BALANCED SCORECARD. Descripción y Detalles del Indicador Tablero de Indicadores. Cartilla I

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José Ignacio Castillo Alvarado
hace 6 años
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1 BALANCED SCORECARD Descripción y Detalles del Indicador Tablero de Indicadores Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Indicadores? 3. Cuáles son los Detalles y Funcionalidades de un Indicador?

3 Presentación El presente documento ofrece una explicación de cada una de las funcionalidades de los indicadores del Tablero de Indicadores

4 TABLERO DE INDICADORES DESCRIPCION Y DETALLES DEL INDICADOR Qué son Indicadores? Los indicadores son herramientas que permiten hacer mediciones que determinan si una organización está avanzando o no hacia su visión y objetivos. Cuáles son los Detalles y Funcionalidades de un Indicador? Cada tablero de indicadores de acuerdo a su propósito consta de una serie de indicadores los cuales son elegidos por el usuario. Cada indicador se despliega como se visualiza a continuación y cuenta con las siguientes funcionalidades: Las cuales se describen a continuación:

1. Nombre y Color del Indicador: Esta descripción corresponde al nombre que se le asigno al momento de crear el indicador, el color que se habilita en la parte

indicador no se ha semaforizado 2. Historia: Esta opción muestra los valores históricos del indicador.

5 1. Nombre y Color del Indicador: Esta descripción corresponde al nombre que se le asigno al momento de crear el indicador, el color que se habilita en la parte superior (rojo amarillo y verde) corresponde al valor presentado de acuerdo al proceso de semaforizacion, en caso de encontrarse en color blanco es porque aun ese indicador no se ha semaforizado 2. Historia: Esta opción muestra los valores históricos del indicador. Para poder utilizar dicha funcionalidad se debe dar clic en la pestaña, luego de ello en la parte inferior de la pantalla principal se reflejara toda la información histórica del indicador, como lo muestra la siguiente gráfica:

La herramienta permite visualizar estos valores en periodos mensuales, bimensuales, trimestrales, etc., seleccionando el número de meses en la opción Periodos Acumulados.

que muestra la HISTORIA, corresponden al año seleccionado en la opción Años Incluidos.

6 La herramienta permite visualizar estos valores en periodos mensuales, bimensuales, trimestrales, etc., seleccionando el número de meses en la opción Periodos Acumulados. Importante: Luego de cambiar datos en esta ventana se debe utilizar el icono que se encuentra en parte superior de la ventana, para actualizar la información Se debe tener en cuenta que los valores que muestra la HISTORIA, corresponden al año seleccionado en la opción Años Incluidos. Además es posible visualizar el historial del indicador a un nivel de detalle más específico (centro de costo, producto (línea-grupo), cliente, proveedor, vendedor o tercero) los cuales corresponden a los Tipos de Detalle que trae el sistema predefinidos, de igual forma permite modificar el tipo de grafica de acuerdo a las necesidades o expectativas; esto se puede realizar con la Galería de opciones o formas de presentar gráficamente los valores, esta se ubica en la parte superior de la pantalla:

7 Cada filtro permite comparar gráficamente la historia del indicador hasta con cinco detalles a la vez. Ejemplo Para: Los valores de los Activos Fijos El Tipo de Detalle: Es el centro de costo Los Detalles a comparar son: Barranquilla Bogotá Cali Como se visualiza en la siguiente grafica: Al pasar el cursor por cualquiera de las barras, esta tomará el color correspondiente al estado de acuerdo a la semaforizacion (verde, amarillo o rojo) y mostrará el valor específico del indicador. También se puede acceder al estado del indicador (color y valor) haciendo doble clic en cada una de las barras. 3. Detalle:

Activo Corriente ), se visualiza la información de la siguiente manera: Luego para ver el tipo de detalle que tiene el indicador, se debe dar clic en el cuadro de agrupación y la información se

8 Aquí es posible visualizar los niveles de detalle que definen los valores o datos del indicador con el estado correspondiente. Al hacer clic en la pestaña se puede consultar la información de lo más general a lo más específico, esto se realiza de la siguiente manera: Al consultar el detalle del indicador (Ejemplo. Activo Corriente ), se visualiza la información de la siguiente manera: Luego para ver el tipo de detalle que tiene el indicador, se debe dar clic en el cuadro de agrupación y la información se visualizara de la siguiente manera: Para este caso el indicador de Activo Corriente tiene los detalles de Centro de Costo y Subcentro de Costo. Para ver la desagregación de la información del indicador por centros de costo de esta empresa se debe dar clic nuevamente en el cuadro de agrupación del detalle CENTRO DE COSTO y la información se visualizara de la siguiente manera:

Importante: Se puede decir que el sistema para ingresar al dato específico despliega la información que lo compone a manera de Árbol De esta manera es posible

