Amadeus Integra Travel Management. FAQ S (Preguntas & respuestas frecuentes)

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1 FAQ S (Preguntas & respuestas frecuentes) Amadeus Integra Travel Management

2 1. Cómo se descuenta la retención del proveedor en la causación de la Factura? Para descontar la retención Usted debe seguir los siguientes pasos: a. Ingrese por el módulo de cuentas por pagar. b. Seleccione la opción de manejo de cuentas por pagar. c. Ingrese la factura del proveedor dando clic en el botón de nuevo d. Registre todos los datos que suministra el sistema en el encabezado de la factura de proveedor. e. Ingrese por el botón de ventas, revise la información de la factura de venta del cliente con la que esta enviando el proveedor, selecciónela y especifique el valor a aplicar. En este punto podrá descontar la comisión que le otorga el proveedor por la venta de este plan. Confirme la transacción. f. Luego ingrese por el botón de otros y registre la retención que necesita descontar. RECUERDE la contabilización que debe tener la retención es la siguiente: Crédito a la cuenta de retención 2365XX y débito a la cuenta ó 2335; en cualquiera de los casos la cuenta por pagar debe estar marcada como cuenta de costo en el plan de cuentas. Ver la Figura 1. Figura 1. Definición de cuentas de costos g. Grabe la factura y verifique el saldo por el módulo de cartera proveedores, o desde la misma ventana de causación de facturas.

3 2. Por qué no sale el nombre del banco cuando giro un pago a un proveedor? El sistema esta configurado para que en la impresión del comprobante de egreso aparezca el nombre del proveedor (Servicios Turísticos) y no el nombre del banco. 3. Por qué no puedo anular una factura de proveedor? No olvide que las cuentas por pagar que tiene movimiento no pueden ser anuladas. El sistema mostrará el siguiente mensaje: 4. Por qué no puedo eliminar una cuenta del PUC? Recuerde que una cuenta contable podrá ser eliminada siempre y cuando no tenga movimiento contable, si intenta hacer este proceso, el sistema generará el siguiente mensaje: 2

4 5. Cómo habilito la barra de tareas del menú principal? Si al ingresar a alguna opción de menú, se deshabilita la barra de tareas realice el siguiente proceso: a. Cierre todas las ventanas que tenga activas en la aplicación, dando clic en la X ubicada en la parte superior derecha. Ver Figura 1. Pantalla activa. b. La barra de tareas tendrá la siguiente apariencia. c. Para activar nuevamente la barra sin salir de la aplicación, ingrese a cualquiera de las opciones de menú, por ejemplo Ventas Facturación y automáticamente se activa la barra de tareas, de esta forma podrá continuar con la operación en el sistema. CLIC AQUÍ Figura 1. Pantalla Activa 3

5 6. Por qué no puedo anular un comprobante de egreso por concepto de depósito a proveedores? No olvide que los comprobantes de egreso por concepto de depósitos a proveedores, que ya se encuentren aplicados en facturas no se pueden anular. 7. Qué cuentas puedo bloquear con el cierre de tesorería? Tenga presente que el cierre de tesorería se realiza únicamente en cuentas de tipo caja moneda local ó caja dólares. Por tanto, todas las transacciones que quiera efectuar afectando una cuenta con estas características, no serán permitidas por el sistema y generará el siguiente mensaje de advertencia: 8. Por qué si grabo una factura de proveedor en contabilidad no la veo en el módulo de cuentas por pagar? IMPORTANTE! Integra tiene como modelo de operación, la actualización de los asientos contables, a partir de los diferentes módulos: Ventas, Cuentas por Pagar, Tesorería. Los asientos que se registren desde el módulo contable no afectarán NUNCA los saldos y/o movimientos de los demás módulos; por ejemplo: Si realiza un registro contable afectando una cuenta Bancaria: , desde el módulo contable, este asiento no se verá reflejado en el módulo de tesorería, ni en los informes de bancos y mucho menos afectará el saldo de la cuenta. Si causa una factura de un proveedor desde el módulo de contabilidad, ésta no podrá consultarse en cartera de proveedores, ni cuentas por pagar y no se podrá realizar el pago. 4

6 9. Cómo puedo unificar los terceros en el sistema? Si la agencia creó un tercero con dos tipos de documento diferente: NIT y Cédula, deberá realizar el siguiente procedimiento: Ingrese por el módulo de Administración Seleccione la opción de menú terceros De clic en Unificación de terceros El sistema abrirá la siguiente pantalla En el campo de tercero ingrese el número de identificación que necesita unificar. En la lista de tipos de documentos disponibles, le mostrará el número de veces que está creado ese cliente y los tipos de documentos. Seleccione el tipo con el cual quiere unificar TODA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA. De clic en el botón continuación. y quedará el tipo en el campo identificado con el label seleccionado, como se muestra a 5

