SISCOVENT PRESENTACIÓN

Transcripción

1 PRESENTACIÓN SISCOVENT es un sistema informático de control, creado por SisCoTec Informática. Su desarrollo fue hecho en el lenguaje Visual FoxPro 9.0, utilizando Base de Datos nativa del mismo, con opción a MySQL o Postgree. Dicho sistema es multiusuario y multiplataforma, funcionando en ambiente Linux y Windows. Está abierto a modificaciones, con el fin de adaptarse a cualquier tipo de administración. Requerimientos de Hardware (mínimo) - Procesador AMD 1200 MHz - Memoria 256 Mb - Disco Duro 20 Gb - Resolución 800 por 600 píxeles Requerimientos de Hardware (recomendado) - Procesador INTEL 1800 MHz - Memoria 1 Gb - Disco Duro 160 Gb - Resolución 1024 por 768 píxeles Equipos de Protección - Puesta a tierra del sistema eléctrico - Estabilizador de voltaje - UPS (Batería protectora contra cortes eléctricos) - Pendrive o disco extraíble (para copias de seguridad) Sistema de Control de Ventas y Facturación 1

2 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA MENUS BARRA DE HERRAMIENTAS BOTONES PRINCIPALES CAMPOS Sistema de Control de Ventas y Facturación 2

3 SUBMENÚS DEL SISTEMA Guardar las acciones de los usuarios. Cargar los datos de la empresa. Agregar y quitar permisos a usuarios. Crear nuevos. Abandonar el sistema Reimprimir notas crédito y contado. Realizar compra contado y crédito. Realizar venta contado y crédito. Registrar gastos vía caja chica. Actualizar cotizaciones de monedas del día. Ver movimientos de dinero en caja. Cambiar la cantidad y precio de productos. Cobrar a clientes por venta crédito. Pagar a proveedor por compra crédito. Anular devolución de artículos. Imprimir códigos de barra. Registrar asociación a la cual está adherido el cliente. Registrar datos de clientes. Registrar categorías de productos. Registrar datos de proveedores. Registrar productos. Inicializar caja del día. Consultar productos existentes con sus precios. Consultar a cerca de productos. Consultar datos a cerca de proveedores Consultar datos de clientes. Consultar compras y ventas realizadas. Consultar gastos realizados. Consultar cobranzas realizadas. Consultar vencimientos de productos. Registrar empleados. Registrar hora de llegada y hora de salida. Realizar liquidación de salario a funcionarios. Registrar adelanto de efectivo a funcionarios. Consultar a cerca de los adelantos realizados. Sistema de Control de Ventas y Facturación 3

4 Realizar copias de seguridad del sistema. HERRAMIENTAS DEL PROGRAMADOR Consultar a cerca de las ventas, contado y crédito. Consultar el valor real de todos los productos en stock. Consultar cobros realizados en distintas monedas. COMBO: como vemos en la figura a, un combo es una lista de opciones que podemos elegir utilizando la tecla direccional hacia abajo, aceptamos presionando la tecla enter. Teclas direccionales Tecla Enter Modelo de combo Figura a TECLAS DE FUNCIONES: las teclas de funciones (figura b) se encuentran en la parte superior del teclado y sirven para facilitar el proceso, es decir; acortamos los pasos con solo presionar una de ellas, sin necesidad de utilizar el mouse para seleccionar la opción deseada. Figura b COMBINACIONES DE TECLAS: Combinar teclas significa presionar dos o mas teclas a la vez, que cumplen una función determinada. Las más utilizadas son las siguientes: Ejemplo: Para acceder al formulario de Compras Contado, presionamos las teclas Ctrl + C COMBINACIONES DE TECLAS UTILIZADAS EN EL SISTEMA - Ctrl + A para acceder al formulario de Cierre de Caja. - Ctrl + C para acceder al formulario de Compras Contado/ Crédito. - Ctrl + L para acceder al informe de Ventas Contado y Crédito. - Ctrl + P para acceder al formulario de Productos. - Ctrl + V para acceder al formulario de Ventas Contado/ Crédito. - Alt + F4 nos permite salir del sistema Sistema de Control de Ventas y Facturación 4

5 CONSEJOS PARA EMPEZAR A UTILIZAR EL SISTEMA - Verificar batería protectora contra cortes eléctricos. - Verificar fecha y hora de la computadora. MODO DE ACCESO AL SISTEMA Hacemos doble clic sobre el Icono de acceso directo que aparece en el escritorio, luego veremos la primera pantalla de acceso, seleccionamos el usuario y nuestra contraseña, si los datos proporcionados no son correctos el sistema responderá con el siguiente mensaje contraseña errónea, le damos aceptar y el sistema nos da la opción de intentar de nuevo hasta completar 5 intentos permitidos, si todos fueron infructuosos el sistema expulsará al usuario no autenticado como medida de seguridad, en otro caso si los datos fuese n auténticos para el sistema conseguiremos ingresar al entorno inicial del sistema. Como vemos en la Figura 1 Barra de menús Barra de herramientas Campos Figura 1 El sistema mostrará un pequeño formulario de cambio para las cotizaciones de monedas extranjeras, si los datos visualizados están correctos le damos salir o presionamos la tecla de función F11, si surge la necesidad de realizar cambios, sencillamente nos posicionamos en el campo indicado, tecleamos el nuevo valor y hacemos clic en el botón guardar; o simplemente presionamos la tecla de función F5, al terminar uno de los dos procesos tendremos luz verde para empezar a trabajar con el sistema. No debemos dejar ningún campo de la cotización vacío, esto desestabilizará al sistema. Sistema de Control de Ventas y Facturación 5

6 Después de terminar las operaciones referentes a las cotizaciones de las monedas extranjeras, encontraremos la interface inicial del sistema, como vemos en la Figura 2 PRIMEROS PASOS Figura 2 A D M I N I S T R A R P E R M I S O S Administrar permisos: Lo primero que debemos entender es que el sistema tiene un usuario por defecto, que será utilizado por los programadores de SisCoTec para realizar el registro del usuario administrador, éste a su vez debe agregar a todos los usuarios, que utilizaran el sistema. Figura 3 Modos de acceder: hacemos clic en el menú archivo luego en el submenú administrar permisos. Para tener habilitada esta opción, recuerde que debe ser un usuario administrador. Figura 3 Sistema de Control de Ventas y Facturación 6

7 En este formulario vemos, un usuario registrado con permisos limitados. Figura 4 Figura 4 En este formulario vemos, un usuario registrado con acceso total. Figura 5 Figura 5 Antes de realizar cualquier tipo operación debemos proveer de los datos necesarios al sistema, para ejecutar movimientos tales como: ventas, compras y otros. Ejemplo: si vamos a realizar una operación de compra, necesitaremos registrar el proveedor con antelación, si vamos a realizar una operación de venta debemos registrar el cliente con antelación y así sucesivamente. Tenga en cuenta que la base de datos productos, es el corazón de todos los movimientos a ser ejecutados. El resultado de cualquier tipo de informe depende de la carga de los datos Carguemos correctamente todos los datos. Lo primero que debemos hacer al implementar cualquier tipo de sistema informático en nuestra empresa es el inventario físico, con el fin de registrar los productos. Sistema de Control de Ventas y Facturación 7

8 A S O C I A C I O N E S Creación de asociaciones: En ocasiones es necesario seleccionar a los clientes, SISCOVENT, esta preparado para agrupar los clientes por asociación. Ejemplo: ANDE, IPS, COPACO etc. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú registrar asociación de clientes, a continuación tendremos la pantalla de carga. Figura 6 El código es autogenerado por el sistema con el fin de no permitir duplicación de registros, digitamos la descripción y luego hacemos clic en el botón guardar o presionamos la tecla de función F5 ESTE REGISTRO SE UTILIZARA EN LA CARGA DE LOS CLIENTES. Figura 6 C L I E N T E S Registro de cliente: Este registro es muy importante a la hora de realizar la venta, en caso de que el cliente quiera que en la nota de venta, o la factura figure su nombre. Deberá estar indefectiblemente catastrado en la base de datos. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú ficha de clientes, a continuación veremos la pantalla para el registro. Figura 7 Figura 7 En este formulario debemos seguir la carga de los datos en forma correlativa, el código cliente es generado por el sistema y no se debe modificar, luego empezamos a registrar nombres, apellidos entre otros. Todos los campos que contengan (*) son obligatorios, es decir; si o si debemos cargar. Código cliente: Es un campo autogenerado por el sistema, no debemos modificar. Para pasar al siguiente campo debemos presionar la tecla enter y empezar el registro. Nombres (*): Este campo nos permitirá agregar el nombre del cliente. Ejemplo: Jacqueline Andrea. Apellidos (*): Este campo nos permitirá agregar el apellido del cliente. Ejemplo: Atahualpa Rodríguez. Sistema de Control de Ventas y Facturación 8

9 C. de identidad (*): Este campo nos da la opción de cargar el número de cédula de identidad del cliente (*); en caso de no contar con el número de cédula, debemos de utilizar el código cliente, ya que este campo no puede quedar vacío ni duplicarse. Ejemplo: R.U.C (*): Esta opción nos permitirá ingresar el R.U.C del cliente, si el cliente no tiene R.U.C, se utilizará el mismo número de la C. de identidad. Ejemplo: DV: En este campo se ingresará el dígito verificador del R.U.C, si el cliente no tiene R.U.C, este campo se queda vacio. Ejemplo: 0 Tipo de Cliente: Esta lista desplegable contiene dos opciones; Convencional y Asociado, seleccionamos lo que corresponda al cliente en cuestión. En caso de que el cliente no pertenezca a ninguna asociación, seleccionamos la opción Convencional, caso contrario, seleccionamos Asociado. Figura 8 Figura 8 Asociación: Esta lista desplegable contiene las asociaciones registradas con antelación, en caso de que el cliente sea asociado debemos de elegir la asociación a la cual pertenece, utilizando la flecha direccional hacia abajo hasta posicionarnos encima de la opción que deseemos. Para aceptar debemos presionar la tecla enter y pasar al siguiente campo para seguir con la carga de datos del cliente. Figura 9 Figura 9 Lugar de Trabajo: Esta opción nos permite registrar el lugar de trabajo del cliente. Ejemplo: SisCoTec Informática Nacionalidad: En esta opción debemos elegir la nacionalidad del cliente presionando la flecha direccional hacia abajo, luego la tecla enter. Figura 10 Figura 10 Teléfono Particular: En este campo debemos agregar el número de teléfono particular del cliente. Ejemplo: / Teléfono Laboral: En este campo debemos agregar el número de teléfono del trabajo del cliente. Ejemplo: Observación: Para agregar algún comentario acerca del cliente. Ejemplo: Hermano de Don Gabriel. Sistema de Control de Ventas y Facturación 9

10 Límite de crédito: En este campo definimos el monto máximo para compra crédito que el cliente tendrá habilitado. Ejemplo: a favor de Jacqueline Andrea Atahualpa Rodríguez. Nombres y Apellidos: Este campo nos permitirá agregar el nombre del Datos del cónyuge o codeudor cónyuge o codeudor. Ejemplo: Álcido Javier Sanabria González. Dirección: En este campo debemos cargar la dirección del cónyuge o codeudor. Ejemplo: Av. San José esq.1 de mayo. Telf.: En este campo debemos agregar el número de teléfono del cónyuge o codeudor. Ejemplo: C A T E G O R I A D E P R O D U C T O S Registro de categoría de productos: Este registro es muy importante a la hora de registrar un nuevo producto. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú categorías de productos, a continuación veremos la pantalla para el registro. Figura 11 Figura 11 Código: Es generado por el sistema en forma automática. Debemos presionar la tecla enter para pasar al siguiente campo. Categoría: En este campo debemos cargar las diferentes categorías que utilizamos. Una vez terminada la carga presionamos la tecla enter hasta guardar; o simplemente presionamos la tecla de función F5. Para conocer el código de alguna categoría, en caso de necesidad presionamos la tecla de función F3, escribimos el nombre de la categoría a buscar en el campo correspondiente; para seleccionar de la lista lo que buscamos debemos presionar la tecla direccional hacia abajo y luego presionar la tecla de función F5 para recuperar el código en el formulario original, luego presionamos enter y listo. Para realizar alguna modificación, presionamos la tecla de función F4. Para borrar - presionamos la tecla de función F10. Para cancelar presionamos la tecla de función F8 y para salir presionamos la tecla de función F11. Sistema de Control de Ventas y Facturación 10

11 R E G I S T R O D E P R O V E E D O R E S Registro de proveedores: Este registro debemos cargar antes de registrar un producto, ya que en el formulario de productos necesitaremos de los proveedores para poder seguir con el registro. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú proveedores, a continuación veremos la pantalla para el registro. Figura 12 Figura 12 Código: Es generado por el sistema en forma automática. Debemos presionar la tecla enter para pasar al siguiente campo para seguir con el llenado de los datos del proveedor. Para ir pasando de un campo a otro debemos presionar la tecla enter y listo. Una vez terminada la carga presionamos la tecla enter hasta guardar; o simplemente presionamos la tecla de función F5. Para conocer el código de algún proveedor, en caso de necesidad presionamos la tecla de función F3, escribimos el nombre del proveedor a buscar en el campo correspondiente; para seleccionar de la lista lo que buscamos debemos presionar la tecla direccional hacia abajo y luego presionar la tecla de función F5 para recuperar el código en el formulario original, luego presionamos enter y listo. Para realizar alguna modificación, presionamos la tecla de función F4. Para borrar - presionamos la tecla de función F10. Para cancelar presionamos la tecla de función F8 y para salir presionamos la tecla de función F11. Como explicamos en los registros anteriores, es conveniente y muy importante llenar todos los campos con datos verdaderos. R E G I S T R O D E P R O D U C T O S Registro de productos: Sirve para agregar un nuevo producto a la base de datos, modificar, borrar, productos ya existentes. El usuario que realice la carga de los datos, deberá hacerlo sin ningún error y sin dejar ningún campo vacio, de esta manera lograremos informes completos. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú productos, a continuación veremos la pantalla para el registro. Figura 13 Sistema de Control de Ventas y Facturación 11

12 Figura 13 Código Interno: Este código es para contar la cantidad de artículos o productos que vamos creando, también sirve para utilizarlo en caso de que el producto no tenga código de barras. Código de Barras: En este campo debemos cargar el código de barras del producto, si no tiene, utilizamos el código interno. Copiamos en el campo el mismo número que aparece como código interno y presionamos la tecla enter para seguir con la carga. Ejemplo: Detalle del Producto: Este campo es el indicado para llenar con los detalles del producto. Ejemplo: Proveedor: Para agregar el proveedor del producto en cuestión hacemos clic en o elegimos una opción del combo, presionando la tecla de dirección hacia abajo o la primera letra del proveedor deseado, luego presionamos la tecla enter para agregar. Ej.: Categoría: Para agregar la categoría del producto en cuestión hacemos clic en o elegimos una opción del combo, presionando la tecla de dirección hacia abajo o la primera letra de la categoría deseada, luego presionamos la tecla enter para agregar. Este campo nos permitirá obtener un informe de productos agrupados por categoría Ej.: I.V.A: Para agregar I.V.A. del producto en cuestión hacemos clic en o elegimos una opción del combo, presionando la tecla de dirección hacia abajo, luego presionamos la tecla enter para agregar. Ej.: Ubicación: Este campo es necesario cargar para la búsqueda por ubicación de los productos, y nos ayudará a realizar rápidamente un inventario físico por sector o ubicación. Ejemplo: Cantidad mínima: Este campo nos permite estipular la cantidad mínima del producto; es decir; el sistema avisará al usuario a la hora de la venta que el artículo en cuestión se encuentra en stock Sistema de Control de Ventas y Facturación 12

13 mínimo y se tiene que reponer. Es muy importante cargar la cantidad mínima, ya que el informe de los artículos en stock mínimo depende de este campo. El sistema tiene la opción de elegir una cantidad mínima por defecto, eso quiere decir que en el formulario de productos, la cantidad mínima, ya aparecerá en forma automática y no hará falta cargarlo si es lo correcto de acuerdo a la política de la empresa. Ejemplo: Observación: Este campo nos permite guardar un comentario referente al producto, esto no quiere decir que el llenado es obligatorio. Ejemplo: Nuevo producto en promoción. Condición del producto: Al crear un nuevo producto, el sistema guarda en condición normal, si por alguna razón exista la necesidad de pasar a rematar u ofertar un producto específico, solo debemos hacer lo siguiente: Figura Estando abierto el formulario registro de productos, digitamos el código del producto a ser ofertado o rematado. 2- Presionar la tecla de función F4 o hacer clic en el botón modificar. Figura Cambiar la condición del producto de Normal a Oferta, haciendo clic sobre la opción Oferta, una vez seleccionada la condición tendremos el siguiente cuadro que nos permitirá elegir si queremos ofertar o rematar el producto. Sistema de Control de Ventas y Facturación 13

14 4- Elegir una de las dos opciones; si queremos ofertar, elegimos la primera y si deseamos rematar, la segunda. Si la elección es la primera opción hacemos lo siguiente: escribimos en el campo que se habilita, el porcentaje del descuento del producto, debemos de tener en cuenta el porcentaje de ganancia que utilizamos con el artículo, ya que esta opción nos permite descontar sobre el precio final del producto, esto quiere decir que si la ganancia del producto es del 40%, no debemos descontar mas que eso. Ej.: Si elegimos la segunda opción, el sistema nos permitirá modificar el precio a la hora de la venta y podemos hacerlo por debajo del importe de costo, es decir podemos rematar el artículo. Ej.: Para finalizar el procedimiento de cualquiera de las dos opciones, debemos presionar la tecla de función F5 o hacer clic sobre el botón guardar. Para modificar, presionamos la tecla de función F4, o hacemos clic sobre el botón modificar. Para cancelar, presionamos la tecla de función F8, o hacemos clic sobre el botón cancelar. Para borrar, presionamos la tecla de función F10, o hacemos clic sobre el botón borrar. Para salir del formulario, presionamos la tecla de función F11 o hacemos clic sobre el botón salir. I M P O R T A N T E Debemos entender que al utilizar el formulario registro de productos, no estamos ingresado stock ni precios al sistema, eso quiere decir que todavía no podemos vender. Esos datos podemos ingresar al sistema por medio de compras o el formulario ajustes. A J U S T E S Ajustes: En el formulario de ajustes podemos realizar varios cambios o actualizaciones, este formulario modifica el stock y todos los precios de productos, por lo tanto el usuario designado a realizar esta tarea debe ser idóneo para ello. Al realizar esta operación debemos hacerlo con mucha responsabilidad, por tratarse del patrimonio de la empresa. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Ajustes, a continuación veremos la pantalla para el registro. Figura 15 Figura 15 Número: Este campo es automático y su función es contar cuantos registros se guardó en este formulario. Sistema de Control de Ventas y Facturación 14

15 Producto: En este campo debemos digitar el código de barra del producto que queramos alterar, o simplemente hacemos que el lector de códigos de barra haga el trabajo por nosotros, en caso de que el producto no tenga códigos de barra si o si tenemos que digitar el código que hemos puesto al producto, o si no tenemos a mano el código buscamos utilizando la tecla F3 o haciendo clic en el botón buscar, el sistema al detectar el código del producto nos mostrará sus datos. En esta grafica vemos que el usuario ingreso el código 200 y automáticamente el sistema nos da los datos del producto en cuestión, los campos de precio de compra, venta, y el stock están vacíos. Figura 16 Figura 16 Motivo: Estando en este formulario el usuario puede: dar alta, baja y modificaciones a la cantidad, cambiar los precios en general. Ejemplo: si queremos ingresar la cantidad a un producto nuevo seleccionamos del combo la opción Stock Inicial (carga la cantidad inicial del producto), para descontar la cantidad de un producto especifico, debemos seleccionar una de estas opciones del combo, descomposición, artículos rotos, vencido., robo, derrames, baja x transferencia de existencia. Todas estas opciones nos permiten disminuir la cantidad. Y si queremos aumentar la cantidad de un producto que ya hemos cargado debemos elegir alguna de estas opciones del combo: alta x error/código en venta, alta x diferencia en recuento inventario anterior. Una utilidad importante de este formulario es la de modificar la cantidad. En caso de una empresa que ya viene funcionando con el método tradicional, y tenga que informatizar; este formulario es ideal para cargar el inventario inicial. Descripción: Este campo nos muestra el nombre del producto solo a modo de información no se puede modificar. P. compra: En caso de tener el precio de compra del producto, ingresamos en este campo, si no cargamos el precio de compra esto influirá en el informe de valorización de stock, es conveniente no dejarlo vacio; por lo menos cargar un precio aproximado si contamos con ese dato en el momento de la carga. Sistema de Control de Ventas y Facturación 15

