Correo electrónico 1. CONFIGURAR EL CORREO

Transcripción

1 1. CONFIGURAR EL CORREO O utlook es capaz de administrar distintos tipos de correo electrónico, por lo que no necesitarás otra aplicación específica para el correo que quieras enviar o recibir a través de una conexión a Internet. En Outlook puedes configurar cada tipo de correo electrónico que utilices (servidores, nombres de usuario y contraseñas...), de forma que se encargue del correo obtenido a través de cada uno, actuando como centro coordinador de todo tu correo electrónico. En este capítulo configuraremos una cuenta de correo electrónico a través de Internet, por lo que hablaremos de "acceso telefónico a redes", "servidor de correo", "nombre de usuario", "contraseña", etc. Es interesante que conozcas o sepas el significado de estos términos, para poder entender mejor lo que vamos a ver. La primera vez que arranques Outlook, puedes crear y configurar una cuenta de correo electrónico, así como importar la información sobre las cuentas de otros programas que tengas en tu ordenador. De todas formas, en cualquier momento puedes crear, modificar o eliminar las cuentas de correo de Outlook. Para esto, utiliza las opciones de la vista Backstage. Desde el botón Agregar cuenta puedes añadir una nueva cuenta de correo electrónico, indicando todos los datos necesarios. Desde el cuadro de diálogo que se muestra desde el botón Configuración de la cuenta puedes ver las cuentas de correo electrónico que existen en Outlook, así como crear nuevas cuentas, modificar la configuración de las ya existentes o eliminarlas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Al crear una nueva cuenta de correo electrónico, se nos solicitan varios datos de la cuenta de correo que son necesarios para su configuración. Si introduces estos datos y continúas con el asistente, Outlook se intentará poner en contacto con el servidor de correo electrónico, para establecer automáticamente el resto de datos de configuración de la cuenta. Si quieres establecer la configuración manualmente, activa la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y pulsa el botón Siguiente. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 En este caso podrás ver los distintos tipos de correo electrónico que puedes gestionar desde Outlook; en cada uno de ellos deberás especificar su configuración propia. Recuerda que puedes tener varias cuentas de correo electrónico, del mismo o de distintos tipos. Entre otras, puedes crear y utilizar cuentas de tipo: POP3: Post Office Protocol 3 (Protocolo de Oficina de Correos 3). Es la versión actual del protocolo POP y es uno de los protocolos de correo electrónico más usuales entre los proveedores de servicios de Internet (ISP). IMAP: Internet Message Access Protocol (Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet). Es un tipo de cuenta de correo mejorado, más complejo que POP3 y con varias ventajas; por ejemplo, permite especificar carpetas de correo en el lado del servidor de correo, es un método mejor para acceder al mismo correo desde varios ordenadores o dispositivos y permite visualizar los mensajes de manera remota. Microsoft Exchange: software de servidor creado por Microsoft, que proporciona un sistema de correo electrónico, calendario, contactos, tareas y almacenamiento de datos. Ten en cuenta también que, al realizar este proceso, estamos agregando o modificando las cuentas del perfil activo en Outlook. Si quieres crear un perfil nuevo (o eliminar uno ya existente), debes hacerlo desde fuera de Outlook. En caso de una cuenta de correo de tipo POP3 (que es uno de los más extendidos para enviar y recibir mensajes en Internet), en el siguiente paso tendremos que introducir toda la información referente a la cuenta de correo para configurarla y que Outlook pueda utilizarla correctamente. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Deberás conocer todos los datos que son necesarios, que te los habrá suministrado tu proveedor de Internet o el administrador de tu red: nombre de usuario, dirección de correo electrónico, nombres de los equipos que actúan como servidores de correo, etc. POP3 o IMAP son protocolos para leer los mensajes de correo. En los dos casos, se utiliza el protocolo SMTP para enviar los mensajes. La casilla Probar configuración de la cuenta haciendo clic en el botón Siguiente, así como el botón Probar configuración de la cuenta, hacen que Outlook intente utilizar los servidores de correo con los datos introducidos, lo que te puede servir para comprobar que estos datos son válidos y están introducidos correctamente. En la sección Entregar nuevos mensajes a puedes indicar el archivo de datos de Outlook que se utilizará en la cuenta de correo que estás creando: uno nuevo o uno existente. Cuando los usuarios respondan a tus mensajes, los enviarán a tu dirección, la que has usado para enviarlos, a menos que escribas una dirección en el campo Correo electrónico de respuesta, en cuyo caso las respuestas se enviarán a esta dirección. A través del botón Más configuraciones puedes indicar el nombre por el que te referirás a la cuenta que estás creando. De esta manera podrás diferenciar las distintas cuentas que crees. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 También podrás introducir la compañía u organización donde trabajas, así como una dirección de correo alternativa donde se enviarán las respuestas a los mensajes salientes. En la ficha Conexión puedes elegir el tipo de conexión a Internet que tengas. Si optas por Conectar utilizando la línea telefónica, deberás seleccionar en la lista inferior uno de los accesos telefónicos a redes que tengas creados. En la ficha Servidor de salida puedes indicar si el servidor de correo saliente (SMTP) necesita autentificación para realizar la conexión, mientras que en Avanzadas puedes indicar los puertos que utilizarán los servidores de correo, entre otras opciones. Una vez creada y configurada la cuenta o cuentas de correo electrónico, ya tienes a tu disposición la posibilidad de enviar y recibir mensajes. 2. ESCRIBIR MENSAJES P uedes enviar mensajes a cualquier persona cuya dirección de correo electrónico conozcas. Podrás especificar directamente dicha dirección o hacer uso de la libreta de direcciones para ello. Estando en cualquiera de las carpetas del componente Correo (Outlook para hoy, Bandeja de entrada, de salida, elementos Recuerda que también puedes crear un mensaje nuevo desde cualquier carpeta, con la opción correspondiente del menú del botón. De esta forma aparecerá también la ventana en la que redactar el mensaje de correo electrónico. enviados...), al pulsar el botón Nuevo de la Cinta de opciones se creará un mensaje. del grupo de comandos Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 En la parte inferior de la ventana del mensaje puedes ver los contactos a quienes envías el mensaje. Esta sección se denomina Outlook Social Connector (OSC), y permite conectarte con varias redes sociales (Facebook, Windows Live o LinkedIn, por ejemplo), para ver el estado y actualizaciones de los contactos directamente desde aquí; esta sección también se llama panel de personas y puedes mostrarla u ocultarla desde la ficha Vista de la Cinta de opciones. Para los mensajes de correo electrónico, Outlook utiliza un editor basado en el procesador Microsoft Word. De esta manera, puedes utilizar características propias de esta aplicación en tus mensajes (corrección ortográfica y gramatical, listas numeradas o con viñetas, imágenes, tablas, etc.). Al crear un nuevo mensaje, deberás indicar la dirección del destinatario o destinatarios; el asunto o tema fundamental del mensaje y el mensaje en sí. Hay tres tipos de destinatarios, según el campo donde los incluyas: Para: son los destinatarios principales del mensaje. CC (con copia): destinatarios a los que se les envía una copia del mensaje. El resto de destinatarios sabrán que se ha enviado una copia a los destinatarios CC, ya que sus nombres serán visibles para los demás destinatarios del mensaje. CCO (con copia oculta): destinatarios a los que se les envía una copia del mensaje, pero el resto de destinatarios no conocen esta circunstancia (sus nombres no serán visibles para el resto de destinatarios). Pulsando en el botón, o, no será necesario escribir directamente la dirección de correo electrónico, sino que podrás utilizar tu lista de contactos. Si quieres enviar a más de una dirección de correo electrónico, deberás separarlas por el signo de punto y coma ( ; ). También puedes escribir directamente la dirección en el campo Para, CC o CCO. En estos casos, si has mandado previamente algún mensaje a esa dirección de correo electrónico, al ir escribiéndola, Outlook la reconocerá y la podrá completar. Si hay varios nombres que coinciden con la parte de la dirección escrita, Outlook te mostrará una lista con los posibles destinatarios, para que elijas el adecuado en lugar de seguir escribiendo. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Por otro lado, si el campo CCO no está visible al redactar el mensaje, puedes mostrarlo a través del botón de la ficha Opciones, en la Cinta de opciones. Tras indicar el destinatario o conjunto de destinatarios del mensaje, rellena el campo Asunto, donde se suele incluir un breve comentario sobre la naturaleza del mensaje. Finalmente, introduce el mensaje en sí en la parte inferior. Puedes aplicar características de formato de texto, como el uso de fuentes, realces, alineación de los párrafos, etc., con los distintos botones de la Cinta de opciones. Ten en cuenta que, si el destinatario del mensaje no posee Outlook o un programa de correo electrónico que soporte estos formatos, no podrá ver estas características del mensaje, mostrándose solamente el texto sin ningún tipo de formato ni realce. Incluso puedes introducir hipervínculos a páginas web de Internet en el mensaje o en su campo Asunto. Esto permitirá a los destinatarios de tu mensaje explorar las páginas directamente, simplemente haciendo clic en los hipervínculos, sin necesidad de copiar primero la dirección y pegarla en el navegador web. Por otra parte, es frecuente incluir archivos en los mensajes de correo electrónico. Para ello, utiliza el botón de la Cinta de opciones, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar el archivo a incluir. Si pulsas en la parte derecha del botón Insertar de este cuadro, puedes seleccionar Insertar como texto, con lo que se incluirá el archivo seleccionado como texto dentro del propio mensaje. Esta opción solo debe ser utilizada si el archivo es de texto puro. Con el botón puedes insertar un elemento de Outlook, es decir, un contacto, una tarea, un evento del calendario, etc. Puedes añadir un texto al final de todos los mensajes que envíes, para identificarte. Para ello, utiliza el botón para crear una firma de correo electrónico y no tener que escribirla cada vez. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Si seleccionas la opción Firmas en el menú de este botón, aparecerá un cuadro desde el que puedes ver las firmas existentes, modificarlas o eliminarlas, así como añadir nuevas firmas. Puedes crear varias firmas, cada una con un texto distinto para incluirlo como colofón o pie en tus mensajes. Si quieres crear una nueva firma, pulsa el botón Nueva, indica el nombre o título de la firma y, a continuación, introduce el texto que quieres mostrar cada vez que incluyas la firma. En las listas Mensajes nuevos y Respuestas o reenvíos puedes indicar la firma que se insertará automáticamente en los mensajes nuevos que escribas o en los mensajes de respuestas o reenviados que escribas a partir de los mensajes que recibas. Las firmas existentes en Outlook también están accesibles desde la sección Correo del cuadro de las Opciones de Outlook, accesible desde la vista Backstage. También puedes insertar firmas manualmente en mensajes individuales. Para esto, despliega la lista del botón y selecciona la firma que quieres insertar. Desde la ficha Diseño de fondo personal de este cuadro de diálogo anterior puedes elegir las fuentes que se usarán en el texto de los nuevos mensajes de correo, en el texto para responder o reenviar mensajes o en el texto de los mensajes de correo de texto sin formato. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 Además, también podrás elegir un tema o diseño de fondo para los mensajes, pulsando el botón Tema y seleccionando el tema que quieras. Los temas son un conjunto de formatos y colores que se aplican a los mensajes. Determinan las fuentes, color o imagen de fondo, viñetas, líneas horizontales, etc., para los mensajes de correo electrónico que envíes. 3. OPCIONES DE ENV O E xisten distintas opciones que pueden afectar a la forma de enviar un mensaje de correo electrónico. Algunas de ellas tendrán más sentido cuando recibas correo electrónico de tus compañeros de trabajo a través de la red local, que cuando el correo electrónico sea fruto de una conexión a Internet. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Características como dar importancia al mensaje, poder votar una determinada opción o conocer si el mensaje ha sido recibido son opciones de envío que podrás utilizar si tanto tú como tus compañeros utilizan Outlook. Estas opciones de envío las puedes encontrar en la ventana que aparece al pulsar el botón Opciones de mensajes, en el grupo de comandos Etiquetas de la Cinta de opciones. De forma equivalente, podrías indicar la importancia del mensaje con los botones e de la Cinta de opciones, en la ventana del mensaje. En el apartado Configuración podrás establecer la importancia y la confidencialidad del mensaje. Estos detalles se especificarán junto al mensaje, de forma que el destinatario podrá actuar en función de ellos. Con la opción Usar botones de voto, los destinatarios del mensaje recibirán una indicación de que deben votar una determinada opción, respondiendo al