7 Para confirmar el cambio, de clic en el botón de grabar. El sistema dará el siguiente mensaje de advertencia. Confirme el proceso y luego se notificará si la transacción fue exitosa. 10. Cómo configuro las comisiones en el sistema? Los pasos para garantizar que el proceso de liquidación de comisiones sea exitoso son: Ingrese el plazo para el pago de las comisiones a cada vendedor y tiqueteador por la opción de Administrador Empleados Vendedores y Tiqueteadores. Cargue las comisiones para cada empleado, de acuerdo al porcentaje dado por cada proveedor y subproducto por la opción de Administrador Comisiones Incentivos empleados. Liquide las comisiones por la opción Administrador Comisiones Liquidación comisiones. Consulte ó Imprima el informe de comisiones que le permite verificar el estado de las comisiones: Perdida, pagada o pendiente. Ingrese por el módulo de Informes Ventas Asesores y Vendedores Comisiones de Vendedores y Asesores. 6

8 11. Qué debo revisar si ya hice todos los pasos de configuración de comisiones y no sale nada en el informe? Tenga en cuenta que la base para la liquidación de comisiones es la facturación. Si facturó primero y luego configuró las comisiones, el sistema no le arrojará ninguna información. En este caso la liquidación no se puede reversar, por tanto no hay forma de recuperar la información, la única alternativa es realizarla manualmente. Si aún no ha corrido el proceso de liquidación y advierte que no ha hecho la configuración correspondiente, puede proceder de la siguiente manera: Verifique que las comisiones para los vendedores y tiqueteadores estén configuradas de acuerdo con los pasos descritos en el punto 10 Para las facturas ya elaboradas cambie el porcentaje de comisión de los vendedores y tiqueteadores, ingresando por el módulo de Administrador Comisiones Cambio de comisiones Seleccione la aerolínea y subproducto que va a cambiar, por ejemplo Proveedor: Avianca, Subproducto: Tiquete Nacional. Defina el periodo para el cual desea hacer el cambio. Seleccione el tipo de empleado al que le va a realizar el cambio: Vendedor ó tiqueteador. Puede hacerlo simultáneamente. Defina el porcentaje de comisión que aplicará a cada uno. Confirme la transacción dando clic en el botón de guardar. Realice el proceso anterior para los proveedores, subproductos, vendedores y tiqueteadores a los cuales desea reasignarle el porcentaje de comisión. 7

9 12. Cambió el Vendedor en la factura, liquidó comisiones y no tomó el cambio, qué debo hacer? Recuerde que antes de hacer la liquidación, debe verificar que todas las condiciones de comisiones están acordes a las manejadas en la agencia, puesto que este proceso es IRREVERSIBLE. En ese caso, ya no es posible recuperar la información de liquidación para el vendedor específico. Si no ha hecho la liquidación, proceda de la siguiente manera: Verifique que el vendedor que reasignó a la factura tiene cargados los porcentajes de comisión en la tabla de incentivos empleados. De no ser así, realice el proceso de configuración para este vendedor por la opción de Administrador Comisiones Incentivos empleados Ingrese por el módulo de Administrador Comisiones Cambio de comisiones y seleccione la aerolínea y subproducto que va a cambiar. Por ejemplo: Proveedor: Avianca, Subproducto: Tiquete Nacional. Defina el periodo para el cual desea hacer el cambio. Seleccione el tipo de empleado al que le va a realizar el cambio: Vendedor ó tiqueteador. Puede hacerlo simultáneamente. Defina el porcentaje de comisión que aplicará a cada uno. Confirme la transacción dando clic en el botón de guardar. Liquide las comisiones. Imprima el informe por la opción de Informes Ventas Asesores y Vendedores. 8