16 P. Venta: En este campo debemos cargar el precio por el cual queremos vender el producto, es decir, es el primer precio que aparecerá al momento de vender, si no cargamos este campo no tendremos precio para el formulario de venta. P. Venta 2: Este campo es cargado en forma automática por el sistema, es el 10% más que el primer precio esto nos indica que es un precio mayor que el primero. Pero de todas formas si no nos convence el monto que nos presenta el sistema, podemos cambiarlo a nuestro modo. P. Venta 3: Este campo es cargado en forma automática por el sistema, es el 20% más que el primer precio esto nos indica que es un precio mayor que el primero. Pero de todas formas si no nos convence el monto que nos presenta el sistema, podemos cambiarlo a nuestro modo. Cantidad: En este campo debemos tener cuidado por que es el lugar donde podemos modificar, aumentar, disminuir el stock ya existente o cargar la cantidad inicial del producto. Cantidad x Lote: Aquí escribimos la cantidad del producto según su lote. Lote: Es una combinación de letras y números que nos indican el conjunto de productos fabricados en la misma fecha. Vence: En este campo ingresamos la fecha de vencimiento del producto, que nos ayudará a obtener un informe de los productos vencidos o a vencer de nuestro stock. I M P O R T A N T E En este contexto es importante mencionar que en algunas ocasiones existen un mismo producto con fechas de vencimientos diferentes, y la forma de controlar ese acontecimiento es utilizando el lote de cada producto, ya que el lote no se repite. Ejemplo: Leche entera Parmalat Lote cc Leche entera Parmalat Lote cc Vencimiento 05/11/2010 Vencimiento 16/08/210 En conclusión: si nos encontramos en esta situación y el conteo nos da como resultado 10 leches enteras Parmalat, 3 con lotes y vencimientos iguales1 y 7 con otro, debemos cargar el mismo producto dos veces con la cantidad correspondiente a cada lote. Como podemos ver, esta figura nos muestra un claro ejemplo de una situación donde al realizar el inventario físico se encontró un producto con lote y vencimiento diferentes. Figura 17 Figura 17 Sistema de Control de Ventas y Facturación 16

17 Botón Quitar: Este botón sirve para eliminar de la lista cualquier fila, haciendo clic sobre la fila deseada para marcar y luego clic sobre el botón quitar, el sistema borra de la lista en forma automática. Botón modificar: Este botón sirve para modificar cualquier dato mal cargado en el sistema, haciendo clic sobre la fila deseada, luego clic sobre el botón modificar, el sistema habilita el campo cantidad, lote y vencimiento para corregir los errores de carga por el cual estamos modificando. Después de realizar cualquier ajuste dentro del sistema, a la hora de guardar, éste nos avisará con un mensaje si estamos seguros de los datos y las cantidades ingresadas, si respondemos si, guarda y nos permite ingresar el siguiente código para seguir ajustando, si le damos no, no guarda y también nos habilita el campo para ingresar código de producto para seguir con el ajuste. Para guardar presionamos la tecla de función F5, o hacemos clic sobre el botón guardar. Para cancelar, presionamos la tecla de función F8, o hacemos clic sobre el botón cancelar. Para salir del formulario, presionamos la tecla de función F11 o hacemos clic sobre el botón salir. C O M P R A S Compras: Con este formulario el sistema nos ofrece la opción de registrar las compras realizadas por la empresa ya sea contado o crédito. Es importante recordar que los datos deben ser cargados de manera correcta, de este modo todos los informes serán los esperados para la administración. Modos de acceder: a)- hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Compras, b)- usando combinación de teclas Ctrl + C, a continuación veremos la pantalla para el registro de compras. Figura 18 Rotulo del formulario Figura 18 Para registrar una compra contado, lo primero que debemos hacer es: verificar el rótulo del formulario, debe estar como COMPRA CONTADO, siempre al abrir el formulario estará preparado para compra contado. Si la factura a cargar es crédito, presionamos la tecla fe función F6 o hacemos clic en el botón y tendremos el rótulo del formulario cambiado a COMPRA Sistema de Control de Ventas y Facturación 17

18 CRÉDITO. Luego de elegir el tipo de transacción a realizar seguimos con los pasos correspondientes que se explica a continuación: Nro. De Factura: En este campo debemos ingresar el número de factura de compra luego presionamos la tecla enter. Ejemplo: Código de Proveedor: En este campo digitamos el código del proveedor de la factura de compra. Si el código del proveedor no se reconoce como válido en la base de datos, el sistema nos mostrará un mensaje, si respondemos si, tendremos la lista de proveedores con sus códigos y ahí podremos recuperarlos, si la respuesta es no, nos devuelve la opción de digitar el código nuevamente, o en todo caso podemos elegir de la lista desplegable que nos presenta el sistema, es muy importante que antes de cargar la factura de compra el usuario vea si el proveedor ya fue catastrado, caso contrario catastrarlo y después cargar la compra. Fecha de Emisión: En este campo ingresamos la fecha de emisión de la factura que estamos cargando, el sistema trae por defecto la fecha del sistema, pero el usuario tendrá la opción de cambiarla. Código Producto: Este campo nos permite digitar el código del producto que estamos comprando, o simplemente usando el lector de código, si el producto tiene código de barras. Si el producto no tiene código de barras se digita el código interno, en caso de digitar un código que no exista en la base de datos de productos el sistema nos mostrará un mensaje, si el usuario responde si, el sistema le permitirá crear el producto desde compras, abriéndole el formulario de productos, tomando el código que se digito como el código de barras para el nuevo producto, si la respuesta es no el sistema nos devuelve en la opción de volver a cargar el código del producto, si sencillamente presionamos la tecla enter sin digitar ningún código, el sistema nos mostrará otro mensaje, si la respuesta a esta pregunta es si, el sistema nos abrirá la opción búsqueda de producto, caso contrario el cursor se posicionará de nuevo dándonos la posibilidad de volver a escribir el código del producto, si el sistema detecta que el código de producto digitado es correcto nos mostrará el nombre del producto como vemos en la siguiente figura Lote: En este campo debemos cargar el número de lote del producto, es muy importante su carga, ya que servirá para controlar los productos y sus vencimientos. Ejemplo: Sistema de Control de Ventas y Facturación 18

19 Vencimiento: Este campo está habilitado para cargar la fecha de vencimiento del producto. Es un campo obligatorio que sirve para controlar los productos con fecha de vencimiento. Cantidad: En este campo agregamos la cantidad del producto comprado. Ejemplo: Unidad: Este campo no es modificable. Costo anterior: Este campo no es modificable, sirve para comparar el precio de costo anterior con el de la nueva compra. Precio de compra: Este campo es el indicado para Ejemplo: agregar el precio de costo del producto. Precio de venta 1: Precio de venta 2: Precio de venta 3: Ejemplo: Los campos precio de venta 1, precio de venta 2 y precio de venta 3, permiten fijar los precios de venta del producto. Por defecto el sistema calcula 30%, 40% y 50% de utilidad respectivamente sobre el precio de costo del producto. Quedan sujetos a modificaciones, de acuerdo a la administración de la empresa Código de barras: Esta opción nos permite crear código de barras al producto cargado. Si seleccionamos imprimir, el sistema preparará una lista con los códigos de barras de los productos en la cantidad que compramos, y si no queremos generar los códigos de barras, elegimos no imprimir. Ejemplo: Imprimir cód. de barras: Con este botón podemos visualizar e imprimir los códigos de barras creados, también podemos vaciar la base de datos. Stock: Este campo es para informarnos de la cantidad existente del artículo a cargar. No es modificable, es solo un campo informativo. Sub Total: Este campo es para informarnos el precio total del artículo a cargar. No es modificable, es solo un campo informativo. Botón agregar: Este botón sirve para ir agregando los productos en la lista que se muestra más abajo (Figura 19), podemos hacerlo presionando la tecla enter o la tecla de función F9. Sistema de Control de Ventas y Facturación 19

20 Figura 19 Botón eliminar: Este botón sirve para eliminar un producto de la lista de compras, en caso de error de códigos o cantidad del artículo. Solo debemos hacer clic sobre el código del producto a ser eliminado de la lista, luego hacer clic sobre el botón eliminar o presionando la tecla Alt + E o la tecla de función F10 Sub Total: En estos campos que no son modificables visualizaremos las cantidades correspondientes a Exentas, I.V.A 5% y 10% respectivamente. Figura 20 Total I.V.A.: Este campo nos permite visualizar el importe total del Impuesto al valor agregado. No se puede modificar. Figura 20 TOTAL GS.: En este campo vemos el precio final de la factura de compras, es decir la cantidad total a pagar por los artículos comprados. Figura 20 Figura 20 Para finalizar la compra, ya sea contado o crédito debemos presionar la tecla de función F5, hacer clic sobre el botón guardar o directamente presionando la tecla enter para guardar. Cuando se trata de compra contado, la transacción finaliza con guardar; cuando es compra crédito tendremos el siguiente cuadro. El campo fecha actual nos muestra la fecha de la operación, no es modificable. En el campo vencimiento digitamos la fecha de vencimiento de la factura de compra crédito, esto quiere decir fecha de pago por la factura al proveedor. Para finalizar, presionamos la tecla enter hasta salir del cuadro o presionamos la tecla de función F4. Para cancelar presionamos la tecla de función F12 o hacemos clic sobre el botón cancelar. Figura 21 Figura 21 Si queremos volver al formulario compras contado, presionamos la tecla de función F6 o hacemos clic sobre el botón Compras Contado y listo. Para cancelar la factura presionamos la tecla de función F8, o hacemos clic sobre el botón Cancelar. Para salir del formulario compras presionamos la tecla de función F11 o hacemos clic sobre el botón salir. Sistema de Control de Ventas y Facturación 20

21 C A J A I N I C I A L Registro de caja chica del día: Antes de realizar cualquier movimiento dentro del sistema debemos registrar nuestra caja inicial, es decir; agregar en el formulario caja inicial el monto de efectivo con que vamos a empezar el día. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú caja chica del día, a continuación veremos la pantalla para el registro. Figura 22 Figura 22 Nro.: Fecha: Hora: Caja Chica: Estas opciones son generadas por el sistema en forma automática, el número va aumentando de acuerdo a la cantidad de veces que guardamos efectivo. Lo que debemos hacer siempre antes de iniciar es, verificar la fecha y hora si están correctas. El campo caja chica muestra la cantidad de efectivo en caja. Monto: En este campo registramos la cantidad de efectivo con que vamos a empezar el día. Responsable: En este campo escribimos el nombre de la persona responsable por el efectivo a ser registrado. Observación: Es para escribir algún comentario sobre el dinero. Para guardar solo debemos presionar la tecla de función F5 o hacer clic sobre el botón guardar. Para modificar, presionamos la tecla de función F4, o hacemos clic sobre el botón modificar. Para cancelar, presionamos la tecla de función F8, o hacemos clic sobre el botón cancelar. Para salir del formulario, presionamos la tecla de función F11 o hacemos clic sobre el botón salir. Sistema de Control de Ventas y Facturación 21

22 V E N T A S C O N T A D O Ventas: Con este formulario, el sistema nos ofrece la opción de vender, ya sea contado o crédito, dependiendo del tipo de negocios y la administración de la empresa, esto se puede configurar de manera que se adecue al gusto y necesidad del mismo. Modos de acceder: a)- hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Ventas, b)-usando combinación de teclas Ctrl + V, y haciendo clic sobre la opción Ventas de la barra de herramientas, a continuación veremos la pantalla para el registro de ventas. Figura 23 Figura 23 Para realizar una venta contado, lo primero que debemos verificar es el rotulo del formulario debe estar VENTA CONTADO, teniendo definido el tipo de venta que vamos a realizar seguimos los siguientes pasos que se describen a continuación. Código de producto: Este es el campo donde el cursor se posiciona al abrir el formulario. Figura15, el primer paso a realizar para empezar a cargar el formulario de venta, utilizar el lector de código de barras para ingresar el código del producto a vender, en caso de no disponer del lector de códigos, digitarlo manualmente. Si presionamos la tecla enter estando el campo vacio, el sistema nos mostrara el siguiente mensaje, al mensaje respondemos presionando enter, o dandole clic en el boton aceptar, donde obtendremos la opcion de digitar el codigo del producto, en caso de digitar un codigo incorrecto el sistema nos mostrara el siguiente mensaje e inmediatamente el cursor regresara en la opcion de carga de codigo. Sistema de Control de Ventas y Facturación 22

23 Si al ingresar el código de un producto, nos encontramos con el siguiente mensaje: nos indica de que el producto en cuestión está en Oferta y podemos modificar el precio a la hora de la venta, sin inportar el precio de costo del mismo. Si al ingresar el código de un producto, nos encontramos con el siguiente mensaje: nos indica de que el producto en cuestión está en Oferta y con un 15% de descuento. Si al ingresar el código de un producto, nos encontramos con el siguiente mensaje: nos indica de que el producto en cuestión está con stok insuficiente o cero. Al momento de cancelar una factura, el sistema emite el siguiente mensaje: si respondemos si, automáticamente cancela la factura, y si no se puede seguir con la transacción. Estando en el formulario venta crédito, en el campo código de cliente y presionamos la tecla enter antes de ingresar código de cliente, tendremos el siguiente mensaje: esto indica que no podemos operar antes de seleccionar un cliente que no sea ocasional, ya que en la venta crédito, el sistema no puede emitir nota, factura o pagaré sin nombre o como ocasional. Si el usuario realiza un descuento a un producto normal, y el precio de venta queda menor que el de costo, el sistema no permitirá realizar la venta, sólo en caso de productos en ofertas se aceptará esta transacción. Paso a ofertas de productos, ver pág. 12. Al momento de eliminar un ítem de la factura, el sistema emite el siguiente mensaje: si estamos seguros de eliminar el ítem de la lista, presionamos la letra s y si no la letra n o hacer clic en la opción deseada. Sistema de Control de Ventas y Facturación 23

24 Si digitamos el código correcto del producto, el sistema nos presentará la descripción, el stock, los precios de venta, lote y vencimiento del producto en cuestión como se observa en la imagen. El sistema cuenta con la opción de búsqueda por descripción de articulo, parar ejecutarlo debemos presionar la tecla de función F3, o hacer clic en el botón, o presionar la combinación de teclas Alt + V, donde obtendremos la posibilidad de búsqueda. Si presionamos la barra espaciadora obtendremos un listado completo de los productos existentes en la basa de datos, usando la tecla direccional hacia abajo seleccionamos el producto a recuperar y presionamos enter ver Figura 24 Figura 24 Si deseamos deshabilitar la búsqueda, presionamos la tecla Esc y listo, si queremos realizar una búsqueda de un producto específico en lugar de presionar la tecla espaciadora, escribimos parte, o el nombre completo del producto ver Figura 25 Figura 25 Al obtener el código del producto a vender procedemos a digitar la cantidad del mismo. Cantidad: En este campo pondremos la cantidad del artículo a vender. Ejemplo luego presionemos la tecla enter para agregar la siguiente opción: Precios: Es un combo que nos permite seleccionar el tipo de costo que queremos vender, es importante mencionar que el precio que aparecerá como primer plano al digitar el código del producto es el precio 1 que se registro con antelación ya sea por medio de compras o ajustes, el sistema guarda tres precios, la selección de uno u otro depende exclusivamente del vendedor, la grafica siguiente ilustra el contenido del combo, que para desplegarlo podremos hacerlo con el mouse o usando la tecla direccional hacia abajo, hasta conseguir el precio que queramos, presionamos enter y listo. Descuento: En este campo podremos realizar descuentos por cada artículo, por ejemplo si el precio normal es , y queremos vender a , entonces en este campo escribimos como descuento 50 y listo, si no queremos descontar nada simplemente presionamos la tecla enter, y tendremos la opción de agregar a la lista, los datos cargados previamente. Este comando utilizamos para agragar los datos seleccionados previamente en la factura de venta, podemos hacer clic sobre el, o usar la tecla de funcion F9, si tenemos mas de un items para vender, tendremos que repetir la operación anterior hasta teminar. Sistema de Control de Ventas y Facturación 24

25 Figura (26) de una factura cargada con varios items para vender Figura 26 Este comando nos permite quitar de la lista un ítems especifico, en ocasiones el cliente decide dejar de comprar un articulo, y sucede que ya lo hemos cargado en la lista, entonces seleccionamos el articulo haciendo clic sobre el y luego hacemos clic en el botón eliminar o presionamos la tecla de función F10, con esta operación podremos solucionar esos inconvenientes sin tener que confeccionar de nuevo la factura. Cuando tenemos ya lista nuestra factura el ultimo paso es la de guardar. Estos son los botones de acción del formulario de ventas, pasaremos a explicar cada uno ellos. Reimprimir: Este botón nos permite volver a imprimir una nota o factura en caso de necesidad, normalmente sucede cuando ocurre un atasco de papel o la impresora no responde, o algún otro tipo de desperfecto en la impresión que amerite volver a imprimirlos. Contado / Crédito: Cambia el estado de la factura en la condición VENTA CREDITO, este botón debemos activar cuando la transacción que vamos a realizar sea a crédito. Cancelar: Si por alguna razón queremos volver a empezar la carga de la factura de venta, tendremos que cancelar todo, utilizando esta opción. Guardar: Cuando hayamos terminado toda la carga de la factura y nos cercioremos que todos los datos cargados en la factura estén correctos, guardamos la factura para terminar el proceso de venta. Es muy importante que preguntemos al cliente si quiere que aparezca su nombre en la factura o nota de venta, en caso afirmativo veremos como hacerlo. Esta operación se realiza antes de guardar la factura. Todos estos comandos se activan haciendo clic sobre el mismo o utilizando la tecla de función que nos muestran cada uno de ellos, de la misma forma se puede utilizar las combinaciones de teclas con el modificador Alt + la letra subrayada de cada comando. Ejemplo: En este caso seria Alt + N. Sistema de Control de Ventas y Facturación 25

26 Como agregar el nombre del cliente en una factura de compra. Como vemos en la imagen anterior, el sistema nos permite realizar diferentes acciones para lograrlo, primero el sistema nos carga por defecto en el campo nombre de cliente, Ocasional, por lo tanto si el cliente no quiere su nombre en la factura o nota, obviaremos estos pasos, si no conocemos el código del cliente podemos buscar utilizando el comando ver F2 o presionamos la tecla de función F2, al ejecutar cualquiera de las dos formas, el sistema nos habilitará la opción de buscar el cliente, esto, en caso de que estemos seguros de que el cliente en cuestión está registrado en la base de datos. Podremos desplegar esta lista utilizando la tecla espaciadora, luego con las teclas direccionales seleccionamos el nombre del cliente y presionamos la tecla enter, otro modo es escribiendo el nombre completo o parte del nombre, y el sistema traerá una lista de las coincidencias encontradas, si conocemos el código del cliente solo tendremos que hacer clic en el botón y el sistema nos abrirá la opción para escribir el código del cliente. Si el cliente no estuviese catastrado en la base de datos, podemos agregarlo directamente, solo debemos digitar su número de cedula o un código interno, y tendremos el siguiente mensaje. Para proceder a la creación del nuevo cliente en la base de datos, tendremos que responder si, haciendo clic en la opción si o presionado la letra s de si, y solo con darle enter ya el cliente estará registrado, si respondemos no el sistema nos dará nuevamente la opción de digitar el código del cliente. Si con estos procedimientos consideramos que ya terminó el proceso de venta, debemos proceder a guardar la factura o nota de venta, haciendo clic en el botón guardar o presionando la tecla de función F5, o la combinación de teclas Alt + G, donde obtendremos el siguiente mensaje. Si todos los datos de la nota o factura están correctos, respondemos presionando la letra s de si o hacemos clic en la opción si, luego el sistema nos presentará un ultimo paso para cerrar la venta, dándonos el formulario de cobranza, esta figura nos muestra las diferentes opciones que disponemos para realizar la cobranza de la venta. Total a pagar: Muestra el total de la factura. Vendedor: En caso de que la empresa pague comisión por venta cada vendedor deberá ingresar su código para que la venta sea computada a su nombre. Dinero: Si es que el cliente paga en Sistema de Control de Ventas y Facturación 26

27 diferentes monedas la operación, podemos ir cargando los montos por cada tipo de moneda hasta terminarla. El ultimo paso es hacer clic en el botón cobrar o presionar la combinación de teclas Alt + C, luego tendremos el último mensaje del sistema, en caso de tener la impresora configurada correctamente, el papel adecuado, y queramos imprimir la nota o factura, presionamos la letra s de si o hacemos clic en el botón si, si respondemos con la letra n para no o presionamos en la opción no; entonces no va a imprimir la nota o factura, pero de todas maneras la venta en forma interna ya se realizó, esto nos indica que ya ingresó dinero en caja, y se dio de baja en el stock a los productos de la factura, cuando la posición del cursor regrese en código de productos sin que nos de ningún mensaje de error, es el indicativo de que podemos seguir facturando sin problemas, repitiendo todos los pasos anteriores. V E N T A S C R É D I T O Estando en el formulario de venta contado, presionamos la combinación de teclas Alt + N, o hacemos clic sobre el botón esto modificará el rótulo del formulario cambiando a VENTA CREDITO, nos indica que la transacción a realizar es a crédito. Figura 27 Rotulo del formulario Figura 27 A diferencia del formulario de venta contado esta pantalla de venta crédito, primero nos da la opción de identificar el cliente al cual le vamos a conceder el crédito, por lo tanto es indispensable registrarlo antes o en el mismo procedimiento de venta, llenando todos los datos necesarios del cliente; la carga de cliente, productos, la cantidad, precios, y la forma de agregar o eliminar ítems a la factura tienen el mismo procedimiento de venta contado. Ver pág. 22, 23, 24, 25. Fraccionamiento: El sistema dispone de la opción cuotas que nos permitirá establecer la cantidad de cuotas que tendrá el cliente para pagar su crédito. Sistema de Control de Ventas y Facturación 27

28 Si el cliente va a realizar una entrega debemos hacer clic sobre el botón entrega, nos habilitará un campo donde cargaremos el monto de la entrega. Ejemplo. Si el monto de la compra asciende a Gs., y el cliente nos dice que quiere pagarlo en 6 cuotas, con entrega de Gs. como vemos en la figura siguiente, el saldo Gs. se dividirá en 6 cuotas iguales, y la primera cuota tendrá 30 días a partir de la venta para su vencimiento. Es importante mencionar que si la venta es crédito, el sistema puede imprimir un recibo por la entrega realizada, un pagare sobre el monto total, y una factura o nota crédito, todos con opción a no imprimirlos si es que así la situación lo indique. Figura 28 Para finalizar la transacción guardamos y respondemos a la pregunta del sistema presionando s o haciendo clic en el botón si. Si en la transacción se realiza una entrega, el sistema preguntará si deseamos imprimir recibo por el valor. Para utilizar los botones de acción, ver pág. 25 Figura 28 Sistema de Control de Ventas y Facturación 28

29 P R E S U P U E S T O S En todas las organizaciones dedicadas a la compra y venta, ya sea de productos o servicios, antes de concretar una compra o venta generalmente lo antecede un presupuesto. Modo de acceder: Teniendo abierta la ventana de venta contado, hacemos clic en el botón de verificación presupuesto, automáticamente el sistema cambiara el titulo del formulario, esto nos indica que a partir de ese momento el proceso será elaborar un presupuesto. El proceso de carga de datos, grabación y otros, son los mismos que la de una venta, la única diferencia es que al grabar este presupuesto, no se modifica el stock, tampoco existe movimientos de caja. Si el cliente regresa para comprar lo que le presupuestamos, solo debemos hacer clic en la casilla de verificación presupuesto, se abrirá una opción para digitar el número de presupuesto, al digitarlo automáticamente el sistema lo convierte en datos para venta, la lista queda modificable, esto quiere decir que podemos quitar, agregar o modificar ítems de la factura. Sistema de Control de Ventas y Facturación 29

30 R E I M P R E S I O N D E F A C T U R A S D E V E N T A S Reimpresión de facturas de ventas: Con este formulario el sistema nos ofrece la opción de reimprimir facturas de ventas que por algún motivo sea necesaria. Figura 29 Modos de acceder: Hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Reimpresión de facturas de ventas, o estando en el formulario de ventas, haciendo clic en el botón Reimpresión. Figura 29 Para reimprimir una factura de venta, ya sea crédito o contado, solo debemos elegir la opción deseada del combo. Ingresamos el número de factura a imprimir, presionamos enter y obtendremos los datos de la factura, si no existe la necesidad de modificar cantidades o quitar ítems, presionamos la tecla de función F10 o hacemos clic sobre el botón imprimir. En caso de no contar con el número de factura, presionamos la tecla de función F3 o hacemos clic en el botón Ver F3 para recuperar el número. Ejemplo: si la venta es del día, solo tendremos que hacer clic en el botón listar, o presionar la tecla de función F12, luego nos posicionamos en el número que corresponda, haciendo clic sobre él, y por último en el botón recuperar o usando la combinación de teclas Alt + R, tendremos la vista de la factura a imprimir. Figura 30 Si la venta fue realizada en Figura 30 fecha anterior, elegimos el rango que corresponda. Ejemplo: desde 01/01/09 hasta 01/01/09. Sistema de Control de Ventas y Facturación 30

31 Botón quitar: Este botón nos permite quitar artículos de la factura, solo debemos hacer clic sobre el código del producto a eliminar y luego clic sobre el botón quitar y listo. Botón modificar: Este botón nos permite modificar cantidad de algún artículo de la factura, solo debemos hacer clic sobre el código del producto a modificar y luego clic sobre el botón modificar, el sistema nos habilitará el campo cantidad de la lista, para realizar el cambio. Si realizamos una acción que modifica la cantidad de un ítem o quita de la lista, esto antes de que se imprima ya es actualizado en los formularios que correspondan. A N U L A C I O N E S D E F A C T U R A S D E C O M P R A S Y V E N T A S Anulaciones: Si por alguna razón amerite anular una factura, y sea autorizada por la administración al usuario, la acción de anulaciones, el sistema nos brinda varias opciones para el efecto. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Anulaciones de Facturas. El usuario debe seleccionar el tipo de trabajo que realizará, haciendo clic en el botón correspondiente. Ventas Contado F2: Si la acción a realizar es la de anular una factura de venta contado, hacemos clic en este comando o usamos la tecla de función F2. Para anular la factura debemos ingresar el número correspondiente, presionar la tecla enter, donde obtendremos los datos (figura 31) y luego hacer clic sobre el botón Anular, o presionar la tecla de función F5, o presionar la combinación de teclas Alt + F, a continuación el sistema emitirá el siguiente mensaje: respondemos con s para anular y n para no hacerlo. Figura 31 Si al ingresar el número de factura o nota, el sistema nos emite el siguiente mensaje: esto quiere decir que la factura ya fue anulada. Sistema de Control de Ventas y Facturación 31

32 Anulación de factura crédito F3: Si la acción a realizar es la de anular una factura de venta crédito hacemos clic en este comando o usamos la tecla de función F3. Donde aparecerá el formulario correspondiente. Figura 32 Figura 32 Estando en este formulario el requisito fundamental es conocer el número de la factura a anular y tener a mano antes de ejecutar la acción. Parar terminar la anulación hacemos clic en el botón anular o presionar la tecla de función F5, o utilizar la combinación de teclas Alt + F. Anular compras contado F4: Si deseamos anular una compra contado por cualquier motivo, podremos hacerlo. Para abrir el formulario presionamos la tecla de función F4, o usamos la combinación de teclas Alt + T, donde tendremos el siguiente formulario. Figura 33 Figura 33 Teniendo abierto el formulario de anulación de compra contado, debemos cargar el número de factura de compra, y en el campo código, digitar el código del proveedor de esa factura, luego Sistema de Control de Ventas y Facturación 32

33 hacemos clic sobre el botón anular, o presionamos la tecla de función F5, o tecleamos la combinación de teclas Alt + A, donde el sistema nos presentará el siguiente mensaje: Si estamos seguros de la anulación de la factura de compra, presionamos s, o hacemos clic en si, de otro modo usamos el botón no para dejar sin efecto la anulación. Si el sistema nos presenta el siguiente mensa; significa que la factura ya fue anulada. Anular compras crédito F5: Si deseamos anular una compra crédito por cualquier motivo, podremos hacerlo, debemos primero abrir el formulario, presionamos la tecla de función F4, o usando la combinación de teclas Alt + T, donde tendremos la siguiente ventana. Figura 34 Figura 34 Teniendo abierto el formulario de anulación de compra crédito, debemos cargar el número de factura de compra, y en el campo código, digitar el código del proveedor de esa factura, luego hacemos clic sobre el botón anular, o presionamos la tecla de función F5, o utilizamos la combinación de teclas Alt + A, el sistema nos presentará el siguiente mensaje. Si estamos seguros de la anulación de la factura de compra, presionamos s, o hacemos clic en si, de otro modo usamos el botón no para dejar sin efecto la anulación. Si el sistema nos presenta el siguiente mensa; significa que la factura ya fue anulada. Sistema de Control de Ventas y Facturación 33

34 G A S T O S C A J A C H I C A Gastos: En las actividades comerciales de cualquier organización es imprescindible llevar un control estricto del dinero, por lo tanto este formulario tiene relación directa con dicho proceso, todos los gastos que carguemos desde este formulario tendrá injerencia directa sobre el dinero de la caja. Figura 35 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Gastos. Nro.: Campo autogenerado por el sistema, a los efectos de realizar un conteo de los registros guardados. Fecha: Es un campo que nos muestra la fecha del sistema. Monto: En este campo registramos el valor del gasto que estamos realizando. Descripción: Este campo nos permite describir brevemente la denominación del Figura 35 gasto. Ej.: pago de luz, teléfono, agua etc. Al término de cada operación debemos usar los botones correspondientes. Ejemplo: si queremos guardar una acción determinada, debemos hacer clic sobre el botón guardar, o presionar la tecla de función F5, y así sucesivamente dependiendo de la operación que queramos realizar. C O B R A N Z A S Cobranzas: Si la empresa realiza transacciones a crédito, este formulario es el indicado para realizar las cobranzas de los créditos otorgados a los clientes. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Cobranzas, y tendremos la siguiente ventana. Figura 36 Antes de empezar a realizar la operación de cobranza, es importante mencionar que la búsqueda de los datos del deudor se realiza mediante el número de R.U.C, es decir, el número que cargamos en el campo R.U.C al momento de realizar el catastro del cliente. Ver Pág. 8 Figura 36 Sistema de Control de Ventas y Facturación 34

35 Cód. Cliente: En este campo debemos digitar el código del cliente, luego presionar la tecla enter y tendremos el nombre del cliente, y las facturas de compra que realizó. Este botón nos permite realizar la búsqueda utilizando el nombre del cliente; esto sucede en caso de no contar con el código del cliente, es una manera sencilla de encontrar en la base de datos de clientes, un nombre específico. La forma de activar la búsqueda es haciendo clic en el mismo botón o presionando la tecla de función F3, utilizando la combinación de teclas Alt + B, luego el sistema nos mostrara una ventana que nos permitirá realizar la búsqueda. Figura 37 Figura 37 En este formulario realizaremos la búsqueda por nombre del cliente en cuestión, podemos escribir el nombre completo o parte de él; y tendremos todas las coincidencias posibles en la lista de nombres. Para recuperar un cliente solo debemos seleccionar, haciendo clic sobre el nombre, y luego hacer clic sobre el botón recuperar, o presionamos la tecla de función F5. Una vez que tengamos el nombre del cliente, hacemos clic en el botón factura, o utilizamos la tecla de función F9, o presionamos las teclas Alt + U, si el cliente tiene crédito/s pendiente/s obtendremos el o los número/s de factura/s. Figura 38 Figura 38 Sistema de Control de Ventas y Facturación 35

36 Para acceder a la información del estado de cuenta del cliente, debemos hacer clic sobre el número de factura, con esta acción el sistema nos proporcionará todos los datos en una nueva ventana. Figura 39 En esta ventana vemos los datos del cliente que hemos seleccionado anteriormente. Figura 39 En esta ventana vemos los datos del cliente que hemos seleccionado anteriormente. Entrega: Es el campo donde el sistema nos permite ingresar el monto que vamos a cobrar, ingresamos y presionamos enter luego hacemos clic en el botón cobrar, o presionamos la tecla de función F5, o la combinación de teclas Alt + C, a continuación el sistema registra el pago en una planilla y nos muestra el siguiente mensaje que nos indica que el cobro ya fue realizado, y nos da la posibilidad de imprimir un recibo para el cliente por el pago que realizó, haciendo clic en la opción si o simplemente presionando la letra s, de lo contrario seleccionamos la opción no. La acción de no imprimir el recibo no implica que la transacción no fue realizada, sencillamente no se imprimió, internamente el sistema ya cumplió con su trabajo. El sistema nos permite realizar pagos parciales, la discriminación de los pagos nos muestra si hubo tal situación. Figura 40 Figura 40 Histórico de Pagos: Esta planilla nos muestra el historial de pagos realizados, ya sea parcial, total, o una entrega, al pie de la planilla nos muestra el total de pagos realizados por el cliente, mencionemos que de esta planilla podemos obtener la impresión del estado de cuenta de un cliente. La figura 41, nos muestra los detalles de una factura crédito, la primera columna corresponde al número de cuotas, en la columna total visualizamos el monto total de cada cuota, la siguiente columna denominada entrega corresponde a los pagos realizados ya sea total o parcial, la columna del saldo muestra Figura 41 la deuda existente de la cuota, vencimiento, es la fecha de pago de la cuota, el estado siguiente nos informa si la cuota ya fue cancelada (pagado), o continua con saldo (activo). Sistema de Control de Ventas y Facturación 36

37 Total: En este campo visualizamos el monto total de la transacción. Entrega: En este campo visualizamos el monto de la entrega, en caso de que exista. Saldo: Este campo nos muestra el saldo total, es decir el monto total de la operación menos la entrega. Cant. Cuota: Este campo nos informa en cuantas cuotas se negoció el pago. Monto cuota: Este campo nos muestra el monto mensual que corresponde a la cuota. Con interés: Si está marcado esta opción, el sistema empieza a contar los días de atraso, y calcula un interés por día/s de mora, que por defecto es el 0.1% con opción a modificación, si no queremos cobrar interés, debemos seleccionar la opción sin interés, la selección se realiza haciendo clic sobre la opción correspondiente. Funciones de cada botón de comando del formulario cobranzas Para utilizar uno de estos botones, debemos hacer clic sobre el botón adecuado para la acción o utilizar la tecla de función correspondiente. Este botón anula un recibo de pago. Este botón nos permite anular un recibo de pago realizado Este botón nos muestra la sumatoria de la deuda del cliente. Con este botón podemos realizar el cobro del interés si lo hubiera. Este botón ejecuta la cobranza. Este nos permite cancelar cualquier acción, dentro del formulario. Este botón nos permite ver las facturas adeudadas del cliente. Sistema de Control de Ventas y Facturación 37

38 P A G O A P R O V E E D O R Si la empresa realiza compra crédito, con este formulario podemos realizar los pagos correspondientes a los proveedores. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Movimientos, luego en el submenú Pago a proveedor. Figura 42 Figura 42 Código proveedor: Para tener los datos del proveedor en cuestión debemos digitar en este campo el código del mismo, luego presionar enter, si existe deudas pendientes, nos mostrará en la planilla correspondiente. En caso de no conocer el código del proveedor debemos presionar la tecla de función F3 o hacemos clic en el botón buscar, o presionamos la combinación de teclas Alt + B, esta acción nos habilitará el campo nombre, donde debemos escribir el nombre del proveedor, el sistema nos mostrará una lista para ver el estado de cuenta de un proveedor específico, tenemos que seleccionar el nombre y luego presionar enter y tendremos los datos correspondientes. Esta planilla nos muestra el saldo por factura, que tenemos con el proveedor CASA INTERIORES S.A. Sistema de Control de Ventas y Facturación 38

39 Si queremos ver detalles de la deuda, es decir, qué artículos habíamos comprado dentro de una determinada factura, hacemos clic en el botón de selección detalle. Al momento de recuperar los datos, por medio del código o el nombre del proveedor, el sistema nos mostrará todas las facturas pendientes, una información de los pagos que ya hemos realizado, el saldo y la deuda pendiente. Automáticamente el cursor se posicionará en el campo entrega, donde digitaremos el monto a pagar. Podría ser un pago parcial o total, para completar el procedimiento, hacemos clic en el botón pagar, o presionamos la tecla de función F9, o utilizamos la combinación de teclas Alt + P. El punto de selección Gral.: Muestra la lista sin importar el estado de la factura. El punto de activo: Solo nos permite visualizar las facturas activas, no así aquellas que ya fueron pagadas en su totalidad. El punto de cancelado: Nos permite visualizar las facturas que fueron pagadas totalmente. Desde: Este campo nos da la posibilidad de visualizar los pagos que hemos realizado a un proveedor especifico, en fechas anteriores a la del sistema, ya que los datos permanecen por un periodo de 40 días en la planilla luego en forma automática se vacía la planilla. Hasta: En este campo se especifica hasta qué fecha se realizará la búsqueda. Todos los pagos realizados a los proveedores podemos tener en esta planilla, mostrándonos la fecha de pago y el monto pagado. Este formulario nos permite tener impreso en papel los saldos, ya sea en forma detallada o en general, solo debemos seleccionar el botón correspondiente a cada acción, o utilizar la tecla de función correspondiente. Ejemplo: si queremos pagar, hacemos clic en el botón pagar, o presionamos la tecla de función F9, o utilizamos la combinación de teclas Alt + P, y así sucesivamente dependiendo de la acción que queramos ejecutar. Sistema de Control de Ventas y Facturación 39

40 I M P R E S I Ó N D E C O D I G O D E B A R R A S En caso de contar con productos que tengan el código de barras, podemos crearlos e imprimirlos por medio de este formulario. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Movimientos, luego en el submenú Impresión de Cód. Barras. En este formulario podemos crear códigos de barras para su impresión, imprimir código de barras ya creadas, o vaciar la base de datos de código de barras. Figura 43 IMPRESIÓN DE CÓDIGO DE BARRAS Figura 43 Código: En este campo debemos digitar el código del producto al cual queremos generar código de barras, en caso de no tener el código, hacemos clic en el botón buscar que nos habilitará el campo descripción para escribir el nombre del producto. Descripción: En este campo escribimos el nombre del artículo al cual queremos generar código de barras. Precio Venta: Este campo nos mostrará el precio de venta del producto, esto se estipuló antes; ya sea por medio de compra o ajuste de productos. Cantidad: En este campo especificamos cuantas etiquetas queremos imprimir, luego presionamos sobre el botón agregar para terminar la carga en la base datos o utilizamos la combinación de teclas Alt + A. Para limpiar la base de datos de código de barras, presionamos sobre el botón vaciar impresión, o usamos la combinación de teclas Alt + V. Para tener la vista previa de todas las etiquetas preparadas para su impresión y del mismo modo para imprimirlas, debemos hacer clic en el botón vista previa, o utilizamos la combinación de teclas Alt +P. Para cancelar una acción usamos el botón cancelar, haciendo clic sobre el mismo o utilizamos la combinación de teclas Alt + C. Para abandonar el formulario hacemos clic en el botón salir, o utilizamos la combinación de teclas Alt + S. Sistema de Control de Ventas y Facturación 40

41 A R Q U E O D E C A J A Arqueo de caja: Al final del día es hora de realizar el arqueo o cierre de caja, es importante asegurar de que se cierre la caja todos los días para llevar un control exacto de los movimientos del día. Figura 44 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú movimientos luego en el submenú Arqueo de caja, o presionando las teclas Ctrl + A. En el formulario visualizamos todos los movimientos realizados durante el día, ya sea detalle de ventas, contado o crédito, y el total en guaraníes de compras, gastos, descuentos etc. ARQUEO DE CAJA Figura 44 Si queremos imprimir el arqueo, podemos hacerlo sin cerrar caja, en primer lugar seleccionamos el tipo de hoja que utilizaremos, es decir seleccionamos del combo una de las opciones. Luego de elegir la opción deseada, hacemos clic en el botón imprimir arqueo. A fin de corroborar detalles de gastos realizados, hacemos clic en el botón detalles. Figura 45 Figura 45 Sistema de Control de Ventas y Facturación 41

42 Para cerrar la caja del día debemos presionar la tecla de función F7, o hacer clic sobre el botón cerrar caja y el sistema emitirá el siguiente mensaje: Al finalizar, el sistema emite un mensaje de confirmación con fecha y hora del cierre. S T O C K Y L I S T A D E P R E C I O S Stock y lista de precios: Este formulario nos muestra todos los detalles y precios de los productos. Figura 46 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú Stock y lista de precios. Figura 46 Para realizar una búsqueda normal, escribimos el nombre del artículo en el campo correspondiente, o presionamos la barra espaciadora, para ir buscando con la tecla direccional hacia abajo. Ejemplo: Sistema de Control de Ventas y Facturación 42

43 Para seleccionar el producto deseado, utilizamos la tecla direccional hacia abajo. El producto seleccionado tendrá el color azul. El fondo de color amarillo, muestra los productos con stock más del mínimo y el rojo muestra los productos con stock cero y mínimo: Figura 47 Figura 47 Producto seleccionado: Producto seleccionado cuando es por categoría. Categoría: El sistema nos permite agrupar los productos por clase o categoría. Es importante seleccionar la categoría al cual pertenece el producto a la hora de registrarlo, ya que esto tendrá incidencia directa en este informe. Ejemplo: los precios de ventas. Si seleccionamos esta opción, tendremos la impresión del stock con Estas opciones sirven para seleccionar productos por grupos, se trata de los precios, haciendo clic en el punto de selección. Si seleccionamos la opción normal, visualizaremos los productos con precios normales. Si elegimos oferta, solo tendremos la lista de los productos en oferta y si elegimos ambos, tendremos todos los productos de la base de datos. Estas opciones sirven para seleccionar productos por situación de stock, haciendo clic en el punto de selección. Cuando seleccionamos la opción todos, visualizaremos todos los productos sin importar stock. Si seleccionamos la opción sin stock 0, sólo visualizaremos los productos con stock mayor a cero. En caso de seleccionar la opción stock en 0, tendremos los productos con stock cero, es importante seleccionar esta opción cuando queramos imprimir los productos en falta. Si seleccionamos la opción stock mínimo tendremos los productos con bajo stock. Con estas opciones podemos ordenar los productos por código, descripción o categoría, solo debemos seleccionar una de ellas, haciendo clic en el punto de selección. Sistema de Control de Ventas y Facturación 43

44 Este botón sirve para transportar los datos de la base a una planilla de Excel. Para enviar los datos, solo debemos hacer clic sobre el botón Excel. de función F10. Para imprimir el stock, hacemos clic sobre el botón imprimir o presionar la tecla Este botón envía un producto con su código y descripción a otro formulario, presionando la tecla de función F5, o haciendo clic sobre el botón recuperar. Este botón cancela cualquier acción, presionando la tecla de función F8, o haciendo clic sobre el botón cancelar. Este botón sirve para salir del formulario, presionando la tecla de función F11, o haciendo clic sobre el botón salir. P R O D U C T O S P O R P R O V E E D O R Productos por proveedor: Este formulario nos muestra todos los productos por proveedor, podemos seleccionar los productos con stock mínimo para imprimir, esto servirá para hacer reposición de artículos en la empresa, de acuerdo al proveedor. Figura 48 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú Productos Por Proveedor. Figura 48 Sistema de Control de Ventas y Facturación 44

45 Proveedor: En este campo ingresamos el código del proveedor y presionamos la tecla enter, en el siguiente campo, el sistema mostrará el nombre del proveedor en forma automática. Ver F3: Este botón permite buscar los códigos de proveedores, presionando la tecla de función F3, o haciendo clic sobre el botón Ver. Listar F12: Este botón sirve para cargar en la planilla todos los productos que corresponden al proveedor en cuestión, presionando la tecla enter, o la tecla de función F12, o sencillamente haciendo clic sobre el botón listar. Estos puntos de selección nos ayudarán para visualizar los productos con stock mínimo, presionando la tecla de función F6, o haciendo clic sobre el punto; y los productos con stock, presionando la tecla de función F7, o haciendo clic sobre el punto. Para imprimir, presionamos la tecla de función F10, o hacemos clic sobre el botón imprimir, a continuación tendremos el informe que se muestra mas abajo. Hacemos clic en para imprimir y en para salir, o presionamos la tecla Esc. Figura 49 Figura 49 Sistema de Control de Ventas y Facturación 45

46 P R O D U C T O S C O N S T O C K M I N I M O O C E R O Productos por proveedor: Este formulario nos muestra todos los productos con bajo stock, podemos imprimir, esto servirá para hacer reposición de artículos en la empresa. Figura 50 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas, luego en el submenú Productos Vista del stock mínimo. En este formulario visualizamos solo los productos con bajo o sin stock, con el fin de imprimir para realizar la reposición. Figura 50 Para imprimir, presionamos la tecla de función F10, o hacemos clic sobre el botón imprimir, a continuación tendremos el informe que se muestra mas abajo. Para imprimir todas las páginas, hacemos clic sobre el punto de selección todas, caso contrario, selección inicial. Si elegimos la primera opción, hacemos clic sobre el botón imprimir. Si elegimos la segunda opción, seleccionamos el número de página a imprimir y hacemos clic en el botón. Hacemos clic en para imprimir y en para salir, o presionamos la tecla Esc. Figura 51 Sistema de Control de Ventas y Facturación 46

47 Figura 51 L I S T A D E P R O D U C T O S P O R U B I C A C I O N Productos por proveedor: Este formulario nos muestra la ubicación de los productos con el fin de realizar comparación del stock físico con el lógico en forma sectorizada. Figura 52 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú Productos Vista del stock mínimo. En este formulario visualizamos solo los productos con bajo o sin stock, con el fin de imprimir para realizar la reposición. Figura 52 Sistema de Control de Ventas y Facturación 47

48 L I S T A R O I M P R I M I R P R O V E E D O R E S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú, lista de proveedores. En este formulario visualizamos los proveedores filtrados por nombre, o de forma general. Figura 53 Figura 53 Otra opción que nos brinda es la de imprimir la lista. Solo debemos cargarla de la forma que queramos, luego hacemos clic sobre el botón imprimir o utilizar la tecla de función F10. Sistema de Control de Ventas y Facturación 48

49 C O N S U L T A D E C L I E N T E S En este formulario encontramos el listado y el estado de cuentas de los clientes. Lista de cliente: Es el listado general de los clientes. Ver pág. 35 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú, lista de clientes. Estado de cliente: en esta parte del formulario encontramos los estados de cuentas de los clientes, es decir, si se están al día o en mora con sus cuotas. Los colores indican lo siguiente: - al día, blanco; - una cuota atrasada, azul; - más de dos cuotas atrasadas, rojo. Figura 54 Figura 54 Sistema de Control de Ventas y Facturación 49

50 Para saber el estado de un cliente, escribimos el nombre en el campo Buscar. Ejemplo Para imprimir hacemos clic sobre el botón de la parte superior del formulario, ya que el botón inferior pertenece al listado de cliente. A continuación hacer clic sobre. C O M P R A Y V E N T A C O N S U L T A E I M P R E S I Ó N En este formulario el usuario tendrá la opción de tener en una sola consola todas las informaciones necesarias correspondientes a las dos operaciones fundamentales de la empresa; compra venta. Figura 55 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Informes y Consultas, luego en el submenú totales de compras ventas. Figura 55 Sistema de Control de Ventas y Facturación 50

51 Para realizar la búsqueda de los datos en forma general, debemos hacer clic en los botones correspondientes a la deseada, o presionar la tecla de función asignada a dicha función. Ejemplo: Para ver la compra contado del mes de marzo del 2010, primero debemos ingresar la fecha de inicio y fin, esto indicará al sistema que deberá filtrar los datos correspondientes al mes de marzo, seleccionamos el tipo y la transacción que deseamos visualizar o imprimir. Para visualizar las compras contado, debemos hacer clic sobre o presionamos la tecla de función F2, y finalmente para que el filtrado de los datos obedezcan a la fecha seleccionada, debemos hacer clic sobre el botón aceptar o presionamos la tecla de función F7 y listo. COMPRA CONTADO COMPRA CREDITO Para obtener datos de compra crédito, solo debemos hacer clic en el botón factura crédito, o presionar la tecla de función F3. Para ver las ventas ya sea contado o crédito usaremos las teclas de función F4 y F5 respectivamente. Es importante dejar en claro que primero debemos escribir las fechas, luego usar la tecla de función que corresponda a la opción deseada y por último hacer clic en el botón aceptar. Si surge la necesidad de verificar el contenido de cualquiera de las facturas ya sea de compra o venta, contado o crédito, debemos hacer clic sobre el número de factura que queramos visualizar, en forma detallada, para volver al estado anterior, vista general, debemos presionar la tecla Esc y listo. Sistema de Control de Ventas y Facturación 51

52 Para imprimir la selección que acabamos de realizar, debemos hacer clic sobre el botón imprimir o presionar la tecla de función F10, donde obtendremos la siguiente vista preliminar del documento. Sistema de Control de Ventas y Facturación 52

53 Este formulario nos ofrece una amplia cobertura en cuanto a informes se refiere, además de contar con un resumen de los totales, por rango de fecha y en líneas generales, nos permite obtener automáticamente la diferencia existente en periodo de tiempo de las compras y las ventas, sin importar que éstos sean contados o créditos. Sistema de Control de Ventas y Facturación 53

54 D E T A L L E S D E G A S T O S R E A L I Z A D O S En este formulario encontramos detalles de gastos realizados. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú, detalle de gastos. Figura 56 Para utilizarlo debemos agregar las fechas desde donde partirá, hasta donde llegará la búsqueda en los campos correspondientes (Desde:, Hasta:). Figura 56 Para imprimir presionamos la tecla de función F10, o hacemos clic sobre el botón. A continuación hacemos clic sobre. Sistema de Control de Ventas y Facturación 54

55 C R E D I T O S C O B R A D O S En este formulario encontramos registros de cobros de facturas crédito. Figura 57 Modo de acceder: hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú, detalle de créditos cobrados. Para utilizarlo debemos agregar las fechas desde donde partirá, hasta donde llegará la búsqueda en los campos correspondientes (Desde:, Hasta:), presionamos la tecla de función F3, o hacemos clic sobre el botón Ver. Figura 57 Para imprimir presionamos la tecla de función F10, o hacemos clic sobre el botón. A continuación hacemos clic sobre. Sistema de Control de Ventas y Facturación 55

56 V E N C I M I E N T O S D E P A G A R E S En este formulario encontramos las fechas de vencimientos de pagarés de clientes. Figura 58 Modo de acceder: Hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú, ver vencimientos. Para utilizarlo debemos seleccionar uno de los puntos; si elegimos general, presionamos la tecla de función F3, o hacemos clic sobre el botón ver. Si elegimos fecha debemos agregar las fechas desde donde partirá, hasta donde llegará la búsqueda en los campos correspondientes (Desde:, Hasta:), presionamos la tecla de función F3, o hacemos clic sobre el botón Ver. Figura 58 Si elegimos fecha debemos agregar las fechas desde donde partirá, hasta donde llegará la búsqueda en los campos correspondientes (Desde:, Hasta:), presionamos la tecla de función F3, o hacemos clic sobre el botón Ver. Sistema de Control de Ventas y Facturación 56

57 Para imprimir presionamos la tecla de función F10, o hacemos clic sobre el botón. A continuación hacemos clic sobre. E M P L E A D O S El sistema nos permite registrar todos los funcionarios de la empresa, esto nos indica que no todos los funcionarios serán usuarios del sistema, pero para ejercer un mayor control de los vales, adelantos de salarios, pagos de comisión por venta, realizar liquidación de salarios entre otros. R E G I S T R O D E E M P L E A D O S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Empleados, luego en el submenú registro de empleados. En este formulario podemos registrar un nuevo funcionario, modificar datos de aquellos que ya fueron registrados, borrar algún funcionario que por algún motivo ya no debe estar en la base de datos. Una función muy importante es la de darnos la posibilidad de seleccionar aquellos usuarios del sistema que tendrán que cobrar comisión por venta, siendo ésta totalmente configurable. Ejemplo: un vendedor puede ganar comisión solo por ventas al contado y otro puede que gane por ítems vendidos, o porcentaje por ventas etc. Sistema de Control de Ventas y Facturación 57

58 Número: Es un campo autogenerado por el sistema con el objetivo de ayudarnos a la no duplicación de los códigos. Nombres: Es un campo que nos permite digitar el nombre del empleado. Apellidos: En este campo digitamos el apellido del empleado. Teléfono: En este campo digitamos el número de contacto del funcionario. Contraseña: Este campo es muy importante ya que si el funcionario va cobrar comisión por venta es el que se debe usar al momento de cerrar una venta para el cálculo del interés. Cargo: En este campo ingresamos el puesto que ocupa el funcionario. Sueldo: Campo que nos permite digitar el sueldo del empleado. Cantidad de hora: En este formulario se registra la cantidad de hora que trabajará por día. Monto hora extra: En este campo se registra el monto horas extras si lo hubiera. Monto feriado: Este campo cargamos el monto que se pagará en caso de trabajo en días feriados. Comisión por ítems: Debemos seleccionar esta opción si la comisión que pagaremos al vendedor será un monto x por cada artículo vendido ejemplo Gs por artículo. % comisión por venta: Debemos seleccionar esta opción se la comisión por venta se hará por el total de ventas. Ejemplo: Si el vendedor vendió Gs sobre esta venta se le puede configurar 2.5% de comisión. Comisión: En este campo se digitara el valor de la comisión dependiendo de la selección anterior, ejemplo: si seleccionamos comisión por ítems el valor de este campo debe ser en guaraníes, y si la opción seleccionada es % comisión por ventas debemos ingresar el valor que el sistema tomará como porcentaje. Precio base: Al seleccionar esta opción la comisión se pagará sobre una única lista estipulada anteriormente. Precio venta: Si está marcada esta opción, la comisión se pagará por el monto vendido. Venta contada: Si esta opción está seleccionada, la comisión calculará para las ventas contadas. Venta crédito: Si esta opción está seleccionada, la comisión calculará para las ventas crédito. Estos botones de acción nos permiten realizar tareas como guardar, borrar datos y otros, para activarlas debemos hacer clic sobre el botón correspondiente o utilizar la tecla de función que nos indica. M A R C A R H O R A DE E N T R A D A Y S A L I D A D E F U N C I O N A R I O S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Empleados, luego en el submenú registro de horario de entrada y salida Este formulario nos permite controlar las horas trabajadas por cada funcionario, solo debemos escribir en el campo contraseña la seña que hemos seleccionado en el la carga de empleados, luego presionamos el botón guardar o presionamos la tecla de función F5, la misma operación se debe realizar para marcar el horario de salida. Figura 59 Sistema de Control de Ventas y Facturación 58

