Nombre del Documento: Procedimiento para la realización de Compras Directas y Servicios

Transcripción

1 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 1 de 3 1. Propósito En nuestra organización es necesario adoptar formas estandarizadas y prescribir procedimientos de rutina para el proceso de compras. Por lo tanto, a través de este procedimiento se describirá como opera el proceso de compras en nuestro Instituto. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de compra de bienes y servicios del Instituto Tecnológico de Apizaco. 3. Políticas de operación. Se podrá decir que el propio proceso de compras esta compuesto de las siguientes etapas: a) La requisición de compra de bienes o servicios. b) La selección del proveedor. c) La colocación del pedido. d) La tramitación de la orden. e) La recepción de los bienes f) El pago La requisición de compra de bienes o servicios Cuando se trata de necesidades departamentales especificas, el jefe del área o departamento que necesita el bien o servicio, elabora una requisición de bienes o servicios. Esta requisición sirve para diversos fines: para notificar a la oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios (DRMyS) la necesidad que se tiene de adquirir un determinado bien o servicio; como uno de los documentos que se deban tener para poder proceder a efectuar el pago, y asimismo para poder llevar un registro de ellas. Se podrán elaborar las requisiciones de compras y servicios por cualquier persona dentro del Instituto, sin embargo, solo un grupo limitado de servidores públicos podrán, mediante su firma estampada en la requisición, proceder a autorizarla. No se podrán utilizar los fondos del Instituto en lo concerniente a compras salvo que los servidores públicos de la Oficina de Adquisiciones constaten la autenticidad de las compras La compra y cotizacion de bienes y servicios para el Instituto Tecnológico de Apizaco lo realiza única y exclusivamente personal de La Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios (DRMyS) Las áreas solicitantes, llenan el Formato para Requisición de Bienes y Servicios AD- FO-03, especificando claramente los requisitos de compra, recaban las firmas correspondientes y lo entregan a la Oficina de Adquisiciones del DRMyS del Instituto Tecnológico de Apizaco Personal de La Oficina de Adquisiciones reciben las requisiciones realizadas por los diferentes departamentos del Instituto y las anota en el Registro de Compras y Servicios AD-FO-XX, aplicando el sello de BITÁCORA al dorso de la requisición, el cual deberá de contener: - La leyenda de Bitácora - La hora de recepción - El número de folio - La fecha de recepción Todo esto con la finalidad de llevar un control de los trámites y medir el indicador de Tiempo de Respuesta de Atención a Requisiciones, el cual no deberá ser mayor a 15 días.

2 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 2 de El jefe de la Oficina de Adquisiciones asigna la requisición al subordinado que crea conveniente para efectuar: la investigación de mercado, adjudicación de la compra, realización de la orden de compra y todos los demás documentos complementarios del trámite La cotización de la compra del bien o servicio Personal de La Oficina de Adquisiciones solicita cotizaciones vía: La Plataforma de Cotizaciones, teléfono o correo electrónico a proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores AD-FO-04, previamente evaluados, seleccionados y/o revaluados por la Oficina de Adquisiciones del DRMyS del Instituto Tecnológico, en los registros para selección de proveedores AD-FO-01 y para evaluación de proveedores AD- FO Personal de La Oficina de Adquisiciones recibe las TRES cotizaciones de los diferentes proveedores vía: La Plataforma de Cotizaciones, personalmente o correo electrónico, las cuales deberán de contener lo siguiente: - Membrete de la empresa. - Fecha - Descripción de los bienes o servicios - I.V.A. desglosado. - Total - Vigencia de la cotización. - Firma autógrafa del representante legal de la empresa. - Sello de la empresa La selección del proveedor El jefe de La Oficina de Adquisiciones o el Jefe del DRMyS en el Instituto Tecnológico asignan la compra del bien o servicio, en función del monto de la compra, calidad, precio y servicio de las requisiciones recibidas, comparándola con mínimo tres cotizaciones recibidas por los diferentes proveedores. Posteriormente el jefe de La oficina de Adquisiciones notifica vía: La Plataforma de Cotizaciones, teléfono o correo electrónico al proveedor la asignación de la compra o servicio, indicándole el lugar, día y hora en que deberán de ser entregados los bienes o la realización del servicio, en el instituto; Solicitando de manera inmediata a este ultimo, envíe una copia de la factura de la adquisición de los bienes o servicios vía correo electrónico al jefe de la Oficina de Adquisiciones, para empezar a realizar el tramite correspondiente La colocación de la Orden de Compra Una vez que se haya notificado a la Oficina de Adquisiciones respecto de una requisición de compras y que se haya seleccionado al proveedor, convenido el precio y demás términos del contrato, se procederá a continuación a colocar la orden. Incluso en aquellos casos de pedidos urgentes que se hayan efectuado por teléfono, será necesario que se elabore una forma estándar para confirmar la orden Una vez recibida la copia de la factura, el personal de la Oficina de Adquisiciones realiza la orden de compra o la Solicitud de Adquisición de Servicios (SOLADSERV) al proveedor seleccionado del Catálogo de Proveedores Aprobados AD-FO-04, utilizando el formato para Orden de Compra de Bienes y Servicios AD-FO-05, o el formato SOLADSERV.

3 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 3 de La colocación de la Orden de compra o Solicitud de Adquisición de Servicios deberá ser enviada vía correo electrónico al proveedor con la finalidad de que este último confirme la compra señalando el día y hora para la entrega de los insumos o bienes. También deberá ser enviada al almacén con el propósito de poner en alerta al almacenista para la recepción de los bienes. Por ultimo, deberá ser enviada a la área solicitante con el propósito de que este enterado de la compra y se aliste para participar en la recepción de los insumos o bienes en la hora y día señalados por el proveedor Enseguida, el personal de la oficina de adquisiciones integra el tramite tomando en consideración los requisitos de la partida: - Constancia el proveedor no se encuentre inhabilitado. - Anexar como mínimo 3 cotizaciones de los insumos o bienes con el objetivo de garantizar la mejor selección de propuesta de costos. - Las notas aclaratorias que apliquen. - Subpresupuesto, etc Personal de la Oficina de Adquisiciones, envía toda esta información debidamente requisitada en formato electrónico al correo electrónico del encargado del Almacén, con el objetivo de que este ultimo este listo para recibir los bienes en la hora y día señalados por parte de Adquisiciones El DRMyS y la Subdirección de Servicios Administrativos en el Instituto Tecnológico deben asegurarse de que todas las compras se realicen conforme a la normatividad vigente (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público) La recepción de los Bienes Personal de: La Oficina de Adquisiciones, Almacén y Área solicitante en el Instituto Tecnológico, reciben del proveedor los bienes comprados y verifican el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la Requisición de Bienes y Servicios AD-FO- 03 y la Orden de Compra de Bienes o Servicios AD-FO-05 comparándola con la factura y bienes recibidos. Si los insumos cumplen con las especificaciones establecidas por el área solicitante, este último deberá de firmar de conformidad al reverso de la factura Personal del Almacén aplica evaluación al proveedor, utilizando el formato Formato para Evaluación de Proveedores AD-FO La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico hace la Entrada y Salida Simultánea de Almacén y entrega los bienes a las áreas solicitantes, quienes firman de recibido el documento. El área solicitante deberá de entregar la información complementaria que la PARTIDA requiera al almacenista en un lapso de 48 horas Personal del Almacén del Instituto Tecnológico integra expediente (Entrada y Salida de Almacén, factura del proveedor, contra recibo, Formato de evaluación de proveedor, así como los documentos supletorios que demande la PARTIDA de la adquisición), y lo envía mediante memorando a la Oficina de Adquisiciones con el propósito de que se registren los datos de los documentos que integran el tramite en la Bitácora de Control de Compras y Servicios AD-FO-XX, y además se actualice el Catalogo de Proveedores Personal de La Oficina de Adquisiciones en el Instituto Tecnológico integra expedientes en dos tantos de la siguiente documentación por tramite:

4 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 4 de 3 - Contra recibo - Requisición - Orden de compra - Factura - Constancia de Proveedor inhabilitado - Tres Cotizaciones como mínimo - Nota foránea (si aplica) - SOLADSERV (en caso de un servicio) - Subpresupuesto - ALIPER (si aplica) - Notas aclaratorias, etc., así como los documentos supletorios que demande la PARTIDA de la adquisición La Oficina de Adquisiciones del Instituto Tecnológico integra todos los expedientes realizados durante el día y los envía mediante memorando al Departamento de Recursos Financieros del Instituto Tecnológico a muy tardar a las 14:00 hrs. para que se programe o realice el pago correspondiente Personal de la oficina de Adquisiciones archiva los trámites en la glosa, usando como referencia el número ascendente y consecutivo del contra recibo El jefe del DRMyS y jefe de la Oficina de Adquisiciones se reúnen diariamente a las 15:00 hrs., con la finalidad de analizar el Registro de Compras y Servicios AD-FO- XX. Y tomar acciones con aquellas adquisiciones que hayan rebasado los 15 días naturales desde su arribo, sin que se halla efectuado alguna acción para su compra El personal de la oficina de adquisiciones deberá de realizar su reporte diario vía correo electrónico acerca del avance de los procesos y tramites que tenga asignados, con la finalidad de actualizar el Registro de Compras y Servicios AD-FO-XX, este ultimo tiene que ser enviado todos los días a la cuenta de correo electrónico materiales@itapizaco.edu.mx, antes de que termine el horario de trabajo del personal de la Oficina de Adquisiciones El pago Por ultimo el titular del Departamento de Recursos Financieros envía un memorando todos los lunes al jefe del Departamento de Recursos Materiales, en donde se especifique las pólizas de pago de las facturas que se hayan pagado durante la semana anterior, con la finalidad de cerrar definitivamente los registros del Registro de Compras y Servicios AD-FO-XX. En el caso de servicios externos como: limpieza, Vigilancia y Jardinería. El jefe de la oficina de Servicios Generales del DRMyS del Instituto Tecnológico, es quien recibe del proveedor, para que con el Jefe del área solicitante determinen si cumplen con las especificaciones registradas en la Requisición de Bienes y Servicios. Solo si cumple con las especificaciones, se notifica al Departamento de Recursos Financieros del Instituto Tecnológico, para que realice el pago de la factura con apego a la normatividad vigente.

5 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 5 de 3 CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ING. ANTONIO SOLIS LIMA LIC. FREDERICK GRACIA M.C. JESUS MARIO FLORES LÓPEZ VERDUZCO Jefe del Depto. De Recursos Subdirector de Servicios Materiales y de Servicios. Administrativos Firma: Firma: Firma: Director 24 de Junio de de Junio de de Junio de Documentos de referencia: Documentos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público 5. Registros Nombre del Registro Formato para Selección de Proveedores Evaluación de Proveedores Requisición de Bienes y Servicios Catálogo de Proveedores Aprobados Orden de Compra del Bien o Servicio CÓDIGO AD-FO-01 AD-FO-02 AD-FO-03 AD-FO-04 AD-FO-05 Manejo Listado por orden alfabético Listado por orden alfabético Por folio y fecha (anual) Por fecha Por numero consecutivo Almacenamiento y Protección Tiempo de Retención Hasta que se actualice Disposición Responsable de conservarlo Recursos Materiales y Servicios. Recursos Materiales y Servicios. Jefe de Depto. de Rec. Materiales y Servicios. Y Depto. de Planeación, Programación Y Presup. Rec. Materiales y Servicios. Rec. Materiales y Servicios. 6. Cambios de esta versión

6 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 6 de 3 Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 31 de Mayo de 2012 Se modificó el apartado de control de emisión. Se anexó el apartado de documentos de referencia. Se modificó la tabla de registros para clarificar los conceptos de identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición. Se anexó el apartado de cambio de versión.