CARACTERIZACIÓN DE PROCESO. Ciclo PHVA

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1 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Dirección Estratégica DE01 - Formulación Estratégica Estratégico Jefe Oficina Asesora de Planeación Formular las orientaciones estratégicas y tácticas que permitan de manera coordinada, encaminar los esfuerzos individuales hacia el logro de los objetivos institucionales. Ciclo PHVA PLANEAR Instituciones Estatales, Funcionarios de la SIC Normatividad vigente y metodologías, pautas de comportamiento generales, parámetros para la solución de conflictos, normas de conducta, mecanismos e instrumentos que adoptan los funcionarios de nivel directivo Establecer pautas de comportamiento y parámetros para la solución de conflictos en la SIC. Establecer disposiciones voluntarias de autorregulación de aquellos que ejercen el gobierno en la SIC Código de Etica y de Buen Gobierno Funcionarios de la SIC y/o particulares que presten servicios a la SIC Proceso GT02-Permanencia y Desarrollo del Talento Humano Gobierno Nacional, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Alta Dirección de la SIC. Plan Nacional de Desarrollo y Políticas de Gobierno, estrategias, lineamientos sectoriales e institucionales Plan estratégico: Identificación marco de referencia/ recopilación observaciones/elaboración plan estratégico/ aprobación plan estratégica. Concretar objetivos, estrategias y lineas de acción que tendrán particular énfasis y prioridad institucional y que apuntan a dar cumplimiento a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo Plan estratégico Gobierno Nacional, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, entes de control y vigilancia, dependencias SIC, ciudadanía en general. HACER Gobierno Nacional (Congreso de la República),Ministerio de Hacienda y Credito Público (MHCP) Dirección Financiera SIC Normatividad vigente, Circular Externa del Ministerio de Hacienda y Credito Público (MHCP) Necesidades presupuestales Plan Estratégico Establecer los lineamientos para la elaboración de la programación presupuestal de la SIC para cada vigencia fiscal: Propuesta presupuestal de mediano plazo, Inscripción y actualización en el BPIN, Anteproyecto de presupuesto, Vigencias futuras, Plan de Compras (SICE) Programación Presupuestal Comercio, Departamento nacional de Planeación, Entes de control y vigilancia Ministerio de Hacienda y Credito Público (MHCP) Dirección Administrativa (Contratación), Dirección Financiera (Contable, Presupuestal y Tesorería) Comercio, Oficina Asesora de Planeación SIC, Oficina de Control Interno SIC, Contraloría General de la República, Departamento Nacional de Planeación y Alta Dirección de la SIC. Plan estratégico institucional Informes de seguimiento, Informes de control Interno, Plan de mejoramiento suscrito por la Contraloría General de la República, Proyectos de Inversión y lineamientos alta dirección SIC. Establecimiento plan de trabajo/ diseño propuesta de programación a nivel de dependencia/ revisión propuesta plan de acción / análisis de coherencia y correspondencia/ consolidación programación anual/ revisión, aprobación y firmas acuerdos de / modificaciones plan de acción. Programar las actividades que la SIC se propone cumplir en una vigencia específica, de acuerdo con el Plan Estratégico institucional Plan de acción anual Comercio, Oficina Asesora de Planeación SIC, Oficina de Control Interno SIC, Contraloría General de la República, Departamento Nacional de Planeación, entidades de vigilancia y control, entidades públicas y la ciudadanía en general. Proceso DE02 - Revisión Estratégica el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es Comercio, Funcionarios de la SIC, SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional Comercio, Funcionarios de la SIC, SySO, partes interesadas.

2 VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas. Funcionarios del proceso correctivas y preventivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas. Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS En la construcción del código de ética se garantizará la participación de los actores internos de la SIC. El código de ética hará parte fundamental de la inducción de funcionarios de la SIC. Las faltas cometidas contra el código de ética harán parte de los cargos en las investigaciones administrativas adelantadas en la SIC. La programación presupuestal se formulará teniendo en cuenta el plan estrategico de mediano y largo plazo así como el plan de acción previsto para la siguiente vigencia, de tal manera que en el mes de marzo la alta dirección haga comparable las cifras presentadas como anteproyecto de presupuesto con el valor de los recursos necesarios para los proyectos y programas de la siguiente vigencia. Para la formulación presupuestal será insumo los resultados de los estudios económicos sectoriales focalizados en los efectos sobre la demanda de los servicios que presta la entidad, con el fin de que el valor del anteproyecto solicitado responda a las necesidades que reclama el país. Las delegaturas y direcciones serán las responsables de las definiciones en la formulación de planes estrategicos orientados a : la mejora en los tiempos de respuesta, la mejora en la calidad de los servicios y la mejora en el alcance y cobertura de los servicios prestados, en tal sentido, los planes de acción anuales presentados deberán contener siempre estos objetivos. La programación anual de la SIC incluirá en lo sucesivo: un formulario que recoja por cada una de las dependencias, los factores o condiciones es y de salud ocupacional y el vinculo con los controles que se vienen teniendo para administrar la exposición al riesgo en caso de ausencia deberá hacerse notar claramente la necesidad de creación o modificación de control, la consolidación de ellas por toda la entidad retroalimentará este proceso para sus ajustes y mejoras ( plan de mejoramiento ). Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica

3 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Dirección Estratégica DE02 - Revisión Estratégica Estratégico Jefe Oficina Asesora de Planeación Realizar monitoreo sistemático del proceso operativo y estratégico con base en los índices previamente establecidos, de manera que se permita medir los resultados de los procesos institucionales. Ciclo PHVA PLANEAR Proceso DE01 - Formulación Estratégica Plan de Acción Anual Establecer una orientación metodológica para la formulación y actualización de instrumentos de medición a partir de los cuales se puede observar la situación y las tendencias de cambio que presentan los planes, programas, proyectos y procesos de la SIC respecto de los objetivos trazados Indicadores y Planillas de Comercio, Organismos de Control, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Dependencias de la SIC, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, Ciudadanía en General HACER DE02 - Revisión Estratégica Dependencias, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno Indicadores y Planillas de Información sistema de trámites, resultados actividades realizadas, cuadros de control : Solicitud reportes/ reporte logros/ consolidación información/ verificación consistencia información/ elaboración y presentación informe de seguimiento/ evaluación cumplimiento plan Informe de Indicadores Informe Comercio, Organismos de Control, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Dependencias de la SIC, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, Ciudadanía en General Comercio, Organismos de Control, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Dependencias de la SIC, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, Ciudadanía en General

4 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso correctivas y preventivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS Los informes de indicadores y de seguimiento de son por política de autocontrol, responsabilidad en primer orden de las jefaturas respecto de los procesos a su cargo. Para todos los efectos de reporte de indicadores y de metas deberán tener como fuente única y oficial el sistema de tramites de la entidad y el sistema de propiedad industrial respecto de esta delegatura. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica

5 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO LIDER PROCESO Y ÁREA OBJETIVO Dirección Estratégica DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión Estratégico Jefe Oficina Asesora Planeación Elaborar estudios económicos que sirvan de soporte para la toma de decisiones en la Entidad, así como establecer las actividades para el desarrollo e implementación de modelos de supervisión que contribuyan al cumplimiento de la funciones asignadas en materia de inspección y vigilancia. Ciclo PHVA PLANEAR Gobierno Nacional, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, entes de control y vigilancia, dependencias SIC, ciudadanía en general. Información de la SIC (Plan estratégico, coyuntura económica, políticas del gobierno nacional, requerimientos de las Dependencias) Definir directrices y lineamientos para la realización de estudios económicos / Establecer un esquema de trabajo para hacer seguimiento a los productos esperados / Identificar y proponer métodos cuantitativos y cualitativos de análisis y modelación para el desarrollo de las diferentes tareas relacionadas con los productos esperados Información requerida para la realización de los estudios económicos Proceso DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión Dependencias de la SIC que efectuén tareas de supervisión,el sistema de de calidad, otras instituciones a nivel nacional e internacional encargadas de la labor de supervisión, sectores de la economia vinculadas con las actividades de supervisión de la SIC, universidades, catedráticos o expertos en temas de supervisión y vigilancia. Información de la labor de supervisión de la SIC, información estadística sobre comportamiento de los sectores o agremiaciones empresariales, recomendaciones, documentos técnicos sobre el tema, experiencias en otras partes del mundo. Establecer los principios y linemamientos en el desarrollo e implementación de un modelo de supervisión estratégico transversal que oriente las acciones que en materia de inspección y vigilancia lideran las diferentes Delegaturas. HACER Manual de Supervisión Procesos que realicen labores de Supervisón Proceso DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión Información requerida para la realización de los estudios económicos Herramientas estadísticas, económicas y econométricas Compilar, procesar y analizar la información requerida para la realización de los estudios económicos / Recoger y presentar los principales resultados de las investigaciones y estudios económicos / Difundir los resultados de los estudios económicos así como fortalecer la capacidad técnica de la Superintendencia de Industria y Comercio al crear espacios de discusión / Informes de coyuntura Conferencias y seminarios Documentos de trabajo para los diferentes procesos de la SIC Participación en foros académicos nacionales e internacionales Publicación de productos a la comunidad en general Cliente interno/ cliente externo el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas.