10 13. Cómo configuro los reportes para que la liquidación de la comisión salga bien en el informe? Para configurar el reporte de aerolíneas debe realizar los siguientes pasos: 1. Configuración Subproducto comisión Este subproducto liquidará el valor de la comisión y los impuestos asociados. Para que los valores y contabilización correspondan, debe realizarse lo siguiente: a. Cree todos los conceptos que se requieren para la configuración del reporte, ingresando por Administrador Conceptos. Tenga en cuenta las siguientes observaciones: Si contablemente maneja la cuenta de ingreso por comisión, separada por tipo de venta: nacional e Internacional, debe crear un concepto por cada una de ellas: Comisión Reporte Nacional y Comisión Reporte Internacional. El concepto debe estar asociado al tipo de documento Reporte. El signo que defina, será el utilizado para realizar la operación al momento de liquidar los valores. Es decir los conceptos que deben sumar en la liquidación, se crean con signo mas (+) y los que deben restar con signo menos (-). Defina las cuentas contables a afectar y tipo de tercero: siempre será PROVEEDOR. Cree los conceptos para los impuestos: IVA sobre comisión, Retención sobre comisión, Rete IVA, Rete ICA, y Retención prestación comercial. Tenga en cuenta los signos y tipos de terceros. Cree el concepto para la prestación comercial. Para el reporte de Satena, cree el concepto aplicación cláusula vigésimo sexta. b. Cree los impuestos en las tablas básicas. Ingrese por Administrador Tablas básicas Impuestos. Tenga en cuenta las siguientes observaciones: Los impuestos deben ser de tipo diferente a General y General base diferente. Si está creando el impuesto IVA comisión reporte, deberá definir en el tipo de impuesto IVA Comisión; de igual forma la Retención sobre la comisión irá configurada como retención comisión. Seguir el mismo procedimiento para los demás impuestos. La prestación comercial NO DEBE CREARSE como impuesto, es un producto.

11 c. Cree los productos Comisión reporte Nacional, Comisión Reporte Internacional y Prestación Comercial. Defínalos de tipo Comisión nacional, comisión internacional y Prestación comercial nacional respectivamente. d. Cree los subproductos: Comisión reporte Nacional, Comisión Reporte Internacional y Prestación Comercial, asocie los productos y conceptos a cada uno. Defina el porcentaje de comisión, defina el tipo de Subproducto como Comisión. Seleccione y asocie de la lista de impuestos, los que apliquen para cada subproducto. e. Finalmente ingrese por Administrador Producto Subproducto Proveedor y asocie cada subproducto al proveedor correspondiente. NOTA: Si la comisión excluye algún impuesto, deberá crear un Subproducto específico y excluir el impuesto. 2. Configuración Subproducto Reembolso Este subproducto liquidará el valor del reembolso de la comisión y los impuestos asociados. Para que los valores y contabilización correspondan, debe realizarse lo siguiente: a. Cree todos los conceptos que se requieren para la configuración del reembolso, ingresando por Administrador Conceptos. Tenga en cuenta las siguientes observaciones: Si contablemente maneja la cuenta de reembolso por comisión, separada por tipo de venta: nacional e Internacional, debe crear un concepto por cada una de ellas: Reembolso Comisión Reporte Nacional y Reembolso Comisión Reporte Internacional. El concepto debe estar asociado al tipo de documento Reporte. El signo que defina, será el utilizado para realizar la operación al momento de liquidar los valores. Es decir los conceptos que deben sumar en la liquidación, se crean con signo mas (+) y los que deben restar con signo menos (-). Defina las cuentas contables a afectar y tipo de tercero: siempre será PROVEEDOR. Cree los conceptos para los impuestos: Reembolso IVA sobre comisión, Reembolso Retención sobre comisión, Reembolso Rete IVA, Reembolso Rete ICA, y Reembolso Retención prestación comercial. Tenga en cuenta los signos y tipos de terceros. Cree el concepto reembolso prestación comercial. 10

12 b. Cree los impuestos en las tablas básicas. Ingrese por Administrador Tablas básicas Impuestos. Tenga en cuenta las siguientes observaciones: Los impuestos deben ser de tipo diferente a General y General base diferente. Si está creando el impuesto Reembolso IVA comisión reporte, deberá definir en el tipo de impuesto IVA Comisión; de igual forma el Reembolso de Retención sobre la comisión irá configurada como retención comisión. Seguir el mismo procedimiento para los demás impuestos. La prestación comercial NO DEBE CREARSE como impuesto, es un producto. c. Cree los productos Reembolso Comisión reporte Nacional, Reembolso Comisión Reporte Internacional y Reembolso Prestación Comercial. Defínalos de tipo Reembolso Comisión nacional, Reembolso comisión internacional y Reembolso Prestación comercial nacional respectivamente. d. Cree los subproductos: Reembolso Comisión reporte Nacional, Reembolso Comisión Reporte Internacional y Reembolso Prestación Comercial, asocie los productos y conceptos a cada uno. Defina el porcentaje de comisión, defina el tipo de subproducto como Comisión. Seleccione y asocie de la lista de impuestos, los que apliquen para cada subproducto. Verifique que sean los identificados como Reembolso. Finalmente ingrese por Administrador Producto Subproducto Proveedor y asocie cada subproducto al proveedor correspondiente. 11

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