DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA Autor: Rodríguez Díez, Guillermo. Director: Fernández García, Mercedes.

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1 DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA Autor: Rodríguez Díez, Guillermo. Director: Fernández García, Mercedes. RESUMEN DEL PROYECTO En este proyecto se ha desarrollado una aplicación de contabilidad financiera que permite realizar un seguimiento de la evolución de los datos contables de una empresa. El principal motivo de la realización de este proyecto es la de utilizar la herramienta desarrollada como material didáctico en las asignaturas de Economía, en las titulaciones de Ingeniería informática. De esta forma el profesor se beneficia de tener la posibilidad de llevar a cabo ejercicios de cierta complicación de una forma ordenada, siendo mucho más fácil evaluar y corregir a los alumnos. También los alumnos son beneficiados, ya que debido a la automatización del proceso, pueden seguirlo con mucha mayor facilidad y adquirir conocimientos de una forma más rápida, sencilla y dinámica. La aplicación puede ser aprovechada también para que cualquier persona pueda llevar las cuentas de su empresa de forma ordenada, en caso de que esta empresa sea de pequeño tamaño y no exija un volumen de operaciones muy grande. El funcionamiento de la herramienta consiste en el almacenamiento en una base de datos de diferentes empresas con sus respectivos libros diarios, en donde quedan registradas todas las operaciones de la empresa. El funcionamiento de la aplicación va ligado estrictamente al funcionamiento del proceso contable: se va definiendo la información de la empresa, su situación inicial y por cada año de funcionamiento de la empresa se busca registrar todas sus operaciones para poder generar un documento final que contiene el libro diario, el libro mayor y el balance de comprobación de cada año. Por todo ello, para poder utilizar la aplicación de una forma acertada es necesario que el usuario disponga de conocimientos básicos en contabilidad financiera. El programa sigue el proceso estipulado en el Plan general de contabilidad definido y establecido a partir del Real Decreto 743, el 20 de diciembre de Este plan establece las normas a seguir para elaborar los libros diarios, los libros mayores y los balances así como las cuentas con sus respectivos nombres y números que permiten dotar de cierta uniformidad a los hechos contables de las distintas empresas. En la actualidad existen diferentes programas diseñados para llevar la contabilidad de las empresas, especialmente orientados a pequeñas y medianas empresas y que resultan

2 complicados de manejar por la multitud de opciones que incluyen. Sin embargo, no existen aplicaciones con carácter lectivo orientadas a la contabilidad financiera. Es por eso que la aplicación realizada en este proyecto, lejos de buscar obtener todo el potencial y posibilidades de la contabilidad financiera, busca la mayor simplicidad posible pensando en los alumnos. Con el fin de facilitar el uso del programa por parte del usuario se muestran mensajes informativos siempre que el usuario intente realizar una operación que no es correcta desde el punto de vista contable (como, por ejemplo, introducir un balance con una suma del haber mayor a la suma del debe). De esta forma el alumno verá a la aplicación como un aliado. Como output del programa se puede obtener un documento de texto como resumen anual de la actividad contable de la empresa durante un año de funcionamiento. Este documento contiene por este orden: libro diario, libro mayor, balance de comprobación antes del cierre de cuentas de pérdidas y ganancias y balance de comprobación después del cierre de cuentas de pérdidas y ganancias. Los asientos que representan operaciones de la empresa son introducidos por el usuario pero es la aplicación la que genera una serie de asientos especiales: el asiento de apertura, el asiento de cierre de cuentas temporal al debe, el asiento de cierre de cuentas temporal al haber y asiento de cierre de cuentas permanente. La tecnología escogida para llevar a cabo el programa ha sido la plataforma.net por la posibilidad de programar visualmente con relativa facilidad gracias a las Windows Forms, por su buena interacción con el sistema operativo Windows (donde se ejecutará la aplicación) y porque permite programar con uno de los lenguajes de programación más potentes en la actualidad: C# que, a su vez, está diseñado para obtener todo el rendimiento posible de la plataforma.net. Al utilizar Windows Forms, el interfaz gráfico de la aplicación resultará familiar al usuario ya que será similar al de la mayoría de programas que se utilizan en Windows. Para gestionar la base de datos se ha elegido Microsoft Access dado que por su sencillez facilita el acceso a los datos por parte de la aplicación. Access no es un sistema gestor de bases de datos muy potente pero es suficiente para los requerimientos de la aplicación en el acceso a datos. Con el fin de almacenar toda la información necesaria, se han definido cinco tablas en la base de datos. Una para almacenar los datos de una empresa (nombre, tipo de sociedad, año de inicio y nombre del creador), otra para almacenar los distintos estados que definen una situación inicial de una empresa, otra