4. Plan de Acción: El plan de acción permite crear tareas y asignarlas a los usuarios que estarán involucrados en las acciones, de igual forma también sirve como

9 Importante: Se puede decir que el sistema para ingresar al dato específico despliega la información que lo compone a manera de Árbol De esta manera es posible verificar cuales sucursales o centros de costo tienen su activo corriente de acuerdo a la semaforizacion establecida por medio de los colores (rojo amarillo verde) 4. Plan de Acción: El plan de acción permite crear tareas y asignarlas a los usuarios que estarán involucrados en las acciones, de igual forma también sirve como canal de comunicación entre usuarios. El software hace el seguimiento de los mensajes referentes al indicador, hasta que el usuario determine que la tarea ha sido terminada.

manera se habilita una ventana donde se puede escribir el mensaje correspondiente a la acción que se llevará a cabo para

10 Ejemplo. Para crear un nuevo plan de acción se debe ingresar por la pestaña luego clic en la opción Nuevo Plan de Acción y De esta manera se habilita una ventana donde se puede escribir el mensaje correspondiente a la acción que se llevará a cabo para contrarrestar la advertencia. Allí se debe digitar el Titulo, Detalle de la acción a realizar, el tipo área y categoría del plan, por ultimo definir quién será el responsable de ejecutar la acción; si el administrador u otro usuario.

11 Importante: El Tipo de Plan, el Área y la Categoría son campos que deben estar previamente definidos por la ruta: Herramientas Parametrizacion de Planes Al crear una acción y asignarla a otro usuario para que la realice, no es necesario hacer referencia al indicador, periodo, valor, ni detalle, ya que el software por si solo guarda dicha información y el usuario al cual le fue asignada la acción, va a poder ubicarse exactamente en el tablero, indicador y situación a la cual se hizo referencia. 5. Semaforización: Cada indicador puede ser semaforizado según las metas de la organización. Para esto es necesario que el usuario defina los límites en los cuales el indicador pasaría de estar de amarillo a rojo y de amarillo a verde. Verde: Color que define o considera que los resultados son óptimos pues están superando la meta Amarillo: Color que define que el resultado se encuentra en los niveles esperados pero es necesario realizar seguimiento Rojo: Color que define que los resultados se encuentran en estado crítico, es decir por debajo de las metas propuestas Para un mismo indicador, es posible definir un semáforo general, pero también es posible semaforizar detalladamente (Ejemplo: Por centros de costo Por periodos, Años, Clientes, etc.) Un indicador se semaforiza de la siguiente forma: Hacer clic sobre la barra de colores

A continuación se habilita la pantalla que permite semaforizar el indicador en el sector inferior de la pantalla, como se visualiza en la siguiente gráfica.

En el caso que se requiera semaforizar un indicador con el mismo valor para cualquier periodo, año y/o tipo de detalle, se debe seleccionar la opción No Especificado.

12 A continuación se habilita la pantalla que permite semaforizar el indicador en el sector inferior de la pantalla, como se visualiza en la siguiente gráfica. Importante: Cada indicador podrá ser semaforizado especificando el periodo, año y tipo de detalle. En el caso que se requiera semaforizar un indicador con el mismo valor para cualquier periodo, año y/o tipo de detalle, se debe seleccionar la opción No Especificado. El valor límite entre rojo y amarillo del indicador y el valor límite entre amarillo y verde, debe digitarse en el campo Límite Rojo/Amarillo y Límite Amarillo/Verde respectivamente. La flecha a manera de velocímetro indica que tan rojo, que tan amarillo y qué tan verde se encuentra el indicador. Importante: Tener en cuenta que los valores que aquí se definen en cada rango son valores absolutos

6. Formula: Si el indicador seleccionado no

despliega la operación matemática, reportando

13 6. Formula: Si el indicador seleccionado no maneja formula la pestaña no se habilitara En caso que el indicador maneje formula, al momento de estar ubicado sobre la casilla el sistema despliega la operación matemática, reportando las abreviaturas de los indicadores que componen la formula

Para esto se debe dar clic en la pestaña : Importante: Dentro de la fórmula se puede seleccionar cualquier Indicador y manipularlo con todas

14 De esta manera en la parte inferior de la pantalla el sistema despliega cada uno de los indicadores que participan dentro de la composición matemática de la fórmula y sus estados correspondientes (semaforizacion). Para esto se debe dar clic en la pestaña : Importante: Dentro de la fórmula se puede seleccionar cualquier Indicador y manipularlo con todas las funciones anteriormente descritas. 7. Descripción: En esta funcionalidad es posible verificar la ficha o parámetros de la creación del indicador al igual que su descripción teórica (funcionalidad / objetivo).

15 8. Valor: En este campo se visualiza el valor, fecha, o porcentaje del indicador, bien sea el calculado por la formula matemática asociada o por el dato que se ingreso como información del indicador

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