Consejería de Hacienda y Administración Pública

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1 Versión: v05r05 Fecha: 01/04/2011 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

2 HOJA DE CONTROL Título Entregable Nombre del Fichero Autor SOL001E_MUS_Manual_Usuario OficinaVirtual_v05r05 everis Versión/Edición v05r05 Fecha Versión 01/04/2011 Aprobado por Fech cha Aprobación DD/MM/AAAA Nº Total Páginas 048 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio v01r00 Actualización 3 César Gómez Global 14/12/2007 v01r01 Revisión Cristóbal Moral Global 11/02/2008 v03r02 Revisión Juan Antonio López Marín Global 18/04/2008 v03r05 Revisión Juan Antonio López Marín Global 27/07/2008 v03r06 Revisión Juan Antonio López Marín Global 20/10/2008 v04r00 Revisión everis Global 09/01/2009 v05r00 Revisión everis Global 24/08/2009 v05r03 Revisión everis Global 14/06/2010 v05r04 Revisión everis Global 03/01/2011 v05r05 Revisión everis Global 01/04/2011 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Nombre y Apellidos Manuel Perera Cargo Jefe Servicio Coordinación Administración Área Nº Copias CHAP 1 v05r05 Página 2 de 45

3 Nombre y Apellidos Cargo Área Nº Copias Electrónica Francisco Mesa Rafael Cabello Ruiz-Burruecos Gabinete Administración Electrónica CHAP 1 Gerente Responsable CHAP everis 1 v05r05 Página 3 de 45

4 ÍNDICE 1 Descripción del sistema Objeto Alcance Funcionalidad Mapa del sistema Operativa del sistema Acceso a la Oficina Virtual Trabajar con un procedimiento para realizar un trámite ANEXOS Ref. Proceso / Requisito Ref. Proceso / Validación Incidencias frecuentes Mensajes de error Términos y acrónimos FAQ Ayudas GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS v05r05 Página 4 de 45

5 1 Descripción del sistema 1.1 Objeto El objetivo del presente documento es exponer los conceptos básicos necesarios, para operar y utilizar fácilmente la Oficina Virtual de v Alcance Este documento está dirigido a: Administradores del Sistema. Ciudadanía. 1.3 Funcionalidad idad Funcionalidad sustituida N/A Funcionalidad aportada En esta nueva versión de se ha añadido la siguiente funcionalidad al módulo de generador de oficina virtual: Sección Mis Documentos : se muestran todos los documentos presentados por el Ciudadano en sus trámites, pudiendo ser estos referenciados a la hora de presentar nuevos trámites. Duplicación de trámites: se dota al ciudadano de la posibilidad de duplicar un trámite presentado o que estuviera en borrador. Acceso mediante Single Sign On: se permite el acceso a la Oficina Virtual a través de aplicaciones corporativas, no siendo necesario que el usuario se vuelva a conectar al sistema. Trámites Presentados: 1.4 Mapa del sistema El sistema completo se compone de los siguientes módulos: Generador de Formularios: módulo que agrupa todas las funcionalidades necesarias para realizar el diseño y la gestión de los formularios que se presentan al Ciudadano. Administración: gestión completa de los procedimientos publicados por el Organismo, así como de los trámites presentados por el Ciudadano. Oficina Virtual: portal Web desde el cual, el Ciudadano realiza la cumplimentación, firma y presentación telemática de los trámites publicados por el Organismo. v05r05 Página 5 de 45

6 2 Operativa del sistema En este apartado se describirá la forma en la que se debe actuar para la correcta utilización de la aplicación. 2.1 Acceso a la Oficina Virtual La ciudadanía puede acceder a la Oficina Virtual sin ningún tipo de restricción, si bien, es conveniente que disponga de un Certificado Digital expedido por la FNMT ya que sin él las opciones disponibles dentro de la aplicación estarán limitadas. La ciudadanía puede acceder a la Oficina Virtual en modo general, con la posibilidad de elegir el procedimiento administrativo o mediante el acceso a un procedimiento determinado configurado por el Organismo, tal y como se describe en este manual en el punto Si se accede en modo general la primera pantalla que se muestra es la siguiente: Figura 1: Pantalla principal de la Oficina Virtual v05r05 Página 6 de 45

7 En la pantalla mostrada en la figura 1, se observan los dos tipos de acceso a la Oficina Virtual: Realizar un trámite Acceso sin Certificado Digital: desde esta opción, la ciudadanía tendrá varias opciones: o o o Descargar los formularios establecidos por el Organismo, para rellenarlos en papel y presentar en el registro físico: Rellenar los formularios desde la aplicación, imprimirlos y entregarlos físicamente en el registro del Organismo. Rellenar los formularios desde la aplicación para posteriormente acceder al acceso con certificado para la firma y presentación de los mismos. Figura 2: Botón para acceder sin Certificado Digital Acceso con Certificado Digital: desde esta opción, tras la comprobación de que el Certificado Digital del Ciudadano es correcto, se accederá a la Oficina Virtual con todas las funcionalidades: firma digital, presentación telemática, alta en la plataforma de notificaciones, seguimiento del estado del trámite, etc. Las operaciones que se realicen quedarán guardadas usando la identificación que proporciona el certificado y estarán accesibles en cualquier momento. Figura 3: Botón para acceder con Certificado Digital Si el acceso a la Oficina Virtual se realiza desde el procedimiento configurado por el Organismo responsable y únicamente esté permitido acceder con Certificado Digital, la primera pantalla que se muestra, es la siguiente: v05r05 Página 7 de 45

8 Figura 4: Pantalla de la Oficina Virtual accediendo a un procedimiento determinado v05r05 Página 8 de 45

9 2.1.1 Acceso con Certificado Digital. Para acceder a Oficina Virtual con Certificado Digital, es necesario pulsar sobre el botón que se muestra en la Figura 3, y que nos llevará a la pantalla que se muestra a continuación: Figura 5: Pantalla de acceso al sistema con Certificado Digital Si sobre esta pantalla se pulsa en el enlace se accederá a la pantalla que se muestra a continuación en la Figura 5, desde la que aparecerá el listado de Certificados Digitales instalados en el navegador del equipo. El usuario deberá seleccionar uno para poder acceder a la aplicación. v05r05 Página 9 de 45

10 Seleccionar el certificado Figura 6 Selección de Certificado Digital Acceso directo a un procedimiento Si el Organismo ha configurado el acceso a la aplicación de manera que el Ciudadano únicamente pueda acceder a la presentación de un procedimiento determinado, y no tenga que acceder a todos los que están configurados en la Oficina Virtual, se mostrará la documentación requerida para cumplimentar el trámite tal y como se recoge a continuación en la figura 7. v05r05 Página 10 de 45

11 Rellenar Solicitud Rellenar Anexos Adjuntar documentación Habilitar a terceros Notificaciones Figura 7: Pantalla de documentación requerida accediendo con Certificado Digital v05r05 Página 11 de 45

12 Tanto la solicitud como el resto de documentos que deben completarse, se encuentran recogidos en esta pantalla. Una vez se hayan completado y validado que cumplen los requerimientos para realizar los trámites (por ejemplo: obligatoriedad de firma), el Ciudadano deberá pulsar que ha aportado. para que se realice el registro telemático de la información Acceso en modo general Si accedemos a Oficina Virtual en modo general, se mostrará una pantalla con el listado de procedimientos con los que podemos iniciar un trámite administrativo. Nombre del usuario Opciones principales Figura 8: Listado de procedimientos administrativos En la misma línea del nombre del procedimiento, podemos ver que además de poder crear un nuevo trámite, se puede acceder al BOJA para visualizar en una nueva ventana la publicación de este procedimiento. También se puede acceder a información adicional sobre el procedimiento; esta información se recoge en el documento que abre el enlace + Info. En la figura 8 junto al nombre del usuario que está usando la aplicación, se encuentra el enlace para salir de la Oficina Virtual., que se utilizará Las tres opciones principales de la aplicación son las siguientes: v05r05 Página 12 de 45

13 : esta opción mostrará la pantalla descrita en la Figura 7. : esta opción mostrará los trámites que actualmente se encuentran en proceso de realización, tanto los propios como en los que estamos autorizados, tal y como recoge a continuación la figura 9: Figura 9: Borradores de los trámites en realización : esta opción mostrará los trámites que ya han sido presentados, propios o de otro Ciudadano que nos haya autorizado como tercero. La siguiente figura 10 lo recoge: v05r05 Página 13 de 45

14 Figura 10: Trámites Presentados Para consultar el detalle de un Trámite presentado, el Ciudadano pulsará sobre el nombre del Procedimiento, y visualizará una pantalla informativa (Figura 10b) del trámite, donde se especifica: Código de Registro Fecha de Registro DNI del Presentador Descargar Justificante Documentación aportada en el procedimiento: o o o Solicitud Anexos Documentación a aportar v05r05 Página 14 de 45

15 Figura 10b: Detalle del Trámite Presentado : esta opción mostrará los documentos presentados por el ciudadano en los trámites. La siguiente figura 11 lo recoge: v05r05 Página 15 de 45

16 Figura 11: Mis Documentos Acceso sin Certificado Digital Acceso directo a un procedimiento Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital, mediante un procedimiento determinado, la pantalla que se muestra es la siguiente: v05r05 Página 16 de 45

17 Figura 11: Acceso sin certificado a un procedimiento determinado La pantalla que mostrará la aplicación una vez se acceda al sistema sería la siguiente: v05r05 Página 17 de 45

18 Figura 12: Documentación requerida accediendo sin certificado a un procedimiento Con este tipo de acceso, se permite editar, guardar los formularios de la Solicitud y/o Anexos a entregar a la Oficina de Registro correspondiente. El proceso para la edición y guardado de los formularios (solicitud y anexos) se realizará de forma v05r05 Página 18 de 45

19 análoga al que se describe en el apartado Del mismo modo, para adjuntar documentación se procederá según el proceso que se describe en el apartado Una vez guardado los documentos correctamente se finalizará la solicitud para obtener el PDF. v05r05 Página 19 de 45

20 Figura 13: PDF de la solicitud/anexo para imprimir y entregar en la Oficina de Registro A continuación, se imprimirá el PDF mostrado en la imagen, que nos servirá para entregarlo en la oficina de registro correspondiente. Otra opción de la ciudadanía, es acceder en el acceso con certificado, a la pestaña de borradores para recuperar esta solicitud para firmarla y presentarla por vía telemática Acceso en modo general Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital, se muestra la siguiente pantalla. Figura 14: Acceso a Oficina Virtual sin Certificado Digital En la pantalla que muestra la figura 14 se permite introducir el NIF (obligatorio), y una vez se acceda a la aplicación, se mostrará el listado de procedimientos disponibles: v05r05 Página 20 de 45

21 Figura 15: Listado de procedimientos disponibles accediendo sin certificado Cuando pulsamos sobre el nombre del procedimiento, podemos editar e imprimir la documentación requerida del procedimiento en cuestión. El resto de la funcionalidad que se muestra en esta pantalla está recogido en este manual en el apartado Acceso directo a un procedimiento. 2.2 Trabajar con un procedimiento para realizar un trámite Acceso con Certificado Digital Realizamos todos los pasos descritos en el apartado Acceso directo a procedimientos o en el apartado Acceso en modo general, entonces se nos muestra la pantalla de Documentación Requerida que recogen las Figuras 7 y 8 respectivamente Documentos que componen un trámite Un trámite está compuesto por los siguientes documentos: Solicitud: formulario que se debe rellenar y firmar por uno o varios Ciudadanos. Anexos: anexo o anexos que puede tener un trámite y que es posible que tengan que firmarse. Documentación requerida: otro tipo de documentos, que sean requeridos para presentar un trámite y que deben firmarse para presentarlo. v05r05 Página 21 de 45