6 VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS i) Consulta de información estadística en fuentes oficiales (ej. DANE, DNP, Ministerios), ii)la solicitud de requerimientos de información a externos se realiza por medio de carta oficial de la Superintendencia y el modo de entrega es un CD en sobre sellado. iii) El manejo de la información solicitada por medio de requerimientos es centralizada por el funcionario designado para el estudio correspondiente. iv) La información entregada por terceros, es únicamente utilizada para el objeto del estudio definido por el Grupo de Estudios Económicos en línea con las funciones de la SIC. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica

7 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO LIDER PROCESO Y ÁREA OBJETIVO Sistema Integral de Gestión SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión Estratégico Jefe Oficina Asesora Planeación Identificar, mantener, mejorar y gestionar los procesos de la Entidad y sus interrelaciones contribuyendo a la eficacia, eficiencia y efectividad Institucional para el logro de los objetivos. Ciclo PHVA PLANEAR Alta Dirección Plan de Acción, Cronograma de actividades Establecer y documentar el Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI Establecer los procesos, secuencia e interacción, así como los criterios, métodos, disponibilidad de recursos e información para asegurar la eficacia y eficiencia de la operación y el control de los procesos. Manual del SIGI (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) Política y Objetivos del Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI Mapa de procesos Documentos Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI Mapa de riesgos SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión HACER SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión Manual del SIGI (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional), Política y Objetivos del Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI, Mapa de procesos, Documentos Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI, Mapa de riesgos Actualizar y Divulgar de la información del SIGI Informes sobre la de los procesos de la Entidad y sus interrelaciones Funcionarios de la SIC, entidades de vigilancia y control, y demás partes interesadas

8 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS 1. Todos los documentos del Sistema Integral deben estar bajo la responsabilidad de un funcionario 2. Los documentos serán revisados por lo menos una vez al año. 3. Debe existir un mínimo de uniformidad (Lenguaje, estructura, nivel de detalle) en la elaboración de los documentos. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Sistema Integral de Gestión

9 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO LIDER PROCESO Y ÁREA OBJETIVO Sistema Integral de Gestión SC02- Sistema de Gestión Estratégico Jefe Oficina Asesora Planeación Permitir el mejoramiento continuo mediante la recopilación ordenada y sistemática de la información, el seguimiento de indicadores, el monitoreo y análisis de los procesos y la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento. Ciclo PHVA PLANEAR Identificar productos no conformes, definir controles, responsabilidades y autoridades, y dar tratamiento adecuado Producto No Conforme Responsables de los procesos Necesidad de establecer los lineamientos necesarios para asegurar el seguimiento y análisis de procesos Realizar un tratamiento a las no conformidades reales o potenciales detectadas interna o externamente Acciones SC02- Sistema de Gestión Realizar las auditorias para el SIGI Auditorias del Sistema de Gestión HACER CS01 - Atención al ciudadano y comunicaciones Audiencia pública, informes de SC02- Sistema de Gestión Resultados de auditorias, Base de datos de retroalimentación del usuario institucional, desempeño de procesos, estado de acciones, acciones de seguimiento de revisiones previas, cambios que podrian afectar el SIGI, recomendaciones para la mejora, resultados de la y riesgos Solicitar la información pertinente a fin de revisar el Sistema de Gestión de Calidad a intervalos planificados para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad y realizar la Revisión por la Dirección Informe de Revisión por la Dirección Alta Dirección de la SIC, Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Otras partes interesadas

10 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS Las auditorias del SIGI son programadas anualmente según las necesidades detectadas por los responsables del proceso, el la Calidad y el Comercio. Las revisiones por la Dirección serán participativas para todos los líderes de proceso. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Sistema Integral de Gestión