3 para almacenar los libros diarios de las empresas, otra tabla donde se almacenan los asientos de un libro diario y, por último, una tabla donde se almacenan las distintas operaciones que modifican el saldo de una cuenta y que conforman los asientos. Se puede decir que una empresa cuenta con una situación inicial (definida por los estados) y por una serie de libros diarios. Cada uno de estos está formado por asientos, los cuales, a su vez, están formados por operaciones. Debido a que la aplicación va a constar de un ejecutable, con sólo algunos documentos que se necesitan cargar y con una base de datos sencilla y de pequeño tamaño, será posible ejecutarla desde cualquier ordenador con sistema operativo Windows sin necesidad de tener que ser instalada o configurada. DEVELOPMENT OF A FINANCIAL ACCOUNTING PROGRAM In this Project a financial accounting application has been developed to allow following up the evolution of the accounting data of an enterprise. The main motive for doing this project is that the developed tool will be used as didactic material in the economy subjects of the Computer Science Engineer courses. In this way, the teacher of the subjects is beneficed because he can propose more complicated exercises to the students and solve them in a tidier way, being easier the evaluation and correction of the students solutions. There is also benefice for the students, since the automation of the process, they can follow it in a simpler and easier way and they can acquire accounting knowledge faster and more dynamically. The developed tool can be also used by any other person to follow up the accounting data of his enterprise in an ordered way, in case that this enterprise doesn t have a big size and doesn t demand big volume of accounting operations. The application functioning is based on storage on a data base of different enterprises with their respective log books (one of these is a document that collects the accounting operations of an enterprise in one year time). The functionality of the tool is strictly tied to the functioning of the accounting process: first the main information of the enterprise is defined, then it s initial situation, then for each working year of the enterprise all the accounting operations are registered so it is possible to make a final summarize document of the year with the log book, the general ledger (it is a document that contains all the operations classified by the number of account) and the final balance (it is a document that contains the state of each account at the end of the

4 year) of the enterprise in the chosen year. Because of this, it is necessary that the user has basic knowledge in financial accounting so he can use the tool in a proper way. The application follows the process stipulated on the Plan General de Contabilidad (General Accounting Plan) defined and established in Spain by the Royal Decree 743 on the 20 th of December of This is why the tool developed on the project is only completely valid for the Spanish accounting system and not for other countries accounting systems. The mentioned plan establishes some rules that have to be followed in order to elaborate the log books, the general ledgers, the balances and the numbers and names of the different accounts that allow giving some uniformity to the accounting information of the different enterprises. Nowadays there exist different programs designed to follow up the accounting of an enterprise, specially oriented to the small and medium ones. These programs integrate a big variety of options that makes them complicated to be used. Nevertheless, there are no financial accounting applications designed towards a teaching purpose. This is the reason why the designed application doesn t aim to have all the functionality that the financial accounting allows. Instead it looks towards to the most possible simplicity so the students can understand and learn the financial accounting basics. To make the tool easier to use by the user, the tool displays informative messages every time the user tries to make and invalid operation related to accounting. In this way, the user will consider the application as an ally. As an output of the program a text document is obtained. This document contains by this order, log book, general ledger, balance before closing the loss and profit accounts and balance after closing the loss and profit accounts. The accounting entries that represent the operations of the enterprise are introduced by the user but it is the application the one that generates automatically some special accounting entries: the opening entry of every year, the accounts temporary closing entries and the accounts permanent closing. The chosen technology to develop the project has been the.net platform because it allows to program visually in an easy way with the Windows Forms, because it interacts in a good way with Windows operative system (where the application will run on) and because it allows to program with one of the most powerful programming languages: C#, that is, in turn, designed to obtain all the possible yield from the.net platform. Because the tool uses Windows Forms for the graphic interface, this will be

5 familiar for the user because it will be similar to the interface of other programs executing on Windows. To manage the data base, the chosen manager is Microsoft Access because of its simplicity that allows the application to access the data in an easy way. Access is not a very powerful database manager system but it is enough for the application requirements. To store all the needed information on the database, five data tables are defined. One to store the information of an enterprise (name, society type, initial year, and name of the creator), another one to store the different states that compose the initial situation of the enterprise, another data table to store the log books of the enterprise, another one to store the accounting entries of each book and, finally, a data table to store the elemental accounting operations that compose each accounting entry. The relations between the different data tables are: each enterprise normally has an initial situation, each enterprise has at least one daily book and one of this is composed by accounting entries that are in turn composed of elemental operations. Because the tool is going to be only composed by one executable file, some text documents and one simple and small database, it will be possible to run it in every computer with a Windows operative system with no need of configuring or installing the application before executing it.

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