mensaje. Puedes seleccionar las opciones existentes en la lista o escribirlas directamente, separándolas por el signo de punto y coma (en caso de que las opciones de la lista no se ajusten a lo que necesitas). Activando Solicitar confirmación de entrega para este mensaje, recibirás un mensaje de correo electrónico indicándote la fecha y hora de recepción del mensaje. Si activas Solicitar confirmación de lectura para este mensaje, recibirás un mensaje en el que figurará la fecha y la hora en la que el destinatario ha abierto tu correo. En la sección Opciones de entrega podrás indicar cuándo quieres enviar el mensaje. Por ejemplo, podrías especificar que los mensajes se enviaran siempre a la misma hora, consiguiendo así enviar el mayor número posible al mismo tiempo. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 Pulsando el botón Contactos, podrás vincular el mensaje a uno o varios contactos de tu lista, mientras que Categorías permite asignar palabras al mensaje, de forma que te puedan ser útiles para buscar o agrupar mensajes por categorías. Igual que en los contactos, puedes seleccionar una o varias de las categorías predefinidas de Outlook o crear las tuyas propias. Si pulsas el botón de la ficha Opciones (en la Cinta de Los controles del grupo de comandos Seguimiento de esta ficha de la Cinta de opciones también son equivalentes a las opciones correspondientes en el cuadro de las propiedades u opciones del mensaje. opciones de la ventana del mensaje), también se abrirá el cuadro de diálogo de las opciones o propiedades del mensaje, pero con la casilla No entregar antes del activada, para que indiques la fecha y hora a partir de la que se debe enviar el mensaje. Algo parecido ocurre si pulsas, ya que se activa la casilla Enviar las respuestas a, con lo que solo faltaría indicar el contacto o la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las respuestas al mensaje. En el grupo de comandos Formato de la ficha Formato de texto puedes elegir el formato del mensaje de correo:, o. El formato tiene el inconveniente de que el mensaje puede ser marcado como spam en determinadas ocasiones, por lo que es posible que el destinatario no lo llegue a recibir. En Internet normalmente se recomienda el formato para los mensajes de correo electrónico. El formato predeterminado es. Este formato es soportado por la mayoría de los programas de correo electrónico; además, admite formato de texto, numeración y viñetas, imágenes, líneas horizontales, diseños de fondo, etc. El no admite formato de fuente, color, líneas, etc. La ventaja de este formato es que todos los programas de correo electrónico pueden leer mensajes en este formato. El formato de (RTF, Rich Text Format) solo lo soportan ciertos programas de correo electrónico. Puedes usarlo al enviar mensajes a un servidor de Microsoft Exchange, aunque es preferible utilizar el formato HTML. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 Puedes indicar el formato de mensaje predeterminado para mensajes nuevos desde la sección Correo del cuadro de las Opciones de Outlook (accesible desde la vista Backstage). Además, desde el submenú Enviar mensaje de correo electrónico mediante del botón puedes elegir el formato concreto para el nuevo mensaje que se creará, independientemente del formato por defecto. Desde este submenú también puedes crear un mensaje con un diseño de fondo específico. La última opción de envío que vamos a comentar es la posibilidad de marcar un mensaje para que tenga un seguimiento especial. Al marcar un mensaje, el destinatario recibirá una indicación de la naturaleza del mismo, de forma que pueda actuar en consecuencia. Para esto puedes utilizar el botón de la ficha Mensaje de la Cinta de opciones. Las opciones de esta lista son las mismas que vimos al crear marcas de seguimiento para los contactos. Con la opción Personalizar aparecerá un cuadro de diálogo. La sección inferior del mismo (Marcar para los destinatarios) permite indicar la marca de seguimiento que recibirá el destinatario del mensaje de correo junto con el mismo. Observa que también puedes establecer si se debe mostrar o no un aviso al llegar la fecha y hora indicada. La sección superior de este cuadro (Marcar para mí) es la que tiene las opciones de creación de la marca de seguimiento para el mensaje, que son las mismas que en el caso de los contactos. Cuando hayas completado el mensaje y las opciones de envío, es el momento de pulsar el botón. Outlook situará el mensaje en la Bandeja de salida hasta que sea finalmente enviado, pasando a la carpeta Elementos enviados. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO