OFICINA DE LA OEI EN SAN SALVADOR AÑO 2014

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1 OFICINA DE LA OEI EN SAN SALVADOR AÑO 2014 ÍNDICE: 1. Objetivos 2. Alcance 3. Definiciones y abreviaturas 4. Responsabilidades 5. Procedimientos 6. Registros 7. Anexos REV FECHA DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 1 16/06/10 Elaboración del manual de procedimiento. Comunicación Interna y Externa de OEI. Laura Monterrosa Operaciones ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 1 DE 9

2 OBJETIVO El propósito de este procedimiento es asegurar una comunicación eficaz, rápida y segura entre los distintos niveles de la Oficina en San Salvador de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura, OEI; y entre la organización y las distintas instituciones nacionales e internacionales. 2. ALCANCE Este procedimiento, deberá estar en conocimiento de todos los trabajadores de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura, OEI, oficina en San Salvador y abarca: La comunicación de resoluciones que adopte la dirección de la organización en materia de gestión y la difusión de los elementos y componentes del Sistema de Gestión. La realización de consultas, aportes, sugerencias o críticas al sistema de gestión que realice el personal de la organización, su recepción y respuesta. La comunicación con las partes interesadas. La OEI exige de su personal que haga un uso discreto y profesional de la información de la Organización a la que tengan acceso en el desempeño de su actividad, así como que limiten su utilización a las actividades propias de la Organización. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Comunicación: acción de traspasar información bidireccional a través de un medio oral u escrito. Comunicación Interna: aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de los cuales consta la organización. Comunicación Externa: por exclusión, toda aquella que no sea interna. Parte Interesada: individuo, grupo de personas o entidad gubernamental o privada que tiene interés por el desempeño de la organización. Se cuenta dentro de este grupo a los clientes, respecto a la calidad del servicio entregado. Sistema de gestión: es una estructura probada para la gestión y mejora continua de las normas, políticas, los procedimientos y procesos de la organización. La Organización / OEI: se entenderá por la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura, oficina en San Salvador. CT (Comité Técnico): Estratégico, Proyectos y Seguridad y Salud Ocupacional. ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 2 DE 9

3 RESPONSABILIDADES 4.1. Dirección Asegurar la difusión de los elementos constituyentes del Sistema de gestión. Responder los comunicados hacia las partes interesadas que tengan relación con el Sistema de Gestión 4.2. Jefes de Área Difundir los elementos constituyentes del Sistema de Gestión en las áreas bajo su dependencia. Comunicar a todos los empleados de su área los roles y responsabilidades dentro del Sistema de Gestión. Velar por la aplicación del presente procedimiento Personal de la Organización Conocer y cumplir con las políticas del Sistema de Gestión y con la documentación del Sistema de Gestión aplicable a su área de trabajo. Informar alguna actividad que sé este desarrollando sin cumplir con los estándares de la organización. 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1. Generalidades El encargado de recursos humanos / encargado de personal tiene la responsabilidad y autoridad de asegurar que se comunican a todo el personal sus roles y responsabilidades dentro del Sistema de Gestión, así como dar a conocer las respectivas políticas y normas institucionales Mecanismos de Comunicación Interna Para la comunicación interna de las normas, políticas, objetivos y elementos del Sistema de Gestión, la Dirección establecerá y/o coordinará con el jefe de área, encargado de personal o comité correspondiente los mecanismos que permitan su adecuada y completa divulgación o difusión, considerando el nivel de responsabilidad y función del personal o estamentos involucrados. La comunicación interna considera un flujo de información multidireccional entre los diferentes niveles de la estructura organizacional de OEI. Para ello se consideran los siguientes medios: Correo Electrónico, Teléfono, Memorándum Interior (anexo 1) Mecanismos estándares de comunicación Interna. ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 3 DE 9