22 Otros Documentos: documentos adicionales que pueden adjuntarse al trámite Rellenar un documento En primer lugar, pulsamos sobre una Solicitud/Anexo en la pantalla de documentación requerida recogida en la Figura 7 lo que nos lleva a la siguiente pantalla. v05r05 Página 22 de 45

23 Figura 16: Pantalla para rellenar un documento En la pantalla de la figura 16 se muestra el formulario que el Ciudadano desea rellenar. En la cabecera del formulario se nos muestra un texto informativo ( La información contenida en este formulario será almacenada en los sistemas de la v05r05 Página 23 de 45

24 Consejería. Pulse guardar para continuar ) junto con el comando. De esta forma, la ciudadanía tiene conocimiento de que los datos que está introduciendo quedarán almacenados en los sistemas de la Consejería. Dará su conformidad pulsando sobre el botón, o bien pulsando sobre el botón para salir del formulario y no guardar el documento. Debajo del comando guardar, como se ve en la figura 16 aparecerá una casilla tipo check, con la leyenda, Permitir avisar de fin de procedimiento, que nos permitirá, si el procedimiento así se configura, recibir un aviso por correo electrónico (información disponible desde el certificado digital), cuando tengamos sin presentar algún trámite, y queden unos días (configurable desde administración) para que finalice el periodo de presentación, de tal solicitud. Por otro lado, en la parte superior derecha de la pantalla estará siempre visible el botón del procedimiento correcto a seguir., que explicará los pasos Cuando el Ciudadano rellene todos los datos de la Solicitud y pulse sobre el botón Guardar, se mostrará un mensaje de confirmación que indique que la solicitud se ha guardado correctamente, y se posibilitará volver al trámite actual. Figura 17: Solicitud guardad correctamente Si el documento tiene validaciones (ejemplo, NIF correcto), y las casillas no se rellenan correctamente, el sistema lo indicará de la siguiente manera: v05r05 Página 24 de 45

25 Figura 18: Mensaje de error de Validaciones al guardar un documento Y hasta que no lo hagamos correctamente no dejará guardar el documento. Una vez guardado correctamente el documento (anexo/solicitud), aparecerá de nuevo la pantalla de documentación requerida (figura 7) pero mostrando la posibilidad de editar, firmar o visualizar el documento Firmar un documento La firma permite validar y certificar la identidad de la persona que está rellenado los datos, y corrobora que éstos se pueden enviar correctamente. En el caso de que se haya rellenado una solicitud, esta debe ser firmada para que el trámite pueda ser presentado. Debe indicarse que, para que una solicitud/anexo se pueda firmar, este debe estar correctamente guardado. La firma de una solicitud/anexo puede ser simple o múltiple, es decir, que puede ser firmada sólo por una persona o por varias. Una solicitud/anexo tendrá firma múltiple cuando junto al botón proceso de firmar una solicitud/anexo es el que se expone a continuación. aparezca un asterisco. El v05r05 Página 25 de 45

26 En la pantalla de documentación requerida (Figura 7), pulsamos sobre el botón en la solicitud/anexo que queremos firmar. A continuación aparecerá una pantalla con el documento y un botón para firmarlo, tal y como se muestra en la siguiente figura: v05r05 Página 26 de 45

27 Figura 19: Firma de un documento v05r05 Página 27 de 45

28 A continuación, pulsaremos sobre el botón y al igual que al acceder a la Oficina Virtual aparecerá un cuadro de diálogo con los Certificados Digitales (figura 6) con los que podemos firmar el documento. Figura 20: Elección de Certificado Digital para firmar un documento (Anexo II) Seleccionaremos el Certificado Digital (el mismo que con el que se accedió a la Oficina Virtual) y pulsamos aceptar. A continuación aparecerá un mensaje, a través del cual se informará de que la firma del documento se ha realizado correctamente. Figura 21: Firma correcta de un documento v05r05 Página 28 de 45

