MANUAL DEL SUBPROCESO DE FACTURACIÓN CA-CGAF-02-P01-06

Transcripción

1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CA-CGAF-02-P01-06 Versión /07/2015

2 Página: Página 1 de 7 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

3 Página: Página 2 de 7 1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso CA-CGAF-02-P01-06 PROPÓSITO Emitir los comprobantes de venta (Factura) que acrediten la transferencia de bienes o la prestación servicios. DISPARADOR Requerimiento de las unidades internas de INMOBILIAR. Descripción ENTRADAS Memorando de solicitud de emisión de facturas. ACTIVIDADES PRINCIPALES Realizar control previo Emitir factura PROCESO RELACIONADO Gestión de Ingresos y Reintegros Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal Facturas Adjetivo Director Financiero Interno y Externo Normativa del Sistema de Administración Financiera Reglamento para la Aplicación de la Ley del Régimen Tributario Reglamento de Comprobantes de venta, Retención y Documentos Complementarios RESOLUCIÓN INMOBILIAR-DSI , 10 de marzo de 2014, Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2

4 Página: Página 3 de 7 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO El subproceso de Facturación requiere considerar los siguientes lineamientos: La documentación de soporte debe estar completa y ser consistente para la emisión de las facturas. Por ningún concepto se podrá cobrar tarifa alguna por la venta de bienes y servicios sin que se observe lo estipulado en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios autorizados por el Servicio de Rentas Internas. Para la anulación de facturas la unidad requirente deberá justificar técnicamente los motivos para realizar este requerimiento. Bajo la normativa legal vigente se deben emitir comprobantes electrónicos (Facturas, Notas de crédito, Notas de débito, Comprobantes de retención, Guías de remisión) salvo casos excepcionales o de fuerza mayor. 3. ROLES Analista de Contabilidad.- Ejecutar los procesos contables de conformidad a las disposiciones legales vigentes y a los requerimientos operativos y administrativos de la Institución. Comprobante electrónico.- Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una firma electrónica. Contador General.- Coordinar los procesos de registro, análisis, control y aprobación de los procesos contables de la institución aplicando las leyes, normas y procedimientos establecidos en la normativa vigente. Director Financiero.- Dirige, administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Unidad Requirente.- Dependencias internas de INMOBILIAR. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Factura.- Son comprobantes de venta que acreditan la transferencia de bienes o la prestación servicios. SITAC.- Sistema Integrado de Tributación Asesor Contable. 3

5 Página: Página 4 de 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 4

6 Página: Página 5 de 7 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Emitir los comprobantes de venta (Factura) que acrediten la transferencia de bienes o la prestación servicios ALCANCE Este subproceso inicia con la solicitud de generar las facturas por parte de la unidad requirente hasta la emisión de las facturas DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Solicitud de facturación Unidad Requirente La unidad requirente realiza la solicitud a la Dirección Financiera para que se proceda con la emisión de la o las facturas, para los cual se requiere detallar en el Memorando la siguiente información: Arrendatario, RUC, inmueble, dirección, ciudad, teléfono, , periodo, valor del depósito, fecha del depósito y referencia del depósito. Memorando / Documentación de Soporte Disponer gestión Director Financiero Recibe la solicitud y dispone a la Gestión de Contabilidad que atienda la solicitud. No aplica Revisar y asignar trámite a un analista Contador General Recibe y revisa la solicitud, misma que es asignada a un analista de contabilidad para su atención. No aplica Realizar control previo Analista de Contabilidad Recibe la documentación y realiza el control previo, es decir, verifica que la información presentada sea coherente y consistente. Verifica que los bienes y servicios recibidos guarden conformidad total con la calidad y cantidad estipulada en la factura. No aplica En el caso de que la información no esté correcta en 5

7 Página: Página 6 de 7 cualquiera de los casos, solicita a la unidad requirente que se corrija o se completa la información requerida. Una vez que se cuenta con toda la información y que la misma se encuentra correcta, el analista emite la factura (comprobante electrónico) en el SITAC. Emitir factura Analista de contabilidad Solo en los casos excepcionales o de fuerza mayor el analista podrá realizar una factura manual. Factura Posteriormente, la factura es remitida a la Gestión de Tesorería para realizar el cobro. (Véase subproceso de Gestión de Ingresos y Reintegros) 6

8 Página: Página 7 de 7 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Lcda. Paola González Analista de Procesos Revisado Por: Tec. Catalina Armas Asistente Financiera Revisador Por: Ing. Henry Torres Analista Contable Revisado Por: Ing. Santiago Martínez Contador General Aprobado Por: Lcdo. Ángel Caisapanta Director Financiero Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 13/07/2015 7