4 Página Electronica Institucional a) Web OEI-Secretaria General: b) Web OEI-El Salvador: CT Cada CT tiene la responsabilidad y autoridad de comunicar a la Dirección las propuestas que fueren resultado de las reuniones en el cual se intercambia información relativa a los Sistemas de Gestión, Programas, Resultados, Productividad entre otras; tomándose acuerdos relativos a estos puntos. a) Las resoluciones del CT serán elaboradas por el secretario de dicho comité, en el cual incluirá aquellos acuerdos y decisiones que afecten a los Sistemas de Gestión. Éstas serán distribuidas por el secretario vía a los distintos miembros del comité en el formato de acta de reunión (anexo 2). b) Los miembros del CT deberán tener la aprobación de la Dirección para informar a las áreas respectivas. c) Para asegurar la efectiva comunicación de estas resoluciones, se transmitirá por los integrantes del comité a sus respectivas áreas y al personal a su cargo sobre los alcances y contenidos en dichas resoluciones y los requerimientos que de ellas pudieran derivar, con el objeto de coordinar y ejecutar posibles acciones para su cumplimiento, verificando su comprensión por parte del personal Mecanismos de Comunicación con las Partes Interesadas Para asegurar la comunicación expedita con las partes interesadas, se reciben los comunicados mediante: teléfono carta circulares memorándum fax Toda comunicación deberá quedar por escrito, no es permito dar información relacionada con la organización por vía telefónica. Todo Convenio, Acuerdo, Carta de Entendimiento o documento que implique compromiso financiero o administrativo de la oficina deberá ser autorizado previamente a su suscripción por parte de la Dirección. ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 4 DE 9

5 Los comunicados con las partes interesadas son atendidos por las distintas áreas, quienes tienen la responsabilidad de comunicar a la Dirección todas aquellas que se consideren importantes para realizar gestiones o aquellas que traten de cambios sustanciales que afecten la ejecución de proyectos; lo anterior con el fin de entregar una respuesta inmediata y resolutiva a la parte interesada. Todo documento oficial dirigido a la SG-OEI en Madrid, o a terceros, relativo a programas, proyectos, propuestas e iniciativas, sean formulaciones, informes, liquidaciones etc., deberá ser canalizado por la Dirección para su aprobación antes de ser enviado. Toda comunicación con las partes interesadas, deberá quedar por escrito a través de nota oficial, fechada y con firma de recibido por la institución que recibe, la cual posteriormente será archivada en recepción y registrada en primera instancia el libro de correspondencia enviada y luego en el archivo electrónico por medio del Sistema de gestión documental. Toda comunicación que tenga como objetivo solicitar una aclaración o modificación respecto a procesos, constancias de calidad del producto o servicio y documentos del contrato debe comunicarse al cliente o viceversa a través del libro de correspondencia enviada y luego en el archivo electrónico por medio del Sistema de gestión documental. Dependiendo de la naturaleza del proceso deberá ser publicado en la página web de la organización. Todos los comunicados que se reciban en oficina central relacionados con las gestiones de la organización deberán ser comunicados a la Dirección quien podrá derivarlos al área responsable, para darle seguimiento o solución a lo notificado. Todos los comunicados recibidos en la oficina central deberán quedar archivados en recepción (original o en su defecto copia) y registrada en primera instancia el libro de correspondencia recibida y luego en el archivo electrónico por medio del Sistema de gestión documental. La respuesta a comunicados legales se realizará en el formato oficial de OEI (anexo 3) y de acuerdo a los plazos que exija la autoridad en referencia. 6. REGISTRO 7. REFERENCIAS Normativa Interna de la Oficina OEI en San Salvador. Código Ético de la OEI Manual de Identidad Corporativa Documento: Relación de procedimientos, políticas y normas de la organización. 8. ANEXOS Memorándum Interior Acta de Reunión Correspondencia OEI ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 5 DE 9

6 ANEXO 1 ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 6 DE 9

7 ANEXO 2 ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 7 DE 9

8 ANEXO 3 ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 8 DE 9

9 ELABORACIÓN : REVISION : PAGINA 9 DE 9

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