29 Pulsamos y volvemos a la pantalla de documentación requerida (Figura 7). Ahora el documento que hemos firmado aparecerá con estado. Puede ocurrir que el documento a firmar tenga casillas obligatorias, y si estas no se han completado, el sistema nos lo indicará con el mensaje que se muestra en la siguiente imagen: Figura 22: Mensaje de error de Campos Obligatorios al firmar un documento Una vez llegada esta situación, se pulsará volver, y nos tendremos que dirigir a editar el documento en cuestión para corregir los errores que se nos han mostrado con anterioridad: Autorización a terceros Para autorizar a terceros que puedan rellenar, firmar o presentar los documentos del procedimiento, es necesario que a éste se le haya habilitado la opción Autorización a Terceros desde la Administració dministración, y haber rellenado antes alguna solicitud/anexo o haber adjuntado algún documento. Cumpliéndose estas condiciones pulsamos el botón con el que nos aparecerá la pantalla que se muestra a continuación: v05r05 Página 29 de 45

30 Figura 23: Pantalla para autorizar a terceros Para poder autorizar a un tercero, deben introducirse los siguientes campos: NIF de la persona a la que se autoriza. Nombre de la persona a la que se autoriza. 1º Apellido de la persona a la que se autoriza. 2º Apellido de la persona a la que se autoriza. Al pulsar en el botón, los datos que hemos introducido se guardarán y, a partir de ese momento, la persona habilitada podrá acceder al trámite y rellenar o firmar los documentos en los que esté autorizado Adjuntar otros documentos. En algunas ocasiones, los procedimientos requieren una serie de documentación de la ciudadanía con el objetivo de complementar dichos procedimientos. Para ello, se debe seleccionar el archivo solicitado y adjuntarlo. En la pantalla de documentación requerida pulsaremos sobre el botón en la documentación a aportar o en otros documentos. En este caso se mostrará la pantalla de la figura 24 que tenemos a continuación: v05r05 Página 30 de 45

31 Figura 24: Adjuntar documentos : permite volver a la página de documentación requerida (Figura 7) : permite examinar los directorios para buscar aquel archivo o documentos a adjuntar : una vez seleccionado el archivo a adjuntar, lo hace de forma definitiva. Se podrá seleccionar documentos que hayan sido adjuntados con anterioridad a otros trámites, sin necesidad de tener que adjuntarlo de nuevo. Seleccionando el documento del listado de documentos adjuntos, éste se asocia al trámite actual. v05r05 Página 31 de 45

32 Presentar el trámite Para presentar un trámite, los documentos requeridos deben estar firmados por el firmante (firma simple) o número de firmantes mínimos (firma múltiple) definidos en la Administración del sistema. Cumplido este requerimiento se pulsará sobre el botón. v05r05 Página 32 de 45

33 Figura 25: Presentación del Trámite v05r05 Página 33 de 45

34 Si la presentación de la solicitud ha sido satisfactoria, se mostrará al Ciudadano un resumen de la operación realizada, mostrándose los siguientes datos de resumen: Procedimiento telemático presentado. Número de Registro de la presentación telemática Fecha y Hora de la presentación telemática Figura 26: Resumen de la Presentación Telemática v05r05 Página 34 de 45

35 Adjuntar documentación complementaria Una vez se ha presentado el trámite, tenemos la opción de adjuntar documentación complementaria a los datos de los documentos presentados. Para ello debemos pulsar sobre documentación presentada (Figura 29). Esta acción nos lleva la siguiente pantalla: en la Figura 32: Adjuntar documentación complementaria En el área de texto libre, el solicitante introducirá un texto descriptivo relacionado con la documentación que adjunta. Aquí se indica el motivo por el cual se adjunta la documentación, por ejemplo si se quiere subsanar documentación anteriormente presentada. v05r05 Página 35 de 45

36 Si pulsamos sobre examinar, aparecerá un cuadro de diálogo desde dónde podemos seleccionar el fichero que deseamos. Al pulsar adjuntar iremos de nuevo a la pantalla de documentación presentada dónde aparecerá que el documento ha sido añadido, tal y como se muestra en la siguiente figura: v05r05 Página 36 de 45

37 Figura 33: Documentación Presentada con modelo de tramitación v05r05 Página 37 de 45

38 En esta pantalla, en el apartado Qué puedo hacer ahora?, aparecerán los modelos de tipo tramitación que estén asociados al trámite en cuestión. Desde esta pantalla podremos eliminar el documento adjunto, visualizarlo o firmarlo. Para iniciar el modelo de tipo tramitación, pulsamos sobre el botón Iniciar, rellenamos el formulario y guardamos, del mismo modo que se ha explicado en el punto Pasaríamos a la siguiente pantalla: v05r05 Página 38 de 45

39 Figura 34: Documentación Presentada, con modelo tramitación guardado. v05r05 Página 39 de 45

40 Una vez guardado se procede a firmar el modelo, del mismo modo que se explicó en el punto Figura 35: Documentación Presentada, con modelo tramitación firmado. v05r05 Página 40 de 45

41 Una vez firmado el modelo de tramitación, se habilita el botón documentación presentada., que nos llevará a la pantalla de Figura 36: Documentación modelo tramitación Presentada. Una vez presentado, pulsamos Volver al trámite, y quedará actualizada la lista de documentos presentados con el nuevo modelo de tramitación, pudiéndose presentar más modelos de tramitación. v05r05 Página 41 de 45

42 2.2.2 Acceso sin Certificado Digital Rellenar formulario Todo el proceso está explicado en el punto Acceso directo a un procedimiento Descargar formulario en formato PDF Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital (Figura 13), mediante un procedimiento determinado se muestra directamente la documentación requerida del procedimiento en cuestión (Figura 14). Está permitida la opción para cada uno de los documentos requeridos según el procedimiento del que se trate, teniendo en cuenta que este debe añadirse desde la administración. La opción permite descargar el formulario en nuestro ordenador para completarlo manualmente y presentarlo en papel en el Organismo pertinente. v05r05 Página 42 de 45

43 3 ANEXOS 3.1 Ref. Proceso / Requisito N/A 3.2 Ref. Proceso / Validación N/A 3.3 Incidencias frecuentes N/A 3.4 Mensajes de error N/A 3.5 Términos y acrónimos N/A 3.6 FAQ N/A 3.7 Ayudas N/A v05r05 Página 43 de 45

44 4 GLOSARIO Término CHAP BBDD JBoss Eclipse Descripción Consejería de Hacienda y Administración Pública Base de Datos v05r05 Página 44 de 45

45 5 BIBLIOGRAFÍA BLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS Referencia SOL001E_MUS_Manual_Usuario_ InstalacionConfiguracion_v05r05.pdf SOL001E_MUS_Manual_Usuario_ Administracion_v05r05.pdf SOL001E_MUS_Manual_Usuario_ GeneradorFormularios_v05r05.pdf SOL001E_MUS_Manual_Usuario_ OficinaVirtual_v05r05.pdf SOL001E_MUS_Manual_Usuario_ Ciclo_Comprobación_Instalación_v05r05.pdf SOL001E_MUS_Manual_Usuario_ Manual_Del_Integrador_v05r05.pdf Título Descripción del proceso de instalación y configuración de Descripción de las opciones de parametrización y configuración de (administración de la aplicación) Descripción del uso de la herramienta web de diseño de formularios html desplegables como páginas web.jsp Descripción de las opciones de la oficina virtual de módulo de presentación telemática Descripción de ciclo de verificación de la instalación del Sistema. Descripción de los componentes de integración de Solicita. Código v05r05 Página 45 de 45

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