59 Figura 59 R E G I S T R A R A D E L A N T O S A F U N C I O N A R I O S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Empleados, luego en el submenú adelanto de sueldo. Número: Este campo es autogenerando no se debe modificar. Recibo Nro.: En este campo ingresamos el número de recibo que corresponda al adelanto. A favor de: En este campo debemos digitar la seña del empleado, de esta forma el sistema nos traerá el nombre. Fecha: Campo donde podemos fijar la fecha. Monto: Este campo nos permite estipular el monto del adelanto. En concepto de: Este campo nos permite seleccionar el motivo del adelanto. Observación: En este campo podemos digitar algún tipo de comentario. Para activar uno de estos botones de acción, utilizamos la tecla de función que corresponda o hacemos clic sobre el mismo. Sistema de Control de Ventas y Facturación 59

60 C O N S U L T A D E A D E L A N T O S O T O R G A D O S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Empleados, luego en el submenú informe de adelanto de sueldo. En este formulario tendremos la opción de consultar los adelantos otorgados a un funcionario específico, o a todos al mismo tiempo. Desde: En este campo debemos escribir la fecha desde donde queremos empezar la búsqueda. Hasta: En este campo debemos escribir la fecha hasta donde queremos llegar con la búsqueda, debemos seleccionar la opción fecha para que estos campos estén accesibles, de otro modo permanecen inactivos. Buscar: En este campo escribimos el nombre del funcionario para obtener una información referente al mismo. Realizando la selección de manera que sea necesaria podemos imprimir utilizando el botón imprimir o presionado la combinación de teclas Alt+I. Ejemplo: Si queremos imprimir hacemos clic en el icono de la impresora, o presionamos la tecla Esc. para salir sin imprimir esta hoja. Sistema de Control de Ventas y Facturación 60

61 L I Q U I D A C I O N D E S A L A R I O S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Empleados, luego en el submenú liquidación de salario. En el campo desde, debemos escribir la fecha inicial y en el campo hasta, la fecha final, luego seleccionamos del combo el nombre del funcionario a liquidar. Luego presionamos en el botón para tener los datos referentes a ese funcionario como, el total de adelantos, total en comisión por venta, y el saldo a pagar. Si la acción a realizar es la de liquidar o pagar el saldo, presionamos sobre el botón liquidar o utilizamos la combinación de teclas Alt + L, y de esta forma conseguiremos que el sistema reinicie todos los datos para una nueva operación. Si queremos ejecutar otro botón solo debemos hacer clic en el, o utilizar la tecla de función que corresponda. Sistema de Control de Ventas y Facturación 61

62 D E T A L L E S D E V E N T A S Para obtener un informe detallado de las ventas, ya sea contado, crédito, o de los productos en oferta, verificar ventas anuladas entre otros detalles importantes, el sistema dispone de este formulario. Modos de acceder: a) hacemos clic en el menú administrador luego en el submenú detalles de venta crédito y contado b) utilizando la combinación de teclas Alt + L. Como vemos en la gráfica anterior, al ingresar en el formulario, el sistema nos muestra todas las ventas contado que realizamos, desde el primer día de la implementación, esto se puede modificar de acuerdo a las necesidades. Como se muestra en esta ventana, la selección que realizamos, ordena al sistema mostrarnos todas las ventas crédito, para ello, solo debemos hacer clic en la opción crédito, automáticamente en la pantalla cambiará el informe de contado a crédito. Sistema de Control de Ventas y Facturación 62

63 De la misma manera debemos proceder si queremos cambiar el formato del informe utilizando rangos de fecha. En la figura siguiente observamos un informe de ventas contado, créditos y ofertas del mes de marzo, para filtrar la información perteneciente a ese rango, indicamos la fecha de inicio y finalización. De la misma manera podemos seleccionar otras opciones, de esta forma el filtrado de los datos cambian automáticamente en la lista. Sistema de Control de Ventas y Facturación 63

64 Si queremos imprimir los datos que hemos filtrado, primero debemos seleccionar las opciones correspondientes, luego hacer clic sobre el botón o presionamos la tecla de función F2, o utilizamos la combinación de teclas Alt+I. En el grafico siguiente podemos observar las selecciones realizadas, y el modelo de impresión. Vista preliminar del informe, mes de marzo del 2010, filtrado de datos realizado por fecha y venta contado. V A L O R I Z A C I O N DE S T O C K El sistema nos brinda la posibilidad de tener en planilla la valorización del stock, por producto y en forma general. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú administrador luego en el submenú valorización de stock. Sistema de Control de Ventas y Facturación 64

65 En este mismo formulario podemos filtrar los datos por producto, solo debemos digitar el nombre del producto y luego el sistema nos mostrará automáticamente los datos seleccionados. Como se muestra en la figura anterior, este formulario nos muestra el total de costo de productos, y una pequeña proyección de cuanto representarían las ventas, con dos listas de precios, y una utilidad por venta. Todas estas informaciones son aproximadas. En caso de que queramos imprimir los datos filtrados, debemos hacer clic en el botón imprimir o presionar la tecla de función F10, o la combinación de teclas Alt+I Ejemplo de la pantalla que nos presenta el sistema si queremos imprimir los datos filtrados. Sistema de Control de Ventas y Facturación 65

66 Con estos botones tendremos las opciones de imprimir todas las páginas de un informe, retroceder, adelantar, irnos al final o inicio de una página. Para abandonar la presentación preliminar debemos presionar la tecla Esc o hacemos clic en el icono correspondiente a salir. I N G R E S O D E E F E C T I V O E N V A R I A S M O N E D A S Modo de acceder: Hacemos clic en el menú Administrador, luego en el submenú resumen de cobro. En este formulario podemos visualizar el total de dinero ingresado en caja, discriminado en los diferentes tipos como dólares, reales, guaraníes y otros. Para obtener este listado, debemos elegir el rango de fecha, y luego hacemos clic sobre el botón total Gral., y los datos se mostrarán automáticamente. Si queremos imprimir estos datos, solo debemos hacer clic en el botón imprimir donde obtendremos la vista preliminar de los datos donde el usuario elige el icono de la impresora para imprimirlos o presionamos la tecla Esc para salir sin imprimir. La imagen anterior es la vista preliminar de los datos seleccionados. Sistema de Control de Ventas y Facturación 66

67 ESPECIAL PARA FARMACIAS En este apartado veremos algunos formularios especiales para aquellas empresas dedicadas a la compra venta de productos farmacéuticos; Farmacias. Como vimos en el registro de productos para empresas estándares, no dispone de algunos campos que vamos a especificar en este punto. R E G I S T R O D E P R O D U C T O S Aplicación del producto: Este campo nos permite especificar la aplicación de los productos; es decir, para que tipo de enfermedad esta indicado. Ejemplo: fiebre, dolor de cabeza, vomito, dolor de estomago, mal de ojo entre otros. Composición química: Este campo nos permite registrar la composición del medicamento, ejemplo Paracetamol 500 mg; Cafeína 50 mg. Es importante que los campos de este formulario se puedan llenar de manera correcta y prolija ya que de ella dependen todas las informaciones que queramos. Estos son algunos de los datos específicos para las farmacias Sistema de Control de Ventas y Facturación 67

68 R E G I S T R O D E L A B O R A T O R I O S Registro de Laboratorios: Es de vital importancia realizar el llenado de los campos pertenecientes a los laboratorios. Modo de acceder: Hacemos clic en el menú registrar luego en el submenú laboratorios, a continuación tendremos la pantalla de carga. Código: Es un campo autogenerado que no debemos modificar. Descripción: En este campo podemos escribir el nombre del laboratorio. Procedencia: Este campo nos da la opción de registrar el origen del laboratorio. Obs: Este campo nos da la opción de agregar algún comentario. Una vez que el usuario haya realizado todas las acciones necesarias, ya sea agregar, modificar, borrar un laboratorio debe utilizar el botón que corresponda, haciendo clic sobre el mismo o utilizando la tecla de función indicada. Ejemplo: si queremos borrar un laboratorio, primero debemos recuperarlo luego hacer clic en botón borrar o presionar la tecla de función F10. Es importante mencionar que del registro de los datos en el formulario de producto depende exclusivamente este informe, que veremos a continuación. Los campos que están encerrados en círculo son aquellos que solo se utilizan en empresas farmacéuticas. Sistema de Control de Ventas y Facturación 68

69 V E N C I M I E N T O D E P R O D U C T O S SISCOVENT Vencimiento de productos: Podemos buscar productos por fecha de vencimiento. Modo de acceder: hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú productos por vencimientos. Para realizar la búsqueda de los vencimientos, el sistema propone varias formas de hacerlo. Búsqueda por fecha específica, por rango de fecha, por mes y año. Para realizar la búsqueda específica, debemos ingresar la fecha en el campo correspondiente. Para realizar la búsqueda por rango de fecha, debemos ingresar las fechas en los campos correspondientes. Sistema de Control de Ventas y Facturación 69

70 Para realizar la búsqueda por mes y año, debemos ingresar el año en el campo correspondiente y seleccionar el mes del vencimiento. Si queremos imprimir estos datos solo debemos hacer clic en el botón imprimir donde obtendremos la vista preliminar de los datos donde el usuario elige el icono de la impresora para imprimirlos o presionamos la tecla Esc para salir sin imprimir. Sistema de Control de Ventas y Facturación 70

71 I N F O R M E D E P R O D U C T O S P O R L A B O R A T O R I O Y P R O V E E D O R Informe de productos por laboratorio y proveedor: Podemos buscar productos por laboratorio y proveedor. Modo de acceder: hacemos clic en el menú informes y consultas luego en el submenú productos por laboratorios. Para realizar la búsqueda de los productos, el sistema propone varias formas de hacerlo. Búsqueda por nombre de producto, por laboratorio y por proveedor. Para realizar la búsqueda por nombre de producto, debemos seleccionar el punto Producto haciendo clic sobre él, o presionar la tecla de función F2, a continuación debemos escribir el nombre del producto en el campo correspondiente. Sistema de Control de Ventas y Facturación 71

72 Para realizar la búsqueda por laboratorio, debemos seleccionar el punto laboratorio, haciendo clic sobre él, o presionar la tecla de función F3, a continuación debemos escribir el nombre del laboratorio en el campo correspondiente. Para realizar la búsqueda por proveedor, debemos seleccionar el punto proveedor, haciendo clic sobre él, o presionar la tecla de función F4, a continuación debemos escribir el nombre del proveedor en el campo correspondiente. Si queremos imprimir estos datos solo debemos hacer clic en el botón imprimir donde obtendremos la vista preliminar de los datos donde el usuario elige el icono de la impresora para imprimirlos o presionamos la tecla Esc para salir sin imprimir. Sistema de Control de Ventas y Facturación 72