones. Adoptar las medidas necesarias para mantener actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles de la entidad. Registrar en los libros contables de la Municipalidad todas las operaciones y situaciones relativas al Tesoro y la Hacienda Municipal, tal como lo establecen los artículos 146 y 147 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. 163

20 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 El Presidente de la Cámara Municipal, debe proceder a firmar las actas de sesión de cámara conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Régimen Municipal y el Reglamento Interior y de Debates. Verificar antes de proceder a su aprobación, la legalidad y sinceridad de las órdenes de pago de emolumentos de concejales. Aplicar las medidas necesarias para que sean reintegrados al Fisco Municipal, los montos pagados por concepto de dietas que no estén debidamente soportados, así como los realizados en exceso. Implantar los controles correspondientes, que garanticen que los pagos que se efectúen en lo sucesivo a los Presidentes de las Juntas Parroquiales, estén ajustados a las normas contenidas en la Ley Orgánica de Régimen Municipal y en las respectivas ordenanzas de creación de dichas Juntas. Realizar las diligencias pertinentes, a fin de que los contratistas reintegren al Fisco Municipal los pagos efectuados en exceso o indebidamente. Contraloría Municipal Objetivos y alcance de la actuación Evaluar las actividades llevadas a cabo durante el año 1999, en las áreas de: organización, personal, programación, ejecución de actividades e inspecciones fiscales. No ejerce la autonomía administrativa y financiera en el manejo de los recursos que tiene asignados, toda vez que el presupuesto es manejado por el ejecutivo local. No dispone de reglamento interno donde conste su estructura organizativa, ni de los manuales de normas y procedimientos aplicables a las actividades de control que le corresponde realizar. No se han dictado instrumentos normativos que regulen los aspectos relacionados con la administración del personal. Así mismo, para el período evaluado no se formularon planes de adiestramiento ni políticas para el ingreso, evaluación y ascenso del personal. Los expedientes de los funcionarios, que reposan en la dirección de recursos humanos de la Alcaldía, carecen de información relacionada con sus datos personales y en algunos casos, no 164

21 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui tienen incorporada toda la documentación relativa a la actividad laboral y capacitación profesional. Inexistencia de criterios técnicos en la realización de los controles perceptivos, los cuales no están asignados a funcionarios o unidades específicas. No se elaboran planes operativos anuales, que incluyan, detallen y orienten todas las actividades a realizar en cada ejercicio fiscal. No se realizan actividades de autodiagnóstico que permitan a la Contraloría Municipal evaluar el alcance y los resultados de su gestión, a fin de adoptar las acciones en el orden operativo y técnico que requieran, para mejorar su eficiencia. Igualmente, no elaboran indicadores de gestión que permitan medir los índices de eficiencia, eficacia, calidad e impacto de las actividades de control. Los funcionarios que practican las auditorías no aplican en sus distintas actuaciones, las Normas Generales de Auditoría de Estado ni disponen de mecanismos que les permitan verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas a las dependencias inspeccionadas. Elaborar el reglamento interno y los manuales de normas y procedimientos. Ejercer a cabalidad la autonomía financiera, administrativa y presupuestaria de la cual está dotada, a fin de ejercer sus actividades con absoluta independencia de la administración municipal. Adelantar el proceso de transferencia de recursos de la administración municipal al ente contralor. Establecer políticas relacionadas con el ingreso, evaluación y ascenso del personal e incorporar un sistema de clasificación de cargos y remuneraciones acorde con la naturaleza y necesidades del ente y realizar procesos de actualización de los expedientes de personal. Elaborar un programa anual de adiestramiento y capacitación del personal y establecer los mecanismos necesarios para su ejecución. Establecer indicadores de gestión que permitan medir la eficiencia, economía, eficacia, calidad e impacto de la gestión de control, así como para evaluar la gestión Municipal. 165

22 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Diseñar e implantar mecanismos de control para el seguimiento de la acción correctiva, a partir de las observaciones y formuladas a las dependencias y entes auditados. Realizar las actividades necesarias para que el personal técnico del Despacho conozca y aplique en sus distintas actuaciones las Normas Generales de Auditoría de Estado. Acción Fiscal Se abrió una averiguación administrativa signada con el número , por presuntos hechos irregulares ocurridos durante el año 1999, en la Alcaldía del Municipio. MUNICIPIO PEÑALVER Contraloría Municipal Objetivos y alcance de la actuación Evaluar las actividades llevadas a cabo durante el año 1999, en las áreas de: organización, personal, programación y ejecución de actividades, inspecciones fiscales y presupuesto. No ejerce su autonomía financiera y presupuestaria, por cuanto sus recursos son manejados por la dirección de administración de la Alcaldía. No disponen de equipos de computación, que sirvan de apoyo al ejercicio de sus funciones. No cuenta con reglamento interno ni manuales de organización, normas y procedimientos, que describan la estructura organizativa e indiquen las actividades inherentes a cada una de las unidades, que permita desarrollar sus funciones de una manera óptima. Ausencia de un instrumento jurídico propio que regule todo lo relacionado con la administración del personal que allí labora. Carencia de un manual descriptivo de cargos y de manuales para la clasificación y remuneración del personal, que garanticen la correspondencia entre los niveles de responsabilidad inherentes a los distintos cargos y los sueldos básicos asignados a cada uno de ellos. No se establecen políticas de reclutamiento, selección, evaluación, promoción y ascenso del personal, ni se practican pruebas de ingreso a quienes aspiran ocupar cargos vacantes en esa institución. 166

23 Administración Estadal y Municipal Estado Anzoátegui No dispone de una planificación en la que se incluya la asignación de recursos orientados a la capacitación del personal. No elabora un plan operativo anual donde se especifique las actividades a ejecutar durante el ejercicio fiscal. No se practicaron actividades de inspección y/o fiscalización en la administración municipal y en los demás entes sujetos a su control, debido a la ausencia de personal técnico especializado para practicar auditorías. Los funcionarios desconocen y por lo tanto no aplican en sus actuaciones, las Normas Generales de Auditoría de Estado. No existen indicadores de gestión, que le permitan medir la calidad e impacto de la gestión de control que ejerce sobre la administración municipal, así como su eficiencia y eficacia. Ejercer la autonomía financiera y funcional conferida a esa Contraloría Municipal, según lo dispuesto en la Ley Orgánica de Régimen Municipal y en la ordenanza que rige su funcionamiento. Dictar el Reglamento Interno que regule la estructura, organización, competencia y funcionamiento de la Contraloría Municipal, para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 14 ordinal 1 de la Ordenanza respectiva. Realizar y aprobar un manual descriptivo de cargos y de clasificación y remuneración, que establezca las funciones, perfiles de los cargos y las escalas de sueldos. Elaborar estatutos que regulen el sistema de administración del personal. Preparar el plan operativo anual del organismo, de manera que le permita organizar, jerarquizar y coordinar las actividades a ejecutar para cada período. Implementar políticas orientadas a reclutar personal especializado para las funciones de control y seguimiento, de las actividades desarrolladas por la administración municipal y los entes descentralizados que la conforman. Aplicar las Normas Generales de Auditoría de Estado, en las actividades de inspección y fiscalización a desarrollar por ese órgano de control. Practicar las diligencias necesarias, para interconectar los equipos de computación con las unidades administrativas de la Alcaldía. 167

24 Actuaciones Anexos Informe de Gestión 2000 Acción Fiscal Mediante Resolución de fecha fue responsabilizado administrativamente el ciudadano Edgar Celestino Guaita, Cédula de Identidad Ex-Alcalde del Municipio Peñalver del Estado Anzoátegui, de conformidad con el numeral 10 del artículo 113 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, por ordenar pagos por obras no contratadas durante los años 1995 y MUNICIPIO SAN JOSÉ DE GUANIPA Alcaldía Objetivos y alcance de la actuación Análisis administrativo de 16 contratos de obras celebrados durante el segundo semestre del año 1999 y primer semestre del año 2000, y el examen de los pagos efectuados por concepto de dietas a los concejales de la Cámara Municipal por asistencia a las sesiones de cámara y reuniones de comisiones. No cuenta con manuales de organización de normas y procedimientos debidamente aprobados por las autoridades competentes que regulen la ejecución de las actividades del Municipio. En las contrataciones de obras revisadas se constató incumplimiento de las cláusulas contractuales. No fueron sometidas al control que ejerce la Contraloría Municipal las contrataciones de obras celebradas durante el período examinado. Se determinó un pago en exceso de Bs. 0,94 millones en la remuneración del Alcalde, durante el período comprendido entre febrero y junio del año 2000, en contravención a lo establecido en el artículo 2 del Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios, no obstante, dicha cantidad fue reintegrada al Tesoro Municipal en virtud de la actuación de esta Contraloría. Se determinó un pago en exceso de Bs. 4,15 millones en las dietas canceladas a los concejales, en contravención a lo establecido en el artículo 3 del Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. Al respecto, se reintegró la suma de Bs. 3,49 millones, quedando pendiente por devolver los montos pagados indebidamente a 2 concejales. 168