Comprimido ARCHIformativo. Factura Electrónica

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1 Comprimido ARCHIformativo Factura Electrónica

2 FACTURA ELECTRÓNICA Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Las facturas en general, y las facturas electrónicas en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar: La legibilidad de la factura. La autenticidad del origen de la factura. La integridad del contenido de la factura.

3 TIPOS DE FACTURA ELECTRÓNICA Factura electrónica con formato estructurado Contienen datos y pueden ser generadas y tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad (lenguaje XML): Factura electrónica con formato no estructurado Consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento mediante intervención manual o un proceso como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR):

4 Ejemplo del bloque de cabecera de una factura electrónica en formato Facturae VERSIÓN FACTURAE 3.0 IMPORTE CÓDIGO MONEDA FACTURA

5 Ejemplo de una factura electrónica en formato PDF

6 LEY 25/2013 Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Impulsa el uso de la factura electrónica mediante la obligación de su uso por parte de las Administraciones Públicas, con excepciones previstas Crea el registro contable de facturas

7 ÁMBITO LEY 25/2013 Es de aplicación a las facturas emitidas (tanto en papel como electrónicas) en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas. Tendrán la consideración de Administraciones Públicas, a los efectos de lo previsto en esta ley, los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público

8 LEY 25/2013 Obligación de presentación de la factura electrónica: Introduce la obligación de usar factura electrónica, y presentarla a través de un punto general de entrada enero de 2015 Creación del registro contable de facturas: Introduce la obligación de remisión de factura al Contable de Facturas antes que al órgano gestor Contable de Facturas (RCF) enero de 2014

9 Contable de Facturas Para qué sirve el Contable de Facturas? El RCF es el Instrumento clave para el control contable riguroso de las facturas recibidas por las Administraciones Contable de Facturas (RCF) Refuerza la protección del proveedor Evita las facturas pendientes de pago sin una adecuada constancia documental (las facturas en el cajón ).

10 Contable de Facturas Todas las facturas deberán ser objeto de anotación en el correspondiente registro contable de facturas el Estado, las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona, podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de anotación en el registro contable a las facturas cuyo importe sea de hasta euros las emitidas por los proveedores a los servicios de las Administraciones Públicas en el exterior (de forma transitoria)

11 MARCO LEGAL COMPLEMENTARIO Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas

12 Contable de Facturas El RCF estará integrado o interrelacionado con el respectivo sistema de información contable de la entidad El órgano competente para la gestión del RCF será la oficina contable oficina contable La Ley atribuye, además, funciones de control y de información sobre la tramitación de las facturas a los órganos contables y de intervención

13 Requisitos funcionales y técnicos del RCF Contable de Facturas (RCF) Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

14 Contable de Facturas Facturas Electrónicas se recibirán por cada entidad a través del correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas se anotarán en el respectivo registro electrónico administrativo inmediatamente, y de forma automática, serán remitidas al registro contable de facturas del destinatario de la factura. Punto de entrada de facturas electrónicas Administrativo Electrónico Contable de Facturas (RCF)

15 Contable de Facturas Facturas en papel Las facturas recibidas por el registro administrativo serán anotadas en el registro contable de facturas Administrativo Punto de entrada de facturas electrónicas Administrativo Electrónico Contable de Facturas (RCF)

16 Qué se registra en el RCF, para las facturas electrónicas y en papel? Administrativo En el caso de las facturas en papel: a) Fecha de expedición de la factura. b) Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo. c) Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura. d) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura. e) Número de factura y, en su caso, serie. f) Importe de la operación, incluido IVA (o impuesto equivalente). g) Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3. h) Código de los órganos competentes en la tramitación de la factura así como del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 Contable de Facturas (RCF) Punto de entrada de facturas electrónicas Administrativo Electrónico La propia factura electrónica, el número de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, y la fecha y hora de dicho asiento registral

17 Contable de Facturas Las facturas anotadas en el registro contable de facturas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación. Contable de Facturas (RCF) Sistema de información contable La oficina contable remitirá o pondrá a disposición de la unidad tramitadora la propia factura electrónica, y el código, fecha y hora de anotación en el registro contable de facturas, debiendo quedar constancia en el mismo de la fecha y hora de recepción o descarga por la unidad tramitadora. En el caso de las facturas en papel, la oficina contable dejará constancia en el registro contable de facturas de la fecha del acuse de recibo por la unidad tramitadora.

18 Contable de Facturas El trámite preliminar de aceptación o rechazo de cada factura se anotará en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido. Se anotará la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente En caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, se anotará la fecha de contabilización de la obligación reconocida correspondiente. Para las facturas de pago directo, se dejará constancia en propio registro contable de facturas, del número de operación contable que se hubiera registrado en el respectivo sistema de información contable, y de las fechas de dicha obligación y del pago posterior. Cuando las facturas se tramiten como anticipos de caja fija o pagos a justificar, la unidad tramitadora anotará en el propio registro contable de facturas, para cada factura, el número de libramiento de pagos a justificar y la fecha de pago de la factura

19 Contable de Facturas Suministro de información sobre el estado de las facturas Sobre la base de la información del registro contable de facturas, la Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas a través del registro administrativo de procedencia en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas. en el caso de facturas en papel, cada Administración podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información.

20 Obligación de presentación de la factura electrónica Estarán obligados a expedir y remitir factura electrónica, y presentarla a través del punto general de entrada: a) Sociedades anónimas b) Sociedades de responsabilidad limitada c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria e) Uniones temporales de empresas f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

21 Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas Se creará un único punto de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, a través del cual recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a sus entidades, entes y organismos vinculados o dependientes Punto de entrada de facturas electrónicas Administrativo Electrónico Contable de Facturas (RCF) FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto de entrada de facturas electrónicas

22 FACe Los códigos del "Directorio Común de Unidades y Oficinas DIR3 deben constar en las facturas para identificar a los órganos competentes en su tramitación

23 Anotación en el Electrónico Todas las facturas electrónicas presentadas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas producirán una entrada automática en un registro electrónico de la Administración Pública gestora del Punto Punto de entrada de facturas electrónicas Administrativo Electrónico Acuse de recibo electrónico con fecha y hora de presentación El proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar en este punto general de entrada su estado de tramitación.

24 Formato de las facturas electrónicas Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido (con determinados requisitos) Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas: se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2 firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES)

25 Más información https://face.gob.es/es/

26 Muchas gracias Para más información puedes visitar nuestra web:

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