11 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Atención al ciudadano y comunicaciones CS01 - Atención al ciudadano y comunicaciones Estratégico Jefe Oficina de Servicios al Consumidor y Apoyo Empresarial - Jefe Oficina Asesora de Planeación - Coordinador de Notificaciones y Certificaciones (Secretaría General) Trazar los lineamientos de la comunicación interna y externa que desarrolla la SIC, al igual que determinar las herramientas mínimas que se deben involucrar en las labores comunicacionales para permitir la comunicación a los diferentes grupos de interés de la Entidad. Brindar la prestación de servicios de información para los usuarios de los servicios institucionales. Informar a las entidades de control y a la ciudadanía en general, sobre las acciones y resultados alcanzados en el ejercicio de las funciones asignadas a la Superintendencia, durante un período específico. Ciclo PHVA PLANEAR Dependencias de la SIC. Necesidades de información sobre temas de competencia de la SIC, solicitudes de la ciudadanía en materia de información y comunicación. Establecer los lineamientos de Comunicación interna y externa para el desarrollo de sus actividades en la SIC. estrategias de comunicación/comunicación interna/ comunicación externa/ publicaciones/ información Comunicados de prensa, boletines, entrevistas, información a la ciudadanía, edición y publicación de cartillas, libros, textos, información publicada en intrasic, entre otros. Ciudadanía, empresarios, inventores, vigilados, academia HACER Cliente Externo, Oficina deservicios al consumidor y apoyo empresarial, Centro de documentación e Información Solicitudes de información, normatividad, hojas de vida de trámites y servicios e información dependencias. Atender a los ciudadanos que solicitan trámites o servicios bajo los principios, pautas de comportamiento, normas básicas y procedimientos de la SIC. Servicios de atención al público: SUIT/ Consulta/horario/ gaceta/ antecedentes marcarios/ certificaciones/ puntos de atención / canales de atención Información suministrada, trámites y servicios prestados Empresarios, consumidores, usuarios servicios comunicaciones, academia, inventores, centros de investigación y desarrollo, cámaras de comercio, cliente interno. Dependencias misionales, Secretaría General Actos administrativos y jurisdiccionales expedidos por la SIC y normatividad Comunicar un auto, resolución, providencia o sentencia a usuarios, a fin de establecer un vínculo y surtir los efectos previstos en la ley como garantizar el derecho de defensa, teniendo en cuenta las funciones jurisdiccionales y administrativas de la SIC. Comunicar actos administrativos de temas disicplinarios. Notificaciones (auto, resolución, providencia o sentencia), actos relacionados con temas disciplinarios Usuarios de los trámites institucionales y terceros afectados por las decisiones tomadas. Funcionarios de la SIC. Dependencias SIC Información sistema de trámites, resultados actividades realizadas, cuadros de control, informes auditorías, planes de mejoramiento, ejecución presupuestal, infromes financieros, informes de Rendición de cuentas: Informes/ audiencia pública/ gobierno en línea/ informes entes de control/ acuerdos de Audiencia pública, informes de Cliente interno, entidades de vigilancia y control, entidades públicas y la ciudadanía en general. SC02- Sistema de Gestión

12 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS Realizar una vez al año la rendición de cuentas con la participación de todas las àreas de la Entidad Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Atención al ciudadano y comunicaciones

13 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Vigilancia normas de libre mercado PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia Misional Delegado para la Protección de la competencia - Coordinador Grupo de Integraciones empresariales Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de promoción de la competencia. Ciclo PHVA PLANEAR DE01 - Formulación Estratégica Plan de acción anual Planificar las actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de promoción de la competencia. Fichas de Plan de Acción por proceso PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia HACER PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia Gremios, DANE, DNP, Empresas especializadas en estudios económicos, Empresarios, y sistemas de información Fichas de Plan de Acción por proceso Solicitud presentada y normatividad vigente Elaboración de estudios de mercado en el analisis y evaluación de integraciones empresariales. Integraciones empresariales: Concepto previo Superfinanciera:admisión/ análisis/decisión. Notificación de una operación de integración: admisión examen de forma/ acuse de recibo. Preevaluación de una integración- FASE I: admisión/ requerimientos o correcciones/ decisión por no tener que informar/ orden publicación/ intervención de terceros/ decisión. FASE II: comunicación a intervinientes/ comunicación a entres de control/ requerimiento/ pruebas/ análisis y elaboración de estudio/ decisión/ recursos/ seguimiento a condicionamientos Estudios de Mercado, Actos administrativos, oficios Delegado, Despacho SIC, Grupo Integraciones Económicas, Terceros Entes reguladores y Entidades públicas Solicitud de concepto, proyecto de Acto Administrativo y anexos, datos de mercado y normatividad vigente. Análisis solicitud proyecto, recolección información, emisión concepto Concepto o informe del análisis sobre abogacía de la competencia Ente regulador y entidades públicas

14 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia Todas las acciones que correspondan al proceso de vigilancia y control de la Delegatura de Protección de la Competencia se harán de acuerdo a la Normatividad Vigente, en ese sentido para Integraciones Empresariales: Ley 1340 de 2009, Resolución de 2010, Resolución de Normatividad abogacía: Art 7 Ley 1340 de 2009, Decreto 2897 de 2010, Resolución44649 de Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia normas de libre mercado

15 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Vigilancia normas de libre mercado PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia Misional Delegado Protección de la Competencia - Coordinador Grupo Protección de la Competencia Identificar, investigar y sancionar las conductas que obstruyen o restringen la libertad económica y monitorear el cumplimiento de los acuerdos pactados que garantizan la libre competencia. Identificar, investigar y sancionar las conductas de competencia desleal facultades administrativas previstas en las disposiciones legales sobre la materia. Ciclo PHVA PLANEAR DE01 - Formulación Estratégica Plan de acción anual Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las conductas que obstruyen o restringen la libertad económica y monitorear el cumplimiento de los acuerdos pactados que garantizan la libre competencia; así como Identificar, investigar y sancionar las conductas de competencia desleal facultades administrativas previstas en las disposiciones legales sobre la materia. Fichas de Plan de Acción por proceso PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia HACER PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia Empresarios Fichas de Plan de Acción por proceso Denuncias, pruebas, sistemas de información, estudios de mercado y normatividad vigente Dar trámite a las averiguaciones preliminares e investigaciones administrativas relacionadas con conductas presuntamente constitutivas de prácticas comerciales restrictivas de la competencia. Investigaciones administrativas prácticas comerciales restrictivas: admisión/ preliminares/ apertura investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ recurso/medidas cautelares/ garantías/ seguimiento Actos administrativos Empresarios, Gremios, Entidades Estatales, Universidades, personas naturales que realicen una actividad económica. Empresarios Denuncias, pruebas, sistemas de información, estudios de mercado y normatividad vigente Dar trámite a las averiguaciones preliminares e investigaciones administrativas relacionadas con conductas presuntamente constitutivas de competencia desleal. Investigaciones administrativas competencia desleal: admisión/ preliminares/ apertura investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ notificación/ recurso/ garantías /seguimiento/ medidas cautelares Actos administrativos Empresarios, Gremios, Entidades Estatales, Universidades, personas naturales que realicen una actividad económica.

16 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS Evacuar los casos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia normas de libre mercado

17 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Vigilancia Cámaras de Comercio CC01 Vigilancia y Control Cámaras de Comercio Misional Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas que regulan las cámaras de comercio. Ciclo PHVA PLANEAR Planificar las actividades para realizar actividades de control y DE01 - Formulación Estratégica Plan de acción anual vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas que regulan Fichas de Plan de Acción por proceso las cámaras de comercio. CC01 Vigilancia y Control Cámaras de Comercio HACER CC01 Vigilancia y Control Cámaras de Comercio DANE, Cámaras de Comercio, sistemas de información, normas vigentes, comerciantes. Fichas de Plan de Acción por proceso Solicitud, normatividad vigente, información estadística, informes cámaras de comercio, datos de mercado. Atender la solicitud del representante de un grupo de comerciantes, que tienen la iniciativa de tramitar la creación de una cámara de comercio. admisión/ recaudo de pruebas/ emisión concepto o informe Informe Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Comerciantes Cámaras de Comercio, sistemas de información Información Cámaras de Comercio y normatividad vigente. Vigilar las elecciones de las juntas directivas de las cámaras de comercio y resolver las impugnaciones que se presenten contra las mismas. solicitud/ decisión/ resolución recusaciones, recursos de reposición. Informe vigilancia elección juntas directivas cámaras de comercio Actos administrativos Cámaras de comercio Cámaras de Comercio Solicitud de Reformas a los reglamentos internos de las cámaras de comercio, Acta Cámaras de Comercio, sistemas de información y normatividad vigente. Determinar la procedencia de las reformas de reglamentos o estatutos de las cámaras de comercio, que ellas presentan para su aprobación previa. dmisión/decisión/ notificación/ recursos comunicación ó actos administrativos Cámaras de comercio Cámaras de Comercio, sistemas de información Informe Cámaras de Comercio y normatividad vigente. Evaluar la información solicitada a las cámaras de comercio en los formatos establecidos y determinar acciones a seguir. admisión informes/ requerimiento/ evaluación/ comunicación de resultados/ actuaciones de la SIC frente a los resultados/ resumen de reunión de junta directiva Informes de evaluación a las cámaras de comercio Cámaras de comercio, entes de control

18 Director Cámaras de Comercio, Funcionario comisionado, sistemas de información Programación de visitas, pruebas, sistemas de información y normatividad vigente. Verificar y hacer seguimiento al eficiente cumplimiento de las funciones públicas que realizan las cámaras de comercio; en especial, en lo que guarda relación con el manejo de los registros públicos que le han sido delegados por el Estado. Informes de Inspecciones administrativas a las cámaras de comercio Cámaras de comercio el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso correctivas y preventivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS Hacer una adecuada vigilancia a las Cámaras de Comercio. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Cámaras de Comercio

19 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Vigilancia Cámaras de Comercio CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio Misional Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio Identificar, investigar y sancionar el incumplimiento a las normas que regulan a las cámaras de comercio. Ciclo PHVA PLANEAR DE01 - Formulación Estratégica Plan de acción anual Planificar las actividades para Identificar, investigar y sancionar el incumplimiento a las normas que regulan a las cámaras de comercio. Fichas de Plan de Acción por proceso CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio Cámaras de Comercio, comerciantes, comunidad Fichas de Plan de Acción por proceso Denuncia, registro en las cámaras de comercio, pruebas, sistemas de información y normatividad vigente. HACER Atender una denuncia interpuesta por una persona natural o jurídica respecto al incumplimiento por parte de un comerciante de matricularse en el registro mercantil y renovar dicha matricula o cuando se omita la inscripción de un establecimiento de comercio. Investigación contra personas que ejercen el comercio sin estar inscritos en el registro mercantil: admisión/ apertura investigación/ pruebas/decisión/notificación/ recursos Actos administrativos Comerciantes Denunciante Denuncia, pruebas, sistemas de información y normatividad vigente. Atender una denuncia interpuesta por una persona natural o jurídica o iniciadas de oficio respecto al incumplimiento, por parte de las Cámaras de Comercio de las normas o instrucciones que las regulan. admisión/ apertura investigación/ pruebas/decisión/notificación/ recursos Actos administrativos Cámaras de Comercio, comerciantes Denunciante, comerciantes Solicitud, actos expedidos por las cámaras de comercio, sistemas de información y normatividad vigente Atender las solicitudes de revocatorias y recursos interpuestos contra actos expedidos por las Cámaras de Comercio. Admisión/ pruebas/decisión/notificación/ recursos Actos administrativos Cámara de comercio, comerciante

20 el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) Orientaciones y metodología de Participar en actividades definidas en el programa de, aplicar los programas de y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles es SGA, partes interesadas. el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) Orientaciones y metodología de en Participar en las actividades definidas en el programa de Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional SySO, partes interesadas. Sistema de Trámites y SIGI Proceso Revisión Estratégica Proceso de Sistema de Control Interno, sistema de Entes de Control Información de actividades operativas y actividades con cronograma Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI Comunicación fechas de auditoria externa VERIFICAR Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones Atender la auditoria y entregar la información necesaria Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Proceso Revisión Estratégica Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión Informe de Revisión por la Dirección por la Dirección ACTUAR Funcionarios del proceso Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas Acciones Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia REQUISITOS Evacuar los casos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Cámaras de Comercio

21 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO Avaluadores AV01 Avaluadores Misional Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio Llevar el registro de avaluadores y atender la solicitudes de designación. Ciclo PHVA PLANEAR DE01 - Formulación Estratégica Plan de acción anual Planificar las actividades para llevar el registro de avaluadores y atender la solicitudes de designación. Fichas de Plan de Acción por proceso AV01 Avaluadores HACER AV01 Avaluadores Fichas de Plan de Acción por proceso Empresa solicitante, Oficina de Tecnología e Informática Solicitud, registro avaluadores, propuesta avaluadores, sistemas de información, normatividad vigente Atender las solicitudes de designación de avaluadores de bienes inmuebles, en los procesos de reestructuración empresarial. Admisión/ evaluación propuestas/ decisión/ notificación/ recursos Comunicación ó acto administrativo Empresario en acuerdos de reestructuración, avaluadores Solicitante Solicitud inscripción, sistemas de información, normatividad vigente Efectuar la inscripción y actualización de información en el registro nacional de avaluadores. Admisión/ registro Registro avaluadores Avaluadores